如何将 PDF 转换为 Excel：切实可行的方法
了解将 PDF 文件转换为 Excel 电子表格的最佳方法，同时保留数据和格式。
您的数据被困在 PDF 文件中，而您需要将其导入 Excel。这可能是财务报告、发票或产品数据表。问题在于，PDF 并非为编辑而设计，而是为了在任何地方显示效果都保持一致。
以下是几种将这些数据实际导入到可操作电子表格中的方法。
为什么 PDF 转 Excel 如此困难
PDF 和 Excel 电子表格的用途完全不同。PDF 保留视觉布局——它本质上是数字打印输出。而 Excel 将数据组织成行和列，以便进行计算和分析。
挑战在于：PDF 不包含像 HTML 表格那样的结构信息。没有 <table>、<tr> 或 <td> 标签来告诉软件行和列的起始位置。转换器必须根据视觉位置进行猜测。
这种根本性的不匹配正是直接转换经常导致结果混乱的原因：列被合并、数字变成了文本、格式也变得一团糟。
方法 1：Microsoft Excel 内置导入功能
如果您使用的是 Excel 2019 或更高版本（包括 Microsoft 365），可以使用 Power Query 直接导入 PDF 数据。
操作步骤
- 打开 Excel，点击 数据 → 获取数据 → 来自文件 → 来自 PDF
- 选择您的 PDF 文件
- Power Query 会显示可用的表格——选择您需要的那一个
- 点击 转换数据 对导入内容进行清理，或点击 加载 直接将其导入电子表格
优缺点
最适合： 结构清晰、带有简单表格的原生 PDF
难点： 复杂的布局、合并单元格、跨页表格
注意： 此功能在 Mac 版 Excel 中不可用。
方法 2：Adobe Acrobat
Adobe Acrobat（付费版，而非 Reader）可以直接将 PDF 导出为 Excel 格式。
操作步骤
- 在 Acrobat 中打开 PDF
- 点击 文件 → 导出为 → 电子表格 → Microsoft Excel 工作簿
- 选择保存位置
Adobe 还提供了一个使用次数有限的 免费在线转换器。
优缺点
最适合： 使用 Adobe 工具创建的 PDF、原生（非扫描）文档
难点： 扫描文档、复杂格式
方法 3：在线转换器
有几种免费的在线工具无需安装软件即可将 PDF 转换为 Excel。
热门选项
| 工具 | 最适合 | 限制 |
|---|---|---|
| Smallpdf | 快速转换 | 免费版每日限额 |
| iLovePDF | 批量处理 | 文件大小限制 |
| PDF2Go | 简单表格 | 处理复杂布局可能较吃力 |
隐私注意事项
使用在线转换器时，您的文件会上传到其服务器。对于敏感的财务数据，请考虑使用离线方法或在浏览器本地处理文件的工具。
方法 4：复制并粘贴（手动）
有时最简单的方法反而有效——尤其是对于少量数据。
操作步骤
- 打开 PDF，用鼠标选中表格
- 复制 (Ctrl+C 或 Cmd+C)
- 粘贴到 Excel (Ctrl+V 或 Cmd+V)
- 使用 数据 → 分列 来修复格式问题
适用场景
此方法最适合只需要快速提取的简单单页表格。请做好花费时间清理结果的准备。
常见问题及解决方法
数字被导入为文本
Excel 可能会将您的数字视为文本字符串，从而导致计算失效。
解决方法： 选中该列，点击 数据 → 分列，然后点击 完成。或者将单元格乘以 1 以强制转换。
列合并在一起
来自多个列的数据最终出现在单个单元格中。
解决方法： 使用 分列 功能，选择分隔符（空格、逗号或固定宽度）来拆分数据。
数据缺失
某些内容在转换后没有出现。
解决方法： 尝试不同的转换工具——每个工具处理布局的方式都不同。对于扫描的 PDF，您需要具备 OCR（光学字符识别）功能的工具。
格式丢失
颜色、字体和单元格边框消失。
解决方法： 大多数转换器专注于数据而非视觉格式。您需要在 Excel 中手动重新应用格式。
获得更好转换效果的技巧
尽可能使用原生 PDF
以数字方式创建的 PDF（来自 Word、Excel 或财务软件）比扫描的纸质文档转换效果好得多。如果可以选择，请索要数字版本。
检查 OCR 功能
如果您的 PDF 是扫描图像，则需要带 OCR 的转换器。请专门寻找此功能——Smallpdf 和 Adobe Acrobat 都提供此功能。
务必核对输出结果
没有转换器是完美的。转换后：
- 检查行数和列数是否与原件一致
- 抽查几个数字与源文件对比
- 查找合并或缺失的数据
这只需要一分钟，却能节省以后数小时的排错时间。
考虑文档类型
不同类型的 PDF 需要不同的处理方法：
| 文档类型 | 最佳方法 |
|---|---|
| 银行对账单 | 专业的财务转换器 |
| 发票 | Adobe Acrobat 或在线工具 |
| 数据报告 | Power Query (Excel 内置) |
| 扫描文档 | 支持 OCR 的工具 |
当转换无法解决问题时
有时，任何转换器都无法干净地提取您的数据。这通常发生在以下情况：
- 布局极其复杂的精美设计文档
- 数据跨多列且不一致的 PDF
- 图像质量极差的扫描文档
- 受密码保护的文件（需先解除保护）
在这些情况下，手动输入或针对特定文档类型设计的专业软件可能是唯一可靠的选择。
常见问题解答
我可以转换受密码保护的 PDF 吗？
您需要先解除密码保护。如果您知道密码，请在 Adobe Reader 等查看器中打开 PDF，打印为不受保护的 PDF，然后再进行转换。如果您没有密码，请联系文档创建者。
为什么我的数字在 Excel 中显示为文本？
PDF 不区分数字和文本——它们只是页面上的字符。当 Excel 导入这些数据时，可能会默认使用文本格式。请使用“分列”功能或乘以 1 来转换。
哪种方法的结果最准确？
这取决于您的文档。对于带有简单表格的原生 PDF，Excel 的 Power Query 通常效果很好。对于复杂的文档，Adobe Acrobat 或专业转换器往往表现更佳。唯一的办法是针对您的具体文件进行尝试。
我可以一次转换多个 PDF 吗？
可以，但方法各异。一些在线工具（如 iLovePDF）支持批量转换。经过一些设置，Power Query 也可以导入多个文件。对于定期的批量处理，Adobe Acrobat Pro 等桌面软件效率最高。
有办法自动完成 PDF 到 Excel 的转换吗？
当源 PDF 更新时，Power Query 连接可以自动刷新。对于更高级的自动化，可以使用 Python 等编程工具配合 Tabula 或 Camelot 等库进行程序化处理。
总结
将 PDF 转换为 Excel 并不总是那么简单，但您有多种选择：
- Excel Power Query 适用于简单、结构良好的表格
- Adobe Acrobat 适用于原生 PDF 的可靠结果
- 在线转换器 适用于快速、偶尔的需求
- 手动复制粘贴 适用于简单的小型提取
关键在于根据文档类型选择匹配的方法，并且在依赖转换后的数据之前务必核对结果。