Cách nhập sao kê Wells Fargo vào QuickBooks (và Xero)
Chuyển đổi sao kê PDF của Wells Fargo sang định dạng QBO và nhập vào QuickBooks Online trong bốn bước. Quy trình tương tự sử dụng OFX cho Xero. Bao gồm xử lý cột Tiền gửi/Tín dụng và Rút tiền/Nợ ghép cặp và mã nhúng sao chép-dán cho blog của bạn.
Bạn có một sao kê PDF của Wells Fargo và bạn cần nó trong QuickBooks. Có thể các luồng ngân hàng đã cũ, tài khoản đã đóng, bạn đang thiết lập cho khách hàng giữa năm, hoặc bạn đã thử tải lên PDF tích hợp sẵn của QuickBooks và nhận được kết quả không như ý. Dù lý do là gì: bạn cần một cách để biến tệp PDF đó thành một bản nhập sạch mà QuickBooks (hoặc Xero) thực sự chấp nhận.
Đây là quy trình. Bốn bước. Quy trình tương tự xử lý Xero - chỉ cần thay đổi định dạng xuất. Phần khó là chọn đúng định dạng và biết các điểm đặc biệt của Wells Fargo (cột Tiền gửi/Tín dụng và Rút tiền/Nợ ghép cặp, phần Tóm tắt Số dư Hàng ngày, việc ngừng kết nối OFX Direct Connect) làm các công cụ chuyển đổi chung chung bị nhầm lẫn.
Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng này:
Tại sao bạn không thể chỉ tải lên tệp PDF của WF?
QuickBooks Online chấp nhận tải lên tệp dưới các định dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận PDF để nhập ngân hàng - tính năng tải lên PDF của luồng ngân hàng chỉ dành cho việc lấp đầy khoảng trống không thường xuyên trên các tài khoản đã kết nối và âm thầm chuyển sang OCR với kết quả lẫn lộn.
Xero hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Cùng một hạn chế: không có PDF.
Vì vậy, quy trình bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Bạn có thể làm điều này thủ công (dán và cầu nguyện vào bảng tính, sau đó định dạng và lưu dưới dạng CSV) hoặc bằng một công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng biết cấu trúc của sao kê Wells Fargo. Cách tiếp cận công cụ chuyển đổi nhanh hơn và tránh bước ánh xạ cột bên trong QuickBooks vì tệp .qbo bao gồm siêu dữ liệu cột.
Để biết chi tiết định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO so với CSV so với OFX của chúng tôi - cây quyết định định dạng ở trên bao quát mọi nền tảng kế toán trong nháy mắt.
Bước 1: Tải xuống tệp PDF của Wells Fargo
- Đăng nhập tại wellsfargo.com
- Mở tài khoản bạn cần
- Đi tới Statements & Documents (Sao kê & Tài liệu)
- Chọn kỳ sao kê
- Nhấp vào Download PDF (Tải xuống PDF)
Wells Fargo lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này. Một số loại tài khoản có thể có thời gian lưu giữ ngắn hơn; hãy kiểm tra danh sách ngày sao kê trước khi giả định.
Lưu ý về tải xuống CSV của Wells Fargo: Wells Fargo cung cấp tính năng xuất CSV trực tiếp từ chế độ xem Lịch sử Giao dịch (họ gọi nó là "Comma Delimited"). Nó hoạt động cho hoạt động gần đây nhưng có những hạn chế - xem hướng dẫn Wells Fargo sang Excel để biết các đánh đổi.
Bước 2: Tải lên PDFSub
Mở Công cụ Chuyển đổi Sao kê Ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF của Wells Fargo vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.
PDFSub tự động nhận dạng mẫu của Wells Fargo. Đối với các tệp PDF kỹ thuật số (bất kỳ tệp nào bạn tải xuống trực tiếp từ wellsfargo.com, không phải bản in được quét), quá trình trích xuất diễn ra hoàn toàn trong trình duyệt của bạn thông qua công cụ cấp 1 của PDFSub - tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Điều đó quan trọng khi bạn làm việc với dữ liệu khách hàng theo hợp đồng dịch vụ.
PDFSub hiển thị cho bạn các giao dịch đã phân tích cú pháp trước khi bạn cam kết xuất, vì vậy bạn có thể kiểm tra nhanh một vài hàng so với tệp PDF gốc.
Xử lý đặc biệt cho Wells Fargo mà PDFSub thực hiện tự động:
- Các cột ghép cặp
Deposits / Credits(Tiền gửi / Tín dụng) vàWithdrawals / Debits(Rút tiền / Nợ) được ánh xạ tới một số tiền có dấu duy nhất. Các công cụ chung chung mong đợi bố cục một cột "Rút tiền/Tiền gửi" sẽ đọc sai tiêu đề ghép cặp của WF. - Phần Daily Balance Summary (Tóm tắt Số dư Hàng ngày) ở cuối sao kê được loại trừ khỏi danh sách giao dịch (đó là một bản tóm tắt, không phải giao dịch). Các công cụ bỏ qua ranh giới phần sẽ nhập chúng dưới dạng các giao dịch trùng lặp.
- Các giao dịch séc trong phần Checks Paid (Các séc đã thanh toán) được giữ nguyên với số séc làm trường tham chiếu.
- Các mô tả giao dịch nhiều dòng (ví dụ: tên người bán trên một dòng, địa điểm và tham chiếu trên dòng tiếp theo) được ghép lại thành một trường mô tả duy nhất, không bị tách thành các hàng riêng biệt.
- Wells Fargo đã ngừng OFX Direct Connect cho các tài khoản cá nhân vào năm 2018 - bạn không thể kéo dữ liệu qua kết nối trực tiếp của QuickBooks nữa đối với nhiều loại tài khoản. Quy trình PDF -> PDFSub -> .QBO là sự thay thế đáng tin cậy.
Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp
Sau khi dữ liệu được trích xuất, hãy chọn định dạng phù hợp với nơi dữ liệu sẽ đi tới:
| Điểm đến | Định dạng | Tại sao |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp |
| QuickBooks Desktop | .qbo hoặc .iif |
QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt |
| Xero | .ofx |
Ưu tiên hơn CSV - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp |
| Sage | .csv hoặc .ofx |
OFX được ưu tiên khi được hỗ trợ |
| Wave | .csv hoặc .ofx |
Cả hai đều hoạt động; OFX giúp bạn phát hiện trùng lặp |
| FreshBooks | .csv |
Chỉ định dạng nhập được hỗ trợ |
| Quicken | .qfx hoặc .qif |
QFX cho Quicken hiện đại, QIF cho các phiên bản cũ hơn |
Đối với phần còn lại của hướng dẫn này, chúng ta sẽ sử dụng .qbo và .ofx. Nhấp vào Download (Tải xuống) trong PDFSub và lưu tệp ở nơi bạn có thể tìm lại.
Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online
- Trong QuickBooks, đi tới Banking (Ngân hàng) (hoặc Transactions -> Bank transactions (Giao dịch -> Giao dịch ngân hàng))
- Nhấp vào Link account (Liên kết tài khoản) ở góc trên bên phải
- Chọn Upload from file (Tải lên từ tệp) ở cuối hộp thoại
- Kéo tệp
.qbovào (hoặc nhấp để duyệt) - Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
- Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Next (Tiếp theo)
- Xem lại các giao dịch đã phân tích cú pháp - chúng xuất hiện trong tab For Review (Chờ xem xét)
Đó là tất cả. Vì .qbo là định dạng gốc của QuickBooks, bạn bỏ qua bước ánh xạ cột mà nhập CSV yêu cầu bạn thực hiện. Tệp bao gồm các giá trị FITID (Mã Giao dịch Tổ chức Tài chính) cho mọi giao dịch, vì vậy nếu bạn vô tình nhập lại cùng một sao kê, QuickBooks sẽ âm thầm bỏ qua các bản sao thay vì nhân đôi mọi thứ.
Giới hạn tệp cần biết:
- QuickBooks Online giới hạn tải lên ở mức 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập
- Hầu hết các sao kê hàng tháng của WF đều nằm trong giới hạn này. Đối với các tài khoản doanh nghiệp có khối lượng giao dịch cao hoặc nhập dữ liệu từ đầu năm đến nay, hãy chia theo tháng.
Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)
Nếu bạn đang làm việc trong Xero thay vì QuickBooks, điều duy nhất thay đổi là định dạng tệp và đường dẫn menu:
- Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng
.ofxthay vì.qbo - Trong Xero, điều hướng đến Accounting -> Bank accounts (Kế toán -> Tài khoản ngân hàng)
- Nhấp vào tài khoản ngân hàng liên quan
- Nhấp vào Manage account -> Import a statement (Quản lý tài khoản -> Nhập sao kê)
- Kéo tệp
.ofxvào - Xero phát hiện định dạng và phân tích cú pháp các giao dịch
- Xem lại và xác nhận
Xero, giống như QuickBooks, nhận dạng các ID phát hiện trùng lặp của OFX. Nhập lại cùng một tệp là an toàn.
Lỗi và Khắc phục Phổ biến
"Không thể xử lý tệp" trong QuickBooks. Thường có nghĩa là tệp vượt quá 350 KB hoặc chứa hơn 1.000 giao dịch. Chia sao kê thành các phần nhỏ hơn (mỗi tháng một lần) và nhập lại.
Xuất hiện giao dịch trùng lặp. Nếu các bản sao xuất hiện, bạn có thể đã nhập tệp .csv (không có phát hiện trùng lặp) thay vì .qbo. Xuất lại từ PDFSub dưới dạng .qbo và sử dụng tệp đó.
Các hàng Tóm tắt Số dư Hàng ngày được nhập dưới dạng giao dịch. Đây là lỗi cổ điển của công cụ chung chung trên sao kê Wells Fargo. PDFSub coi phần TÓM TẮT SỐ DƯ HÀNG NGÀY là siêu dữ liệu, không phải giao dịch. Nếu bạn thấy các hàng tóm tắt số dư trong bản nhập của mình, bạn có thể đang sử dụng một công cụ khác không nhận dạng được tiêu đề phần.
Thiếu tổng cột. Sao kê Wells Fargo bao gồm các dòng "Tổng Tiền gửi/Tín dụng" và "Tổng Rút tiền/Nợ" ở cuối mỗi phần. Đây là các bản tóm tắt, không phải giao dịch, và PDFSub loại trừ chúng. Nếu đầu ra của bạn có ít hàng hơn dự kiến, hãy đếm số giao dịch thực tế trên tệp PDF (loại trừ các dòng tổng) trước khi giả định có lỗi phân tích cú pháp.
Thiếu số séc. WF liệt kê các séc đã thanh toán kèm theo số séc. PDFSub giữ nguyên các số này trong một trường tham chiếu. Nếu bạn không thấy chúng trong bản nhập của mình, phần mềm đích của bạn có thể không hiển thị cột tham chiếu - hãy kiểm tra cài đặt hiển thị cột.
Ngân hàng khác Wells Fargo? PDFSub nhận dạng hơn 20.000 mẫu ngân hàng. Quy trình bốn bước tương tự được áp dụng. Để biết hướng dẫn định dạng theo phần mềm, hãy xem cây quyết định QBO so với CSV so với OFX. Để có bản giới thiệu không phụ thuộc vào phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.
Khi bạn đã có bản xuất CSV gốc của WF (Lịch sử Giới hạn)
Wells Fargo cung cấp tính năng tải xuống "Comma Delimited" trực tiếp trong chế độ xem Lịch sử Giao dịch cho các tài khoản vẫn đang mở. Nó hoạt động cho dữ liệu gần đây, nhanh chóng nhưng không dành cho công việc lịch sử hoặc kiểm toán:
- Lịch sử giới hạn (thường là 18 tháng gần nhất cho tài khoản thanh toán và tiết kiệm; 90 ngày cho thẻ tín dụng)
- Chỉ luồng giao dịch - không có số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, tóm tắt phí hoặc bảng số dư hàng ngày
- Định dạng "Comma Delimited" yêu cầu ánh xạ cột khi nhập vào QuickBooks; mất khả năng phát hiện trùng lặp mà QBO/OFX cung cấp.
Đối với việc ghi sổ hàng tháng liên tục, CSV gốc là đủ. Đối với kiểm toán, chuẩn bị thuế hoặc thiết lập lịch sử, bạn cần quy trình PDF -> PDFSub -> QBO ở trên. Nếu bạn cũng cần trích xuất dữ liệu WF vào Excel để phân tích (không phải nhập), hãy xem hướng dẫn Wells Fargo sang Excel của chúng tôi.
Tóm tắt
- Tải xuống tệp PDF của Wells Fargo từ wellsfargo.com (tối đa 7 năm)
- Tải lên Công cụ Chuyển đổi Sao kê Ngân hàng của PDFSub
- Xuất dưới dạng
.qbo(QuickBooks) hoặc.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp.
Toàn bộ quy trình mất khoảng 90 giây cho mỗi sao kê sau khi bạn đã thực hiện một lần. Các cột Tiền gửi/Tín dụng và Rút tiền/Nợ ghép cặp, Tóm tắt Số dư Hàng ngày, phần Các séc đã thanh toán - tất cả đều được xử lý tự động.