Як імпортувати виписку Chase Bank у QuickBooks (та Xero)
Конвертуйте виписку Chase у форматі PDF у формат QBO та імпортуйте її в QuickBooks Online за чотири кроки. Той самий робочий процес використовує OFX для Xero. Включає обробку специфічних для Chase стовпців та вбудований код для вашого блогу.
У вас є виписка Chase у форматі PDF, і вам потрібно завантажити її в QuickBooks. Можливо, рахунок закрито, і банківські стрічки не можуть його досягти. Можливо, ви реєструєте клієнта в середині року, і вам потрібні півтора роки історії. Можливо, ви спробували вбудовану функцію завантаження PDF у QuickBooks, і файл було відхилено. Якою б не була причина: вам потрібен спосіб перетворити цей PDF на чистий імпорт, який QuickBooks (або Xero) дійсно прийме.
Ось робочий процес. Чотири кроки. Той самий потік обробляє Xero – ви просто змінюєте формат експорту. Найскладніше – вибрати правильний формат і знати специфічні для Chase нюанси, які заважають загальним інструментам.
Хочете використати цей посібник у своєму блозі? Скопіюйте цей код вбудовування:
Чому ви не можете просто завантажити PDF від Chase
QuickBooks Online приймає файли у форматах .qbo, .ofx, .qfx та .csv. Він не приймає PDF для банківських імпортів – функція завантаження PDF через банківську стрічку призначена для періодичного заповнення прогалин на підключених рахунках і здебільшого використовує OCR з неоднозначними результатами.
Xero підтримує .ofx, .csv, .qbo, .qfx та .qif. Те саме обмеження: без PDF.
Отже, робочий процес починається з конвертації формату. Ви можете зробити це вручну (вставити та сподіватися на краще у таблицю, потім відформатувати та зберегти як CSV) або за допомогою конвертера банківських виписок, який знає структуру виписки Chase. Підхід з конвертером швидший і уникає кроку зіставлення стовпців у QuickBooks, оскільки файли .qbo містять метадані стовпців.
Щоб дізнатися деталі формату, перегляньте наш посібник QBO проти CSV проти OFX – дерево рішень щодо формату вгорі охоплює кожну бухгалтерську платформу одним поглядом.
Крок 1: Завантажте PDF від Chase
- Увійдіть на chase.com
- Відкрийте потрібний рахунок
- Перейдіть до Statements & Documents (Виписки та документи)
- Виберіть період виписки
- Натисніть Download PDF (Завантажити PDF)
Chase зберігає до 7 років виписок – набагато більше, ніж 90-денний вікно, яке надають більшість банківських стрічок. Якщо вам потрібні історичні дані, це ваше джерело.
Примітка щодо виписок кредитних карток Chase: вони надруковані на сторінках юридичного розміру (8,5 x 14 дюймів), а не стандартного. Це заважає загальним PDF-інструментам, які припускають стандартний розмір. PDFSub автоматично обробляє юридичний розмір; якщо ви використовуєте інший інструмент і отримуєте обрізані рядки, ймовірна причина – розмір сторінки.
Крок 2: Завантажте у PDFSub
Відкрийте Конвертер банківських виписок PDFSub. Перетягніть PDF від Chase у зону перетягування або натисніть, щоб вибрати файл.
PDFSub автоматично розпізнає шаблон Chase. Для цифрових PDF від Chase (будь-яких, завантажених безпосередньо з chase.com, а не відсканованих роздруківок) вилучення відбувається повністю у вашому браузері через двигун Tier 1 PDFSub – файл ніколи не залишає ваш пристрій. Це важливо, коли ви працюєте з даними клієнта за угодою.
PDFSub показує вам розібрані транзакції перед тим, як ви погодитеся на експорт, тому ви можете перевірити кілька рядків порівняно з оригінальним PDF.
Специфічна обробка Chase, яку PDFSub виконує автоматично:
- Окремі стовпці
Withdrawals(Зняття) таDeposits(Внесення) зіставляються з одним підписаним значенням (від'ємне для зняття) - Багаторядкові описи транзакцій ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") об'єднуються в одне поле опису, а не розбиваються на окремі рядки
- Рядки щоденного кінцевого балансу виключаються зі списку транзакцій (це підсумки, а не транзакції)
- Заголовки груп транзакцій ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") використовуються для визначення знака та категорії, але не імпортуються як транзакції
- Формат дати
MM/DDбез року узгоджується з періодом виписки для заповнення року
Крок 3: Виберіть правильний формат експорту
Після вилучення даних виберіть формат, який відповідає місцю призначення даних:
| Призначення | Формат | Чому |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Рідний формат, без зіставлення стовпців, автоматичне виявлення дублікатів |
| QuickBooks Desktop | .qbo або .iif |
QBO через Web Connect, IIF для пакетних імпортів |
| Xero | .ofx |
Переважніше за CSV – включає метадані рахунку та ідентифікатори дублікатів |
| Sage | .csv або .ofx |
OFX переважніше, коли підтримується |
| Wave | .csv або .ofx |
Обидва працюють; OFX забезпечує виявлення дублікатів |
| FreshBooks | .csv |
Єдиний підтримуваний формат імпорту |
| Quicken | .qfx або .qif |
QFX для сучасного Quicken, QIF для старіших версій |
Для решти цього посібника ми будемо використовувати .qbo та .ofx. Натисніть Download (Завантажити) у PDFSub і збережіть файл там, де ви зможете його знайти.
Крок 4a: Імпортуйте .QBO в QuickBooks Online
- У QuickBooks перейдіть до Banking (Банківські операції) (або Transactions -> Bank transactions (Транзакції -> Банківські транзакції))
- Натисніть Link account (Підключити рахунок) у верхньому правому куті
- Виберіть Upload from file (Завантажити з файлу) внизу діалогового вікна
- Перетягніть файл
.qbo(або натисніть, щоб вибрати файл) - Виберіть рахунок QuickBooks, до якого належить ця виписка
- Підтвердьте діапазон дат і натисніть Next (Далі)
- Перегляньте розібрані транзакції – вони з'являться на вкладці For Review (Для перегляду)
Ось і все. Оскільки .qbo є рідним форматом QuickBooks, ви пропускаєте крок зіставлення стовпців, який вимагають імпорти CSV. Файл містить значення FITID (Financial Institution Transaction ID) для кожної транзакції, тому якщо ви випадково повторно імпортуєте ту саму виписку, QuickBooks тихо пропускає дублікати замість того, щоб подвоїти все.
Обмеження файлів, які слід знати:
- QuickBooks Online обмежує завантаження до 350 КБ на файл та 1000 транзакцій на імпорт
- Для більшості щомісячних виписок Chase це нормально. Для річних або бізнес-рахунків з високим обсягом розділіть імпорт за місяцями
Крок 4b: Імпортуйте .OFX в Xero (той самий процес)
Якщо ви працюєте в Xero замість QuickBooks, зміниться лише формат файлу та шлях до меню:
- Поверніться до PDFSub і експортуйте як
.ofxзамість.qbo - У Xero перейдіть до Accounting -> Bank accounts (Бухгалтерія -> Банківські рахунки)
- Натисніть на відповідний банківський рахунок
- Натисніть Manage account -> Import a statement (Керувати рахунком -> Імпортувати виписку)
- Перетягніть файл
.ofx - Xero виявить формат і розбере транзакції
- Перегляньте та підтвердьте
Xero, як і QuickBooks, розпізнає ідентифікатори виявлення дублікатів OFX. Повторний імпорт того ж файлу безпечний.
Поширені помилки та виправлення
"Файл не вдалося обробити" у QuickBooks. Зазвичай це означає, що файл перевищує 350 КБ або містить більше 1000 транзакцій. Розділіть виписку на менші частини (по одному місяцю) і повторно імпортуйте.
З'являються дублікати транзакцій. Якщо з'являються дублікати, ви, ймовірно, імпортували файл .csv (без виявлення дублікатів) замість .qbo. Експортуйте знову з PDFSub як .qbo і використовуйте його.
Дати розібрані з неправильним роком. Виписки кредитних карток Chase використовують MM/DD без року в кожному рядку, а рік визначається з періоду виписки. Якщо ви конвертували багатомісячний період, який охоплював зміну року (наприклад, грудень-січень), перевірте грудневі транзакції, щоб переконатися, що рік змінився правильно.
Відсутні транзакції. Перевірте наявність "DAILY BALANCE SUMMARY" (Щоденний підсумок балансу) або подібних таблиць підсумків у вашому PDF – деякі бізнес-рахунки Chase включають їх. PDFSub розглядає їх як підсумки (не транзакції), що правильно, але якщо ваш результат виглядає коротким, спочатку порахуйте транзакції в PDF, щоб підтвердити.
Інший банк, ніж Chase? PDFSub розпізнає понад 20 000 шаблонів банків. Той самий чотирикроковий робочий процес застосовується. Щоб отримати посібник з форматів для програм, перегляньте дерево рішень QBO проти CSV проти OFX. Для загального огляду імпорту банківських виписок у QuickBooks, див. Як імпортувати банківські виписки в QuickBooks Online.
Коли у вас вже є рідний CSV від Chase (обмежена історія)
Chase пропонує прямий експорт CSV у розділі Account Activity -> Download для рахунків, які ще відкриті та активні. Він має кілька недоліків, які заважають людям:
- Лише останні ~24 місяці (часто 90 днів для кредитних карток)
- Тихий ліміт у 1000 транзакцій – Chase обрізає файл без попередження, якщо ви його перевищуєте
- Це стрічка транзакцій, а не офіційна виписка – без початкового балансу, без кінцевого балансу, без підсумку комісій, без таблиці щоденного балансу
Для поточного щомісячного ведення бухгалтерії рідний CSV підходить. Для аудиту, податкової підготовки або історичного введення даних вам потрібен робочий процес PDF -> PDFSub -> QBO, описаний вище. Щоб дізнатися більше про те, що включає та не включає CSV від Chase, див. наш посібник Chase до Excel.
Підсумок
- Завантажте PDF від Chase з chase.com (до 7 років)
- Завантажте його до Конвертера банківських виписок PDFSub
- Експортуйте як
.qbo(QuickBooks) або.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> готово. Без зіставлення стовпців, автоматичне виявлення дублікатів
Весь робочий процес займає близько 90 секунд на виписку після того, як ви зробите це один раз. Порівняно з 25 хвилинами на виписку, які зазвичай займає ручне узгодження, математика швидко складається.