PDF in Excel umwandeln: Methoden, die wirklich funktionieren

Sie haben Daten in einer PDF-Datei feststecken und benötigen diese in Excel. Vielleicht ist es ein Finanzbericht, eine Rechnung oder eine Tabelle mit Produktdaten. Das Problem? PDFs sind nicht für die Bearbeitung gedacht – sie sind so konzipiert, dass sie überall gleich aussehen.

Hier erfahren Sie, wie Sie diese Daten tatsächlich in eine Tabelle bekommen, mit der Sie arbeiten können.

Warum die Konvertierung von PDF zu Excel schwierig ist

PDFs und Excel-Tabellen dienen völlig unterschiedlichen Zwecken. Ein PDF bewahrt das visuelle Layout – es ist im Grunde ein digitaler Ausdruck. Excel organisiert Daten in Zeilen und Spalten für Berechnungen und Analysen.

Die Herausforderung? PDFs enthalten keine Strukturinformationen, wie es HTML-Tabellen tun. Es gibt keine <table>-, <tr>- oder <td>-Tags, die der Software sagen, wo Zeilen und Spalten beginnen und enden. Der Konverter muss dies basierend auf der visuellen Positionierung erraten.

Diese grundlegende Diskrepanz ist der Grund, warum direkte Konvertierungen oft unordentliche Ergebnisse liefern: Spalten werden zusammengeführt, Zahlen enden als Text und die Formatierung gerät durcheinander.

Methode 1: Die integrierte Importfunktion von Microsoft Excel

Wenn Sie Excel 2019 oder neuer haben (einschließlich Microsoft 365), können Sie PDF-Daten direkt mit Power Query importieren.

So gehen Sie vor

1. Öffnen Sie Excel und gehen Sie zu Daten → Daten abrufen → Aus Datei → Aus PDF
2. Wählen Sie Ihre PDF-Datei aus
3. Power Query zeigt die verfügbaren Tabellen an – wählen Sie diejenige aus, die Sie benötigen
4. Klicken Sie auf Daten transformieren, um den Import zu bereinigen, oder auf Laden, um sie direkt in Ihre Tabelle zu übernehmen

Vor- und Nachteile

Gut geeignet für: Saubere, gut strukturierte PDFs mit einfachen Tabellen

Problematisch bei: Komplexen Layouts, verbundenen Zellen, mehrseitigen Tabellen

Hinweis: Diese Funktion ist in den Mac-Versionen von Excel nicht verfügbar.

Methode 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (die kostenpflichtige Version, nicht nur der Reader) kann PDFs direkt in das Excel-Format exportieren.

So gehen Sie vor

1. Öffnen Sie Ihr PDF in Acrobat
2. Gehen Sie zu Datei → Exportieren nach → Tabellenkalkulation → Microsoft Excel-Arbeitsmappe
3. Wählen Sie den Speicherort

Adobe bietet auch einen kostenlosen Online-Konverter mit eingeschränkter Nutzung an.

Vor- und Nachteile

Gut geeignet für: Mit Adobe-Tools erstellte PDFs, native (nicht gescannte) Dokumente

Problematisch bei: Gescannten Dokumenten, komplexer Formatierung

Methode 3: Online-Konverter

Mehrere kostenlose Online-Tools konvertieren PDF in Excel, ohne dass eine Softwareinstallation erforderlich ist.

Beliebte Optionen

Tool	Bestens geeignet für	Einschränkungen
Smallpdf	Schnelle Konvertierungen	Tägliche Limits in der kostenlosen Version
iLovePDF	Stapelverarbeitung	Dateigrößenbeschränkungen
PDF2Go	Einfache Tabellen	Kann bei komplexen Layouts Probleme haben

Datenschutz-Hinweis

Bei der Verwendung von Online-Konvertern wird Ihre Datei auf deren Server hochgeladen. Ziehen Sie für sensible Finanzdaten Offline-Methoden oder Tools in Betracht, die Dateien lokal in Ihrem Browser verarbeiten.

Methode 4: Kopieren und Einfügen (Manuell)

Manchmal funktioniert der einfachste Ansatz am besten – besonders bei kleinen Datenmengen.

So gehen Sie vor

1. Öffnen Sie das PDF und markieren Sie die Tabelle mit der Maus
2. Kopieren (Strg+C oder Cmd+C)
3. In Excel einfügen (Strg+V oder Cmd+V)
4. Verwenden Sie Daten → Text in Spalten, um Formatierungsprobleme zu beheben

Wann dies funktioniert

Diese Methode eignet sich am besten für einfache, einseitige Tabellen, aus denen Sie nur einen kurzen Auszug benötigen. Rechnen Sie damit, Zeit für die Bereinigung der Ergebnisse aufzuwenden.

Häufige Probleme und deren Lösung

Zahlen werden als Text importiert

Excel behandelt Ihre Zahlen möglicherweise als Textzeichenfolgen, was Berechnungen verhindert.

Lösung: Markieren Sie die Spalte, gehen Sie zu Daten → Text in Spalten und klicken Sie auf Fertig stellen. Oder multiplizieren Sie die Zellen mit 1, um die Konvertierung zu erzwingen.

Spalten zusammengeführt

Daten aus mehreren Spalten landen in einer einzigen Zelle.

Lösung: Verwenden Sie Text in Spalten mit einem Trennzeichen (Leerzeichen, Komma oder feste Breite), um die Daten zu trennen.

Fehlende Daten

Einige Inhalte erscheinen nicht in der Konvertierung.

Lösung: Versuchen Sie ein anderes Konverter-Tool – jedes geht anders mit Layouts um. Für gescannte PDFs benötigen Sie OCR-Funktionalität (optische Zeichenerkennung).

Formatierung verloren

Farben, Schriftarten und Zellränder verschwinden.

Lösung: Die meisten Konverter konzentrieren sich auf Daten, nicht auf die visuelle Formatierung. Sie müssen die Formatierung in Excel manuell neu anwenden.

Tipps für bessere Konvertierungsergebnisse

Verwenden Sie nach Möglichkeit native PDFs

Digital erstellte PDFs (aus Word, Excel oder Buchhaltungssoftware) lassen sich weitaus besser konvertieren als gescannte Papierdokumente. Wenn Sie die Wahl haben, fordern Sie digitale Versionen an.

Achten Sie auf OCR-Funktionalität

Wenn Ihr PDF ein gescanntes Bild ist, benötigen Sie einen Konverter mit OCR. Suchen Sie gezielt nach dieser Funktion – Smallpdf und Adobe Acrobat bieten diese beide an.

Überprüfen Sie immer das Ergebnis

Kein Konverter ist perfekt. Nach der Konvertierung:

• Prüfen Sie, ob die Anzahl der Zeilen und Spalten mit dem Original übereinstimmt
• Vergleichen Sie einige Zahlen mit der Quelle
• Suchen Sie nach zusammengeführten oder fehlenden Daten

Dies dauert eine Minute und spart später Stunden bei der Fehlersuche.

Berücksichtigen Sie den Dokumenttyp

Verschiedene Arten von PDFs erfordern unterschiedliche Ansätze:

Dokumenttyp	Beste Methode
Bankauszüge	Spezialisierte Finanzkonverter
Rechnungen	Adobe Acrobat oder Online-Tools
Datenberichte	Power Query (Excel integriert)
Gescannte Dokumente	OCR-fähige Tools

Wenn die Konvertierung nicht ausreicht

Manchmal kann kein Konverter Ihre Daten sauber extrahieren. Dies passiert typischerweise bei:

• Stark gestalteten Dokumenten mit komplexen Layouts
• PDFs mit Daten, die sich inkonsistent über mehrere Spalten erstrecken
• Gescannten Dokumenten mit schlechter Bildqualität
• Passwortgeschützten Dateien (Schutz zuerst entfernen)

In diesen Fällen sind die manuelle Eingabe oder eine spezialisierte Software, die für Ihren spezifischen Dokumenttyp entwickelt wurde, möglicherweise die einzige zuverlässige Option.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich ein passwortgeschütztes PDF in Excel konvertieren?

Sie müssen zuerst den Passwortschutz entfernen. Wenn Sie das Passwort kennen, öffnen Sie das PDF in einem Viewer wie Adobe Reader, drucken Sie es als PDF ohne Schutz aus und konvertieren Sie es dann. Wenn Sie das Passwort nicht haben, kontaktieren Sie den Ersteller des Dokuments.

Warum werden meine Zahlen in Excel als Text angezeigt?

PDFs unterscheiden nicht zwischen Zahlen und Text – es sind alles nur Zeichen auf einer Seite. Wenn Excel diese Daten importiert, wird standardmäßig oft die Textformatierung gewählt. Verwenden Sie Daten → Text in Spalten oder multiplizieren Sie mit 1, um sie zu konvertieren.

Welche Methode liefert die genauesten Ergebnisse?

Das hängt von Ihrem Dokument ab. Für native PDFs mit einfachen Tabellen funktioniert Power Query in Excel oft gut. Für komplexe Dokumente erzielen Adobe Acrobat oder spezialisierte Konverter tendenziell bessere Ergebnisse. Der einzige Weg, dies herauszufinden, ist, es mit Ihrer spezifischen Datei zu versuchen.

Kann ich mehrere PDFs gleichzeitig konvertieren?

Ja, aber die Methoden variieren. Einige Online-Tools wie iLovePDF unterstützen die Stapelkonvertierung. Power Query kann mit etwas Einrichtung ebenfalls mehrere Dateien importieren. Für die regelmäßige Stapelverarbeitung ist Desktop-Software wie Adobe Acrobat Pro am effizientesten.

Gibt es eine Möglichkeit, die Konvertierung von PDF zu Excel zu automatisieren?

Power Query-Verbindungen können automatisch aktualisiert werden, wenn sich das Quell-PDF ändert. Für fortgeschrittenere Automatisierung können Programmiertools wie Python mit Bibliotheken wie Tabula oder Camelot PDFs programmatisch verarbeiten.

Zusammenfassung

Die Konvertierung von PDF in Excel ist nicht immer einfach, aber Sie haben Optionen:

• Excel Power Query für einfache, gut strukturierte Tabellen
• Adobe Acrobat für zuverlässige Ergebnisse bei nativen PDFs
• Online-Konverter für den schnellen, gelegentlichen Bedarf
• Manuelles Kopieren und Einfügen für kleine, einfache Auszüge

Der Schlüssel liegt darin, die Methode auf Ihren Dokumenttyp abzustimmen – und die Ergebnisse immer zu überprüfen, bevor Sie sich auf die konvertierten Daten verlassen.