Giải thích Báo cáo Ramp: Cấu trúc và Các Điểm Đặc biệt về Bố cục

Ramp ra mắt năm 2019 với định vị rõ ràng so với Brex: kiểm soát chi tiêu là trên hết, phần thưởng đi sau. Trong khi Brex nhấn mạnh vào phần thưởng theo danh mục phong phú cho chi tiêu của các startup, Ramp xây dựng một thẻ doanh nghiệp với giới hạn chi tiêu tích hợp theo từng danh mục, nhà cung cấp và nhân viên. Ramp cũng bổ sung tính năng hoàn tiền cố định 1.5% cho MỌI THỨ (không giới hạn, không phức tạp về danh mục), khớp biên lai bằng AI để loại bỏ báo cáo chi phí, và tích hợp thanh toán hóa đơn + quản lý nhà cung cấp khi công ty mở rộng sang quản lý chi phí toàn diện.

Hướng dẫn này giải thích cấu trúc báo cáo của Ramp và bốn điểm đặc biệt chỉ có ở Ramp.

Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng sau:

12 Phần Phổ Biến (và Cách Ramp Gán Nhãn)

Để tham khảo cấu trúc phổ biến, xem Hiểu các Định dạng Sao kê Ngân hàng. Ramp sử dụng hầu hết các phần theo quy ước thẻ doanh nghiệp fintech.

Điểm Đặc biệt 1: Giới hạn Chi tiêu Thẻ theo Danh mục

Điểm khác biệt cốt lõi của Ramp là giới hạn chi tiêu theo chính sách cho mỗi thẻ:

GIỚI HẠN CHI TIÊU THẺ (theo nhân viên, theo danh mục)
Phần mềm / SaaS 5.000 USD/tháng
Du lịch 2.000 USD/tháng
Ăn uống 100 USD/ngày (theo nhân viên)
Các danh mục khác bị chặn (yêu cầu phê duyệt)

Thẻ của mỗi nhân viên có giới hạn riêng. Nếu cố gắng thanh toán vượt quá giới hạn, giao dịch sẽ bị từ chối (hoặc tự động chuyển qua quy trình phê duyệt).

Tại sao điều này quan trọng:

• Đối với kế toán, sao kê hiển thị chi tiêu được nhóm theo danh mục và nhân viên
• Đối với kiểm soát kế toán, chi tiêu ngoài chính sách được ngăn chặn ở cấp độ giao dịch (không phải sau đó trong báo cáo chi phí)
• Đối với phân tích, danh mục và nhân viên là các trường riêng biệt (không nhúng trong mô tả)

PDFSub nhận dạng các trường danh mục + người giữ thẻ của Ramp và xuất chúng riêng biệt.

Điểm Đặc biệt 2: Hoàn tiền Cố định 1.5% cho Mọi Giao dịch Mua

Ramp cố tình KHÔNG có các hệ số thưởng theo danh mục (không giống như Amex Business hoặc Brex). Thay vào đó: hoàn tiền cố định 1.5% cho mọi chi tiêu, không giới hạn, không loại trừ, áp dụng hàng tháng:

TÓM TẮT HOÀN TIỀN
Chi tiêu kỳ này: 42.500,00 USD
Tỷ lệ hoàn tiền: 1.5%
Hoàn tiền đã nhận: 637,50 USD

Tại sao Ramp chọn cố định:

• Loại bỏ các trò chơi tối ưu hóa chi tiêu (mọi người tối đa hóa danh mục phần thưởng bằng chi phí chính sách công ty)
• Kế toán đơn giản hơn (mỗi đô la kiếm được cùng một tỷ lệ)
• Tiền hoàn lại là tiền thật, được áp dụng dưới dạng tín dụng cho sao kê tiếp theo

Đối với thuế: Tiền hoàn lại thường được coi là khoản chiết khấu (không phải thu nhập), do đó nó làm giảm số tiền chi phí thay vì tạo ra thu nhập.

Điểm Đặc biệt 3: Khớp Biên lai bằng AI

AI của Ramp tự động khớp biên lai với các giao dịch:

• Chụp ảnh biên lai HOẶC chuyển tiếp qua email
• AI của Ramp trích xuất thông tin thương nhân, số tiền, ngày tháng
• Tự động khớp với giao dịch thẻ tương ứng
• Đánh dấu giao dịch là "Biên lai: đã khớp tự động" trên sao kê

03/01  United Airlines -485,00 USD Biên lai: đã khớp tự động
05/01  DoorDash -45,00 USD Biên lai: đã khớp tự động
12/01  Uber -23,50 USD Biên lai: thiếu - đã thông báo cho nhân viên

Tại sao điều này quan trọng:

• Đối với kế toán, trạng thái biên lai cho biết liệu tài liệu có đầy đủ hay không
• Đối với kiểm toán, tất cả biên lai được lưu trữ trong Ramp và có thể xuất ra theo gói
• Đối với phân tích, trạng thái khớp biên lai là một trường riêng biệt

PDFSub giữ nguyên trạng thái biên lai khi xuất.

Điểm Đặc biệt 4: Thanh toán Hóa đơn + Quản lý Nhà cung cấp Tích hợp

Ngoài thẻ doanh nghiệp, Ramp còn mở rộng sang thanh toán hóa đơn - hóa đơn nhà cung cấp được đưa vào Ramp qua email hoặc tải lên, được phê duyệt qua quy trình làm việc và thanh toán tự động qua ACH/séc/chuyển khoản:

THANH TOÁN HÓA ĐƠN TRONG CHU KỲ NÀY
AWS -1.200 USD (tự động thanh toán 05/03)
Salesforce -3.000 USD (tự động thanh toán 10/03)
Tiền thuê văn phòng -5.000 USD (tự động thanh toán 01/03)
Verizon Business -450 USD (tự động thanh toán 15/03)

Các giao dịch Thanh toán Hóa đơn xuất hiện trên sao kê (dưới dạng ghi nợ ACH hoặc séc) nhưng được quản lý thông qua quy trình phê duyệt của Ramp.

Tại sao điều này quan trọng:

• Đối với kế toán viên, thanh toán hóa đơn = quy trình duy nhất cho AP (không còn quy trình song song cho thẻ so với hóa đơn)
• Đối với phân tích, các giao dịch thanh toán hóa đơn trông giống như ghi nợ ACH thông thường nhưng có thêm siêu dữ liệu (thông tin nhà cung cấp, số hóa đơn, chuỗi phê duyệt)
• Đối với xuất kế toán, phân loại thanh toán hóa đơn thường ánh xạ tới các tài khoản cụ thể (Tiền thuê văn phòng, Phần mềm, Tiện ích)

Nơi Tải Xuống Sao kê Ramp

1. Đăng nhập tại ramp.com
2. Documents -> Statements
3. Chọn sao kê -> Download PDF

Ramp lưu trữ lên đến 7 năm sao kê trực tuyến.

Chuyển đổi sang Excel, QBO hoặc Xero

• QBO so với CSV so với OFX - lựa chọn định dạng
• Nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks - hướng dẫn nhập QB

Ramp có các tích hợp gốc sâu với NetSuite, QuickBooks, Xero, Sage Intacct và Microsoft Dynamics - bao gồm đồng bộ hóa tự động các giao dịch, danh mục và biên lai. Đối với các quy trình không sử dụng các tích hợp đó, PDFSub nhận dạng tất cả 4 điểm đặc biệt của Ramp: theo dõi chi tiêu theo danh mục/nhân viên, tóm tắt hoàn tiền cố định 1.5%, trạng thái khớp biên lai bằng AI và quản lý nhà cung cấp thanh toán hóa đơn.

So sánh Các Biến thể Theo Ngân hàng

• Giải thích sao kê Brex (đối thủ tập trung vào phần thưởng)
• Giải thích sao kê Mercury (ngân hàng kinh doanh cho startup)
• Giải thích sao kê American Express Business (thẻ doanh nghiệp truyền thống)
• Giải thích sao kê Capital One Spark (thẻ kinh doanh truyền thống)

Ramp là giải pháp thay thế thống trị cho Brex trên thị trường thẻ doanh nghiệp cho startup. Lời chào hàng khác nhau: Brex = phần thưởng, Ramp = kiểm soát. Các công ty chọn dựa trên việc họ muốn tối ưu hóa phần thưởng chi tiêu (Brex) hay ngăn chặn chi tiêu ngoài chính sách (Ramp).