Die besten Tools zur Rechnungsdatenerfassung (2026)
Das manuelle Eingeben von Rechnungsdaten ist langsam und fehleranfällig. Hier sind die besten Tools zur automatischen Extraktion von Einzelposten, Gesamtsummen und Lieferantendetails aus PDF-Rechnungen.
PDFSub ist am besten für:
- Kleine Unternehmen und Freiberufler, die eine Rechnungsdatenerfassung ohne Preise pro Kunde oder pro Dokument benötigen
- Benutzer, die auch Kontoauszüge, Belege und allgemeine PDFs auf einer Plattform verarbeiten
- Teams, die eine vollständige Extraktion von Einzelposten nach Excel/CSV für 20 $/Benutzer/Monat (jährlich) wünschen
- Praxen, die eine Rechnungsdatenerfassung neben KI-Zusammenfassungen, Übersetzungen und über 84 weiteren PDF-Tools benötigen
PDFSub ist NICHT am besten für:
- Unternehmen, die extrahierte Rechnungen automatisch direkt in QuickBooks, Xero oder Sage veröffentlichen müssen
- Buchhaltungsbüros, die automatisierte AP-Workflows mit Genehmigungsroutinen und PO-Abgleich benötigen
- Unternehmen mit hohem Volumen, die Tausende von Rechnungen monatlich verarbeiten und dedizierte Buchhaltungsanbindungen benötigen
Wenn Sie jemals eine Rechnungsnummer, einen Lieferantennamen, eine Einzelpostenbeschreibung und eine Gesamtsumme manuell in QuickBooks oder Xero eingegeben haben, kennen Sie den Schmerz. Eine Rechnung dauert 2-5 Minuten. Machen Sie das 50 Mal pro Woche, und Sie verbringen eine ganze Arbeitswoche nur mit Dateneingabe. Und Sie werden Fehler machen – vertauschte Zahlen, übersehene Einzelposten, falsche Daten.
Tools zur Rechnungsdatenerfassung lesen die PDF-Datei und extrahieren die Felder automatisch: Lieferantenname, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum, Einzelposten, Zwischensumme, Steuer, Gesamtsumme. Die besten Tools liefern dies in über 95 % der Fälle korrekt und sparen jede Woche Stunden manueller Arbeit.
Hier ist ein ehrlicher Vergleich der führenden Tools, von einfachen KI-Extraktoren bis hin zu vollständigen Buchhaltungsautomatisierungsplattformen.
Worauf Sie bei einem Tool zur Rechnungsdatenerfassung achten sollten
Bevor Sie Tools vergleichen, hier ist, was wirklich zählt:
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Genauigkeit bei Ihren Rechnungen. Einige Tools sind großartig mit Standard-Rechnungslayouts, scheitern aber an nicht-standardmäßigen Formaten. Der einzige Weg, dies zu wissen, ist, es mit Ihren tatsächlichen Rechnungen zu testen.
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Integration mit Buchhaltungssoftware. Wenn extrahierte Daten nicht in QuickBooks, Xero, Sage oder Ihr Buchhaltungssystem fließen können, leisten Sie immer noch manuelle Arbeit – nur eine andere Art.
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Extraktion von Einzelposten. Viele Tools extrahieren Kopfzeilenfelder (Lieferant, Gesamtsumme, Datum), haben aber Schwierigkeiten mit einzelnen Einzelposten. Wenn Sie Detailinformationen zu Einzelposten benötigen, überprüfen Sie dies speziell.
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Preis pro Rechnung. Einige Tools berechnen pro Benutzer, einige pro Dokument, einige pro Seite. Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten pro Rechnung für Ihr Volumen.
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Umgang mit Sonderfällen. Mehrseitige Rechnungen, Gutschriften, Fremdwährungen, handschriftliche Ergänzungen, schlechte Scans – diese trennen gute von großartigen Tools.
1. Dext (ehemals Receipt Bank)
Am besten für: Buchhalter und Steuerberater, die mehrere Mandanten betreuen und eine tiefe Integration mit der Buchhaltungssoftware benötigen.
Dext (2020 von Receipt Bank umbenannt) ist wohl das beliebteste Tool zur Rechnungs- und Belegdatenerfassung unter Buchhaltungsexperten. Es wurde speziell für den Buchhaltungs-Workflow entwickelt: Rechnungen erfassen, Daten extrahieren, dem Kontenplan zuordnen und an Ihre Buchhaltungssoftware übermitteln.
Preise: Pläne beginnen bei etwa 24 $/Monat für kleine Unternehmen. Pläne für Steuerberater/Buchhalter werden pro Mandant berechnet. Jahresverträge reduzieren die monatlichen Kosten.
Funktionsweise: Rechnungen an eine dedizierte E-Mail-Adresse weiterleiten, über die mobile App hochladen oder die Dext-Browsererweiterung verwenden. Das System extrahiert Lieferant, Datum, Betrag, Steuer und Einzelposten. Sie überprüfen und genehmigen, und Dext veröffentlicht die Transaktion in Ihrer Buchhaltungssoftware.
Stärken:
- Tiefe Integrationen mit Xero, QuickBooks, Sage und FreeAgent
- Lieferantenregeln lernen Ihre Kodierungspräferenzen im Laufe der Zeit
- Unterstützung für mehrere Währungen mit automatischer Umrechnung
- Dedizierte mobile App für die Erfassung unterwegs
- Starkes Markenvertrauen bei Buchhaltungsexperten
- Mandantenverwaltung für Buchhalter mit mehreren Unternehmen
Einschränkungen:
- Kann für Solo-Freiberufler oder kleine Unternehmen teuer sein
- Die Benutzeroberfläche hat eine Lernkurve
- Die Genauigkeit der Extraktion variiert bei nicht-standardmäßigen Rechnungsformaten
- Kein Allzweck-PDF-Tool – nur Rechnungen und Belege
- Gelegentliche Probleme mit mehrseitigen Rechnungen
2. HubDoc
Am besten für: Xero-Benutzer, die eine kostenlose Rechnungsdatenerfassung wünschen, die mit ihrer Buchhaltungssoftware gebündelt ist.
HubDoc wurde 2018 von Xero übernommen und ist jetzt kostenlos in allen Xero-Abonnements enthalten. Es ruft Rechnungen und Belege von Lieferantenportalen ab, extrahiert wichtige Daten und übermittelt sie an Xero. Wenn Sie bereits Xero verwenden, ist dies der offensichtliche Ausgangspunkt.
Preise: Kostenlos mit jedem Xero-Abonnement (15-78 $/Monat je nach Xero-Plan). HubDoc integriert sich auch mit QuickBooks Online, aber die Xero-Integration ist enger.
Funktionsweise: Verbinden Sie Ihre Lieferantenkonten (Versorger, Internet usw.) und HubDoc ruft automatisch neue Rechnungen ab. Sie können Rechnungen auch per E-Mail weiterleiten oder manuell hochladen. Extrahierte Daten werden mit Xero-Kontakten abgeglichen und als Entwurfsrechnungen übermittelt.
Stärken:
- Kostenlos mit Xero – keine zusätzlichen Kosten
- Automatischer Abruf von Dokumenten von verbundenen Lieferanten
- Native Xero-Integration (Rechnungen, Kontakte, Bankabstimmung)
- Einfache Benutzeroberfläche, die auch von Nicht-Buchhaltern verwendet werden kann
- E-Mail-Weiterleitung für einfache Rechnungsstellung
Einschränkungen:
- Die Genauigkeit der Extraktion ist bei komplexen Rechnungen geringer als bei Dext
- Beschränkt auf Xero und QuickBooks Online (kein Sage, FreeAgent usw.)
- Die Extraktion von Einzelposten ist inkonsistent
- Keine mobile Scan-App (nur E-Mail-Weiterleitung oder Web-Upload)
- Da es kostenlos ist, wird weniger in das Produkt investiert als bei kostenpflichtigen Wettbewerbern
3. Expensify
Am besten für: Unternehmen, die eine Rechnungsdatenerfassung neben Spesenmanagement und Firmenkarten benötigen.
Expensify ist in erster Linie eine Spesenmanagement-Plattform, bietet aber auch Funktionen zur Rechnungsbearbeitung. Seine SmartScan-Technologie liest Rechnungen und Belege mithilfe einer Kombination aus OCR und KI sowie menschlicher Überprüfung für Sonderfälle.
Preise: Der kostenlose Plan deckt grundlegendes Beleg-Scannen für Einzelpersonen ab. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei etwa 5 $/Benutzer/Monat (Collect-Plan) für Teams, mit dem Control-Plan für etwa 9 $/Benutzer/Monat für größere Organisationen.
Funktionsweise: Laden Sie eine Rechnung hoch oder fotografieren Sie sie. SmartScan extrahiert die Felder und erstellt eine Ausgabe oder Rechnung. Für Rechnungen können Sie vor der Zahlung Genehmigungsworkflows einrichten. Expensify integriert sich mit QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage und anderen.
Stärken:
- Kombiniert Spesenmanagement, Beleg-Scannen und Rechnungsverarbeitung auf einer Plattform
- SmartScan verwendet menschliche Prüfer für Extraktionen mit geringer Zuverlässigkeit (bessere Genauigkeit)
- Verwaltung und Abstimmung von Firmenkarten
- Genehmigungsworkflows für die Rechnungsverarbeitung
- Breite Integrationen mit Buchhaltungssoftware
Einschränkungen:
- Die Rechnungsdatenerfassung ist eine sekundäre Funktion – das Hauptprodukt ist das Spesenmanagement
- Die Preisgestaltung pro Benutzer summiert sich für größere Teams schnell
- Die Benutzeroberfläche kann mit Funktionen überladen wirken, die Sie möglicherweise nicht benötigen
- Die menschliche Überprüfung durch SmartScan fügt Latenz hinzu (nicht immer sofort)
- Nicht für die Verarbeitung von Rechnungen mit hohem Volumen (Hunderte pro Tag) konzipiert
4. AutoEntry (von Sage)
Am besten für: Sage-Benutzer und Buchhaltungsbüros, die eine automatisierte Dateneingabe mit Verwaltung mehrerer Mandanten wünschen.
AutoEntry (2019 von Sage übernommen) ist ein Tool zur Automatisierung der Dateneingabe für Buchhalter. Es extrahiert Daten aus Rechnungen, Belegen, Kontoauszügen und Spesenabrechnungen und veröffentlicht sie direkt in Sage, QuickBooks oder Xero.
Preise: Pläne basieren auf Credits (jedes Dokument kostet Credits). Der Einstiegsplan beginnt bei etwa 12 $/Monat für 50 Credits. Höhere Stufen bieten mehr Credits zu niedrigeren Kosten pro Dokument. Pläne für Buchhalter sind für die Verwaltung mehrerer Mandanten verfügbar.
Stärken:
- Starke Sage-Integration (gehört zu Sage)
- Die Credit-basierte Preisgestaltung ist transparent und vorhersehbar
- Verarbeitet Rechnungen, Belege, Kontoauszüge und Spesenabrechnungen
- Verwaltung mehrerer Mandanten für Buchhaltungsbüros
- Automatische Lieferantenabgleichung und Kategorisierung
Einschränkungen:
- Das Credit-System bedeutet, dass Sie pro Dokument bezahlen, unabhängig von der Komplexität
- Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu Dext veraltet
- Die Genauigkeit der Extraktion bei komplexen Rechnungen liegt hinter Dext zurück
- Hauptsächlich für das Sage-Ökosystem positioniert
- Die mobile App ist funktional, aber nicht so poliert wie die von Dext
5. PDFSub Rechnungs-Extraktor
Am besten für: Teams, die eine Rechnungsdatenerfassung als Teil eines breiteren Dokumenten-Workflows benötigen – ohne für eine vollständige Buchhaltungsautomatisierungsplattform zu bezahlen.
Der Rechnungs-Extraktor von PDFSub verwendet KI, um Rechnungs-PDFs zu lesen und strukturierte Daten zu extrahieren: Lieferantendetails, Rechnungsnummer, Daten, Einzelposten, Zwischensummen, Steuerbeträge und Gesamtsummen. Er funktioniert mit jedem Rechnungsformat – Standard oder nicht-Standard –, da er KI-Vision anstelle von Vorlagenabgleich verwendet.
Preise: Enthalten im All-In-One-Plan von PDFSub (20 $/Benutzer/Monat jährlich oder 25 $/Benutzer/Monat monatlich) mit über 84 weiteren Tools. Keine Gebühren pro Rechnung oder pro Seite. Alle Pläne beinhalten den Rechnungs-Extraktor neben anderen KI-Tools und Standard-PDF-Operationen.
Funktionsweise: Laden Sie eine Rechnungs-PDF hoch. Die KI analysiert das Dokument, identifiziert Feldpositionen und extrahiert strukturierte Daten. Für textbasierte PDFs verwendet sie direkt die Textschicht. Für gescannte Rechnungen wendet sie zuerst OCR an. Ergebnisse können als strukturierte Daten exportiert oder kopiert werden.
Stärken:
- Keine Einrichtung oder Vorlagentraining erforderlich – funktioniert sofort mit jedem Rechnungsformat
- Verwendet KI-Vision, die nicht-standardmäßige Layouts besser handhabt als vorlagenbasierte Tools
- Teil einer vollständigen Dokumentenplattform (nach der Extraktion von Rechnungsdaten können Sie die Rechnung übersetzen, mit anderen Dokumenten zusammenführen oder konvertieren)
- Feste monatliche Preise – keine Gebühren pro Rechnung, unabhängig vom Volumen
- Browserbasiert – von jedem Gerät aus zugänglich
- Enthält auch Beleg-Scannen, Konvertierung von Kontoauszügen, Analyse von Finanzberichten und Tools zur Datenextraktion
Einschränkungen:
- Keine direkte Integration mit Buchhaltungssoftware (Export nach Excel/CSV/JSON, dann Import)
- Nicht für automatisierte Verarbeitungsworkflows mit hohem Volumen konzipiert
- Keine E-Mail-Weiterleitung für automatische Rechnungserfassung
- Keine Genehmigungsworkflows oder mehrstufige Verarbeitung
- Am besten als Ergänzung – nicht als Ersatz – für ein vollständiges AP-Automatisierungssystem
Preisvergleich
| Tool | Startpreis | Preismodell | Am besten geeignet für |
|---|---|---|---|
| Dext | ~24 $/Monat | Pro Benutzer/Mandant | Buchhalter mit mehreren Mandanten |
| HubDoc | Kostenlos (mit Xero) | In Xero enthalten | Xero-Benutzer |
| Expensify | ~5 $/Benutzer/Monat | Pro Benutzer | Teams, die Spesen + Rechnungen benötigen |
| AutoEntry | ~12 $/Monat | Pro Dokument (Credits) | Sage-Benutzer |
| PDFSub | 20 $/Benutzer/Monat jährlich | Feste monatliche Gebühr pro Benutzer | Gelegentliche Extraktion + PDF-Tools |
Auswahlhilfe
Sie sind Buchhalter und verwalten mehrere Mandanten: Dext. Die Mandantenverwaltungsfunktionen, Lieferantenregeln und tiefen Buchhaltungsanbindungen rechtfertigen die Kosten.
Sie verwenden Xero und möchten eine kostenlose Datenerfassung: HubDoc. Es ist in Ihrem Xero-Abonnement enthalten und die Integration ist nahtlos.
Sie benötigen Spesenmanagement neben Rechnungen: Expensify. Der kombinierte Workflow für Spesen/Rechnungen eliminiert ein separates Tool.
Sie verwenden Sage als Ihre primäre Buchhaltungssoftware: AutoEntry. Die Zugehörigkeit zu Sage sorgt für die engste Integration.
Sie benötigen gelegentliche Rechnungsdatenerfassung neben anderen PDF-Aufgaben: PDFSub. Für 20 $/Benutzer/Monat jährlich für über 84 Tools, einschließlich Rechnungsdatenerfassung, ist es das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn Sie keine vollständige AP-Automatisierung benötigen.
Die ehrliche Wahrheit: Wenn Sie mehr als 50 Rechnungen pro Woche bearbeiten und diese mit Kategorisierung und Genehmigungsworkflows direkt in Ihre Buchhaltungssoftware einfließen lassen müssen, benötigen Sie Dext, HubDoc oder eine ähnliche dedizierte Plattform. Der Rechnungs-Extraktor von PDFSub eignet sich besser für Ad-hoc-Extraktionen, gelegentliche Verarbeitung oder als Ergänzung zu manuellen Workflows.
Häufig gestellte Fragen
Wie genau ist die KI-gestützte Rechnungsdatenerfassung?
Bei Standard-Rechnungsformaten (klares Layout, textbasierte PDF) sind Genauigkeitsraten von 95-99 % für Kopfzeilenfelder (Lieferant, Gesamtsumme, Datum) bei allen Tools auf dieser Liste üblich. Die Genauigkeit der Einzelposten ist niedriger – typischerweise 85-95 % –, da Tabellen mit Einzelposten stärker variieren. Gescannte Rechnungen sind weniger genau als textbasierte PDFs. Der beste Ansatz ist, jedes Tool mit Ihren tatsächlichen Rechnungen zu testen, bevor Sie ein Abonnement abschließen.
Können diese Tools Rechnungen in verschiedenen Währungen verarbeiten?
Ja, aber mit unterschiedlicher Raffinesse. Dext und Expensify beinhalten Unterstützung für mehrere Währungen mit automatischen Umrechnungskursen. HubDoc verarbeitet mehrere Währungen über die Multi-Währungs-Funktion von Xero. PDFSub extrahiert die Währung und die Beträge unverändert ohne Umrechnung. Wenn Sie regelmäßig internationale Rechnungen verarbeiten, sollte die Unterstützung für mehrere Währungen ein wichtiges Auswahlkriterium sein.
Was ist, wenn eine Rechnung ein gescanntes Bild und keine Text-PDF ist?
Alle Tools auf dieser Liste unterstützen gescannte Rechnungen durch OCR. Die Genauigkeit ist geringer als bei textbasierten PDFs und die Verarbeitungszeit länger. Dext, Expensify und PDFSub wenden automatisch OCR an, wenn sie ein bildbasiertes Dokument erkennen. Für die besten Ergebnisse bei gescannten Rechnungen stellen Sie sicher, dass der Scan eine hohe Auflösung hat (300 DPI oder höher) und das Bild nicht verzerrt ist.
Benötige ich ein dediziertes Rechnungs-Tool, wenn ich bereits QuickBooks oder Xero verwende?
QuickBooks und Xero beinhalten beide grundlegende Funktionen zur Dokumentenerfassung. QuickBooks ermöglicht das Fotografieren von Belegen, und Xero beinhaltet HubDoc kostenlos. Diese integrierten Funktionen decken grundlegende Anwendungsfälle ab. Sie benötigen ein dediziertes Tool, wenn Sie hohe Volumina verarbeiten, eine bessere Genauigkeit wünschen, automatisierte Lieferantenregeln verwalten oder mehrere Kundenunternehmen betreuen.
Kann ich den Rechnungs-Extraktor von PDFSub nutzen, ohne die vollständige Plattform zu abonnieren?
Der Rechnungs-Extraktor ist Teil des All-In-One-Plans von PDFSub (20 $/Benutzer/Monat jährlich oder 25 $/Benutzer/Monat monatlich) und beinhaltet über 84 weitere Tools. Es gibt keinen eigenständigen Plan nur für Rechnungen. Da Sie jedoch auch PDF-Zusammenführung, -Aufteilung, -Konvertierung, -Komprimierung, KI-Chat, Übersetzung, Zusammenfassung, Konvertierung von Kontoauszügen, Beleg-Scannen und Dutzende weitere Tools erhalten, reicht der Wert weit über die Rechnungsdatenerfassung hinaus. Eine 7-tägige kostenlose Testversion ermöglicht es Ihnen, alles zu testen, bevor Sie sich festlegen.
Fazit
Das beste Tool zur Rechnungsdatenerfassung hängt von Ihrem Volumen und Workflow ab. Dedizierte Buchhaltungsplattformen wie Dext und HubDoc sind die richtige Wahl für Fachleute, die Hunderte von Rechnungen mit direkter Integration in die Buchhaltungssoftware verarbeiten. Für Teams, die gelegentliche Extraktionen neben einem breiteren Toolkit für Dokumente benötigen, bietet der Rechnungs-Extraktor von PDFSub einen hervorragenden Wert für 20 $/Benutzer/Monat (jährlich) als Teil einer Plattform mit über 84 Tools.