Как да импортирате извлечение от Chase Bank в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от Chase във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес се прилага и за Xero с OFX. Включва обработка на специфични за Chase колони и вграждане с копиране и поставяне за вашия блог.
Имате PDF извлечение от Chase и ви трябва в QuickBooks. Може би сметката е закрита и банковите връзки не я достигат. Може би въвеждате нов клиент по средата на годината и ви трябват осемнадесет месеца история. Може би сте опитали вградената функция за качване на PDF в QuickBooks и тя е отхвърлила файла. Каквато и да е причината: имате нужда от начин да превърнете този PDF в чист импорт, който QuickBooks (или Xero) действително приема.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият процес работи и за Xero - просто сменяте експортния формат. Трудната част е изборът на правилния формат и познаването на специфичните за Chase особености, които объркват общите инструменти.
Искате ли да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла от Chase?
QuickBooks Online приема файлове във формати .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Той не приема PDF за банкови импорти - функцията за качване на PDF от банкова връзка е за попълване на пропуски в свързани сметки и се превръща в OCR с променливи резултати.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Така че работният процес започва с конвертиране на формата. Можете да го направите ръчно (копиране и поставяне в електронна таблица, след което форматиране и запис като CSV) или с конвертор на банкови извлечения, който познава структурата на извлечение от Chase. Подходът с конвертор е по-бърз и избягва стъпката на съпоставяне на колони в QuickBooks, тъй като .qbo файловете включват метаданни за колоните.
За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX - дървото за вземане на решения в горната част обхваща всяка счетоводна платформа с един поглед.
Стъпка 1: Изтеглете PDF файла от Chase
- Влезте в chase.com
- Отворете сметката, която ви трябва
- Отидете на Statements & Documents
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете Download PDF
Chase съхранява до 7 години извлечения по този начин - много повече от 90-дневния прозорец, който повечето банкови връзки ви дават. Ако се нуждаете от исторически данни, това е вашият източник.
Забележка относно извлеченията от кредитни карти на Chase: те са отпечатани на страници с размер Legal (8.5 x 14 инча), а не Letter. Това обърква общите PDF инструменти, които предполагат размер Letter. PDFSub обработва автоматично размер Legal; ако използвате различен инструмент и редовете се отрязват, размерът на страницата е вероятната причина.
Стъпка 2: Качете файла в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PDF файла от Chase в зоната за пускане или кликнете, за да разгледате.
PDFSub автоматично разпознава шаблона на Chase. За дигитални PDF файлове от Chase (всичко, което сте изтеглили директно от chase.com, а не сканирано копие), извличането се извършва изцяло във вашия браузър чрез двигателя от Ниво 1 на PDFSub - файлът никога не напуска вашето устройство. Това е важно, когато работите с клиентски данни по договор.
PDFSub ви показва парсираните транзакции, преди да се ангажирате с експорт, така че можете да проверите няколко реда спрямо оригиналния PDF.
Специфична обработка за Chase, която PDFSub извършва автоматично:
- Отделните колони
Withdrawals(Тегления) иDeposits(Депозити) се съпоставят към единична сума със знак (отрицателна за тегления) - Описания на транзакции от няколко реда („AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA“) се обединяват в едно поле за описание, а не се разделят на отделни редове
- Редовете с дневен баланс се изключват от списъка с транзакции (това са обобщения, а не транзакции)
- Заглавията за групиране на транзакции („DEPOSITS AND ADDITIONS“, „ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS“, „ELECTRONIC WITHDRAWALS“, „FEES“) се използват за определяне на знака и категорията, но не се импортират като транзакции
- Форматът на датата
MM/DDбез година се съгласува с периода на извлечението, за да се попълни годината
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където отиват данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV - включва метаданни за сметката и ID на дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX се предпочита, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете Download в PDFSub и запишете файла някъде, където можете да го намерите отново.
Стъпка 4a: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Кликнете Link account в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла (или кликнете, за да разгледате) - Изберете QuickBooks сметката, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода от дати и кликнете Next
- Прегледайте парсираните транзакции - те се появяват в раздела For Review
Това е. Тъй като .qbo е родният формат на QuickBooks, вие пропускате стъпката на съпоставяне на колони, която импортите на CSV ви принуждават да преминете. Файлът включва FITID (Financial Institution Transaction ID) стойности за всяка транзакция, така че ако случайно импортирате отново същото извлечение, QuickBooks тихо пропуска дубликатите, вместо да удвоява всичко.
Ограничения на файловете, които трябва да знаете:
- QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 транзакции на импорт
- За повечето месечни извлечения от Chase това е добре. За годишни или бизнес сметки с голям обем, разделете импорта по месеци
Стъпка 4b: Импортирайте .OFX в Xero (Същият процес)
Ако работите в Xero вместо в QuickBooks, единственото нещо, което се променя, е форматът на файла и пътя в менюто:
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero навигирайте до Accounting -> Bank accounts
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете Manage account -> Import a statement
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero разпознава формата и парсира транзакциите
- Прегледайте и потвърдете
Xero, подобно на QuickBooks, разпознава ID-тата за откриване на дубликати на OFX. Повторното импортиране на същия файл е безопасно.
Чести грешки и корекции
"File could not be processed" в QuickBooks. Обикновено означава, че файлът е над 350 KB или съдържа повече от 1000 транзакции. Разделете извлечението на по-малки части (един месец в даден момент) и импортирайте отново.
Появяват се дублирани транзакции. Ако се появят дубликати, вероятно сте импортирали .csv файл (без откриване на дубликати) вместо .qbo. Експортирайте отново от PDFSub като .qbo и използвайте него.
Датите са парсирани с грешна година. Извлеченията от кредитни карти на Chase използват MM/DD без година на всеки ред, а годината се извежда от периода на извлечението. Ако сте конвертирали период от няколко месеца, който обхваща границата на годината (например декември в януари), проверете транзакциите от декември, за да се уверите, че годината е преминала правилно.
Липсващи транзакции. Проверете за "DAILY BALANCE SUMMARY" или подобни обобщаващи таблици във вашия PDF - някои бизнес сметки на Chase ги включват. PDFSub ги третира като обобщения (не транзакции), което е правилно, но ако резултатът ви изглежда недостатъчен, първо пребройте транзакциите в PDF файла, за да потвърдите.
Различна банка от Chase? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. Същият четиристепенен работен процес е приложим. За насоки относно форматите за софтуер, вижте дървото за вземане на решения QBO срещу CSV срещу OFX. За въведение в импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, независимо от софтуера, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате родния CSV от Chase (Ограничена история)
Chase предлага директен CSV експорт в Account Activity -> Download за сметки, които са все още отворени и активни. Той има няколко уловки, които подвеждат хората:
- Само последните ~24 месеца (често 90 дни за кредитни карти)
- Тих лимит от 1000 транзакции - Chase отрязва файла без предупреждение, ако го надвишите
- Това е поток от транзакции, а не официалното извлечение - без начален баланс, без краен баланс, без обобщение на таксите, без таблица с дневен баланс
За текущо месечно счетоводство, родният CSV е достатъчен. За одиторски, данъчни цели или въвеждане на исторически данни, ви е необходим работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе. За повече информация относно това какво включва и какво не включва CSV от Chase, вижте нашето ръководство Chase към Excel.
Обобщение
- Изтеглете PDF файла от Chase от chase.com (до 7 години история)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати
Целият работен процес отнема около 90 секунди на извлечение, след като сте го направили веднъж. В сравнение с 25-те минути на извлечение, които обикновено отнема ръчното съгласуване, математиката се изплаща бързо.