Cách Nhập Sao Kê Ngân Hàng Citi vào QuickBooks (và Xero)
Chuyển đổi sao kê PDF của Citibank sang định dạng QBO và nhập vào QuickBooks Online trong bốn bước. Quy trình tương tự áp dụng cho Xero với định dạng OFX. Bao gồm chi tiết FX đặc thù của Citi, mô tả nhiều dòng và sao kê kết hợp ngân hàng + thẻ.
Bạn có một bản sao kê Citi dưới dạng PDF và cần đưa nó vào QuickBooks. Có thể đó là sao kê kết hợp Citigold bao gồm cả hoạt động tài khoản thanh toán và thẻ tín dụng. Có thể có sáu tháng giao dịch quốc tế với chi tiết FX trên mỗi dòng. Có thể bạn đang chốt sổ sách cho một khách hàng nước ngoài có tài khoản Citi ở ba châu lục. Bản PDF rất dày đặc và QuickBooks không chấp nhận trực tiếp.
Đây là quy trình. Bốn bước. Quy trình này cũng xử lý Xero - bạn chỉ cần thay đổi định dạng xuất. Phần khó là chọn đúng định dạng và biết những điểm đặc thù của Citi mà các công cụ thông thường không xử lý được.
Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng này:
Tại sao bạn không thể tải trực tiếp tệp PDF của Citi lên?
QuickBooks Online chấp nhận tải tệp dưới các định dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận PDF trực tiếp cho việc nhập sao kê ngân hàng - tính năng tải lên PDF của luồng ngân hàng chỉ dành cho việc điền các khoảng trống không thường xuyên trên các tài khoản đã kết nối và sẽ tự động chuyển sang OCR với kết quả không nhất quán.
Xero hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Tương tự: không có PDF.
Quy trình bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Bạn có thể thực hiện thủ công (sao chép và dán vào bảng tính, sau đó định dạng và lưu dưới dạng CSV) hoặc sử dụng công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng nhận biết cấu trúc của sao kê Citi. Cách sử dụng công cụ chuyển đổi nhanh hơn và tránh bước ánh xạ cột bên trong QuickBooks vì tệp .qbo bao gồm siêu dữ liệu cột.
Để biết chi tiết định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO so với CSV so với OFX của chúng tôi - cây quyết định định dạng ở đầu trang bao quát mọi nền tảng kế toán trong nháy mắt.
Bước 1: Tải xuống tệp PDF của Citi
- Đăng nhập tại citi.com (hoặc citibankonline.com)
- Mở tài khoản bạn cần (tài khoản thanh toán, tiết kiệm, thẻ tín dụng hoặc sao kê Citigold kết hợp)
- Đi tới Statements & Documents (Sao kê & Tài liệu) (cho ngân hàng) hoặc Statements (Sao kê) (cho thẻ)
- Chọn kỳ sao kê
- Nhấp vào Download PDF (Tải xuống PDF)
Citi lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này - nhiều hơn đáng kể so với cửa sổ 90 ngày mà hầu hết các luồng ngân hàng cung cấp.
Lưu ý về sao kê kết hợp Citigold và Citi Priority: một tệp PDF có thể chứa hoạt động của tài khoản thanh toán, tiết kiệm, môi giới VÀ thẻ tín dụng cho cùng một hộ gia đình. Mỗi tài khoản bên trong tệp PDF đó cần được ánh xạ tới một tài khoản QuickBooks riêng biệt khi nhập. PDFSub nhận dạng định dạng kết hợp và tự động tách xuất theo từng tài khoản.
Bước 2: Tải lên PDFSub
Mở Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF Citi vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.
PDFSub tự động nhận dạng mẫu Citi. Đối với các tệp PDF Citi kỹ thuật số (bất kỳ tệp nào bạn tải xuống trực tiếp từ citi.com, không phải bản quét), quá trình trích xuất chạy phía máy chủ thông qua công cụ Cấp 1 của PDFSub và không bao giờ lưu trữ tệp.
PDFSub hiển thị các giao dịch đã phân tích cú pháp trước khi bạn cam kết xuất, vì vậy bạn có thể kiểm tra nhanh một vài dòng so với tệp PDF gốc.
Xử lý đặc thù của Citi mà PDFSub thực hiện tự động:
- Giữ nguyên cột số tiền có dấu duy nhất (Citi sử dụng một cột có dấu dương/âm, không có cột Rút tiền/Tiền gửi riêng)
- Mô tả giao dịch nước ngoài nhiều dòng ("HOTEL TOKYO JP / orig: JPY 42,500 / rate: 149.12 JPY/USD / FX fee: $5.70") được ghép thành một mô tả duy nhất với đơn vị tiền tệ gốc được bảo tồn trong một trường riêng
- Sao kê kết hợp (Citigold, Citi Priority) được tách theo tài khoản khi xuất - một tệp QBO cho mỗi tài khoản thanh toán/tiết kiệm/thẻ
- Phần phân tích số dư theo bậc APR trên sao kê thẻ tín dụng được loại trừ khỏi danh sách giao dịch (đây là các phép tính tóm tắt, không phải giao dịch)
- Định dạng ngày được đối chiếu với kỳ sao kê - thẻ sử dụng
MM/DDkhông có năm, ngân hàng sử dụngMM/DD/YYYY
Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp
Sau khi dữ liệu được trích xuất, hãy chọn định dạng phù hợp với nơi dữ liệu sẽ đi tới:
| Điểm đến | Định dạng | Lý do |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp |
| QuickBooks Desktop | .qbo hoặc .iif |
QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt |
| Xero | .ofx |
Ưu tiên hơn CSV - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp |
| Sage | .csv hoặc .ofx |
OFX được ưu tiên khi được hỗ trợ |
| Wave | .csv hoặc .ofx |
Cả hai đều hoạt động; OFX giúp phát hiện trùng lặp |
| FreshBooks | .csv |
Chỉ là định dạng nhập được hỗ trợ |
| Quicken | .qfx hoặc .qif |
QFX cho Quicken hiện đại, QIF cho các phiên bản cũ hơn |
Đối với phần còn lại của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng .qbo và .ofx. Nhấp vào Download (Tải xuống) trong PDFSub và lưu tệp ở một nơi bạn có thể tìm lại.
Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online
- Trong QuickBooks, đi tới Banking (Ngân hàng) (hoặc Transactions -> Bank transactions (Giao dịch -> Giao dịch ngân hàng))
- Nhấp vào Link account (Liên kết tài khoản) ở góc trên bên phải
- Chọn Upload from file (Tải lên từ tệp) ở cuối hộp thoại
- Kéo tệp
.qbovào (hoặc nhấp để duyệt) - Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
- Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Next (Tiếp theo)
- Xem lại các giao dịch đã phân tích cú pháp - chúng xuất hiện trong tab For Review (Chờ xem xét)
Nếu bạn đã chuyển đổi sao kê Citigold kết hợp, hãy lặp lại các bước 4-7 cho mỗi tệp đã tách (mỗi tệp cho một tài khoản bên trong tệp PDF gốc).
Vì .qbo là định dạng gốc của QuickBooks, bạn bỏ qua bước ánh xạ cột mà nhập CSV yêu cầu. Tệp bao gồm các giá trị FITID (Mã giao dịch của tổ chức tài chính) cho mỗi giao dịch, vì vậy nếu bạn vô tình nhập lại cùng một sao kê, QuickBooks sẽ tự động bỏ qua các bản sao thay vì nhân đôi mọi thứ.
Giới hạn tệp cần lưu ý:
- QuickBooks Online giới hạn tải lên ở 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập
- Đối với hầu hết các sao kê Citi hàng tháng thì điều này là ổn. Đối với sao kê Citigold kết hợp với hoạt động thẻ nhiều, phương pháp tách theo tài khoản thường giữ cho mỗi tệp dưới giới hạn.
Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)
Nếu bạn làm việc trong Xero thay vì QuickBooks, điều duy nhất thay đổi là định dạng tệp và đường dẫn menu:
- Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng
.ofxthay vì.qbo - Trong Xero, điều hướng đến Accounting -> Bank accounts (Kế toán -> Tài khoản ngân hàng)
- Nhấp vào tài khoản ngân hàng tương ứng
- Nhấp vào Manage account -> Import a statement (Quản lý tài khoản -> Nhập sao kê)
- Kéo tệp
.ofxvào - Xero phát hiện định dạng và phân tích cú pháp các giao dịch
- Xem lại và xác nhận
Xero, giống như QuickBooks, nhận dạng các ID phát hiện trùng lặp của OFX. Nhập lại cùng một tệp là an toàn.
Lỗi Thường gặp và Cách Khắc phục
"Không thể xử lý tệp" trong QuickBooks. Thường có nghĩa là tệp vượt quá 350 KB hoặc chứa hơn 1.000 giao dịch. Hãy tách sao kê thành các phần nhỏ hơn (từng tháng một) và nhập lại.
Chi tiết FX bị mất trong quá trình nhập. Citi hiển thị số tiền gốc bằng ngoại tệ, tỷ giá hối đoái và phí FX trên mô tả giao dịch nhiều dòng. PDFSub bảo toàn đơn vị tiền tệ gốc dưới dạng một trường riêng trong đầu ra QBO; phí FX được ghi nhận là một dòng riêng. Nếu bạn thấy chi tiết FX bị gộp hoặc thiếu, hãy xuất lại từ PDFSub với tùy chọn Preserve foreign currency fields (Bảo toàn trường ngoại tệ) được bật trong cài đặt công cụ chuyển đổi.
Giao dịch trùng lặp giữa các tệp sao kê kết hợp đã tách. Nếu bạn đã nhập sao kê kết hợp Citigold và thấy các giao dịch trùng lặp, bạn có thể đã nhập cùng một tệp QBO vào hai tài khoản QuickBooks khác nhau. PDFSub đặt tên các tệp đã tách theo tài khoản (ví dụ: citigold-checking-2026-04.qbo, citigold-savings-2026-04.qbo, citigold-mastercard-2026-04.qbo) - hãy kiểm tra xem mỗi tệp đã được nhập vào đúng tài khoản chưa.
Phần phân tích theo bậc APR xuất hiện dưới dạng giao dịch. Trên sao kê thẻ tín dụng Citi, bảng Tính toán Số dư Hàng ngày hiển thị số dư hàng ngày được chia thành các bậc APR (ví dụ: Giao dịch Tiêu chuẩn, Ưu đãi Khuyến mãi, Rút tiền mặt). Đây không phải là giao dịch. PDFSub loại trừ chúng theo mặc định.
Ngân hàng khác Citi? PDFSub nhận dạng hơn 20.000 mẫu ngân hàng. Quy trình bốn bước tương tự được áp dụng. Để có bản tóm tắt không phụ thuộc vào phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.
Khi bạn đã có tệp CSV gốc của Citi (Lịch sử Hạn chế)
Citi cung cấp tính năng xuất CSV trực tiếp trong Hoạt động Tài khoản cho các tài khoản đang mở và hoạt động. Lưu ý:
- Chỉ khoảng 24 tháng gần nhất (thường là 90 ngày đối với thẻ tín dụng)
- Giới hạn 1.000 giao dịch khi tải xuống
- Tệp CSV là luồng giao dịch, không phải là sao kê chính thức - không có số dư đầu kỳ, không có số dư cuối kỳ, không có tóm tắt phí, không có phân tích bậc APR.
Đối với việc ghi sổ hàng tháng liên tục, tệp CSV gốc là đủ. Đối với kiểm toán, chuẩn bị thuế, báo cáo FX, hoặc nhập dữ liệu lịch sử, bạn cần quy trình PDF -> PDFSub -> QBO như trên.
Tóm tắt
- Tải xuống tệp PDF của Citi từ citi.com (lên đến 7 năm; sao kê Citigold kết hợp bao gồm tài khoản thanh toán, tiết kiệm và thẻ cùng nhau)
- Tải lên Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub
- Xuất dưới dạng
.qbo(QuickBooks) hoặc.ofx(Xero, Sage, Wave) - sao kê kết hợp tự động tách theo tài khoản - Banking -> Upload from file -> Hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp, chi tiết FX được bảo toàn.
Toàn bộ quy trình mất khoảng 90 giây cho mỗi sao kê sau khi bạn đã thực hiện một lần. Để biết thêm về cách bố trí từng phần của Citi (chi tiết FX, mô tả nhiều dòng, định dạng sản phẩm kết hợp, phân tích bậc APR), hãy xem bài phân tích chi tiết Giải thích sao kê ngân hàng Citi.