Upatanisho wa benki ni mojawapo ya kazi ambazo kila mhasibu na mweka hazina anajua ni muhimu - na karibu hakuna mtu anayefurahia kuifanya. Unalinganisha seti mbili za rekodi mstari kwa mstari, ukichunguza tofauti ambazo zinaweza kuwa tofauti ya muda rahisi au ushahidi wa ulaghai wa $50,000. Vitu viko hatarini, kazi ni ya kuchosha, na hakuna njia ya mkato juu ya ukweli kwamba kila muamala unahitaji kufanana.

Au kuna njia?

Mwongozo huu unavunja mchakato kamili wa upatanisho wa benki - wa mwongozo na kiotomatiki - ili uweze kuamua ni mbinu ipi inayofaa kwa mazoezi yako. Tutashughulikia mtiririko wa kazi wa mwongozo wa hatua kwa hatua, gharama halisi za kuifanya kwa mikono, jinsi otomatiki inavyobadilisha hesabu, na makosa maalum ambayo huwanasa hata wataalamu wenye uzoefu.

Bank reconciliation guide - manual vs. automated methods for accountants and bookkeepers

Orodha ya Kuchungulia ya Kuchapishwa (Hifadhi kwa Kila Mwezi)

Huruka hadi toleo la kuchapishwa la mwongozo huu mzima. Sehemu tano, hundi ishirini na mbili. Ichapishe, iambatanishe karibu na kifuatiliaji chako, na uipitie kila mwisho wa mwezi.

Bank reconciliation checklist - five-section printable workflow with twenty-two sub-tasks

Unataka kutumia orodha hii kwenye blogu yako? Nakili msimbo huu wa kuingiza:

Upatanisho wa Benki ni Nini na Kwa Nini Una Maana?

Upatanisho wa benki ni mchakato wa kulinganisha rekodi zako za ndani za kifedha (rejista kuu, programu ya uhasibu, au lahajedwali) dhidi ya taarifa zako za benki ili kuhakikisha zinapatana. Wakati hazipatani, unachunguza sababu.

Hiyo ndiyo ufafanuzi wa kitabu. Katika mazoezi, upatanisho hutumikia malengo matatu ambayo huweka biashara kuwa na uwezo wa kifedha na kuepuka shida:

1. Ugunduzi wa ulaghai. 89% ya kesi za ulaghai zinahusisha utumiaji mbaya wa mali - wafanyikazi wakichukua pesa taslimu, wakiandika hundi zisizoidhinishwa, au wakifanya uhamisho usio na idhini. Upatanisho wa mara kwa mara ndio njia ya kuaminika zaidi ya kugundua tofauti hizi kabla hazijakua kubwa. Muamala usioidhinishwa wa $200 mnamo Januari unakuwa shida ya $12,000 ifikapo Desemba ikiwa hakuna anayeangalia.

2. Usahihi wa kifedha. 30% ya biashara ndogo ndogo zina rekodi za kifedha zisizo sahihi, na upatanisho duni ni moja ya sababu kuu. Vitabu vibaya husababisha maamuzi mabaya - matumizi ya kupita kiasi wakati pesa taslimu ni chache, kulipa kodi za makadirio kidogo, au kuwakilisha vibaya afya ya kifedha kwa wakopeshaji na wawekezaji.

3. Uzingatiaji wa kanuni. GAAP (Kanuni za Uhasibu Zinazokubaliwa kwa Ujumla) zinahitaji upatanisho wa mara kwa mara wa akaunti za benki. Kwa kampuni zinazouzwa hadharani, Kifungu cha 404 cha SOX kinahitaji udhibiti wa ndani uliorekodiwa juu ya taarifa za kifedha, na upatanisho wa benki ni udhibiti mkuu. Hata kwa biashara ndogo ndogo, IRS inatarajia rekodi zinazolingana na shughuli za benki - na tofauti huleta ukaguzi. Mstari wa chini: ikiwa vitabu vyako na benki yako haziendani, hujui kweli msimamo wako wa kifedha. Kila kitu kinachofuata - faili za kodi, taarifa za kifedha, bajeti, makadirio ya mtiririko wa pesa - hujengwa juu ya mchanga.

Upatanisho wa Benki wa Mwongozo: Mchakato wa Hatua kwa Hatua

Kabla ya kuzungumza juu ya otomatiki, hebu tupitie jinsi upatanisho wa mwongozo unavyoonekana. Hata kama unapanga kuendesha kiotomatiki, kuelewa mchakato wa mwongozo hukusaidia kutathmini kile ambacho zana yoyote inahitaji kukamilisha.

Hatua ya 1: Kusanya Rekodi Zako

Kusanya taarifa yako ya benki kwa kipindi (kinachosema benki kilitokea) na rekodi zako za ndani kwa kipindi hicho hicho (unachofikiria kilitokea - rejista kuu, rejista ya hundi, au rejista ya benki ya programu ya uhasibu).

Ikiwa benki yako inatoa tu taarifa za PDF na programu yako ya uhasibu haiwezi kuunganishwa kupitia milisho ya benki, hatua hii tayari inahusisha kazi ya mwongozo: kupakua PDF na kuzibadilisha kuwa umbizo linalofaa.

Hatua ya 2: Linganisha Mizani ya Mwisho

Anza na mizani ya mwisho kwenye taarifa ya benki na katika vitabu vyako. Ikiwa hazipatani, unahitaji kupata kila tofauti.

Hatua ya 3: Tambua Amana Zilizopo Safarini

Amana ambazo umeziandikisha lakini ambazo hazijaonekana kwenye taarifa ya benki bado - kwa mfano, hundi iliyowekwa tarehe 29 ambayo benki inaisindika tarehe 2. Ongeza hizi kwenye mizani ya taarifa ya benki.

Hatua ya 4: Tambua Hundi Zilizochomoza

Hundi ambazo umeandika na kurekodi lakini ambazo mpokeaji hajaziweka pesa taslimu bado. Ondoa hizi kutoka kwa mizani ya taarifa ya benki.

Hatua ya 5: Rekodi Vipengele vya Benki Ambavyo Ulikosa

Taarifa ya benki mara nyingi huwa na vipengele ambavyo hujarekodi: ada za huduma, riba iliyopatikana, malipo ya kiotomatiki, ada za NSF, na ada za uhamisho wa waya. Ongeza au toa hizi kutoka kwa mizani ya vitabu vyako.

Hatua ya 6: Chunguza Tofauti Zilizobaki

Ikiwa mizani bado haziendani baada ya marekebisho, linganisha miamala moja kwa moja ili kupata makosa halisi upande wako au wa benki.

Hatua ya 7: Fanya Maingilio ya Jarida

Rekodi marekebisho katika mfumo wako wa uhasibu - maingilio ya jarida kwa ada za benki, riba, na makosa yoyote uliyogundua.

Hatua ya 8: Rekodi Kila Kitu

Hifadhi karatasi ya upatanisho inayoonyesha mizani ya kuanzia, marekebisho yote, na mizani ya mwisho iliyopatanishwa. Hii ndiyo njia yako ya ukaguzi - ya lazima kwa kampuni zinazotii SOX na muhimu kwa wengine wote.

Kwa Nini Upatanisho wa Mwongozo ni wa Kuchosha

Utaratibu hapo juu unaonekana kuwa rahisi. Hatua nane. Inaweza kuwa ngumu kiasi gani?

Katika mazoezi, upatanisho wa mwongozo ni moja ya kazi zinazotumia muda mwingi zaidi katika mazoezi yoyote ya uhasibu. Hii ndiyo sababu.

Gharama ya Wakati ni Mbaya

Upatanisho wa benki wa mwongozo unachukua masaa 10 hadi 15 kwa mwezi kwa kila mteja kwa mweka hazina wa kawaida. Hiyo inajumuisha kukusanya taarifa, kulinganisha miamala, kuchunguza tofauti, kufanya marekebisho, na kurekodi matokeo.

Ikiwa unashughulikia wateja 20, hiyo ni masaa 200 hadi 300 kwa mwezi - takriban wafanyikazi kamili 1.5 hadi 2 wakifanya chochote isipokuwa upatanisho. Kwa kiwango cha malipo cha $75/saa, unatumia $15,000 hadi $22,500 kwa mwezi kwa kazi ambayo haizalishi biashara mpya.

Kiwango cha Makosa Huongezeka

Uingizaji data wa mwongozo una kiwango cha makosa cha 1 hadi 4%. Hiyo inaonekana ndogo hadi utakapofanya hesabu. Mteja aliye na miamala 500 kwa mwezi inamaanisha makosa 5 hadi 20 yaliyoletwa wakati wa mchakato wa upatanisho. Kila kosa hugharimu makadirio ya $500 hadi $5,000 katika athari za baadaye - taarifa za kifedha zisizo sahihi, kodi zilizosemwa vibaya, ukaguzi uliofeli, au maamuzi ya biashara yasiyo sahihi kulingana na nambari zisizo sahihi.

Ucheshi mbaya zaidi: mchakato ulioundwa kugundua makosa huleta mapya.

Makosa ya Kawaida ya Upatanisho wa Mwongozo

Makosa ya usafirishaji. Kuandika $1,254 badala ya $1,245. Hizi hazionekani hadi utumie dakika 45 kutafuta tofauti ya $9.
Miamala iliyoachwa. Kukosa ada ya benki au malipo ya kiotomatiki kwa sababu haukuvuta hadi chini ya taarifa.
Kuhesabu mara mbili. Kurekodi muamala huo huo mara mbili, au kuulinganisha na ingizo lisilo sahihi.
Kutofautiana kwa tarehe. Kuweka muamala kwa mwezi usio sahihi, ambao hufanya mwezi wa sasa kuwa mbaya na mwezi unaofuata kuwa mbaya kwa mwelekeo tofauti.
Hundi za zamani zilizochomoza. Hundi ambazo zimechomoza kwa miezi (au miaka) na zinapaswa kuandikwa lakini bado ziko kwenye upatanisho.

Tatizo la Kiwango

Upatanisho wa mwongozo hauwezi kuongezeka. Wateja wawili? Sawa. Ishirini? Unahitaji wafanyikazi waliojitolea. Mia mbili? Unahitaji idara. Na kila mteja wa ziada huongeza wakati wa mstari - hakuna uchumi wa kiwango katika kulinganisha orodha mbili kwa mikono.

Upatanisho wa Benki Kiotomatiki: Jinsi Unavyofanya Kazi

Bank reconciliation workflow - import, match, review, and complete in 4 automated steps

Upatanisho wa kiotomatiki hutumia programu kufanya kile ambacho umekuwa ukifanya kwa mwongozo: kulinganisha seti mbili za rekodi na kuashiria tofauti. Teknolojia ya msingi nyuma yake ni kulinganisha miamala - algoriti zinazooanisha maingizo kutoka kwa mlisho wako wa benki na maingizo katika programu yako ya uhasibu kulingana na tarehe, kiasi, mlipaji, na nambari ya marejeleo.

Mtiririko wa Kazi wa Kiotomatiki

Uingizaji data wa benki. Miamala huja kupitia mlisho wa benki (muunganisho wa moja kwa moja), uingizaji wa faili (CSV, OFX, QBO), au ubadilishaji wa PDF.
Injini ya kulinganisha. Programu inalinganisha miamala iliyoingizwa dhidi ya miamala yako iliyorekodiwa. Mechi kamili (tarehe sawa, kiasi sawa) hupatanishwa kiotomatiki. Mechi za karibu (tofauti ya siku moja, maelezo tofauti kidogo) huashiriwa kwa ukaguzi.
Ushughulikiaji wa kipekee. Miamala isiyolingana huwasilishwa kwenye foleni ya ukaguzi. Unachunguza na kuikategoria - ada ya benki uliyoisahau kurekodi, amana iliyo njiani, au kosa halisi.
Marekebisho na hati. Mfumo hutengeneza maingilio ya jarida kwa marekebisho na hutoa ripoti ya upatanisho kiotomatiki.

Kile Ambacho Otomatiki Hufanya Vizuri

Kasi. Kulinganisha kiotomatiki kunaweza kupunguza upatanisho kutoka masaa 10-15 hadi masaa 2-3 kwa kila mteja kwa mwezi - upunguzaji wa muda wa 80%.
Usahihi. Hakuna makosa ya usafirishaji. Hakuna miamala iliyoachwa. Hakuna kuhesabu mara mbili. Injini ya kulinganisha haichoki saa 4 jioni siku ya Ijumaa.
Uthabiti. Kila upatanisho hufuata mchakato huo huo, kila wakati. Hakuna tofauti kati ya wafanyikazi.
Njia ya ukaguzi. Kila mechi, kipekee, na marekebisho hurekodiwa kiotomatiki na muda na vitambulisho vya mtumiaji.

Kile Ambacho Otomatiki Inahitaji

Upatanisho wa kiotomatiki sio uchawi. Inahitaji data safi ya kufanya kazi nayo. Ikiwa benki yako inatoa tu taarifa za PDF na programu yako ya uhasibu haiwezi kuunganishwa kupitia milisho ya benki, bado unahitaji njia ya kupata data hiyo katika umbizo lililopangwa. Hapo ndipo ubadilishaji wa taarifa ya benki unapoingia kwenye mtiririko wa kazi - lakini zaidi juu ya hilo hivi karibuni.

Upatanisho wa Mwongozo dhidi ya Kiotomatiki: Ulinganisho

Kipengele	Upatanisho wa Mwongozo	Upatanisho wa Kiotomatiki
Wakati kwa mteja/mwezi	Saa 10-15	Saa 2-3
Usahihi	96-99% (kiwango cha makosa cha 1-4%)	99.5-99.9%
Gharama kwa upatanisho	$750-$1,125 (kwa $75/saa)	$150-$225 (kwa $75/saa)
Uwezo wa kuongezeka	Mstari - kila mteja huongeza wakati sawa	Chini ya mstari - injini ya kulinganisha hushughulikia wingi
Njia ya ukaguzi	Karatasi za mwongozo, zinazokabiliwa na mapengo	Kiotomatiki, yenye muda, kamili
Ugunduzi wa ulaghai	Inategemea umakini wa mkaguzi	Utambuzi wa ruwaza huashiria uhalifu
Wakati wa kuanzisha	Hakuna	Saa 1-2 kwa kila mteja (muunganisho wa awali)
Gharama ya programu	$0 (kazi tu)	$20-$200/mwezi kulingana na zana
Inafaa kwa	Wateja 1-5 rahisi	Wateja 5+ au akaunti ngumu

Kiwango cha kuvunja kawaida huwa karibu na wateja 5. Chini ya hapo, muda wa kuanzisha na gharama ya programu ya otomatiki inaweza isistahili. Zaidi ya hapo, upatanisho wa mwongozo unakuwa uharibifu wa muda usio na mwisho.

Makosa ya Kawaida ya Upatanisho wa Benki (na Jinsi ya Kuyarekebisha)

Iwe unapatanisha kwa mwongozo au kwa programu, haya ndiyo makosa yanayoonekana mara nyingi zaidi.

1. Tofauti za Muda

Inaonekana vipi: Amana inaonekana katika vitabu vyako tarehe Machi 31 lakini kwenye taarifa ya benki tarehe Aprili 1. Au hundi uliyoandika tarehe Machi 28 haionekani hadi Aprili 3.

Kwa nini hutokea: Benki huchakata miamala kwa ratiba yao wenyewe. Mwishoni mwa wiki, likizo, na nyakati za kukata huunda mapengo kati ya wakati unaporekodi muamala na wakati benki inafanya.

Jinsi ya kushughulikia: Fuatilia hizi kama amana zilizopo safarini na hundi zilizochomoza. Zinapaswa kutatuliwa katika kipindi kijacho. Ikiwa hazitatatuliwa ndani ya siku 30, chunguza.

2. Hundi Zilizochomoza

Hundi zinazoonekana katika vitabu vyako lakini hazionekani kamwe kwenye taarifa ya benki. Mpokeaji hajaziweka pesa taslimu, amezipoteza, au anashikilia. Kagua hundi zilizochomoza kila mwezi, fuatilia chochote kilicho zaidi ya siku 90, na uandike hundi ambazo zinazidi kizingiti cha usimamizi wa serikali yako (kawaida miaka 1 hadi 5).

3. Makosa ya Benki

Miamala kwenye taarifa ya benki ambayo haihusiani na akaunti yako, au kiasi ambacho kinatofautiana na kile ulichoidhinisha. Benki huchakata mamilioni ya miamala kila siku, na makosa hutokea kwa kiwango cha takriban 1 kati ya miamala 1,000. Wasiliana na benki mara moja na hati - wanahitajika kuchunguza chini ya Kanuni E au UCC.

4. Maingizo Mara Mbili

Muamala huo huo unaonekana mara mbili katika vitabu vyako kwa sababu mtu aliurekodi kutoka kwa taarifa ya benki na risiti au ankara. Tafuta rejista yako kwa kiasi na tarehe kamili, ghairi nakala mbili, na tekeleza mgawanyo wa majukumu: mtu mmoja anaingiza miamala, mwingine anapatanisha.

5. Makosa ya Uainishaji

Ununuzi wa vifaa vya $2,000 uliorekodiwa kama vifaa vya ofisi, au malipo ya mkopo yaliyogawanywa vibaya kati ya mkuu na riba. Maelezo ya benki kama "ACH DEBIT PAYROLL PROC 03-15" ni mafupi. Tumia sheria thabiti za muuzaji katika programu yako ya uhasibu kuainisha kiotomatiki kulingana na jina la mlipaji.

6. Ada za Benki Zisizoandikwa

Mizani ya vitabu vyako ni kubwa kuliko mizani ya benki kwa kiasi cha pande zote kinachoshangaza ambacho kinalingana na ada ya kila mwezi. Rekodi ada zote za benki zinapoonekana, na weka maingilio ya jarida yanayorudiwa kwa ada za kila mwezi zinazotabirika.

Jinsi ya Kuharakisha Upatanisho na Taarifa za Benki Zilizobadilishwa

Hapa ndipo upatanisho wa mwongozo na kiotomatiki unapoingiliana na shida ya vitendo: benki nyingi huwasilisha taarifa kama PDF. Programu yako ya uhasibu haiwezi kusoma PDF. Na milisho ya benki haishughulikii kila hali - akaunti zilizofungwa, vipindi vya kihistoria zaidi ya siku 90, benki za kimataifa, au benki ambazo hazitoi muunganisho wa moja kwa moja.

Suluhisho ni kubadilisha taarifa za benki za PDF kuwa umbizo ambalo programu yako ya uhasibu inaweza kuingiza. Mtiririko wa kazi unaonekana kama hii:

Badilisha taarifa ya PDF kwa kutumia zana kama kigeuzi cha taarifa ya benki cha PDFSub. Pakia PDF, na inachukua kila muamala - tarehe, maelezo, kiasi, mizani inayoendelea - kuwa data iliyopangwa.
Hamisha katika umbizo sahihi. Kwa QuickBooks, hamisha kama QBO. Kwa Xero, hamisha kama OFX. Kwa matumizi ya jumla, CSV au Excel hufanya kazi. PDFSub inasaidia umbizo hizi zote.
Ingiza kwenye programu yako ya uhasibu. Miamala hutua kwenye mlisho wako wa benki au rejista ya benki, tayari kwa kulinganisha na kuainisha.
Patanisha. Kwa data safi, iliyopangwa tayari katika mfumo, injini ya kulinganisha inaweza kufanya kazi yake. Kilichokuwa kinachukua masaa ya kulinganisha kwa mikono huchukua dakika.

Mtiririko huu huondoa sehemu ya kuchosha zaidi ya upatanisho wa mwongozo: kutazama PDF kwenye skrini moja na programu yako ya uhasibu kwenye nyingine, ukilinganisha miamala mstari kwa mstari.

Kwa maelezo ya kina, angalia miongozo yetu juu ya kuingiza taarifa za benki kwenye QuickBooks na kuingiza taarifa za benki kwenye Xero.

Upatanisho wa Benki kwa Programu ya Uhasibu

Kila jukwaa kuu la uhasibu hushughulikia upatanisho kidogo tofauti. Hapa kuna unachohitaji kujua kuhusu kila moja.

QuickBooks Online

QuickBooks ina zana ya upatanisho iliyojengewa ndani chini ya Mipangilio > Pata Upatanisho. Unachagua akaunti, unaingiza mizani ya mwisho na tarehe kutoka kwa taarifa yako ya benki, na QuickBooks inawasilisha orodha ya miamala ya kuangalia. Milisho ya benki huleta miamala kiotomatiki, lakini kwa vipindi bila milisho, unaweza kuingiza faili za QBO au CSV.

Nguvu ya QuickBooks: Kulinganisha kiotomatiki. Wakati miamala ya mlisho wa benki inalingana na miamala iliyorekodiwa (tarehe sawa, kiasi sawa), QuickBooks inapendekeza mechi. Ikubali kwa kubofya mara moja.

Udhaifu wa QuickBooks: Uingizaji wa CSV unahitaji umbizo maalum la safu, na makosa ya umbizo la tarehe husababisha makosa ya kimya. Umbizo la QBO hupita maswala haya kabisa - ndiyo sababu kubadilisha taarifa za benki kuwa QBO ndiyo njia inayopendekezwa.

Xero

Upatanisho wa Xero hutokea katika sehemu ya Akaunti za Benki. Miamala iliyoingizwa au kutoka kwa milisho ya benki huonekana kama "mistari ya taarifa," na Xero inapendekeza mechi dhidi ya ankara, bili, na maingizo ya mwongozo. Unathibitisha au kuunda miamala mipya moja kwa moja kutoka kwa mwonekano wa upatanisho.

Nguvu ya Xero: Mapendekezo ya kulinganisha ni ya akili. Xero hujifunza kutoka kwa ruwaza zako za uainishaji na inakuwa sahihi zaidi kwa muda.

Udhaifu wa Xero: Xero inapendelea umbizo la OFX kwa uingizaji wa benki. Uingizaji wa CSV unahitaji umbizo maalum sana (Tarehe, Kiasi, Mlipaji, Maelezo safu kwa mpangilio huo). Hamisho ya OFX ya PDFSub imeundwa kulingana na mahitaji ya Xero haswa.

Sage

Sage Business Cloud Accounting hupatanisha chini ya Banking > Pata Upatanisho na usaidizi kwa milisho ya benki, uingizaji wa CSV, na OFX. Nguvu yake ni usaidizi wa sarafu nyingi kwa akaunti za kimataifa. Udhaifu wake ni muunganisho mdogo wa benki moja kwa moja kuliko QuickBooks au Xero, haswa kwa benki ndogo za kikanda.

Wave

Wave ni jukwaa la bure maarufu kwa wataalamu wa kujitegemea. Inasaidia milisho ya benki na uingizaji wa CSV, lakini hakuna QBO au OFX. Upatanisho katika Wave unakaribia kuwa wa mwongozo kabisa - otomatiki ya kulinganisha ni mdogo ikilinganishwa na majukwaa yanayolipwa.

Mazoea Bora kwa Wahasibu Wanaoshughulikia Wateja Wengi

Ikiwa unaendesha mazoezi ya uwekaji hazina na wateja 10, 50, au 200+, upatanisho ni ama kikwazo chako kikubwa au mchakato wako uliorahisishwa zaidi. Hivi ndivyo jinsi ya kuufanya wa mwisho.

1. Sanifisha Mtiririko Wako wa Kazi

Tumia mchakato huo wa upatanisho kwa kila mteja. Hatua sawa, orodha sawa ya ukaguzi, umbizo sawa la hati. Hii inafanya uwezekano wa kupeana majukumu - mfanyakazi yeyote anaweza kuchukua upatanisho wa mteja yeyote na kujua hasa la kufanya.

2. Badilisha PDF Mara Moja

Wakati mteja anapotuma taarifa za benki za PDF, zibadilishe kuwa data iliyopangwa (QBO, OFX, au CSV) siku hiyo hiyo. Usiruhusu PDF zijilimbike. Hatua ya ubadilishaji huchukua dakika mbili kwa kila taarifa na kigeuzi cha taarifa ya benki cha PDFSub; kulinganisha na upatanisho ndio huchukua muda.

3. Patanisha kwa Mpangilio

Anza na kipindi cha zamani zaidi ambacho hakijapatanishwa na fanya mbele. Kuruka miezi huunda fujo inayoendelea - vitu vilivyochomoza kutoka Januari huathiri upatanisho wa Februari, ambao huathiri Machi, na kadhalika.

4. Weka Ratiba ya Upatanisho (na Ushikilie)

Upatanisho wa kila mwezi ndio kiwango cha chini kwa wateja wengi. Weka tarehe maalum: "Mteja A amepatanishwa kufikia tarehe 10, Mteja B kufikia tarehe 12." Weka kwenye kalenda. Itendee kama tarehe ya mwisho, sio pendekezo.

5. Tenganisha Uingizaji na Ukaguzi

Mtunzi anayeingiza miamala haipaswi kuwa yule anayepatanisha. Mgawanyo huu wa majukumu ni udhibiti wa msingi wa ndani unaogundua makosa na kuzuia ulaghai.

6. Hifadhi Orodha Inayoendelea ya Vipengele Vinavyorudiwa

Ada za benki, malipo ya kiotomatiki, na gharama zinazorudiwa ni sawa kila mwezi. Tengeneza orodha ya ukaguzi kwa kila mteja ili vipengele hivi virekodiwe kwa kuona mbele badala ya kugunduliwa wakati wa upatanisho.

7. Rekodi Vipekee

Unapokutana na tofauti, rekodi ilikuwa nini, kwa nini ilitokea, na jinsi ulivyoiweka sawa. Hii inakulinda wakati wa ukaguzi na husaidia wakati suala hilo hilo linapotokea tena.

Upatanisho wa Kila Mwezi dhidi ya Kila Wiki dhidi ya Kila Siku

Unapaswa kupatanisha mara ngapi? Inategemea na wingi wa miamala, uvumilivu wa hatari, na ni kiasi gani cha mwonekano wa mtiririko wa pesa biashara inahitaji.

Upatanisho wa Kila Mwezi

Inafaa kwa: Biashara ndogo ndogo zenye chini ya miamala 200 kwa mwezi, mtiririko wa pesa thabiti, na hatari ndogo ya ulaghai. Juhudi moja iliyojilimbikizia kwa mwezi, sambamba na mzunguko wa taarifa ya benki. Ubaya: makosa na ulaghai hugunduliwa kwa hadi siku 30.

Upatanisho wa Kila Wiki

Inafaa kwa: Biashara zinazokua na miamala 200-1,000 kwa mwezi, au biashara zenye hatari kubwa ya ulaghai. Hugundua makosa ndani ya siku 7 na ahadi ya kila wiki inayoweza kushughulikiwa ya dakika 30 hadi 60. Inahitaji milisho ya benki au ufikiaji wa taarifa mara kwa mara - benki zingine hutoa taarifa za kila mwezi tu.

Upatanisho wa Kila Siku

Inafaa kwa: Biashara zenye wingi mkubwa (miamala 1,000+ kwa mwezi), shughuli zenye pesa taslimu nyingi, na mazingira yenye hatari kubwa ya ulaghai kama rejareja na biashara ya mtandaoni. Inatoa usahihi wa karibu-halisi na ugunduzi wa ulaghai wa saa 24, lakini inafaa tu na zana kamili za kiotomatiki - gharama ya muda ni kubwa sana kwa upatanisho wa mwongozo.

Mwenendo

Kampuni nyingi za uhasibu zinahamia kutoka upatanisho wa kila mwezi hadi wa kila wiki kwani otomatiki inafanya iwezekane. Kwa kulinganisha kiotomatiki, upatanisho wa kila wiki unachukua dakika 15 hadi 20 kwa kila mteja badala ya saa kadhaa mara moja kwa mwezi.

Maswali Yanayoulizwa Mara Kwa Mara

Upatanisho wa benki ni nini?

Upatanisho wa benki ni mchakato wa kulinganisha rekodi zako za uhasibu za ndani dhidi ya taarifa yako ya benki ili kuthibitisha kuwa seti zote mbili za rekodi zinapatana. Wakati hazipatani, unachunguza tofauti na kufanya marekebisho hadi mizani ipatane.

Nikipatanishe akaunti za benki mara ngapi?

Kila mwezi ndio kiwango cha chini. Kila wiki ni bora kwa biashara zenye wingi wa miamala wa wastani hadi juu. Upatanisho wa kila siku unapendekezwa kwa biashara zenye wingi mkubwa au hatari kubwa, lakini unahitaji zana za kiotomatiki ili uwe wa vitendo.

Upatanisho wa benki unapaswa kuchukua muda gani?

Kwa mikono, tarajia masaa 10 hadi 15 kwa mwezi kwa kila mteja. Kwa kulinganisha kiotomatiki na uingizaji data safi, hiyo hupungua hadi masaa 2 hadi 3 - nyingi hutumiwa kuchunguza hali za kipekee na kurekodi marekebisho.

Ni nini husababisha mizozo mingi ya upatanisho?

Tofauti za muda ndio sababu ya kawaida - amana zilizopo safarini na hundi zilizochomoza ambazo hutatuliwa katika kipindi kijacho. Baada ya hapo, ada za benki zisizoandikwa na makosa ya uingizaji data ndio sababu zinazofuata zaidi.

Je, upatanisho wa benki unahitajika kisheria?

GAAP inahitaji upatanisho wa benki wa mara kwa mara kama udhibiti mkuu wa uhasibu. Kifungu cha 404 cha SOX kinahitaji kampuni zinazouzwa hadharani kudumisha udhibiti wa ndani uliorekodiwa, na upatanisho wa benki ni sehemu kuu. Kwa biashara ndogo ndogo, hakuna sheria maalum, lakini IRS inatarajia rekodi zinazolingana na shughuli za benki.

Je, ninaweza kuendesha upatanisho wa benki kiotomatiki kabisa?

Sio kabisa. Otomatiki hushughulikia kulinganisha, lakini hali za kipekee bado zinahitaji uamuzi wa kibinadamu. Je, tofauti ya $500 ni tofauti ya muda, kosa la benki, au ulaghai? Ni mtu tu anayeweza kufanya uamuzi huo. Lengo ni kuondoa kazi ya kiufundi (80% ya juhudi) ili uweze kuzingatia maamuzi.

Ni umbizo gani ninahitaji kwa kuingiza data ya benki?

QuickBooks Online hufanya kazi vyema na faili za QBO. Xero inapendelea OFX. Majukwaa mengi yanakubali CSV, lakini uingizaji wa CSV unahitaji umbizo makini. Kigeuzi cha taarifa ya benki cha PDFSub huhamisha katika umbizo hizi zote - QBO, OFX, CSV, Excel, na zaidi.

Ni kiasi gani cha wastani cha kosa la upatanisho?

Makadirio yanaanzia $500 hadi $5,000 kwa kila kosa katika athari za baadaye - taarifa za kifedha zisizo sahihi, adhabu za faili za kodi, na maamuzi ya biashara yaliyofanywa kwa data isiyo sahihi.

Mstari wa Chini

Upatanisho wa benki sio hiari. Ni mchakato unaoweka vitabu vyako kuwa vya kweli, utiifu wako kuwa sawa, na biashara za wateja wako kuwa na mwonekano wa kifedha. Swali sio kama utapatanisha - bali ni jinsi gani.

Upatanisho wa mwongozo hufanya kazi, lakini ni wa polepole, una makosa, na hauwezi kuongezeka. Kwa masaa 10 hadi 15 kwa kila mteja kwa mwezi, ni uharibifu mkuu wa muda katika mazoezi mengi ya uwekaji hazina. Upatanisho wa kiotomatiki huupunguza hadi masaa 2 hadi 3 kwa kushughulikia kulinganisha kwa kiufundi na kuwasilisha tu hali za kipekee zinazohitaji utaalamu wako.

Sehemu inayokosekana kwa wahasibu wengi ni njia ya data. Milisho ya benki hufunika akaunti zinazotumika na miunganisho ya moja kwa moja, lakini haisaidii kwa taarifa za PDF pekee, data ya kihistoria, akaunti zilizofungwa, au benki za kimataifa. Kubadilisha taarifa za benki za PDF kuwa umbizo la QBO, OFX, au CSV huunganisha pengo hilo na kufanya upatanisho wa kiotomatiki uwezekane kwa kila mteja na kila akaunti.

Jaribu PDFSub bila malipo kwa siku 7 - ufikiaji kamili wa Kigeuzi cha Taarifa ya Benki na zana 84+ zingine za PDF kwenye mpango wa Kila Kitu ( $20/mtumiaji/mwezi mwaka). Ghairi wakati wowote.

Ikiwa unatumia muda mwingi kuingiza data kuliko kuichambua, hesabu ni rahisi: badilisha, ingiza, linganisha, patanisha. Anza na kigeuzi cha taarifa ya benki cha PDFSub na uone ni muda kiasi gani unarejesha.