Cách nhập sao kê ngân hàng HSBC Vương quốc Anh vào QuickBooks (và Xero)

Bạn có một sao kê PDF của HSBC Vương quốc Anh và bạn cần đưa nó vào QuickBooks hoặc Xero. Có thể đó là tài khoản vãng lai của doanh nghiệp nhỏ với khối lượng giao dịch hàng tháng. Có thể đó là sao kê HSBC Premier với các tài khoản phụ đa tiền tệ (GBP, EUR, USD) cần được tách ra. Có thể bạn là kế toán viên tại Vương quốc Anh đang tiếp nhận khách hàng mới. Tệp PDF đã được cấu trúc, nhưng QuickBooks và Xero mặc định sử dụng quy ước của Hoa Kỳ và cần xử lý cẩn thận cho các định dạng của Vương quốc Anh.

Đây là quy trình làm việc. Bốn bước. Quy trình tương tự cũng áp dụng cho Xero - bạn chỉ cần thay đổi định dạng xuất.

Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng này:

---

Tại sao bạn không thể tải trực tiếp tệp PDF của HSBC Vương quốc Anh lên

QuickBooks Online chấp nhận tải tệp lên ở các định dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận trực tiếp PDF cho việc nhập sao kê ngân hàng.

Xero (phổ biến ở Vương quốc Anh) hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Cùng một hạn chế: không có PDF.

Quy trình làm việc bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Để biết chi tiết về định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO so với CSV so với OFX của chúng tôi.

---

Bước 1: Tải xuống tệp PDF của HSBC Vương quốc Anh

1. Đăng nhập tại hsbc.co.uk (cá nhân) hoặc business.hsbc.uk (doanh nghiệp)
2. Mở tài khoản bạn cần
3. Nhấp vào Tài liệu của tôi -> Sao kê
4. Chọn kỳ sao kê
5. Nhấp vào Tải xuống (PDF)

HSBC Vương quốc Anh lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này.

Lưu ý về tài khoản đa tiền tệ HSBC Premier và Global Money: một tài khoản duy nhất có thể có số dư phụ bằng GBP, EUR, USD và các loại tiền tệ khác. Tệp PDF bao gồm các giao dịch của mỗi loại tiền tệ trong một khối riêng biệt. Mỗi loại tiền tệ thường tương ứng với một tài khoản QuickBooks / Xero riêng biệt (vì tiền tệ cơ sở cho tệp QuickBooks là cố định).

---

Bước 2: Tải lên PDFSub

Mở Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF của HSBC Vương quốc Anh vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.

PDFSub tự động nhận dạng mẫu của HSBC Vương quốc Anh. Tính năng tự động phát hiện vùng miền sẽ chọn các quy ước của Vương quốc Anh (ngày DD/MM/YYYY, mặc định GBP, định dạng mã sắp xếp) mà không cần cấu hình thủ công. Việc trích xuất chạy ở phía máy chủ và tệp không được lưu trữ.

Xử lý dành riêng cho HSBC Vương quốc Anh mà PDFSub thực hiện tự động:

• Ngày DD/MM/YYYY được phân tích cú pháp chính xác (không bị đảo thành MM/DD như các công cụ chỉ dành cho Hoa Kỳ)
• Mã sắp xếp (XX-XX-XX) được giữ nguyên trong tiêu đề xuất - QuickBooks và Xero coi đây là siêu dữ liệu tài khoản
• Các ký hiệu DR / CR bên cạnh số tiền được chuyển đổi thành số có dấu (+ cho CR, - cho DR)
• Các số có dấu phân cách hàng nghìn bằng dấu phẩy hoặc dấu chấm được phân tích cú pháp chính xác (quy ước của Vương quốc Anh: 1,234.56)
• Tài khoản Premier đa tiền tệ được tách thành các tệp xuất riêng biệt - mỗi tệp cho mỗi loại tiền tệ (GBP, EUR, USD)
• Mã IBAN và BIC được ghi lại dưới dạng siêu dữ liệu nếu có trên tiêu đề sao kê
• Dòng số dư đầu kỳ (B/F) và số dư cuối kỳ (C/F) được loại trừ khỏi các giao dịch

---

Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp

Điểm đến	Định dạng	Lý do
QuickBooks Online	.qbo	Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp
QuickBooks Desktop	.qbo hoặc .iif	QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt
Xero (Vương quốc Anh)	.ofx	Ưu tiên - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp; CSV yêu cầu ánh xạ cột
Sage (Vương quốc Anh)	.csv hoặc .ofx	CSV phổ biến nhất cho Sage 50, OFX cho Sage Business Cloud
FreeAgent	.ofx hoặc .csv	OFX ưu tiên cho FreeAgent
FreshBooks	.csv	Chỉ định dạng nhập được hỗ trợ

Đối với kế toán viên tại Vương quốc Anh, Xero là điểm đến phổ biến nhất, vì vậy .ofx thường là lựa chọn đúng. Đối với các thiết lập QuickBooks Vương quốc Anh tuân thủ HMRC, hãy sử dụng .qbo.

---

Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online

1. Trong QuickBooks, đi tới Ngân hàng (hoặc Giao dịch -> Giao dịch ngân hàng)
2. Nhấp vào Liên kết tài khoản ở góc trên bên phải
3. Chọn Tải lên từ tệp ở cuối hộp thoại
4. Kéo tệp .qbo vào
5. Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
6. Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Tiếp theo
7. Xem lại các giao dịch đã phân tích cú pháp trong tab Cần xem xét

Đối với tài khoản Premier đa tiền tệ, hãy lặp lại cho mỗi tệp đã tách tiền tệ (mỗi tệp cho GBP, EUR, USD).

Giới hạn tệp: QuickBooks Online giới hạn tải lên ở 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập.

---

Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)

1. Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng .ofx thay vì .qbo
2. Trong Xero, điều hướng đến Kế toán -> Tài khoản ngân hàng
3. Nhấp vào tài khoản ngân hàng liên quan
4. Nhấp vào Quản lý tài khoản -> Nhập sao kê
5. Kéo tệp .ofx vào
6. Xero phát hiện định dạng và phân tích cú pháp các giao dịch
7. Xem lại và xác nhận

Xero Vương quốc Anh xử lý GBP một cách tự nhiên. Đối với các tài khoản phụ EUR/USD trên HSBC Premier, bạn sẽ cần các tài khoản ngân hàng Xero riêng biệt với loại tiền tệ tương ứng.

---

Lỗi và Khắc phục Phổ biến

Ngày bị phân tích sai định dạng. Nếu các giao dịch của bạn hiển thị sai thứ tự hoặc QuickBooks từ chối ngày là không hợp lệ, tệp có thể đã được xuất với định dạng ngày của Hoa Kỳ. PDFSub sử dụng DD/MM/YYYY của Vương quốc Anh cho sao kê HSBC Vương quốc Anh theo mặc định. Xuất lại từ PDFSub với tùy chọn Định dạng ngày: DD/MM/YYYY được chọn rõ ràng.

Số tiền sai lệch gấp 100 hoặc 1000 lần. Quy ước của Vương quốc Anh sử dụng 1,234.56 (dấu phẩy làm dấu phân cách hàng nghìn, dấu chấm làm dấu thập phân). Một số công cụ nhập có thể hiểu sai điều này thành 1234.56 hoặc 1.234,56 (quy ước Châu Âu). PDFSub chuẩn hóa thành một định dạng thập phân duy nhất khi xuất. Nếu bạn thấy các số đáng ngờ, hãy kiểm tra xem bạn đã sử dụng .qbo hoặc .ofx (bao gồm các dấu thập phân rõ ràng) thay vì .csv.

Ký hiệu DR/CR hiển thị trong mô tả. PDFSub sẽ chuyển đổi các ký hiệu DR (ghi nợ) và CR (tín dụng) thành số có dấu khi xuất. Nếu bạn thấy văn bản "DR" hoặc "CR" trong trường mô tả của QuickBooks, hãy xuất lại với tùy chọn Chuyển đổi DR/CR thành số có dấu được chọn.

Lỗi nhập đa tiền tệ. QuickBooks Online yêu cầu bật Đa tiền tệ (Cài đặt -> Tài khoản & Cài đặt -> Nâng cao -> Tiền tệ) trước khi bạn có thể nhập các giao dịch không phải GBP. Hãy bật tính năng này TRƯỚC KHI nhập các tệp đã tách EUR hoặc USD từ sao kê Premier.

Ngân hàng khác HSBC? PDFSub nhận dạng hơn 20.000 mẫu ngân hàng, bao gồm Big Five của Vương quốc Anh (HSBC, Barclays, Lloyds, NatWest, Santander UK) và hầu hết các hiệp hội xây dựng. Để có một bản tóm tắt độc lập với phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.

---

Khi bạn đã có tệp CSV gốc của HSBC Vương quốc Anh (Lịch sử Hạn chế)

HSBC Vương quốc Anh cung cấp tính năng xuất CSV từ Ngân hàng Trực tuyến -> Sao kê. Lưu ý:

• Chỉ khoảng 24 tháng gần nhất
• Đối với Premier đa tiền tệ, tệp CSV là cho từng loại tiền tệ (bạn phải xuất GBP, EUR, USD riêng biệt)
• Chỉ luồng giao dịch - không có số dư đầu kỳ, không có số dư cuối kỳ, không có ký hiệu Số dư đầu kỳ (B/F) hoặc Số dư cuối kỳ (C/F)
• Mã sắp xếp có thể bị thiếu trong tiêu đề CSV

Để kiểm toán, tuân thủ HMRC hoặc tiếp nhận khách hàng lịch sử, quy trình PDF -> PDFSub -> QBO ở trên là con đường đúng đắn.

---

Tóm tắt

1. Tải xuống tệp PDF của HSBC Vương quốc Anh từ hsbc.co.uk (lên đến 7 năm; tài khoản Premier bao gồm tất cả số dư phụ của các loại tiền tệ)
2. Tải lên Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub
3. Xuất dưới dạng .qbo (QuickBooks Vương quốc Anh) hoặc .ofx (Xero, FreeAgent, Sage Business Cloud) - ngày của Vương quốc Anh và ký hiệu DR/CR được xử lý, Premier tách theo loại tiền tệ
4. Ngân hàng -> Tải lên từ tệp -> hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp

Để xem chi tiết bố cục từng phần của sao kê HSBC Vương quốc Anh (mã sắp xếp, ký hiệu DR/CR, ngày DD/MM/YYYY, tài khoản đa tiền tệ), hãy xem bài phân tích chuyên sâu Giải thích sao kê ngân hàng HSBC Vương quốc Anh.