Cara Mengimpor Laporan Bank of America ke QuickBooks (dan Xero)
Konversi laporan PDF Bank of America ke format QBO dan impor ke QuickBooks Online dalam empat langkah. Alur kerja yang sama menggunakan OFX untuk Xero. Termasuk penanganan Subtractions / Additions khusus BofA dan sisipan salin-tempel untuk blog Anda.
Anda memiliki laporan PDF Bank of America dan Anda membutuhkannya di dalam QuickBooks. Umpan bank macet, rekening ditutup, Anda sedang onboarding klien di pertengahan tahun, atau Anda mencoba unggahan PDF bawaan QuickBooks dan hasilnya berantakan. Apapun alasannya: Anda memerlukan cara untuk mengubah PDF tersebut menjadi impor bersih yang benar-benar diterima oleh QuickBooks (atau Xero).
Ini alur kerjanya. Empat langkah. Alur yang sama menangani Xero - cukup tukar format ekspornya. Bagian tersulitnya adalah memilih format yang tepat dan mengetahui kekhasan khusus BofA (istilah Pengurangan vs Penambahan, bagian Cek Dibayar terpisah, laporan bundel yang menggabungkan beberapa rekening) yang membingungkan alat konversi generik.
Ingin menggunakan panduan ini di blog Anda? Salin kode sisipan ini:
Mengapa Anda Tidak Bisa Langsung Mengunggah PDF BofA
QuickBooks Online menerima unggahan file dalam format .qbo, .ofx, .qfx, dan .csv. Tidak menerima PDF untuk impor bank - fitur unggah PDF umpan bank adalah untuk mengisi celah sesekali pada rekening yang terhubung dan secara diam-diam menurun ke OCR dengan hasil yang beragam.
Xero mendukung .ofx, .csv, .qbo, .qfx, dan .qif. Batasan yang sama: tidak ada PDF.
Jadi alur kerja dimulai dengan konversi format. Anda dapat melakukannya secara manual (salin-tempel ke spreadsheet, lalu format dan simpan sebagai CSV) atau dengan konverter laporan bank yang mengetahui struktur laporan Bank of America. Pendekatan konverter lebih cepat dan menghindari langkah pemetaan kolom di dalam QuickBooks karena file .qbo menyertakan metadata kolom.
Untuk detail format, lihat panduan QBO vs CSV vs OFX kami - pohon keputusan format di bagian atas mencakup setiap platform akuntansi dalam sekali lihat.
Langkah 1: Unduh PDF BofA
- Masuk di bankofamerica.com
- Buka rekening yang Anda butuhkan
- Buka Statements & Documents
- Pilih periode laporan
- Klik Download PDF
Bank of America menyimpan hingga 7 tahun laporan yang tersedia dengan cara ini. Rekening yang lebih lama mungkin memiliki retensi yang lebih pendek; periksa daftar tanggal laporan sebelum berasumsi.
Jika Anda memiliki rekening bundel (misalnya, giro dan tabungan dalam satu laporan), PDF mencakup kedua rekening dalam satu dokumen dengan bagian terpisah. PDFSub mengenali pemisah bagian dan memungkinkan Anda memilih untuk mengekspornya sebagai file terpisah atau digabungkan.
Langkah 2: Unggah ke PDFSub
Buka Konverter Laporan Bank PDFSub. Seret PDF BofA ke zona jatuhkan atau klik untuk menelusuri.
PDFSub mengenali templat BofA secara otomatis. Untuk PDF digital (apa pun yang Anda unduh langsung dari bankofamerica.com, bukan hasil pindaian cetakan), ekstraksi berjalan sepenuhnya di peramban Anda melalui mesin Tingkat 1 PDFSub - file tidak pernah meninggalkan perangkat Anda. Itu penting ketika Anda bekerja dengan data klien di bawah surat perjanjian.
PDFSub menunjukkan kepada Anda transaksi yang diurai sebelum Anda berkomitmen untuk mengekspor, sehingga Anda dapat memeriksa beberapa baris terhadap PDF asli.
Penanganan khusus BofA yang dilakukan PDFSub secara otomatis:
- Kolom
SubtractionsdanAdditionsdipetakan ke satu jumlah bertanda (negatif untuk pengurangan). Alat generik yang mengharapkan header "Withdrawals/Deposits" sama sekali tidak mengenali ini. - Bagian Checks Paid yang terpisah (dengan gambar cek terpotong) diperlakukan sebagai transaksi, bukan gambar. Nomor cek disimpan sebagai bidang referensi.
- Tabel ringkasan Daily Balance di akhir laporan dikecualikan dari daftar transaksi (ini adalah ringkasan, bukan transaksi).
- Laporan bundel yang menggabungkan beberapa rekening dalam satu PDF dibagi dengan benar - Anda dapat mengekspor setiap rekening secara terpisah atau digabungkan.
- Deskripsi transaksi multi-baris (misalnya, nama pedagang di satu baris, lokasi dan referensi di baris berikutnya) digabungkan menjadi satu bidang deskripsi, tidak dibagi menjadi baris terpisah.
Langkah 3: Pilih Format Ekspor yang Tepat
Setelah data diekstraksi, pilih format yang sesuai dengan tujuan data tersebut:
| Tujuan | Format | Mengapa |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Format asli, tidak perlu pemetaan kolom, deteksi duplikat otomatis |
| QuickBooks Desktop | .qbo atau .iif |
QBO melalui Web Connect, IIF untuk impor batch |
| Xero | .ofx |
Lebih disukai daripada CSV - menyertakan metadata rekening dan ID duplikat |
| Sage | .csv atau .ofx |
OFX lebih disukai bila didukung |
| Wave | .csv atau .ofx |
Keduanya berfungsi; OFX memberi Anda deteksi duplikat |
| FreshBooks | .csv |
Satu-satunya format impor yang didukung |
| Quicken | .qfx atau .qif |
QFX untuk Quicken modern, QIF untuk versi lama |
Untuk sisa panduan ini, kita akan menggunakan .qbo dan .ofx. Klik Download di PDFSub dan simpan file di tempat yang dapat Anda temukan lagi.
Langkah 4a: Impor .QBO ke QuickBooks Online
- Di QuickBooks, buka Banking (atau Transactions -> Bank transactions)
- Klik Link account di kanan atas
- Pilih Upload from file di bagian bawah dialog
- Seret file
.qbomasuk (atau klik untuk menelusuri) - Pilih rekening QuickBooks yang menjadi milik laporan ini
- Konfirmasikan rentang tanggal dan klik Next
- Tinjau transaksi yang diurai - mereka muncul di tab For Review
Itu saja. Karena .qbo adalah format asli QuickBooks, Anda melewati langkah pemetaan kolom yang dipaksakan oleh impor CSV. File tersebut menyertakan nilai FITID (Financial Institution Transaction ID) untuk setiap transaksi, jadi jika Anda secara tidak sengaja mengimpor ulang laporan yang sama, QuickBooks secara diam-diam melewati duplikat alih-alih menggandakan semuanya.
Batasan file yang perlu diketahui:
- QuickBooks Online membatasi unggahan hingga 350 KB per file dan 1.000 transaksi per impor
- Sebagian besar laporan BofA bulanan jauh di bawah ini. Untuk rekening bisnis dengan volume transaksi tinggi atau impor dari awal tahun, pisahkan berdasarkan bulan
Langkah 4b: Impor .OFX ke Xero (Alur yang Sama)
Jika Anda bekerja di Xero alih-alih QuickBooks, satu-satunya yang berubah adalah format file dan jalur menu:
- Kembali ke PDFSub dan ekspor sebagai
.ofxalih-alih.qbo - Di Xero, navigasikan ke Accounting -> Bank accounts
- Klik rekening bank yang relevan
- Klik Manage account -> Import a statement
- Seret file
.ofxmasuk - Xero mendeteksi format dan mengurai transaksi
- Tinjau dan konfirmasikan
Xero, seperti QuickBooks, mengenali ID deteksi duplikat OFX. Mengimpor ulang file yang sama aman.
Kesalahan Umum dan Perbaikan
"File could not be processed" di QuickBooks. Biasanya berarti file melebihi 350 KB atau berisi lebih dari 1.000 transaksi. Pisahkan laporan menjadi beberapa bagian yang lebih kecil (satu bulan setiap kali) dan impor ulang.
Transaksi duplikat muncul. Jika duplikat muncul, Anda mungkin mengimpor file .csv (tanpa deteksi duplikat) alih-alih .qbo. Ekspor ulang dari PDFSub sebagai .qbo dan gunakan itu.
Laporan bundel diimpor ke satu rekening padahal Anda menginginkan keduanya terpisah. Ketika PDFSub mendeteksi laporan multi-rekening, ia menawarkan untuk memisahkannya. Jika Anda melewatkan prompt itu, unggah ulang PDF dan pilih "Split by account" sebelum mengekspor.
Bagian Cek Dibayar muncul sebagai duplikat dari daftar transaksi utama. Ini terjadi ketika alat generik mengimpor daftar transaksi dan bagian Cek Dibayar. PDFSub secara otomatis menduplikasi ini berdasarkan nomor cek; jika Anda melihat ini, Anda mungkin menggunakan alat yang berbeda.
Transaksi hilang. Periksa tabel Ringkasan Saldo Harian di akhir laporan - perubahan saldo antar hari harus sama dengan jumlah transaksi untuk hari itu. Jika total tidak cocok, alat Anda mungkin melewatkan bagian tertentu. Hitung transaksi di PDF terlebih dahulu untuk mengonfirmasi.
Bank berbeda dari BofA? PDFSub mengenali lebih dari 20.000 templat bank. Alur kerja empat langkah yang sama berlaku. Untuk panduan format berdasarkan perangkat lunak, lihat pohon keputusan QBO vs CSV vs OFX. Untuk pengantar independen dari laporan bank ke QuickBooks, lihat Cara Mengimpor Laporan Bank ke QuickBooks Online.
Saat Anda Sudah Memiliki Ekspor Aktivitas Asli BofA (Riwayat Terbatas)
Bank of America menawarkan unduhan langsung untuk aktivitas transaksi di tampilan Aktivitas Rekening untuk rekening yang masih terbuka dan aktif. Ini berfungsi untuk data cepat dan terbaru tetapi tidak untuk pekerjaan historis atau audit:
- Riwayat terbatas (biasanya 18-24 bulan terakhir untuk giro, 90 hari untuk kartu kredit)
- Hanya umpan transaksi - tidak ada saldo awal, saldo akhir, ringkasan biaya, atau tabel saldo harian
- Pilihan format bervariasi berdasarkan jenis rekening dan lini produk
Untuk pembukuan bulanan yang berkelanjutan, unduhan asli sudah cukup. Untuk audit, persiapan pajak, atau onboarding historis, Anda memerlukan alur kerja PDF -> PDFSub -> QBO di atas. Jika Anda juga perlu mengekstrak data BofA ke Excel untuk analisis (bukan impor), lihat panduan BofA ke Excel kami.
Ringkasan
- Unduh PDF BofA dari bankofamerica.com (hingga 7 tahun)
- Unggah ke Konverter Laporan Bank PDFSub
- Ekspor sebagai
.qbo(QuickBooks) atau.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> selesai. Tidak perlu pemetaan kolom, deteksi duplikat otomatis
Seluruh alur kerja memakan waktu sekitar 90 detik per laporan setelah Anda melakukannya sekali. Pengurangan, Penambahan, Cek Dibayar, Saldo Harian, laporan bundel - semuanya ditangani secara otomatis.