Cách nhập sao kê ngân hàng Hoa Kỳ vào QuickBooks (và Xero)

Bạn có một bản sao kê ngân hàng Hoa Kỳ dạng PDF và cần đưa nó vào QuickBooks. Có thể đó là tài khoản thanh toán doanh nghiệp với phần ePayments dày đặc. Có thể sao kê có một khối Chi tiết phí dịch vụ dài ở cuối và bạn không muốn nhập lại từng cent. Có thể bạn đang nhập dữ liệu lịch sử một năm cho khách hàng. Tệp PDF có cấu trúc nhưng dày đặc, và QuickBooks không chấp nhận trực tiếp.

Đây là quy trình. Bốn bước. Quy trình tương tự xử lý Xero - bạn chỉ cần thay đổi định dạng xuất.

Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng này:

---

Tại sao bạn không thể tải lên PDF của U.S. Bank

QuickBooks Online chấp nhận tải lên tệp dưới dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận PDF trực tiếp để nhập ngân hàng - tính năng tải lên PDF của nguồn cấp dữ liệu ngân hàng chỉ dùng để điền các khoảng trống không thường xuyên trên các tài khoản đã kết nối và tự động chuyển sang OCR với kết quả lẫn lộn.

Xero hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Cùng một hạn chế: không có PDF.

Quy trình bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Để biết chi tiết định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO vs CSV vs OFX của chúng tôi.

---

Bước 1: Tải xuống PDF sao kê của U.S. Bank

1. Đăng nhập tại usbank.com
2. Mở tài khoản bạn cần
3. Nhấp vào My Accounts -> Statements & Documents
4. Chọn kỳ sao kê
5. Nhấp vào View / Download PDF

U.S. Bank lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này. Nếu bạn chọn Sao kê hình ảnh (kiểm tra hình ảnh được nhúng trong PDF), tệp có thể có dung lượng 5-10 MB thay vì 200 KB của một sao kê văn bản - hãy tải xuống cả hai định dạng nếu bạn cần.

---

Bước 2: Tải lên PDFSub

Mở Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF của U.S. Bank vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.

PDFSub tự động nhận dạng mẫu của U.S. Bank. Việc trích xuất chạy phía máy chủ và tệp không được lưu trữ.

Xử lý đặc biệt cho U.S. Bank mà PDFSub thực hiện tự động:

• Các cột Withdrawals (Rút tiền) và Deposits (Nộp tiền) ghép đôi được ánh xạ thành một số tiền có dấu duy nhất (âm cho rút tiền)
• Phần ePayments được xử lý giống như Other Withdrawals (Các khoản rút tiền khác) - cả hai đều được đưa vào danh sách giao dịch hợp nhất
• Phần Itemized Service Charges (Chi tiết phí dịch vụ) ở cuối sao kê được nhập dưới dạng giao dịch (mỗi khoản phí được ghi nhận là một dòng riêng, không gộp thành tổng "Phí ngân hàng")
• Sao kê hình ảnh (PDF có hình ảnh séc được nhúng) được xử lý - hình ảnh séc bị bỏ qua trong quá trình phân tích cú pháp, nhưng các giao dịch séc tương ứng vẫn được giữ lại
• Các dòng số dư cuối ngày được loại trừ khỏi danh sách giao dịch
• Định dạng ngày MM/DD không có năm được đối chiếu với kỳ sao kê

---

Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp

Sau khi dữ liệu được trích xuất, hãy chọn định dạng phù hợp với nơi dữ liệu sẽ đi:

Điểm đến	Định dạng	Lý do
QuickBooks Online	.qbo	Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp
QuickBooks Desktop	.qbo hoặc .iif	QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt
Xero	.ofx	Ưu tiên hơn CSV - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp
Sage	.csv hoặc .ofx	OFX được ưu tiên khi được hỗ trợ
Wave	.csv hoặc .ofx	Cả hai đều hoạt động; OFX giúp phát hiện trùng lặp
FreshBooks	.csv	Chỉ định dạng nhập được hỗ trợ
Quicken	.qfx hoặc .qif	QFX cho Quicken hiện đại, QIF cho các phiên bản cũ hơn

Đối với phần còn lại của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng .qbo và .ofx. Nhấp vào Download trong PDFSub và lưu tệp.

---

Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online

1. Trong QuickBooks, đi tới Banking (hoặc Transactions -> Bank transactions)
2. Nhấp vào Link account ở góc trên bên phải
3. Chọn Upload from file ở cuối hộp thoại
4. Kéo tệp .qbo vào
5. Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
6. Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Next
7. Xem lại các giao dịch đã phân tích cú pháp trong tab For Review

Tệp .qbo bao gồm ID giao dịch FITID, vì vậy QuickBooks tự động bỏ qua các bản sao khi nhập lại.

Giới hạn tệp: QuickBooks Online giới hạn tải lên ở mức 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập. Đối với tài khoản thanh toán doanh nghiệp có khối lượng lớn, hãy chia theo tháng.

---

Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)

1. Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng .ofx thay vì .qbo
2. Trong Xero, điều hướng đến Accounting -> Bank accounts
3. Nhấp vào tài khoản ngân hàng liên quan
4. Nhấp vào Manage account -> Import a statement
5. Kéo tệp .ofx vào
6. Xero phát hiện định dạng và phân tích cú pháp các giao dịch
7. Xem lại và xác nhận

---

Lỗi Thường gặp và Cách Khắc phục

"File could not be processed" (Không thể xử lý tệp) trong QuickBooks. Kích thước tệp trên 350 KB hoặc hơn 1.000 giao dịch. Chia theo tháng và nhập lại.

Phí dịch vụ bị thiếu hoặc gộp chung. U.S. Bank liệt kê chi tiết các khoản phí dịch vụ (Phí bảo trì hàng tháng, Phí trả lại, Phí thấu chi, Phí dừng thanh toán, v.v.) trong một phần riêng ở cuối sao kê. PDFSub ghi nhận mỗi khoản phí như một giao dịch riêng với mô tả gốc được bảo toàn, vì vậy chúng hiển thị riêng lẻ trong QuickBooks - không phải là một khoản "Phí ngân hàng" gộp chung.

Tệp PDF Sao kê hình ảnh mất nhiều thời gian để tải lên. Sao kê hình ảnh bao gồm hình ảnh séc được nhúng và có thể có dung lượng 5-10 MB. PDFSub phân tích cú pháp chúng mà không hiển thị hình ảnh séc, vì vậy thời gian xử lý vẫn tương đương với sao kê chỉ có văn bản. Tệp QBO đầu ra có cùng kích thước như đối với sao kê thuần túy.

ePayments không khớp với Other Withdrawals. U.S. Bank chia các khoản thanh toán kỹ thuật số vào phần ePayments, tách biệt với séc và rút tiền ATM. PDFSub hợp nhất chúng thành một cột số tiền có dấu duy nhất khi xuất, khớp với những gì QuickBooks mong đợi. Nếu bạn cần bảo tồn sự phân biệt giữa ePayments và séc cho mục đích báo cáo, tiêu đề phần gốc được ghi lại dưới dạng trường ghi nhớ trên mỗi giao dịch.

Ngân hàng khác U.S. Bank? PDFSub nhận dạng hơn 20.000 mẫu ngân hàng. Để có bản tóm tắt không phụ thuộc vào phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.

---

Khi bạn đã có tệp CSV gốc của U.S. Bank (Lịch sử Hạn chế)

U.S. Bank cung cấp chức năng xuất CSV từ Trình duyệt trực tuyến -> Giao dịch -> Tải xuống. Lưu ý:

• Chỉ khoảng 24 tháng gần nhất
• Một giới hạn ngầm 1.500 giao dịch cho mỗi lần tải xuống
• Chỉ luồng giao dịch - không có số dư đầu kỳ, không có số dư cuối kỳ, không có phần Chi tiết phí dịch vụ, không có bảng số dư hàng ngày

Để kiểm toán, chuẩn bị thuế hoặc nhập lịch sử, quy trình PDF -> PDFSub -> QBO ở trên là con đường đúng đắn.

---

Tóm tắt

1. Tải xuống PDF sao kê của U.S. Bank từ usbank.com (lên đến 7 năm; Sao kê hình ảnh bao gồm hình ảnh séc)
2. Tải lên Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub
3. Xuất dưới dạng .qbo (QuickBooks) hoặc .ofx (Xero, Sage, Wave) - Rút tiền/Nộp tiền ghép đôi được hợp nhất, phí chi tiết được bảo toàn
4. Banking -> Upload from file -> hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp

Để biết chi tiết bố cục từng phần của U.S. Bank (phần ePayments, cột ghép đôi, phí dịch vụ chi tiết, Sao kê hình ảnh), hãy xem bài phân tích chuyên sâu Giải thích sao kê U.S. Bank.