Як імпортувати виписку Bank of America в QuickBooks (і Xero)
Конвертуйте PDF-виписку Bank of America у формат QBO та імпортуйте її в QuickBooks Online за чотири кроки. Той самий робочий процес використовує OFX для Xero. Включає обробку віднімань / додавання специфічних для BofA та вбудовування для копіювання та вставки у ваш блог.
У вас є PDF-виписка Bank of America, і вам потрібно завантажити її в QuickBooks. Банківські стрічки застаріли, рахунок закрито, ви починаєте роботу з клієнтом у середині року, або ви спробували вбудоване завантаження PDF у QuickBooks, і воно створило безлад. Незалежно від причини: вам потрібен спосіб перетворити цей PDF на чистий імпорт, який QuickBooks (або Xero) дійсно прийме.
Ось робочий процес. Чотири кроки. Той самий потік обробляє Xero — просто змініть формат експорту. Найскладніше — вибрати правильний формат і знати специфічні для BofA особливості (термінологія віднімань проти додавання, окремий розділ перевірених чеків, пакетні виписки, що поєднують кілька рахунків), які плутають загальні інструменти конвертації.
Хочете використати цей посібник у своєму блозі? Скопіюйте цей код вбудовування:
Чому ви не можете просто завантажити PDF від BofA
QuickBooks Online приймає завантаження файлів у форматах .qbo, .ofx, .qfx та .csv. Він не приймає PDF для банківських імпортів — функція завантаження PDF з банківської стрічки призначена для випадкового заповнення прогалин на підключених рахунках і мовчки деградує до OCR з неоднозначними результатами.
Xero підтримує .ofx, .csv, .qbo, .qfx та .qif. Те саме обмеження: немає PDF.
Отже, робочий процес починається з конвертації формату. Ви можете зробити це вручну (вставити та сподіватися на таблицю, а потім відформатувати та зберегти як CSV) або за допомогою конвертера банківських виписок, який знає структуру виписки Bank of America. Підхід з конвертером швидший і уникає кроку зіставлення стовпців у QuickBooks, оскільки файли .qbo містять метадані стовпців.
Щоб дізнатися деталі формату, перегляньте наш посібник QBO проти CSV проти OFX — дерево рішень у верхній частині охоплює кожну бухгалтерську платформу одним поглядом.
Крок 1: Завантажте PDF від BofA
- Увійдіть на bankofamerica.com
- Відкрийте потрібний рахунок
- Перейдіть до Statements & Documents (Виписки та документи)
- Виберіть період виписки
- Натисніть Download PDF (Завантажити PDF)
Bank of America зберігає до 7 років виписок у такому вигляді. Старіші рахунки можуть мати коротший термін зберігання; перевірте список дат виписок перед тим, як робити припущення.
Якщо у вас є пакетний рахунок (наприклад, поточний та ощадний в одній виписці), PDF містить обидва рахунки в одному документі з окремими розділами. PDFSub розпізнає роздільники розділів і дозволяє експортувати їх як окремі файли або об'єднані.
Крок 2: Завантажте в PDFSub
Відкрийте Конвертер банківських виписок PDFSub. Перетягніть PDF від BofA в зону перетягування або натисніть, щоб переглянути.
PDFSub автоматично розпізнає шаблон BofA. Для цифрових PDF (будь-яких, завантажених безпосередньо з bankofamerica.com, а не відсканованих роздруківок) вилучення відбувається повністю у вашому браузері через двигун рівня 1 PDFSub — файл ніколи не залишає ваш пристрій. Це важливо, коли ви працюєте з даними клієнта за угодою.
PDFSub показує вам розібрані транзакції перед тим, як ви погодитесь на експорт, тому ви можете перевірити кілька рядків порівняно з оригінальним PDF.
Специфічні для BofA функції, які PDFSub виконує автоматично:
- Стовпці
Subtractions(Віднімання) таAdditions(Додавання) зіставляються з єдиною знакової сумою (від'ємна для віднімань). Загальні інструменти, які очікують заголовки "Withdrawals/Deposits" (Зняття/Внесення), повністю пропускають це. - Окремий розділ Checks Paid (Сплачені чеки) (з обрізаними зображеннями чеків) обробляється як транзакції, а не зображення. Номер чека зберігається як поле посилання.
- Таблиця Daily Balance (Щоденний баланс) у кінці виписки виключається зі списку транзакцій (це підсумок, а не транзакції).
- Пакетні виписки, що поєднують кілька рахунків в одному PDF, розділяються правильно — ви можете експортувати кожен рахунок окремо або об'єднано.
- Багаторядкові описи транзакцій (наприклад, назва продавця в одному рядку, місцезнаходження та посилання в наступному) об'єднуються в одне поле опису, а не розділяються на окремі рядки.
Крок 3: Виберіть правильний формат експорту
Після вилучення даних виберіть формат, який відповідає місцю призначення даних:
| Призначення | Формат | Чому |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Рідний формат, без зіставлення стовпців, автоматичне виявлення дублікатів |
| QuickBooks Desktop | .qbo або .iif |
QBO через Web Connect, IIF для пакетних імпортів |
| Xero | .ofx |
Переважніше за CSV — містить метадані рахунку та ідентифікатори дублікатів |
| Sage | .csv або .ofx |
OFX переважніше, коли підтримується |
| Wave | .csv або .ofx |
Обидва працюють; OFX забезпечує виявлення дублікатів |
| FreshBooks | .csv |
Єдиний підтримуваний формат імпорту |
| Quicken | .qfx або .qif |
QFX для сучасного Quicken, QIF для старіших версій |
Для решти цього посібника ми будемо використовувати .qbo та .ofx. Натисніть Download (Завантажити) у PDFSub і збережіть файл там, де ви зможете його знайти знову.
Крок 4a: Імпорт .QBO в QuickBooks Online
- У QuickBooks перейдіть до Banking (Банківська справа) (або Transactions -> Bank transactions (Транзакції -> Банківські транзакції))
- Натисніть Link account (Зв'язати рахунок) у верхньому правому куті
- Виберіть Upload from file (Завантажити з файлу) у нижній частині діалогового вікна
- Перетягніть файл
.qbo(або натисніть, щоб переглянути) - Виберіть рахунок QuickBooks, до якого належить ця виписка
- Підтвердьте діапазон дат і натисніть Next (Далі)
- Перегляньте розібрані транзакції — вони з'являться на вкладці For Review (Для перегляду)
Ось і все. Оскільки .qbo є рідним форматом QuickBooks, ви пропускаєте крок зіставлення стовпців, який вимагають імпорти CSV. Файл містить значення FITID (ідентифікатор транзакції фінансової установи) для кожної транзакції, тому якщо ви випадково повторно імпортуєте ту саму виписку, QuickBooks мовчки пропускає дублікати замість того, щоб подвоїти все.
Обмеження файлів, які слід знати:
- QuickBooks Online обмежує завантаження до 350 КБ на файл та 1000 транзакцій на імпорт
- Більшість щомісячних виписок BofA значно менші за це. Для бізнес-рахунків з великим обсягом транзакцій або для імпорту за рік розбивайте за місяцями
Крок 4b: Імпорт .OFX в Xero (той самий потік)
Якщо ви працюєте в Xero замість QuickBooks, зміниться лише формат файлу та шлях до меню:
- Поверніться до PDFSub і експортуйте як
.ofxзамість.qbo - У Xero перейдіть до Accounting -> Bank accounts (Бухгалтерія -> Банківські рахунки)
- Натисніть на відповідний банківський рахунок
- Натисніть Manage account -> Import a statement (Керувати рахунком -> Імпортувати виписку)
- Перетягніть файл
.ofx - Xero виявить формат і розбере транзакції
- Перегляньте та підтвердьте
Xero, як і QuickBooks, розпізнає ідентифікатори виявлення дублікатів OFX. Повторний імпорт того самого файлу безпечний.
Поширені помилки та виправлення
"Файл не вдалося обробити" в QuickBooks. Зазвичай це означає, що файл перевищує 350 КБ або містить понад 1000 транзакцій. Розділіть виписку на менші частини (по одному місяцю за раз) і повторно імпортуйте.
З'являються дублікати транзакцій. Якщо з'являються дублікати, ви, ймовірно, імпортували файл .csv (без виявлення дублікатів) замість .qbo. Повторно експортуйте з PDFSub як .qbo і використовуйте його.
Пакетна виписка імпортована на один рахунок, коли ви хотіли обидва окремо. Коли PDFSub виявляє багаторахункову виписку, він пропонує розділити. Якщо ви пропустили це сповіщення, завантажте PDF повторно та виберіть "Split by account" (Розділити за рахунком) перед експортом.
Сплачені чеки відображаються як дублікати основного списку транзакцій. Це відбувається, коли загальний інструмент імпортує як список транзакцій, так і розділ сплачених чеків. PDFSub автоматично дедуплікує їх за номером чека; якщо ви бачите це, можливо, ви використовуєте інший інструмент.
Відсутні транзакції. Вибірково перевірте таблицю щоденного балансу в кінці виписки — зміна балансу між днями повинна дорівнювати сумі транзакцій за цей день. Якщо підсумки не збігаються, ваш інструмент, ймовірно, пропустив розділ. Спочатку підрахуйте транзакції в PDF, щоб підтвердити.
Інший банк, ніж BofA? PDFSub розпізнає понад 20 000 банківських шаблонів. Застосовується той самий чотирикроковий робочий процес. Щодо керівництва за форматом для програмного забезпечення, див. дерево рішень QBO проти CSV проти OFX. Для незалежного від програмного забезпечення огляду імпорту банківських виписок у QuickBooks див. Як імпортувати банківські виписки в QuickBooks Online.
Коли у вас вже є рідний експорт активності від BofA (обмежена історія)
Bank of America пропонує пряме завантаження для активності транзакцій у розділі "Account Activity" (Активність рахунку) для рахунків, які ще відкриті та активні. Це працює для швидких, недавніх даних, але не для історичної роботи чи аудиту:
- Обмежена історія (зазвичай останні 18-24 місяці для поточних рахунків, 90 днів для кредитних карток)
- Тільки стрічка транзакцій — без початкового балансу, кінцевого балансу, підсумку комісій або таблиці щоденного балансу
- Варіанти формату залежать від типу рахунку та лінійки продуктів
Для поточної щомісячної бухгалтерії рідне завантаження підходить. Для аудиту, підготовки податків або історичного введення даних потрібен робочий процес PDF -> PDFSub -> QBO, описаний вище. Якщо вам також потрібно вилучити дані BofA в Excel для аналізу (не для імпорту), див. наш посібник BofA до Excel.
Підсумок
- Завантажте PDF від BofA з bankofamerica.com (до 7 років)
- Завантажте його до Конвертера банківських виписок PDFSub
- Експортуйте як
.qbo(QuickBooks) або.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> готово. Без зіставлення стовпців, автоматичне виявлення дублікатів
Весь робочий процес займає близько 90 секунд на виписку після того, як ви зробите це один раз. Віднімання, Додавання, Сплачені чеки, Щоденний баланс, пакетні виписки — все обробляється автоматично.