Cara Mengimpor Laporan Rekening Chase ke QuickBooks (dan Xero)
Konversi laporan PDF Chase ke format QBO dan impor ke QuickBooks Online dalam empat langkah. Alur kerja yang sama berlaku untuk Xero dengan format OFX. Termasuk penanganan kolom khusus Chase dan kode semat salin-tempel untuk blog Anda.
Anda memiliki laporan PDF Chase dan Anda membutuhkannya di dalam QuickBooks. Mungkin rekeningnya sudah ditutup dan umpan bank tidak dapat mengaksesnya. Mungkin Anda sedang mengelola klien di pertengahan tahun dan Anda memerlukan riwayat delapan belas bulan. Mungkin Anda mencoba unggahan PDF bawaan QuickBooks dan file tersebut ditolak. Apa pun alasannya: Anda memerlukan cara untuk mengubah PDF tersebut menjadi impor bersih yang dapat diterima oleh QuickBooks (atau Xero).
Ini alur kerjanya. Empat langkah. Alur yang sama menangani Xero - Anda hanya perlu mengganti format ekspor. Bagian tersulitnya adalah memilih format yang tepat dan mengetahui keunikan khusus Chase yang seringkali mengacaukan alat generik.
Ingin menggunakan panduan ini di blog Anda? Salin kode semat ini:
Mengapa Anda Tidak Bisa Langsung Mengunggah PDF Chase
QuickBooks Online menerima unggahan file dalam format .qbo, .ofx, .qfx, dan .csv. Ia tidak menerima PDF untuk impor rekening - fitur unggah PDF umpan bank adalah untuk mengisi celah sesekali pada rekening yang terhubung dan secara diam-diam menggunakan OCR dengan hasil yang beragam.
Xero mendukung .ofx, .csv, .qbo, .qfx, dan .qif. Batasan yang sama: tidak ada PDF.
Jadi, alur kerja dimulai dengan konversi format. Anda dapat melakukannya secara manual (salin-tempel ke spreadsheet, lalu format dan simpan sebagai CSV) atau dengan konverter laporan rekening bank yang mengetahui struktur laporan Chase. Pendekatan konverter lebih cepat dan menghindari langkah pemetaan kolom di dalam QuickBooks karena file .qbo menyertakan metadata kolom.
Untuk detail format, lihat panduan QBO vs CSV vs OFX kami - pohon keputusan format di bagian atas mencakup semua platform akuntansi dalam satu pandangan.
Langkah 1: Unduh PDF Chase
- Masuk di chase.com
- Buka rekening yang Anda butuhkan
- Buka Statements & Documents
- Pilih periode laporan
- Klik Download PDF
Chase menyimpan hingga 7 tahun laporan yang tersedia dengan cara ini - jauh lebih banyak daripada jendela 90 hari yang diberikan oleh sebagian besar umpan bank. Jika Anda memerlukan data historis, ini adalah sumber Anda.
Catatan tentang laporan kartu kredit Chase: dicetak pada kertas ukuran legal (8,5 x 14), bukan ukuran surat. Ini sering mengacaukan alat PDF generik yang mengasumsikan ukuran surat. PDFSub menangani ukuran legal secara otomatis; jika Anda menggunakan alat lain dan baris terpotong, ukuran halaman kemungkinan adalah penyebabnya.
Langkah 2: Unggah ke PDFSub
Buka Konverter Laporan Rekening Bank PDFSub. Seret PDF Chase ke zona unduh atau klik untuk menelusuri.
PDFSub mengenali templat Chase secara otomatis. Untuk PDF Chase digital (apa pun yang Anda unduh langsung dari chase.com, bukan hasil pindaian cetakan), ekstraksi berjalan sepenuhnya di peramban Anda melalui mesin Tingkat 1 PDFSub - file tidak pernah meninggalkan perangkat Anda. Itu penting ketika Anda bekerja dengan data klien di bawah surat perjanjian.
PDFSub menampilkan transaksi yang diurai sebelum Anda melakukan ekspor, sehingga Anda dapat memeriksa beberapa baris terhadap PDF asli.
Penanganan khusus Chase yang dilakukan PDFSub secara otomatis:
- Kolom
Withdrawals(Penarikan) danDeposits(Setoran) yang terpisah dipetakan ke satu jumlah bertanda (negatif untuk penarikan) - Deskripsi transaksi multi-baris ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") digabungkan menjadi satu bidang deskripsi, tidak dibagi menjadi beberapa baris
- Baris saldo akhir harian dikecualikan dari daftar transaksi (ini adalah ringkasan, bukan transaksi)
- Judul pengelompokan transaksi ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") digunakan untuk menyimpulkan tanda dan kategori tetapi tidak diimpor sebagai transaksi
- Format tanggal
MM/DDtanpa tahun dicocokkan dengan periode laporan untuk mengisi tahun
Langkah 3: Pilih Format Ekspor yang Tepat
Setelah data diekstraksi, pilih format yang sesuai dengan tujuan data tersebut:
| Tujuan | Format | Mengapa |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Format asli, tanpa pemetaan kolom, deteksi duplikat otomatis |
| QuickBooks Desktop | .qbo atau .iif |
QBO melalui Web Connect, IIF untuk impor batch |
| Xero | .ofx |
Lebih disukai daripada CSV - menyertakan metadata rekening dan ID duplikat |
| Sage | .csv atau .ofx |
OFX lebih disukai jika didukung |
| Wave | .csv atau .ofx |
Keduanya berfungsi; OFX memberikan deteksi duplikat |
| FreshBooks | .csv |
Satu-satunya format impor yang didukung |
| Quicken | .qfx atau .qif |
QFX untuk Quicken modern, QIF untuk versi lama |
Untuk sisa panduan ini, kita akan menggunakan .qbo dan .ofx. Klik Download di PDFSub dan simpan file di tempat yang dapat Anda temukan lagi.
Langkah 4a: Impor .QBO ke QuickBooks Online
- Di QuickBooks, buka Banking (atau Transactions -> Bank transactions)
- Klik Link account di kanan atas
- Pilih Upload from file di bagian bawah dialog
- Seret file
.qbomasuk (atau klik untuk menelusuri) - Pilih rekening QuickBooks yang sesuai dengan laporan ini
- Konfirmasikan rentang tanggal dan klik Next
- Tinjau transaksi yang diurai - transaksi muncul di tab For Review
Selesai. Karena .qbo adalah format asli QuickBooks, Anda melewati langkah pemetaan kolom yang dipaksakan oleh impor CSV. File tersebut menyertakan nilai FITID (Financial Institution Transaction ID) untuk setiap transaksi, jadi jika Anda secara tidak sengaja mengimpor ulang laporan yang sama, QuickBooks akan secara diam-diam melewati duplikat alih-alih menggandakan semuanya.
Batas file yang perlu diketahui:
- QuickBooks Online membatasi unggahan hingga 350 KB per file dan 1.000 transaksi per impor
- Untuk sebagian besar laporan Chase bulanan, itu sudah cukup. Untuk akun bisnis dengan volume tinggi atau data tahun berjalan, pisahkan impor per bulan
Langkah 4b: Impor .OFX ke Xero (Alur yang Sama)
Jika Anda bekerja di Xero alih-alih QuickBooks, satu-satunya yang berubah adalah format file dan jalur menu:
- Kembali ke PDFSub dan ekspor sebagai
.ofxalih-alih.qbo - Di Xero, navigasikan ke Accounting -> Bank accounts
- Klik pada rekening bank yang relevan
- Klik Manage account -> Import a statement
- Seret file
.ofxmasuk - Xero mendeteksi format dan mengurai transaksi
- Tinjau dan konfirmasi
Xero, seperti QuickBooks, mengenali ID deteksi duplikat OFX. Mengimpor ulang file yang sama aman.
Kesalahan Umum dan Perbaikan
"File tidak dapat diproses" di QuickBooks. Biasanya berarti file berukuran lebih dari 350 KB atau berisi lebih dari 1.000 transaksi. Pisahkan laporan menjadi beberapa bagian yang lebih kecil (satu bulan setiap kali) dan impor ulang.
Transaksi duplikat muncul. Jika duplikat muncul, Anda mungkin mengimpor file .csv (tanpa deteksi duplikat) alih-alih .qbo. Ekspor ulang dari PDFSub sebagai .qbo dan gunakan itu.
Tanggal diurai sebagai tahun yang salah. Laporan kartu kredit Chase menggunakan MM/DD tanpa tahun di setiap baris, dan tahun disimpulkan dari periode laporan. Jika Anda mengonversi periode multi-bulan yang melintasi batas tahun (misalnya, Desember ke Januari), periksa kembali transaksi Desember untuk memastikan tahun berganti dengan benar.
Transaksi hilang. Periksa tabel "DAILY BALANCE SUMMARY" atau ringkasan serupa di PDF Anda - beberapa akun bisnis Chase menyertakannya. PDFSub memperlakukannya sebagai ringkasan (bukan transaksi), yang benar, tetapi jika hasil Anda terlihat kurang, hitung dulu transaksi di PDF untuk memastikannya.
Bank berbeda dari Chase? PDFSub mengenali lebih dari 20.000 templat bank. Alur kerja empat langkah yang sama berlaku. Untuk panduan format berdasarkan perangkat lunak, lihat pohon keputusan QBO vs CSV vs OFX. Untuk pengantar non-spesifik perangkat lunak tentang impor laporan rekening bank ke QuickBooks, lihat Cara Mengimpor Laporan Rekening Bank ke QuickBooks Online.
Saat Anda Sudah Memiliki CSV Asli Chase (Riwayat Terbatas)
Chase menawarkan ekspor CSV langsung di Account Activity -> Download untuk rekening yang masih terbuka dan aktif. Ia memiliki beberapa kendala yang seringkali merepotkan:
- Hanya sekitar 24 bulan terakhir (seringkali 90 hari untuk kartu kredit)
- Batas 1.000 transaksi yang diam-diam - Chase memotong file tanpa peringatan jika Anda melebihi batas
- Ini adalah umpan transaksi, bukan laporan resmi - tidak ada saldo awal, tidak ada saldo akhir, tidak ada ringkasan biaya, tidak ada tabel saldo harian
Untuk pembukuan bulanan yang berkelanjutan, CSV asli sudah cukup. Untuk audit, persiapan pajak, atau pengelolaan historis, Anda memerlukan alur kerja PDF -> PDFSub -> QBO di atas. Untuk informasi lebih lanjut tentang apa yang disertakan dan tidak disertakan dalam CSV Chase, lihat panduan Chase ke Excel kami.
Ringkasan
- Unduh PDF Chase dari chase.com (hingga 7 tahun)
- Unggah ke Konverter Laporan Rekening Bank PDFSub
- Ekspor sebagai
.qbo(QuickBooks) atau.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> selesai. Tanpa pemetaan kolom, deteksi duplikat otomatis
Seluruh alur kerja memakan waktu sekitar 90 detik per laporan setelah Anda melakukannya sekali. Dibandingkan dengan 25 menit per laporan yang biasanya dibutuhkan rekonsiliasi manual, perhitungannya cepat terlihat manfaatnya.