So beheben Sie häufige Fehler beim Import von Kontoauszügen in QuickBooks und Xero

Sie haben Ihren Kontoauszug als CSV-Datei vorbereitet. Sie laden ihn in QuickBooks oder Xero hoch. Und dann: eine Fehlermeldung. Oder schlimmer – keine Fehlermeldung, aber die Daten sind eindeutig falsch. Daten sind vertauscht. Beträge stehen in der Beschreibungsspalte. Transaktionen vom Januar erscheinen im Oktober.

Fehler beim Import von Kontoauszügen sind der häufigste Engpass in der Buchhaltung für Buchhalter, die mehrere Kunden verwalten. Die Fehler sind normalerweise behebbar, aber nur, wenn Sie wissen, was sie verursacht. Eine vage Meldung "Import fehlgeschlagen" sagt Ihnen nicht, ob das Problem das Datumsformat, die Spaltenstruktur, die Dateikodierung oder eine einzelne Leerzeile in Zeile 847 ist.

Diese Anleitung behandelt die acht häufigsten Importfehler in QuickBooks Online und Xero mit spezifischen Lösungen für jeden einzelnen.

Fehler 1: Falsches Datumsformat

Das Symptom: Der Import schlägt mit der Fehlermeldung "Datumsformat nicht erkannt" fehl. Oder der Import gelingt, aber die Daten sind falsch – der 6. März wird zum 3. Juni.

Warum es passiert: QuickBooks und Xero interpretieren Daten basierend auf der Gebietsschemaeinstellung Ihres Kontos. Wenn Ihr Konto auf das US-Format (MM/TT/JJJJ) eingestellt ist, Ihr CSV aber das UK-Format (TT/MM/JJJJ) enthält, lehnt das Tool entweder die Daten ab oder vertauscht Monat und Tag stillschweigend.

Das gefährlichste Szenario sind mehrdeutige Daten. 03/06/2026 könnte der 3. Juni oder der 6. März sein – und wenn die Tageszahl 12 oder kleiner ist, kann das Tool nicht wissen, welches korrekt ist. Es rät basierend auf Ihrer Gebietsschemaeinstellung.

So beheben Sie es:

In QuickBooks Online:

1. Gehen Sie zu Einstellungen (Zahnradsymbol) > Konto und Einstellungen > Erweitert
2. Überprüfen Sie die Einstellung für das Datumsformat – sie sollte mit Ihrem CSV übereinstimmen
3. Wenn Ihr CSV TT/MM/JJJJ verwendet und Ihr QuickBooks auf MM/TT/JJJJ eingestellt ist, konvertieren Sie entweder die CSV-Daten oder ändern Sie vorübergehend die QuickBooks-Einstellung während des Imports

In Xero:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Datumsformat
2. Vergewissern Sie sich, dass es mit Ihrem CSV übereinstimmt
3. Xero ist beim Import von Datumsformaten tendenziell flexibler, aber mehrdeutige Daten können immer noch Probleme verursachen

Bewährte Methode: Verwenden Sie im CSV-Format YYYY-MM-DD (ISO 8601). Es ist eindeutig – kein Tool kann 2026-03-15 falsch interpretieren. Sowohl QuickBooks als auch Xero akzeptieren dieses Format unabhängig von den Gebietsschemaeinstellungen.

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Fehler 2: Falsche Spaltenzuordnung

Das Symptom: Beträge erscheinen im Beschreibungsfeld. Beschreibungen erscheinen im Betragsfeld. Daten sind über mehrere Spalten verteilt.

Warum es passiert: Die Spaltenreihenfolge Ihres CSV entspricht nicht dem, was das Importtool erwartet, und der Schritt zur Spaltenzuordnung wurde falsch ausgeführt oder übersprungen.

QuickBooks Online erwartet CSV-Dateien entweder im:

• 3-Spalten-Format: Datum, Beschreibung, Betrag
• 4-Spalten-Format: Datum, Beschreibung, Gutschrift, Lastschrift

Xero ist flexibler, erfordert aber dennoch eine explizite Spaltenzuordnung während des Imports.

So beheben Sie es:

In QuickBooks Online:

1. Während des Imports zeigt QuickBooks eine Vorschau der Spaltenzuordnung an
2. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs, um jede Spalte dem richtigen Feld zuzuweisen
3. Wenn die Vorschau Daten in den falschen Feldern anzeigt, ordnen Sie sie neu zu, bevor Sie bestätigen
4. Wenn keine Vorschau angezeigt wird (Datei abgelehnt), stellen Sie sicher, dass Ihr CSV Spaltenüberschriften in der ersten Zeile hat

In Xero:

1. Auf dem Bildschirm Spalten zuordnen während des Imports zeigt Xero jede Spalte und ein Dropdown-Menü an
2. Ordnen Sie "Datum" Ihrer Datumspalte, "Zahler" oder "Beschreibung" Ihrer Textspalte zu
3. Ordnen Sie "Betrag" oder "Lastschrift"/"Gutschrift" Ihren Betragsspalten zu
4. Verwenden Sie die Vorschauzeilen, um zu überprüfen, ob die Zuordnung korrekt ist

Bewährte Methode: Fügen Sie immer klare Überschriften in die erste Zeile Ihres CSV ein: Datum, Beschreibung, Betrag. Sowohl QuickBooks als auch Xero verwenden Überschriften zur automatischen Erkennung der Spaltenzuordnung. Ohne Überschriften sind Sie auf positionsbasierte Erkennung angewiesen, die fehleranfällig ist.

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Fehler 3: Doppelte Transaktionen

Das Symptom: Nach dem Import sehen Sie dieselben Transaktionen zweimal – einmal aus dem Bank-Feed und einmal aus dem manuellen Import.

Warum es passiert: Sie haben ein CSV importiert, das Daten abdeckt, die bereits über die Bankverbindung in Ihrer Buchhaltungssoftware vorhanden sind. Sowohl der Feed als auch der Import haben Einträge für dieselben Transaktionen erstellt.

Dies ist das häufigste Importproblem für laufende Konten. Es ist leicht zu beheben, aber mühsam – Sie müssen die Duplikate finden und löschen, ohne versehentlich legitime Transaktionen zu entfernen.

So beheben Sie es:

In QuickBooks Online:

1. Gehen Sie zu Banking > Bank-Feed
2. Suchen Sie nach Transaktionen, die sowohl im Feed als auch im importierten Satz erscheinen
3. QuickBooks markiert möglicherweise einige Duplikate automatisch – überprüfen und bestätigen Sie
4. Bei nicht erkannten Duplikaten sortieren Sie nach Betrag und Datum, um Übereinstimmungen zu finden
5. Löschen Sie die manuell importierte Version (behalten Sie die Bank-Feed-Version, da sie die Transaktions-ID der Bank enthält)

In Xero:

1. Die Abgleichansicht von Xero hebt potenzielle Duplikate hervor
2. Gehen Sie zu Bankkonten > [Konto] > Kontoauszüge
3. Suchen Sie nach doppelten Kontoauszugszeilen
4. Löschen Sie die importierten Duplikate aus dem Auszug, nicht aus abgeglichenen Einträgen

Bewährte Methode: Überprüfen Sie vor dem Import, welcher Datumsbereich bereits vom Bank-Feed abgedeckt ist. Importieren Sie nur Daten außerhalb dieses Bereichs. Wenn es Überschneidungen gibt, verwenden Sie eine Tabelle, um die überschneidenden Daten aus Ihrem CSV zu entfernen, bevor Sie es hochladen.

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Fehler 4: Zeichenkodierungsfehler

Das Symptom: Der Import schlägt mit einem vagen Fehler fehl, oder Beschreibungen enthalten fehlerhafte Zeichen wie é anstelle von é oder â€" anstelle eines Gedankenstrichs.

Warum es passiert: Ihre CSV-Datei ist in einer Kodierung (wie Windows-1252 oder ISO-8859-1) gespeichert, die nicht mit der vom Importtool erwarteten Kodierung (normalerweise UTF-8) übereinstimmt. Internationale Zeichen, Akzente und Sonderzeichen werden während der Kodierungskonvertierung verstümmelt.

Dies ist besonders häufig bei Kontoauszügen aus nicht-englischsprachigen Ländern oder aus älteren Banksystemen, die in älteren Kodierungen exportieren.

So beheben Sie es:

1. Öffnen Sie die CSV in einem Texteditor, der die Kodierung anzeigt (wie Notepad++ oder VS Code)
2. Überprüfen Sie die aktuelle Kodierung (in der Statusleiste angezeigt)
3. Wenn es nicht UTF-8 ist, speichern Sie die Datei als UTF-8 ohne BOM
4. Das BOM (Byte Order Mark) ist ein unsichtbares Zeichen am Anfang der Datei, das einige Systeme hinzufügen, die Importtools aber nicht erwarten – das Entfernen verhindert einen häufigen Fehler "erste Spalte nicht erkannt"

In einer Tabellenkalkulation:

1. Öffnen Sie die CSV
2. Verwenden Sie "Speichern unter" und wählen Sie explizit "CSV UTF-8" als Format
3. Wenn Ihre Anwendung keine UTF-8-CSV anbietet, versuchen Sie "Unicode-Text" oder verwenden Sie eine andere Anwendung

Bewährte Methode: Verwenden Sie immer die UTF-8-Kodierung für CSVs. Sie verarbeitet jedes Zeichen aus jeder Sprache. PDFSub exportiert CSVs standardmäßig in UTF-8.

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Fehler 5: Fehlende oder zusätzliche Spalten

Das Symptom: Fehler "Keine gültigen Auszugsdaten gefunden" oder "Datei kann nicht gelesen werden".

Warum es passiert: Ihre CSV enthält zusätzliche Spalten (Saldo, Referenznummer, Schecknummer, Kategorie), die das Importtool nicht erwartet, oder es fehlen erforderliche Spalten.

QuickBooks Online ist besonders streng: Es erwartet 3 Spalten (Datum, Beschreibung, Betrag) oder 4 Spalten (Datum, Beschreibung, Gutschrift, Lastschrift). Zusätzliche Spalten können dazu führen, dass der gesamte Import fehlschlägt.

Xero ist nachsichtiger – Sie können die benötigten Spalten zuordnen und zusätzliche ignorieren –, aber wenn erforderliche Spalten fehlen, schlägt der Import trotzdem fehl.

So beheben Sie es:

Zusätzliche Spalten entfernen:

1. Öffnen Sie die CSV in einer Tabellenkalkulation
2. Löschen Sie alle Spalten, die nicht Datum, Beschreibung oder Betrag (oder Lastschrift/Gutschrift) sind
3. Häufig zu entfernende Spalten: Saldo, Laufender Saldo, Schecknummer, Referenz, Kategorie, Typ
4. Speichern und erneut hochladen

Fehlende Spalten hinzufügen: Wenn Ihre CSV nur Datum und Betrag (keine Beschreibung) enthält, fügen Sie eine Beschreibungsspalte mit Platzhaltertext wie "Banktransaktion" hinzu. Sowohl QuickBooks als auch Xero benötigen für jede Transaktion eine Textbeschreibung.

Bewährte Methode: Formatieren Sie Ihre CSV exakt passend zum Ziel: Datum, Beschreibung, Betrag. Nicht mehr und nicht weniger. Der CSV-Export von PDFSub gibt Ihnen die Kontrolle darüber, welche Spalten enthalten sein sollen.

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Fehler 6: Probleme bei der Betragsformatierung

Das Symptom: Beträge werden falsch interpretiert – 1.234,56 $ werden zu 1,23 $ oder 123.456 $. Oder Beträge werden vollständig abgelehnt.

Warum es passiert: Mehrere Formatierungsprobleme können Beträge während des Imports beschädigen:

• Währungssymbole in der Betragsspalte (1.234,56 $ anstelle von 1234.56)
• Tausendertrennzeichen, die als Dezimalpunkte interpretiert werden (europäische , vs. US-.)
• Klammern für negative Beträge werden nicht erkannt – (500,00) anstelle von -500,00
• Leerzeichen im Betragsfeld
• Text gemischt mit Zahlen – 1234,56 G oder S 500,00

So beheben Sie es:

1. Öffnen Sie die CSV in einer Tabelle
2. Entfernen Sie in der Betragsspalte: - Alle Währungssymbole ($, EUR, GBP usw.) - Alle Tausendertrennzeichen (Kommas im US-Format, Punkte im europäischen Format) - Alle Leerzeichen - Alle Textbezeichnungen (G, S, Gutschrift, Lastschrift)
3. Konvertieren Sie Klammernegative in Minus-Zeichen-Negative: (500,00) wird zu -500,00
4. Stellen Sie sicher, dass das Dezimaltrennzeichen mit dem Gebietsschema Ihrer Buchhaltungssoftware übereinstimmt (normalerweise ein Punkt)
5. Speichern und erneut hochladen

Für Zahlen im europäischen Format (Komma als Dezimaltrennzeichen, Punkt als Tausendertrennzeichen):

• Entfernen Sie alle Punkt-Tausendertrennzeichen: 1.234,56 wird zu 1234,56
• Ersetzen Sie das Komma-Dezimaltrennzeichen durch einen Punkt: 1234,56 wird zu 1234.56
• Dies konvertiert in das US-Format, das QuickBooks und Xero erwarten (unter Annahme des US-Gebietsschemas)

Bewährte Methode: Exportieren Sie CSVs mit sauberen Beträgen – nur Ziffern, Dezimalpunkt und Minuszeichen. Keine Symbole, keine Trennzeichen, kein Text.

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Fehler 7: Leerzeilen und Leerzeichen

Das Symptom: Fehler "Keine gültigen Auszugsdaten", oder der Import stoppt teilweise in der Datei.

Warum es passiert: Ihre CSV enthält leere Zeilen – entweder oben (vor der Kopfzeile), in der Mitte (zwischen Transaktionsblöcken) oder unten (nach der letzten Transaktion). Einige CSVs enthalten auch unsichtbare Leerzeichen, die wie leere Zellen aussehen, aber nicht wirklich leer sind.

Kontoauszugs-PDFs enthalten oft Kopfzeilen, Abschnittstrenner und Zusammenfassungsblöcke, die bei der Konvertierung in CSV durch einfache Tools zu leeren Zeilen werden.

So beheben Sie es:

1. Öffnen Sie die CSV in einer Tabellenkalkulation
2. Scrollen Sie durch die gesamte Datei und suchen Sie nach leeren Zeilen
3. Löschen Sie alle leeren Zeilen – insbesondere solche vor der Kopfzeile
4. Überprüfen Sie Zeilen, die leer erscheinen, aber versteckte Leerzeichen enthalten (wählen Sie die Zelle aus und überprüfen Sie die Formelleiste)
5. Löschen Sie alle Zusammenfassungszeilen am Ende (Summen, Eröffnungs-/Schlussbilanzzeilen)
6. Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, nicht einen Banknamen oder Berichtsnamen
7. Speichern und erneut hochladen

In einem Texteditor:

1. Öffnen Sie die CSV in einem einfachen Texteditor
2. Suchen Sie nach Zeilen, die nur Kommas enthalten (,,,) – das sind leere Zeilen
3. Löschen Sie sie
4. Suchen Sie auch nach Zeilen am Anfang, die keine Transaktionsdaten sind (Bankname, Kontonummer, Auszugszeitraum)
5. Entfernen Sie alles, was keine Kopfzeile oder Transaktionsdaten ist

Bewährte Methode: Eine saubere CSV beginnt mit der Kopfzeile in Zeile 1, gefolgt von den Transaktionsdaten, ohne leere Zeilen irgendwo. PDFSub entfernt nicht-transaktionale Inhalte während der Extraktion.

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Fehler 8: Dateigrößen- oder Transaktionsanzahl-Limits

Das Symptom: "Datei zu groß" oder der Import scheint abzuschließen, importiert aber nur einen Teil der Transaktionen.

Warum es passiert: Sowohl QuickBooks als auch Xero haben Limits für die Dateigröße und die Anzahl der Transaktionen beim Import:

• QuickBooks Online: Ungefähr 1.000 Transaktionen pro Importdatei
• Xero: Kein festes veröffentlichtes Limit, aber sehr große Dateien können zu Timeouts führen

Wenn Sie die Transaktionen eines ganzen Jahres mit täglichen Buchungen für ein aktives Konto importieren, werden Sie diese Limits wahrscheinlich überschreiten.

So beheben Sie es:

1. Teilen Sie Ihre CSV in monatliche Dateien auf
2. Importieren Sie jeden Monat separat
3. Überprüfen Sie die Transaktionsanzahl nach jedem Import

Aufteilen in einer Tabelle:

1. Öffnen Sie die große CSV
2. Nach Datum sortieren
3. Wählen Sie alle Zeilen für einen Monat aus, kopieren Sie sie in eine neue Datei
4. Speichern Sie mit derselben Kopfzeile
5. Wiederholen Sie dies für jeden Monat

Bewährte Methode: Monatlich importieren. Es geht nicht nur darum, Limits zu vermeiden – monatliche Importe sind leichter zu überprüfen, leichter abzugleichen und leichter zu beheben, wenn etwas schiefgeht.

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Wie PDFSub diese Fehler verhindert

Die meisten dieser Importfehler entstehen während der PDF-zu-CSV-Konvertierung – nicht während des Imports selbst. Ein Konvertierungstool, das saubere, korrekt formatierte Ausgaben erzeugt, eliminiert die meisten Probleme, bevor sie entstehen.

Der Kontoauszugs-Konverter von PDFSub adressiert jede Fehlerquelle:

Fehler	Wie PDFSub ihn verhindert
Falsches Datumsformat	Erkennt das Datumsformat automatisch aus der Bankvorlage; exportiert in Ihrem gewählten Format
Falsche Spaltenzuordnung	Gibt Standardspalten Datum, Beschreibung, Betrag aus
Doppelte Transaktionen	Enthält Transaktionsdaten zur einfachen Filterung vor dem Import
Kodierungsfehler	Exportiert standardmäßig als UTF-8
Fehlende/zusätzliche Spalten	Gibt nur die Spalten aus, die Ihre Buchhaltungssoftware benötigt
Betragsformatierung	Saubere Zahlen: keine Symbole, keine Trennzeichen, Punkt als Dezimaltrennzeichen
Leerzeilen	Entfernt nicht-transaktionale Inhalte während der Extraktion
Dateigrößenlimits	Kann in monatlichen Segmenten exportieren

Für QuickBooks können Sie auch direkt in das QBO-Format exportieren, was CSV-Formatierungsprobleme vollständig umgeht. QBO-Dateien werden von QuickBooks automatisch zugeordnet, ohne Spaltenkonfiguration.

Für Xero funktioniert der CSV-Export mit Standardspaltenüberschriften reibungslos mit dem flexiblen Importsystem von Xero.

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Checkliste zur schnellen Fehlerbehebung

Wenn ein Import fehlschlägt, gehen Sie diese Checkliste durch:

• Überschriften: Hat das CSV klare Spaltenüberschriften in Zeile 1?
• Datumsformat: Entsprechen die Daten dem Gebietsschema Ihrer Buchhaltungssoftware?
• Betragsformat: Nur saubere Zahlen? Keine Symbole, Trennzeichen oder Text?
• Spaltenanzahl: Hat das CSV genau die richtige Anzahl von Spalten?
• Kodierung: Ist die Datei als UTF-8 gespeichert?
• Leerzeilen: Gibt es leere Zeilen oben, in der Mitte oder unten?
• Zeilenanzahl: Unter 1.000 Transaktionen (für QuickBooks)?
• Datumsbereich: Überschneidungen mit bestehenden Bank-Feed-Transaktionen?
• Dateiname: Kurz und einfach (keine Sonderzeichen)?
• Dateiformat: CSV (kommagetrennt), nicht Semikolon oder Tabulator?

Wenn Sie alle zehn Punkte überprüft haben und der Import immer noch fehlschlägt, liegt das Problem wahrscheinlich in den Rohdaten selbst – eine bestimmte Transaktion mit ungewöhnlichen Zeichen oder Formatierungen, die den Parser zum Absturz bringt. Versuchen Sie, nur die ersten 50 Zeilen zu importieren, um das Problem zu isolieren.

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Häufig gestellte Fragen

Warum lehnt QuickBooks mein CSV ab, während Xero es akzeptiert?

QuickBooks Online hat strengere CSV-Anforderungen als Xero. QuickBooks erwartet genau 3 oder 4 Spalten, ist weniger flexibel bei Datumsformaten und empfindlicher gegenüber Kodierungsproblemen. Der Import von Xero erlaubt mehr Spalten (Sie ordnen nur die benötigten zu) und verarbeitet mehr Datumsformatvariationen. Wenn Ihr CSV in Xero funktioniert, aber nicht in QuickBooks, überprüfen Sie zuerst die Spaltenanzahl und das Datumsformat.

Kann ich dieselbe Datei sowohl in QuickBooks als auch in Xero importieren?

Ja, wenn die Datei die Anforderungen beider Tools erfüllt. Ein CSV mit den Spalten Datum, Beschreibung und Betrag im Format JJJJ-MM-TT, UTF-8-Kodierung und sauberen Zahlen funktioniert auf beiden Plattformen. Der Standard-CSV-Export von PDFSub ist für die plattformübergreifende Kompatibilität konzipiert.

Wie vermeide ich doppelte Transaktionen beim Import?

Überprüfen Sie vor dem Import, welche Daten bereits in Ihrer Buchhaltungssoftware aus dem Bank-Feed vorhanden sind. Filtern Sie Ihr CSV, um nur Daten außerhalb des Feed-Bereichs einzuschließen. Sowohl QuickBooks als auch Xero verfügen über eine gewisse Duplikaterkennung, aber sie ist nicht narrensicher – die manuelle Datumsfilterung vor dem Import ist zuverlässiger.

Was passiert, wenn nur einige Transaktionen beim Import fehlschlagen?

Sowohl QuickBooks als auch Xero melden, welche Zeilen übersprungen oder fehlgeschlagen sind. Überprüfen Sie den Fehlerbericht für die spezifischen Zeilennummern und untersuchen Sie dann diese Zeilen in Ihrem CSV. Häufige Ursachen für einzelne Zeilenfehler: fehlende Daten, nicht-numerische Beträge oder Sonderzeichen, die der Parser nicht verarbeiten kann.

Sollte ich QBO statt CSV für QuickBooks verwenden?

Wenn Sie in QuickBooks importieren, ist QBO normalerweise die bessere Wahl. QBO ist ein strukturiertes Format, das QuickBooks ohne Spaltenzuordnung, Datumsformat-Raten oder Kodierungsprobleme liest. Es enthält Transaktions-IDs, die helfen, Duplikate zu vermeiden, und es kennzeichnet Transaktionen explizit als Lastschriften oder Gutschriften. PDFSub kann direkt aus PDF-Kontoauszügen in das QBO-Format exportieren.

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Zusammenfassung

Fehler beim Import von Kontoauszügen in QuickBooks und Xero beruhen fast immer auf der Formatierung: falsches Datumsformat, schlechte Spaltenstruktur, Kodierungsprobleme oder Probleme bei der Betragsformatierung. Die Fehler sind behebbar – sobald Sie die Ursache kennen –, aber sie verschwenden Zeit und verursachen Frustration, besonders wenn Sie mehrere Kunden bearbeiten.

Der effizienteste Ansatz ist, die Fehler an der Quelle zu verhindern. Der Kontoauszugs-Konverter von PDFSub extrahiert Transaktionen aus PDF-Auszügen und exportiert sie in Formaten, die QuickBooks und Xero sauber akzeptieren – korrekte Daten, saubere Beträge, richtige Kodierung und die richtige Spaltenstruktur.

Kontoauszüge in das Format von QuickBooks oder Xero konvertieren – überspringen Sie die Fehlerbehebung und importieren Sie saubere Daten.