Как да импортирате извлечение от Wells Fargo в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от Wells Fargo във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес използва OFX за Xero. Включва обработка на сдвоените колони Депозити/Кредити и Тегления/Дебити и вграден код за копиране и поставяне за вашия блог.
Имате PDF извлечение от Wells Fargo и ви е необходимо в QuickBooks. Може би банковите връзки са прекъснали, сметката е закрита, започвате работа с нов клиент по средата на годината или сте опитали вградената функция за качване на PDF в QuickBooks и резултатите са били посредствени. Каквато и да е причината: имате нужда от начин да превърнете този PDF в чисто зареждане, което QuickBooks (или Xero) действително приема.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият процес работи и за Xero - просто сменете експортния формат. Трудната част е изборът на правилния формат и познаването на специфичните особености на Wells Fargo (сдвоени колони Депозити/Кредити и Тегления/Дебити, секцията за обобщение на дневния баланс, прекратената връзка OFX Direct Connect), които объркват общите инструменти за конвертиране.
Искате ли да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла от WF?
QuickBooks Online приема файлове във формати .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Той не приема PDF за банкови импорти - функцията за качване на PDF от банкова връзка е за попълване на пропуски в свързани сметки и с непредсказуеми резултати поради OCR.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Така че работният процес започва с конвертиране на формата. Можете да го направите ръчно (копиране и поставяне в електронна таблица, след това форматиране и запис като CSV) или с конвертор на банкови извлечения, който познава структурата на извлечение от Wells Fargo. Подходът с конвертор е по-бърз и избягва стъпката на съпоставяне на колони в QuickBooks, тъй като .qbo файловете включват метаданни за колоните.
За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX - дървото за вземане на решения за форматите в горната част обхваща всяка счетоводна платформа с един поглед.
Стъпка 1: Изтеглете PDF извлечението от Wells Fargo
- Влезте в wellsfargo.com
- Отворете сметката, която ви е необходима
- Отидете на Statements & Documents (Извлечения и документи)
- Изберете периода на извлечението
- Натиснете Download PDF (Изтегляне на PDF)
Wells Fargo съхранява до 7 години извлечения по този начин. Някои типове сметки може да имат по-кратък срок на съхранение; проверете списъка с дати на извлеченията, преди да приемете.
Забележка относно изтеглянето на CSV от Wells Fargo: Wells Fargo предлага директно експортиране на CSV от изгледа "Account Activity" (те го наричат "Comma Delimited"). Работи за скорошна активност, но има ограничения - вижте ръководството Wells Fargo към Excel за компромисите.
Стъпка 2: Качете файла в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PDF файла от Wells Fargo в зоната за пускане или кликнете, за да изберете файл.
PDFSub автоматично разпознава шаблона на Wells Fargo. За дигитални PDF файлове (всичко, което сте изтеглили директно от wellsfargo.com, а не сканирано копие) извличането се извършва изцяло във вашия браузър чрез двигателя от Ниво 1 на PDFSub - файлът никога не напуска вашето устройство. Това е важно, когато работите с клиентски данни под договор.
PDFSub ви показва анализираните трансакции, преди да потвърдите експорта, така че можете да проверите няколко реда спрямо оригиналния PDF.
Специфична обработка за Wells Fargo, която PDFSub извършва автоматично:
- Сдвоените колони
Deposits / Credits(Депозити / Кредити) иWithdrawals / Debits(Тегления / Дебити) се съпоставят към една стойност със знак. Общите инструменти, които очакват едноколонен формат "Тегления/Депозити", неправилно интерпретират сдвоените заглавия на WF. - Секцията Daily Balance Summary (Обобщение на дневния баланс) в края на извлечението се изключва от списъка с трансакции (това е обобщение, а не трансакции). Инструменти, които игнорират границите на секциите, импортират тези като дублиращи се трансакции.
- Трансакциите в секцията Checks Paid (Платени чекове) се запазват с номерата на чековете като поле за справка.
- Многоредовите описания на трансакции (напр. име на търговец на един ред, местоположение и референция на следващия) се обединяват в едно поле за описание, а не се разделят на отделни редове.
- Wells Fargo прекрати OFX Direct Connect за лични сметки през 2018 г. - вече не можете да изтегляте данни чрез директната връзка на QuickBooks за много типове сметки. Работният процес PDF -> PDFSub -> .QBO е надеждният заместител.
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където отиват данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV - включва метаданни за сметката и ID за дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX е предпочитан, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан импортен формат |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете върху Download (Изтегляне) в PDFSub и запазете файла на място, където можете да го намерите отново.
Стъпка 4a: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (Банкиране) (или Transactions -> Bank transactions (Трансакции -> Банкови трансакции))
- Кликнете върху Link account (Свързване на сметка) в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file (Качване от файл) в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла (или кликнете, за да изберете файл) - Изберете QuickBooks сметката, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода от време и натиснете Next (Напред)
- Прегледайте анализираните трансакции - те се появяват в раздела For Review (За преглед)
Това е. Тъй като .qbo е родният формат на QuickBooks, вие пропускате стъпката на съпоставяне на колони, която импортирането на CSV налага. Файлът включва FITID (Financial Institution Transaction ID - ID на трансакция от финансовата институция) за всяка трансакция, така че ако случайно импортирате отново същото извлечение, QuickBooks тихо пропуска дубликатите, вместо да удвоява всичко.
Ограничения на файла, които трябва да знаете:
- QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 трансакции на импорт
- Повечето месечни извлечения от WF попадат в тези рамки. За бизнес сметки с голям обем трансакции или за импортиране на данни от началото на годината, разделете по месеци.
Стъпка 4b: Импортирайте .OFX в Xero (Същият процес)
Ако работите в Xero вместо в QuickBooks, единственото, което се променя, е форматът на файла и пътеката в менюто:
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero отидете на Accounting -> Bank accounts (Счетоводство -> Банкови сметки)
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете върху Manage account -> Import a statement (Управление на сметка -> Импортиране на извлечение)
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero разпознава формата и анализира трансакциите
- Прегледайте и потвърдете
Xero, подобно на QuickBooks, разпознава ID-тата за откриване на дубликати в OFX. Повторното импортиране на същия файл е безопасно.
Чести грешки и корекции
"Файлът не може да бъде обработен" в QuickBooks. Обикновено означава, че файлът е над 350 KB или съдържа повече от 1000 трансакции. Разделете извлечението на по-малки части (по един месец) и импортирайте отново.
Появяват се дублиращи се трансакции. Ако се появят дубликати, вероятно сте импортирали .csv файл (без откриване на дубликати) вместо .qbo. Експортирайте отново от PDFSub като .qbo и използвайте него.
Редове от "Daily Balance Summary" (Обобщение на дневния баланс), импортирани като трансакции. Това е класическа грешка на общите инструменти при извлечения от Wells Fargo. PDFSub третира секцията DAILY BALANCE SUMMARY като метаданни, а не като трансакции. Ако виждате редове от обобщението на баланса във вашия импорт, вероятно използвате друг инструмент, който не разпознава заглавието на секцията.
Липсващи общи суми по колони. Извлеченията от Wells Fargo включват редове "Total Deposits/Credits" (Общо депозити/кредити) и "Total Withdrawals/Debits" (Общо тегления/дебити) в края на всяка секция. Това са обобщения, а не трансакции, и PDFSub ги изключва. Ако вашият изход има по-малко редове от очакваното, пребройте действителните трансакции в PDF файла (без редовете с общи суми), преди да приемете грешка при анализа.
Липсващи номера на чекове. WF изброява платените чекове с номера на чека. PDFSub запазва тези в поле за справка. Ако не ги виждате във вашия импорт, вашият софтуер за дестинация може да не показва колоната за справка - проверете настройките за видимост на колоните.
Различна банка от Wells Fargo? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. Прилага се същият четиристепенен работен процес. За насоки относно форматите за софтуер, вижте дървото за вземане на решения QBO срещу CSV срещу OFX. За общ преглед на импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, независимо от софтуера, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате директния CSV експорт на WF (Ограничена история)
Wells Fargo предлага директно изтегляне "Comma Delimited" (Разделено със запетая) в изгледа "Account Activity" за все още отворени сметки. Работи за бързи, скорошни данни, но не и за историческа или одитна работа:
- Ограничена история (обикновено последните 18 месеца за разплащателни и спестовни сметки; 90 дни за кредитни карти)
- Само поток от трансакции - без начален баланс, краен баланс, обобщение на таксите или таблица с дневен баланс
- Форматът "Comma Delimited" изисква съпоставяне на колони при импортиране в QuickBooks; губи се откриването на дубликати, което предоставят QBO/OFX.
За текущото месечно счетоводство директният CSV е достатъчен. За одит, подготовка на данъци или историческо въвеждане, ви е необходим работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе. Ако също така трябва да извлечете данни от WF в Excel за анализ (не за импорт), вижте нашето ръководство Wells Fargo към Excel.
Обобщение
- Изтеглете PDF извлечението от Wells Fargo от wellsfargo.com (до 7 години)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - Банкиране -> Качване от файл -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати.
Целият работен процес отнема около 90 секунди на извлечение, след като сте го направили веднъж. Сдвоени колони Депозити/Кредити и Тегления/Дебити, Обобщение на дневния баланс, Секция Платени чекове - всичко се обработва автоматично.