Com importar un extracte bancari de Chase a QuickBooks (i Xero)
Converteix un extracte PDF de Chase al format QBO i importa'l a QuickBooks Online en quatre passos. El mateix flux de treball s'aplica a Xero canviant el format d'exportació a OFX. Inclou la gestió de columnes específiques de Chase i un codi per incrustar al teu bloc.
Tens un extracte PDF de Chase i el necessites dins de QuickBooks. Potser el compte està tancat i els extractes bancaris no hi arriben. Potser estàs incorporant un client a mig any i necessites divuit mesos d'historial. Potser has provat la càrrega de PDF integrada de QuickBooks i ha rebutjat el fitxer. Sigui quina sigui la raó: necessites una manera de convertir aquest PDF en una importació neta que QuickBooks (o Xero) accepti.
Aquest és el flux de treball. Quatre passos. El mateix flux gestiona Xero: només has de canviar el format d'exportació. La part difícil és triar el format correcte i conèixer les peculiaritats específiques de Chase que fan fallar les eines genèriques.
Vols utilitzar aquesta guia al teu bloc? Copia aquest codi per incrustar:
Per què no pots simplement carregar el PDF de Chase
QuickBooks Online accepta càrregues de fitxers en formats .qbo, .ofx, .qfx i .csv. No accepta PDF per a importacions bancàries; la funció de càrrega de PDF de l'extracte bancari és per omplir buits ocasionals en comptes connectats i es degrada silenciosament a OCR amb resultats mixtos.
Xero admet .ofx, .csv, .qbo, .qfx i .qif. La mateixa limitació: no hi ha PDF.
Per tant, el flux de treball comença amb una conversió de format. Pots fer-ho manualment (enganxar i pregar en una fulla de càlcul, després formatar i desar com a CSV) o amb un convertidor d'extractes bancaris que conegui l'estructura d'un extracte de Chase. L'aproximació del convertidor és més ràpida i evita el pas de mapatge de columnes dins de QuickBooks perquè els fitxers .qbo inclouen les metadades de les columnes.
Per a detalls del format, consulta la nostra guia QBO vs CSV vs OFX - l'arbre de decisions del format a la part superior cobreix totes les plataformes comptables d'un cop d'ull.
Pas 1: Descarrega el PDF de Chase
- Inicia sessió a chase.com
- Obre el compte que necessites
- Ves a Statements & Documents (Extractes i documents)
- Tria el període de l'extracte
- Fes clic a Download PDF (Descarregar PDF)
Chase conserva fins a 7 anys d'extractes disponibles d'aquesta manera, molt més que la finestra de 90 dies que ofereixen la majoria dels extractes bancaris. Si necessites dades històriques, aquesta és la teva font.
Una nota sobre els extractes de targetes de crèdit de Chase: s'imprimeixen en pàgines de mida legal (8,5 x 14 polzades), no en mida carta. Això fa fallar les eines genèriques de PDF que assumeixen la mida carta. PDFSub gestiona automàticament la mida legal; si utilitzes una eina diferent i obtens files retallades, la mida de la pàgina és la causa probable.
Pas 2: Carrega a PDFSub
Obre el Convertidor d'Extractes Bancaris de PDFSub. Arrossega el PDF de Chase a la zona de solta o fes clic per cercar.
PDFSub reconeix automàticament la plantilla de Chase. Per als PDF digitals de Chase (qualsevol cosa que hagis descarregat directament de chase.com, no una impressió escanejada), l'extracció s'executa completament al teu navegador a través del motor de nivell 1 de PDFSub: el fitxer mai surt del teu dispositiu. Això és important quan treballes amb dades de clients sota un contracte.
PDFSub et mostra les transaccions analitzades abans de comprometre't a una exportació, de manera que pots comprovar algunes files respecte al PDF original.
Gestió específica de Chase que PDFSub fa automàticament:
- Les columnes separades de
RetiradesiDipòsitses mapegen a un sol import signat (negatiu per a les retirades) - Les descripcions de transaccions de diverses línies ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") s'uneixen en un sol camp de descripció, no es divideixen en files separades
- Les línies de saldo final diari s'exclouen de la llista de transaccions (són resums, no transaccions)
- Els encapçalaments de grup de transaccions ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") s'utilitzen per inferir el signe i la categoria, però no s'importen com a transaccions
- El format de data
MM/DDsense any es reconcilia amb el període de l'extracte per omplir l'any
Pas 3: Tria el Format d'Exportació Correcte
Un cop extretes les dades, tria el format que coincideixi amb la destinació de les dades:
| Destinació | Format | Per què |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Format natiu, sense mapatge de columnes, detecció automàtica de duplicats |
| QuickBooks Desktop | .qbo o .iif |
QBO via Web Connect, IIF per a importacions per lots |
| Xero | .ofx |
Preferit sobre CSV: inclou metadades del compte i IDs duplicats |
| Sage | .csv o .ofx |
OFX preferit quan és compatible |
| Wave | .csv o .ofx |
Qualsevol dels dos funciona; OFX proporciona detecció de duplicats |
| FreshBooks | .csv |
Únic format d'importació compatible |
| Quicken | .qfx o .qif |
QFX per a Quicken modern, QIF per a versions antigues |
Per a la resta d'aquesta guia, utilitzarem .qbo i .ofx. Fes clic a Download (Descarregar) a PDFSub i desa el fitxer en un lloc on el puguis trobar de nou.
Pas 4a: Importa el .QBO a QuickBooks Online
- A QuickBooks, ves a Banking (Banc) (o Transactions -> Bank transactions (Transaccions -> Transaccions bancàries))
- Fes clic a Link account (Vincular compte) a la part superior dreta
- Tria Upload from file (Carregar des de fitxer) a la part inferior del diàleg
- Arrossega el fitxer
.qbo(o fes clic per cercar) - Selecciona el compte de QuickBooks al qual pertany aquest extracte
- Confirma el rang de dates i fes clic a Next (Següent)
- Revisa les transaccions analitzades: apareixen a la pestanya For Review (Per revisar)
Ja està. Com que .qbo és el format natiu de QuickBooks, t'estalvies el pas de mapatge de columnes que t'obliga a fer les importacions CSV. El fitxer inclou valors FITID (Financial Institution Transaction ID) per a cada transacció, de manera que si reimportes accidentalment el mateix extracte, QuickBooks salta silenciosament els duplicats en lloc de duplicar-ho tot.
Límits de fitxer a tenir en compte:
- QuickBooks Online limita les càrregues a 350 KB per fitxer i 1.000 transaccions per importació
- Per a la majoria dels extractes mensuals de Chase, això està bé. Per a comptes anuals o empresarials d'alt volum, divideix la importació per mesos
Pas 4b: Importa l'OFX a Xero (Mateix Flux)
Si treballes a Xero en lloc de QuickBooks, l'únic que canvia és el format del fitxer i el camí del menú:
- Torna a PDFSub i exporta com a
.ofxen lloc de.qbo - A Xero, navega a Accounting -> Bank accounts (Comptabilitat -> Comptes bancaris)
- Fes clic al compte bancari corresponent
- Fes clic a Manage account -> Import a statement (Gestionar compte -> Importar un extracte)
- Arrossega el fitxer
.ofx - Xero detecta el format i analitza les transaccions
- Revisa i confirma
Xero, igual que QuickBooks, reconeix els IDs de detecció de duplicats d'OFX. Reimportar el mateix fitxer és segur.
Errors Comuns i Solucions
"No s'ha pogut processar el fitxer" a QuickBooks. Normalment significa que el fitxer supera els 350 KB o conté més de 1.000 transaccions. Divideix l'extracte en trossos més petits (un mes a la vegada) i reimporta.
Apareixen transaccions duplicades. Si apareixen duplicats, probablement has importat un fitxer .csv (sense detecció de duplicats) en lloc d'un .qbo. Reexporta des de PDFSub com a .qbo i utilitza aquest.
Dates analitzades amb l'any equivocat. Els extractes de targetes de crèdit de Chase utilitzen MM/DD sense any a cada línia, i l'any s'infereix del període de l'extracte. Si has convertit un període de diversos mesos que va creuar un canvi d'any (per exemple, de desembre a gener), comprova les transaccions de desembre per assegurar-te que l'any va canviar correctament.
Transaccions que falten. Comprova si hi ha "DAILY BALANCE SUMMARY" (Resum del saldo diari) o taules de resum similars al teu PDF; alguns comptes empresarials de Chase les inclouen. PDFSub les tracta com a resums (no transaccions), cosa que és correcte, però si el teu resultat sembla curt, primer compta les transaccions al PDF per confirmar.
Banc diferent de Chase? PDFSub reconeix més de 20.000 plantilles bancàries. El mateix flux de treball de quatre passos s'aplica. Per a orientació per format/programari, consulta l'arbre de decisions QBO vs CSV vs OFX. Per a una introducció agnòstica al programari sobre importacions d'extractes bancaris a QuickBooks, consulta Com importar extractes bancaris a QuickBooks Online.
Quan ja tens el CSV natiu de Chase (Historial Limitat)
Chase ofereix una exportació CSV directa dins d'Activitat del Compte -> Descarregar per als comptes que encara estan oberts i actius. Té alguns inconvenients que afecten la gent:
- Només els últims ~24 mesos (sovint 90 dies per a targetes de crèdit)
- Un límit silenciós de 1.000 transaccions: Chase trunca el fitxer sense avís si el superes
- És un feed de transaccions, no l'extracte oficial: sense saldo inicial, sense saldo final, sense resum de comissions, sense taula de saldo diari
Per a la comptabilitat contínua mes a mes, el CSV natiu està bé. Per a auditories, preparació d'impostos o incorporació històrica, necessites el flux de treball PDF -> PDFSub -> QBO anterior. Per a més informació sobre el que inclou i no inclou el CSV de Chase, consulta la nostra guia de Chase a Excel.
Resum
- Descarrega el PDF de Chase des de chase.com (fins a 7 anys)
- Carrega'l al Convertidor d'Extractes Bancaris de PDFSub
- Exporta com a
.qbo(QuickBooks) o.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banc -> Carregar des de fitxer -> fet. Sense mapatge de columnes, detecció automàtica de duplicats
Tot el flux de treball triga uns 90 segons per extracte un cop l'has fet una vegada. Comparat amb els 25 minuts per extracte que sol trigar la conciliació manual, els càlculs surten ràpid.