如何將 PDF 轉換為 Excel：實際可行的轉換方法
了解將 PDF 檔案轉換為 Excel 電子表格的最佳方法，同時保留您的資料和格式。
您有儲存在 PDF 中的資料，但需要將其匯入 Excel。可能是財務報告、發票或產品資料表格。問題是？PDF 並非為編輯而設計，而是為了在任何地方都能呈現相同的樣貌。
以下是將該資料匯入您可使用的電子表格的方法。
PDF 轉 Excel 轉換為何如此棘手
PDF 和 Excel 電子表格的用途完全不同。PDF 保留視覺佈局，本質上是數位列印稿。Excel 則將資料組織成列和欄，以便進行計算和分析。
挑戰在哪裡？PDF 不包含結構化資訊，不像 HTML 表格那樣。沒有 <table>、<tr> 或 <td> 標籤告訴軟體列和欄的起止位置。轉換器必須根據視覺位置來猜測。
這種根本性的不匹配是為何直接轉換經常產生混亂結果的原因：欄位合併、數字變成文字，以及格式跑版。
方法 1：Microsoft Excel 內建匯入功能
如果您擁有 Excel 2019 或更新版本（包括 Microsoft 365），您可以使用 Power Query 直接匯入 PDF 資料。
如何操作
- 開啟 Excel 並前往 資料 → 取得資料 → 從檔案 → 從 PDF
- 選取您的 PDF 檔案
- Power Query 會顯示可用的表格，選擇您需要的表格
- 按一下 轉換資料 以清理匯入的內容，或按一下 載入 直接將其匯入您的電子表格
優缺點
適用於： 乾淨、結構良好的 PDF，包含簡單表格
難以處理： 複雜佈局、合併儲存格、多頁表格
注意： 此功能在 Mac 版 Excel 中無法使用。
方法 2：Adobe Acrobat
Adobe Acrobat（付費版本，非僅 Reader）可以直接將 PDF 匯出為 Excel 格式。
如何操作
- 在 Acrobat 中開啟您的 PDF
- 前往 檔案 → 匯出至 → 電子表格 → Microsoft Excel 工作簿
- 選擇儲存位置
Adobe 也提供一個免費線上轉換器，但使用次數有限。
優缺點
適用於： 使用 Adobe 工具建立的 PDF，原生（非掃描）文件
難以處理： 掃描文件、複雜格式
方法 3：線上轉換器
有幾個免費的線上工具可以在不需安裝軟體的情況下將 PDF 轉換為 Excel。
熱門選項
| 工具 | 最適合 | 限制 |
|---|---|---|
| Smallpdf | 快速轉換 | 免費方案有每日限制 |
| iLovePDF | 批次處理 | 檔案大小限制 |
| PDF2Go | 簡單表格 | 可能難以處理複雜佈局 |
隱私考量
使用線上轉換器時，您的檔案會上傳到其伺服器。對於敏感的財務資料，請考慮離線方法或在瀏覽器中本機處理檔案的工具。
方法 4：複製貼上（手動）
有時最簡單的方法也有效，特別是對於少量資料。
如何操作
- 開啟 PDF 並用滑鼠選取表格
- 複製 (Ctrl+C 或 Cmd+C)
- 貼上到 Excel (Ctrl+V 或 Cmd+V)
- 使用 資料 → 分欄 來修正格式問題
何時適用
此方法最適合簡單、單頁的表格，您只需要快速擷取內容。預計需要花時間清理結果。
常見問題與解決方法
數字匯入為文字
Excel 可能會將您的數字視為文字字串，這會導致計算失敗。
修正： 選取欄位，前往 資料 → 分欄，按一下 完成。或將儲存格乘以 1 以強制轉換。
欄位合併在一起
來自多個欄位的資料進入單一儲存格。
修正： 使用 分欄 並指定分隔符號（空格、逗號或固定寬度）來分隔資料。
資料遺失
部分內容未出現在轉換結果中。
修正： 嘗試不同的轉換工具，每個工具處理佈局的方式不同。對於掃描的 PDF，您需要 OCR（光學字元辨識）功能。
格式遺失
顏色、字型和儲存格框線消失。
修正： 大多數轉換器專注於資料，而非視覺格式。您需要在 Excel 中手動重新套用格式。
獲得更佳轉換結果的技巧
盡可能使用原生 PDF
數位建立的 PDF（來自 Word、Excel 或會計軟體）比掃描的紙本文件轉換效果好得多。如果您有選擇，請要求數位版本。
檢查 OCR 功能
如果您的 PDF 是掃描影像，您需要一個具有 OCR 功能的轉換器。請特別尋找此功能 — Smallpdf 和 Adobe Acrobat 都提供此功能。
務必驗證輸出結果
沒有轉換器是完美的。轉換後：
- 檢查列和欄的數量是否與原始文件相符
- 核對幾個數字與來源文件
- 尋找合併或遺失的資料
這只需花費一分鐘，卻能節省數小時的故障排除時間。
考慮文件類型
不同類型的 PDF 需要不同的方法：
| 文件類型 | 最佳方法 |
|---|---|
| 銀行對帳單 | 專門的財務轉換器 |
| 發票 | Adobe Acrobat 或線上工具 |
| 資料報告 | Power Query（Excel 內建） |
| 掃描文件 | 支援 OCR 的工具 |
當轉換不足以應付時
有時沒有轉換器能乾淨地擷取您的資料。這通常發生在：
- 佈局複雜、設計精美的文件
- 資料跨越多個欄位且不一致的 PDF
- 影像品質差的掃描文件
- 密碼保護的檔案（請先移除保護）
在這些情況下，手動輸入或專門針對您特定文件類型的軟體可能是唯一可靠的選項。
常見問題
我可以將密碼保護的 PDF 轉換為 Excel 嗎？
您需要先移除密碼保護。如果您知道密碼，請在 Adobe Reader 等檢視器中開啟 PDF，然後在沒有保護的情況下列印為 PDF，再進行轉換。如果您沒有密碼，請聯絡文件的建立者。
為何我的數字在 Excel 中顯示為文字？
PDF 不區分數字和文字，它們都只是頁面上的字元。當 Excel 匯入這些資料時，它可能會預設為文字格式。使用「資料」→「分欄」或將儲存格乘以 1 進行轉換。
哪種方法能提供最準確的結果？
這取決於您的文件。對於具有簡單表格的原生 PDF，Excel 的 Power Query 通常效果良好。對於複雜文件，Adobe Acrobat 或專業轉換器往往表現更好。唯一知道的方法是嘗試您的特定檔案。
我可以一次轉換多個 PDF 嗎？
可以，但方法各不相同。有些線上工具（如 iLovePDF）支援批次轉換。Power Query 也可以透過一些設定來匯入多個檔案。對於例行的批次處理，像 Adobe Acrobat Pro 這樣的桌面軟體效率最高。
有沒有自動化 PDF 轉 Excel 轉換的方法？
Power Query 連線可以在來源 PDF 更新時自動重新整理。對於更進階的自動化，可以使用 Python 等程式設計工具，搭配 Tabula 或 Camelot 等函式庫以程式化方式處理 PDF。
總結
將 PDF 轉換為 Excel 並非總是直觀，但您有幾種選擇：
- Excel Power Query 適用於簡單、結構良好的表格
- Adobe Acrobat 可為原生 PDF 提供可靠結果
- 線上轉換器 適用於快速、偶爾的需求
- 手動複製貼上 適用於小型、簡單的擷取
關鍵在於將您的方法與文件類型相匹配 — 並始終在依賴轉換後的資料之前驗證結果。