Cách nhập sao kê ngân hàng Chase vào QuickBooks (và Xero)
Chuyển đổi sao kê PDF của Chase sang định dạng QBO và nhập vào QuickBooks Online trong bốn bước. Quy trình tương tự áp dụng cho Xero với định dạng OFX. Bao gồm xử lý cột dành riêng cho Chase và mã nhúng để bạn đăng lên blog.
Bạn có một bản sao kê PDF của Chase và cần đưa nó vào QuickBooks. Có thể tài khoản đã đóng và không thể kết nối ngân hàng. Có thể bạn đang thiết lập cho khách hàng giữa năm và cần lịch sử 18 tháng. Có thể bạn đã thử tính năng tải lên PDF tích hợp sẵn của QuickBooks nhưng tệp bị từ chối. Dù lý do là gì: bạn cần một cách để chuyển đổi tệp PDF đó thành một bản nhập sạch mà QuickBooks (hoặc Xero) thực sự chấp nhận.
Đây là quy trình. Bốn bước. Quy trình tương tự áp dụng cho Xero - bạn chỉ cần thay đổi định dạng xuất. Phần khó là chọn đúng định dạng và biết các điểm đặc biệt của Chase làm các công cụ chung chung bị trục trặc.
Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng sau:
Tại sao bạn không thể tải lên PDF của Chase trực tiếp?
QuickBooks Online chấp nhận tải lên tệp dưới các định dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận PDF để nhập sao kê ngân hàng - tính năng tải lên PDF của ngân hàng chỉ dành cho việc điền vào các khoảng trống không thường xuyên trên các tài khoản đã kết nối và hoạt động ngầm bằng OCR với kết quả không ổn định.
Xero hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Tương tự: không chấp nhận PDF.
Vì vậy, quy trình bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Bạn có thể thực hiện thủ công (sao chép và dán vào bảng tính, sau đó định dạng và lưu dưới dạng CSV) hoặc sử dụng công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng nhận biết cấu trúc của sao kê Chase. Cách sử dụng công cụ nhanh hơn và tránh được bước ánh xạ cột trong QuickBooks vì tệp .qbo đã bao gồm siêu dữ liệu cột.
Để biết chi tiết định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO so với CSV so với OFX của chúng tôi - cây quyết định định dạng ở đầu trang bao quát tất cả các nền tảng kế toán trong nháy mắt.
Bước 1: Tải xuống PDF sao kê Chase
- Đăng nhập tại chase.com
- Mở tài khoản bạn cần
- Đi tới Statements & Documents (Sao kê & Tài liệu)
- Chọn kỳ sao kê
- Nhấp vào Download PDF (Tải xuống PDF)
Chase lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này - nhiều hơn đáng kể so với cửa sổ 90 ngày mà hầu hết các kết nối ngân hàng cung cấp. Nếu bạn cần dữ liệu lịch sử, đây là nguồn của bạn.
Lưu ý về sao kê thẻ tín dụng Chase: chúng được in trên khổ giấy legal (8.5 x 14 inch), không phải khổ letter. Điều này làm các công cụ PDF chung chung giả định khổ letter bị trục trặc. PDFSub tự động xử lý khổ legal; nếu bạn sử dụng công cụ khác và bị cắt hàng, kích thước trang có thể là nguyên nhân.
Bước 2: Tải lên PDFSub
Mở Công cụ Chuyển đổi Sao kê Ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF của Chase vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.
PDFSub tự động nhận diện mẫu sao kê của Chase. Đối với các tệp PDF Chase kỹ thuật số (bất kỳ tệp nào bạn tải xuống trực tiếp từ chase.com, không phải bản quét), quá trình trích xuất diễn ra hoàn toàn trong trình duyệt của bạn thông qua công cụ cấp 1 của PDFSub - tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Điều này quan trọng khi bạn làm việc với dữ liệu khách hàng theo hợp đồng.
PDFSub hiển thị các giao dịch đã phân tích cú pháp trước khi bạn quyết định xuất, vì vậy bạn có thể kiểm tra nhanh một vài dòng so với PDF gốc.
Các xử lý đặc biệt cho Chase mà PDFSub thực hiện tự động:
- Các cột
Withdrawals(Rút tiền) vàDeposits(Nạp tiền) riêng biệt được ánh xạ thành một số tiền có dấu duy nhất (âm cho rút tiền) - Mô tả giao dịch nhiều dòng ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") được ghép thành một trường mô tả duy nhất, không bị tách thành các dòng riêng biệt
- Các dòng số dư cuối ngày được loại trừ khỏi danh sách giao dịch (đây là bản tóm tắt, không phải giao dịch)
- Các tiêu đề nhóm giao dịch ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") được sử dụng để suy luận dấu và danh mục nhưng không được nhập dưới dạng giao dịch
- Định dạng ngày
MM/DDkhông có năm được đối chiếu với kỳ sao kê để điền năm
Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp
Sau khi dữ liệu được trích xuất, hãy chọn định dạng phù hợp với nơi dữ liệu sẽ được đưa đến:
| Điểm đến | Định dạng | Lý do |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp |
| QuickBooks Desktop | .qbo hoặc .iif |
QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt |
| Xero | .ofx |
Ưu tiên hơn CSV - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp |
| Sage | .csv hoặc .ofx |
OFX được ưu tiên khi được hỗ trợ |
| Wave | .csv hoặc .ofx |
Cả hai đều được; OFX giúp phát hiện trùng lặp |
| FreshBooks | .csv |
Chỉ định dạng nhập được hỗ trợ |
| Quicken | .qfx hoặc .qif |
QFX cho Quicken hiện đại, QIF cho các phiên bản cũ hơn |
Đối với phần còn lại của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng .qbo và .ofx. Nhấp vào Download (Tải xuống) trong PDFSub và lưu tệp ở nơi bạn có thể tìm lại.
Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online
- Trong QuickBooks, đi tới Banking (Ngân hàng) (hoặc Transactions -> Bank transactions (Giao dịch -> Giao dịch ngân hàng))
- Nhấp vào Link account (Liên kết tài khoản) ở góc trên bên phải
- Chọn Upload from file (Tải lên từ tệp) ở cuối hộp thoại
- Kéo tệp
.qbovào (hoặc nhấp để duyệt) - Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
- Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Next (Tiếp theo)
- Xem lại các giao dịch đã phân tích cú pháp - chúng xuất hiện trong tab For Review (Chờ xem xét)
Vậy là xong. Vì .qbo là định dạng gốc của QuickBooks, bạn bỏ qua bước ánh xạ cột mà việc nhập CSV bắt bạn phải làm. Tệp bao gồm các giá trị FITID (Financial Institution Transaction ID - ID Giao dịch của Tổ chức Tài chính) cho mỗi giao dịch, vì vậy nếu bạn vô tình nhập lại cùng một sao kê, QuickBooks sẽ tự động bỏ qua các bản sao thay vì nhân đôi mọi thứ.
Giới hạn tệp cần biết:
- QuickBooks Online giới hạn tải lên ở 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập
- Đối với hầu hết các sao kê Chase hàng tháng, điều này là ổn. Đối với các tài khoản doanh nghiệp hoặc cả năm có khối lượng lớn, hãy chia nhỏ lần nhập theo tháng
Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)
Nếu bạn làm việc trong Xero thay vì QuickBooks, điều duy nhất thay đổi là định dạng tệp và đường dẫn menu:
- Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng
.ofxthay vì.qbo - Trong Xero, điều hướng tới Accounting -> Bank accounts (Kế toán -> Tài khoản ngân hàng)
- Nhấp vào tài khoản ngân hàng liên quan
- Nhấp vào Manage account -> Import a statement (Quản lý tài khoản -> Nhập sao kê)
- Kéo tệp
.ofxvào - Xero phát hiện định dạng và phân tích cú pháp các giao dịch
- Xem lại và xác nhận
Xero, giống như QuickBooks, nhận diện các ID phát hiện trùng lặp của OFX. Việc nhập lại cùng một tệp là an toàn.
Lỗi Thường gặp và Cách Khắc phục
"Không thể xử lý tệp" trong QuickBooks. Thường có nghĩa là tệp vượt quá 350 KB hoặc chứa hơn 1.000 giao dịch. Chia nhỏ sao kê thành các phần nhỏ hơn (từng tháng một) và nhập lại.
Xuất hiện giao dịch trùng lặp. Nếu các bản sao xuất hiện, có thể bạn đã nhập tệp .csv (không có phát hiện trùng lặp) thay vì .qbo. Xuất lại từ PDFSub dưới dạng .qbo và sử dụng tệp đó.
Ngày được phân tích cú pháp sai năm. Sao kê thẻ tín dụng Chase sử dụng MM/DD không có năm trên mỗi dòng, và năm được suy ra từ kỳ sao kê. Nếu bạn chuyển đổi một kỳ nhiều tháng vượt qua ranh giới năm (ví dụ: tháng 12 sang tháng 1), hãy kiểm tra nhanh các giao dịch tháng 12 để đảm bảo năm đã chuyển đổi chính xác.
Thiếu giao dịch. Kiểm tra các bảng tóm tắt "DAILY BALANCE SUMMARY" (Tóm tắt số dư hàng ngày) hoặc tương tự trong PDF của bạn - một số tài khoản doanh nghiệp của Chase bao gồm các bảng này. PDFSub coi chúng là bản tóm tắt (không phải giao dịch), điều này là chính xác, nhưng nếu kết quả của bạn có vẻ thiếu, hãy đếm số lượng giao dịch trên PDF trước để xác nhận.
Ngân hàng khác Chase? PDFSub nhận diện hơn 20.000 mẫu sao kê ngân hàng. Quy trình bốn bước tương tự được áp dụng. Để biết hướng dẫn định dạng theo phần mềm, hãy xem cây quyết định QBO so với CSV so với OFX. Để có bản giới thiệu không phụ thuộc vào phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.
Khi bạn đã có tệp CSV gốc của Chase (Lịch sử Hạn chế)
Chase cung cấp tính năng xuất CSV trực tiếp trong Account Activity -> Download cho các tài khoản còn mở và hoạt động. Nó có một vài điểm hạn chế khiến mọi người gặp khó khăn:
- Chỉ khoảng 24 tháng gần nhất (thường là 90 ngày đối với thẻ tín dụng)
- Giới hạn ngầm 1.000 giao dịch - Chase cắt bớt tệp mà không báo trước nếu bạn vượt quá
- Đây là luồng giao dịch, không phải sao kê chính thức - không có số dư đầu kỳ, không có số dư cuối kỳ, không có tóm tắt phí, không có bảng số dư hàng ngày
Đối với việc ghi sổ hàng tháng liên tục, tệp CSV gốc là ổn. Đối với kiểm toán, chuẩn bị thuế hoặc thiết lập lịch sử, bạn cần quy trình PDF -> PDFSub -> QBO ở trên. Để biết thêm về những gì CSV của Chase bao gồm và không bao gồm, hãy xem hướng dẫn chuyển đổi Chase sang Excel của chúng tôi.
Tóm tắt
- Tải xuống PDF sao kê Chase từ chase.com (lên đến 7 năm)
- Tải lên Công cụ Chuyển đổi Sao kê Ngân hàng của PDFSub
- Xuất dưới dạng
.qbo(QuickBooks) hoặc.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp
Toàn bộ quy trình mất khoảng 90 giây cho mỗi sao kê sau khi bạn đã thực hiện một lần. So với 25 phút cho mỗi sao kê mà đối chiếu thủ công thường mất, phép tính cho thấy lợi ích nhanh chóng.