Cách nhập sao kê ngân hàng PNC vào QuickBooks (và Xero)
Chuyển đổi sao kê PDF của PNC sang định dạng QBO và nhập vào QuickBooks Online trong bốn bước. Quy trình tương tự áp dụng cho Xero với định dạng OFX. Bao gồm các tài khoản phụ Virtual Wallet, cột Nhận/Chi, Tóm tắt Hoạt động và siêu dữ liệu Thanh toán Hóa đơn PNC.
Bạn có một bản sao kê PDF của PNC và cần đưa nó vào QuickBooks. Có thể đó là bản sao kê Virtual Wallet gộp ba tài khoản phụ (Chi tiêu, Dự trữ, Tăng trưởng) vào một tệp PDF duy nhất và bạn cần ánh xạ chúng tới ba tài khoản QuickBooks riêng biệt. Hoặc có thể đó là bản sao kê tài khoản thanh toán doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn với mục Thanh toán Hóa đơn PNC. Tệp PDF được tổ chức tốt, nhưng QuickBooks không chấp nhận trực tiếp.
Đây là quy trình. Bốn bước. Quy trình này cũng xử lý Xero - bạn chỉ cần thay đổi định dạng xuất.
Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng này:
Tại sao bạn không thể tải trực tiếp tệp PDF của PNC lên
QuickBooks Online chấp nhận tải tệp lên ở các định dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận PDF trực tiếp cho việc nhập sao kê ngân hàng - tính năng tải lên PDF của luồng ngân hàng chỉ dành cho việc điền vào các khoảng trống không thường xuyên trên các tài khoản đã kết nối và giảm cấp ngầm sang OCR với kết quả không nhất quán.
Xero hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Cùng một hạn chế: không có PDF.
Quy trình bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Để biết chi tiết định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO so với CSV so với OFX của chúng tôi.
Bước 1: Tải xuống tệp PDF của PNC
- Đăng nhập tại pnc.com
- Mở tài khoản bạn cần (Virtual Wallet hoặc tài khoản thanh toán doanh nghiệp)
- Nhấp vào Online Statements -> View / Download
- Chọn kỳ sao kê
- Nhấp vào Download PDF
PNC lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này. Đối với khách hàng Virtual Wallet, một tệp PDF duy nhất bao gồm hoạt động của cả ba tài khoản phụ (Chi tiêu, Dự trữ, Tăng trưởng) - chúng dùng chung số sao kê nhưng có các khối giao dịch riêng biệt.
Bước 2: Tải lên PDFSub
Mở Công cụ Chuyển đổi Sao kê Ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF của PNC vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.
PDFSub tự động nhận dạng mẫu của PNC. Quá trình trích xuất chạy phía máy chủ và tệp không được lưu trữ.
Xử lý riêng cho PNC mà PDFSub thực hiện tự động:
- Các tài khoản phụ của Virtual Wallet (Chi tiêu, Dự trữ, Tăng trưởng) được tách thành các tệp xuất riêng - mỗi tệp QBO cho mỗi tài khoản phụ
- Các tiêu đề cột
Receive(Nhận) vàSpend(Chi) (thay vì Tiền gửi/Rút tiền) được ánh xạ tới định dạng số tiền có dấu tiêu chuẩn - Phần tóm tắt bằng ngôn ngữ thông thường
Activity Snapshotở trên cùng được loại trừ khỏi giao dịch (đó là cái nhìn tổng quan theo kiểu tiếp thị, không phải dữ liệu) - Các giao dịch Thanh toán Hóa đơn PNC giữ nguyên tên người nhận VÀ số xác nhận trong trường mô tả
- Các dòng số dư cuối ngày được loại trừ khỏi danh sách giao dịch
- Định dạng ngày
MM/DDkhông có năm được đối chiếu với kỳ sao kê
Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp
Sau khi dữ liệu được trích xuất, hãy chọn định dạng phù hợp với nơi dữ liệu sẽ đi tới:
| Điểm đến | Định dạng | Lý do |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp |
| QuickBooks Desktop | .qbo hoặc .iif |
QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt |
| Xero | .ofx |
Ưu tiên hơn CSV - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp |
| Sage | .csv hoặc .ofx |
OFX được ưu tiên khi được hỗ trợ |
| Wave | .csv hoặc .ofx |
Cả hai đều hoạt động; OFX giúp phát hiện trùng lặp |
| FreshBooks | .csv |
Chỉ định dạng nhập được hỗ trợ |
| Quicken | .qfx hoặc .qif |
QFX cho Quicken hiện đại, QIF cho các phiên bản cũ hơn |
Đối với phần còn lại của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng .qbo và .ofx. Nhấp vào Download trong PDFSub và lưu tệp.
Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online
- Trong QuickBooks, đi tới Banking (hoặc Transactions -> Bank transactions)
- Nhấp vào Link account ở góc trên bên phải
- Chọn Upload from file ở cuối hộp thoại
- Kéo tệp
.qbovào - Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
- Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Next
- Xem lại các giao dịch đã phân tích trong tab For Review
Nếu bạn đã chuyển đổi sao kê Virtual Wallet, hãy lặp lại cho từng tệp trong ba tệp đã tách - mỗi tệp cho Chi tiêu, Dự trữ và Tăng trưởng. Mỗi tệp được ánh xạ tới tài khoản QuickBooks riêng của nó.
Tệp .qbo bao gồm ID giao dịch FITID, vì vậy QuickBooks tự động bỏ qua các bản sao khi nhập lại.
Giới hạn tệp: QuickBooks Online giới hạn tải lên ở mức 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập. Việc tách Virtual Wallet giữ cho các tệp riêng lẻ dưới cả hai giới hạn.
Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)
- Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng
.ofxthay vì.qbo - Trong Xero, điều hướng đến Accounting -> Bank accounts
- Nhấp vào tài khoản ngân hàng liên quan
- Nhấp vào Manage account -> Import a statement
- Kéo tệp
.ofxvào - Xero phát hiện định dạng và phân tích các giao dịch
- Xem lại và xác nhận
Lỗi Thường gặp và Cách Khắc phục
"Không thể xử lý tệp" trong QuickBooks. Vượt quá 350 KB hoặc hơn 1.000 giao dịch. Chia theo tháng và nhập lại.
Giao dịch Virtual Wallet xuất hiện trong tài khoản phụ sai. Nếu bạn nhập tệp QBO của Virtual Wallet nhưng giao dịch hiển thị dưới tài khoản phụ sai, hãy kiểm tra xem PDFSub đã tạo ba tệp riêng biệt (được đặt tên với hậu tố -spend, -reserve, -growth) chưa. Mỗi tệp phải được nhập vào tài khoản QuickBooks tương ứng.
Activity Snapshot hiển thị dưới dạng giao dịch. Điều này không nên xảy ra - PDFSub loại trừ phần Activity Snapshot theo mặc định. Nếu bạn thấy các dòng tóm tắt bằng ngôn ngữ thông thường dưới dạng giao dịch, bạn có thể đã sử dụng một công cụ OCR chung. Chạy lại qua PDFSub.
Số xác nhận Thanh toán Hóa đơn PNC bị xóa. PDFSub giữ số xác nhận trong trường mô tả dưới dạng CONF: 123456789 sau tên người nhận. Nếu bạn không thấy nó, hãy kiểm tra xem bạn đã sử dụng .qbo hoặc .ofx (không phải .csv, vì .csv có thể cắt bớt mô tả dài trong một số công cụ xử lý sau này).
Ngân hàng khác PNC? PDFSub nhận dạng hơn 20.000 mẫu ngân hàng. Để có bản giới thiệu không phụ thuộc vào phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.
Khi bạn đã có tệp CSV gốc của PNC (Lịch sử Hạn chế)
PNC cung cấp chức năng xuất CSV từ Trình duyệt Ngân hàng Trực tuyến -> Lịch sử Tài khoản. Lưu ý:
- Chỉ khoảng 24 tháng gần nhất
- Một giới hạn 2.000 giao dịch âm thầm khi tải xuống
- Đối với Virtual Wallet, tệp CSV là cho mỗi tài khoản phụ (bạn phải xuất Chi tiêu, Dự trữ, Tăng trưởng riêng biệt)
- Chỉ luồng giao dịch - không có số dư đầu kỳ, không có số dư cuối kỳ, không có Activity Snapshot
Để kiểm toán, chuẩn bị thuế hoặc nhập liệu lịch sử, quy trình PDF -> PDFSub -> QBO ở trên là con đường đúng đắn.
Tóm tắt
- Tải xuống tệp PDF của PNC từ pnc.com (lên đến 7 năm; Virtual Wallet bao gồm cả ba tài khoản phụ trong một tệp PDF)
- Tải lên Công cụ Chuyển đổi Sao kê Ngân hàng của PDFSub
- Xuất dưới dạng
.qbo(QuickBooks) hoặc.ofx(Xero, Sage, Wave) - Virtual Wallet tự động tách, gộp cột Nhận/Chi - Banking -> Upload from file -> hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp
Để xem bố cục chi tiết từng phần của PNC (tài khoản phụ Virtual Wallet, cột Nhận/Chi, Activity Snapshot, siêu dữ liệu Thanh toán Hóa đơn), hãy xem bài phân tích chuyên sâu Giải thích sao kê ngân hàng PNC.