Cách Nhập Sao Kê Ngân Hàng Bank of America vào QuickBooks (và Xero)

Bạn có một sao kê PDF của Bank of America và bạn cần đưa nó vào QuickBooks. Các kết nối ngân hàng bị lỗi thời, tài khoản đã đóng, bạn đang thiết lập cho khách hàng giữa năm, hoặc bạn đã thử tải lên PDF tích hợp sẵn của QuickBooks và nó tạo ra một mớ hỗn độn. Dù lý do là gì: bạn cần một cách để biến tệp PDF đó thành một bản nhập sạch mà QuickBooks (hoặc Xero) thực sự chấp nhận.

Đây là quy trình. Bốn bước. Quy trình tương tự xử lý Xero - chỉ cần thay đổi định dạng xuất. Phần khó là chọn đúng định dạng và biết các điểm đặc thù của BofA (thuật ngữ Trừ/Cộng, phần Kiểm đã thanh toán riêng biệt, sao kê gộp kết hợp nhiều tài khoản) làm các công cụ chuyển đổi chung chung bị bối rối.

Muốn sử dụng hướng dẫn này trên blog của bạn? Sao chép mã nhúng này:

---

Tại sao bạn không thể chỉ tải lên PDF của BofA?

QuickBooks Online chấp nhận tải lên tệp ở các định dạng .qbo, .ofx, .qfx và .csv. Nó không chấp nhận PDF để nhập ngân hàng - tính năng tải lên PDF của ngân hàng chỉ dùng để điền các khoảng trống không thường xuyên trên các tài khoản đã kết nối và tự động chuyển đổi sang OCR với kết quả không ổn định.

Xero hỗ trợ .ofx, .csv, .qbo, .qfx và .qif. Cùng một hạn chế: không có PDF.

Vì vậy, quy trình bắt đầu bằng việc chuyển đổi định dạng. Bạn có thể làm điều này thủ công (dán và cầu nguyện vào bảng tính, sau đó định dạng và lưu dưới dạng CSV) hoặc bằng một công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng biết cấu trúc của sao kê Bank of America. Cách tiếp cận bằng công cụ chuyển đổi nhanh hơn và tránh bước ánh xạ cột bên trong QuickBooks vì tệp .qbo bao gồm siêu dữ liệu cột.

Để biết chi tiết định dạng, hãy xem hướng dẫn QBO vs CSV vs OFX của chúng tôi - cây quyết định định dạng ở trên bao quát mọi nền tảng kế toán trong nháy mắt.

---

Bước 1: Tải xuống PDF của BofA

1. Đăng nhập tại bankofamerica.com
2. Mở tài khoản bạn cần
3. Đi tới Statements & Documents (Sao kê & Tài liệu)
4. Chọn kỳ sao kê
5. Nhấp vào Download PDF (Tải xuống PDF)

Bank of America lưu trữ tới 7 năm sao kê có sẵn theo cách này. Các tài khoản cũ hơn có thể có thời gian lưu trữ ngắn hơn; hãy kiểm tra danh sách ngày sao kê trước khi giả định.

Nếu bạn có tài khoản gộp (ví dụ: tài khoản thanh toán và tiết kiệm trên một sao kê), tệp PDF sẽ bao gồm cả hai tài khoản trong một tài liệu duy nhất với các phần riêng biệt. PDFSub nhận diện các dấu ngắt phần và cho phép bạn chọn xuất chúng dưới dạng tệp riêng biệt hoặc gộp lại.

---

Bước 2: Tải lên PDFSub

Mở Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub. Kéo tệp PDF BofA vào vùng thả hoặc nhấp để duyệt.

PDFSub tự động nhận diện mẫu BofA. Đối với các tệp PDF kỹ thuật số (bất kỳ tệp nào bạn tải xuống trực tiếp từ bankofamerica.com, không phải bản quét), quá trình trích xuất diễn ra hoàn toàn trong trình duyệt của bạn thông qua công cụ cấp 1 của PDFSub - tệp không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. Điều đó quan trọng khi bạn làm việc với dữ liệu khách hàng theo thư hợp đồng.

PDFSub hiển thị cho bạn các giao dịch đã phân tích cú pháp trước khi bạn cam kết xuất, vì vậy bạn có thể kiểm tra nhanh một vài dòng so với tệp PDF gốc.

Xử lý đặc thù BofA mà PDFSub thực hiện tự động:

• Các cột Subtractions (Khoản trừ) và Additions (Khoản cộng) được ánh xạ tới một số tiền có dấu duy nhất (âm cho khoản trừ). Các công cụ chung chung mong đợi tiêu đề "Withdrawals/Deposits" (Rút tiền/Nộp tiền) hoàn toàn bỏ lỡ điều này.
• Phần Checks Paid (Séc đã thanh toán) riêng biệt (với hình ảnh séc bị cắt ngắn) được coi là giao dịch, không phải hình ảnh. Số séc được bảo toàn làm trường tham chiếu.
• Bảng tóm tắt Daily Balance (Số dư hàng ngày) ở cuối sao kê được loại trừ khỏi danh sách giao dịch (đó là bản tóm tắt, không phải giao dịch).
• Sao kê gộp kết hợp nhiều tài khoản trên một tệp PDF được tách chính xác - bạn có thể xuất từng tài khoản riêng biệt hoặc gộp lại.
• Mô tả giao dịch nhiều dòng (ví dụ: tên người bán trên một dòng, địa điểm và tham chiếu trên dòng tiếp theo) được nối thành một trường mô tả duy nhất, không bị tách thành các dòng riêng biệt.

---

Bước 3: Chọn Định dạng Xuất Phù hợp

Sau khi dữ liệu được trích xuất, hãy chọn định dạng phù hợp với nơi dữ liệu sẽ đi tới:

Điểm đến	Định dạng	Lý do
QuickBooks Online	.qbo	Định dạng gốc, không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp
QuickBooks Desktop	.qbo hoặc .iif	QBO qua Web Connect, IIF cho nhập hàng loạt
Xero	.ofx	Ưu tiên hơn CSV - bao gồm siêu dữ liệu tài khoản và ID trùng lặp
Sage	.csv hoặc .ofx	OFX được ưu tiên khi được hỗ trợ
Wave	.csv hoặc .ofx	Cả hai đều được; OFX giúp bạn phát hiện trùng lặp
FreshBooks	.csv	Chỉ định dạng nhập được hỗ trợ
Quicken	.qfx hoặc .qif	QFX cho Quicken hiện đại, QIF cho các phiên bản cũ hơn

Đối với phần còn lại của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng .qbo và .ofx. Nhấp vào Download (Tải xuống) trong PDFSub và lưu tệp ở nơi bạn có thể tìm lại.

---

Bước 4a: Nhập tệp .QBO vào QuickBooks Online

1. Trong QuickBooks, đi tới Banking (Ngân hàng) (hoặc Transactions -> Bank transactions (Giao dịch -> Giao dịch ngân hàng))
2. Nhấp vào Link account (Liên kết tài khoản) ở góc trên bên phải
3. Chọn Upload from file (Tải lên từ tệp) ở cuối hộp thoại
4. Kéo tệp .qbo vào (hoặc nhấp để duyệt)
5. Chọn tài khoản QuickBooks mà sao kê này thuộc về
6. Xác nhận phạm vi ngày và nhấp vào Next (Tiếp theo)
7. Xem lại các giao dịch đã phân tích cú pháp - chúng xuất hiện trong tab For Review (Chờ xem xét)

Vậy là xong. Vì .qbo là định dạng gốc của QuickBooks, bạn bỏ qua bước ánh xạ cột mà nhập CSV yêu cầu bạn thực hiện. Tệp bao gồm các giá trị FITID (Mã giao dịch của Tổ chức Tài chính) cho mọi giao dịch, vì vậy nếu bạn vô tình nhập lại cùng một sao kê, QuickBooks sẽ âm thầm bỏ qua các bản sao thay vì nhân đôi mọi thứ.

Giới hạn tệp cần biết:

• QuickBooks Online giới hạn tải lên ở mức 350 KB mỗi tệp và 1.000 giao dịch mỗi lần nhập
• Hầu hết các sao kê BofA hàng tháng đều nằm dưới giới hạn này. Đối với tài khoản doanh nghiệp có khối lượng giao dịch cao hoặc nhập dữ liệu cả năm, hãy chia theo tháng.

---

Bước 4b: Nhập tệp .OFX vào Xero (Quy trình Tương tự)

Nếu bạn đang làm việc trong Xero thay vì QuickBooks, điều duy nhất thay đổi là định dạng tệp và đường dẫn menu:

1. Quay lại PDFSub và xuất dưới dạng .ofx thay vì .qbo
2. Trong Xero, điều hướng tới Accounting -> Bank accounts (Kế toán -> Tài khoản ngân hàng)
3. Nhấp vào tài khoản ngân hàng liên quan
4. Nhấp vào Manage account -> Import a statement (Quản lý tài khoản -> Nhập sao kê)
5. Kéo tệp .ofx vào
6. Xero phát hiện định dạng và phân tích cú pháp các giao dịch
7. Xem lại và xác nhận

Xero, giống như QuickBooks, nhận diện các ID phát hiện trùng lặp của OFX. Nhập lại cùng một tệp là an toàn.

---

Lỗi và Khắc phục Phổ biến

"Không thể xử lý tệp" trong QuickBooks. Thông thường có nghĩa là tệp vượt quá 350 KB hoặc chứa hơn 1.000 giao dịch. Chia sao kê thành các phần nhỏ hơn (từng tháng một) và nhập lại.

Xuất hiện giao dịch trùng lặp. Nếu các bản sao xuất hiện, bạn có thể đã nhập tệp .csv (không có phát hiện trùng lặp) thay vì .qbo. Xuất lại từ PDFSub dưới dạng .qbo và sử dụng tệp đó.

Sao kê gộp được nhập vào một tài khoản khi bạn muốn cả hai riêng biệt. Khi PDFSub phát hiện sao kê nhiều tài khoản, nó sẽ đề nghị tách ra. Nếu bạn bỏ lỡ lời nhắc đó, hãy tải lại tệp PDF và chọn "Split by account" (Tách theo tài khoản) trước khi xuất.

Các khoản thanh toán séc hiển thị dưới dạng trùng lặp với danh sách giao dịch chính. Điều này xảy ra khi một công cụ chung chung nhập cả danh sách giao dịch và phần Checks Paid. PDFSub tự động loại bỏ trùng lặp dựa trên số séc; nếu bạn thấy điều này, bạn có thể đang sử dụng một công cụ khác.

Thiếu giao dịch. Kiểm tra bảng Daily Balance ở cuối sao kê - sự thay đổi số dư giữa các ngày phải bằng tổng các giao dịch trong ngày đó. Nếu tổng không khớp, công cụ của bạn có thể đã bỏ sót một phần. Hãy đếm số giao dịch trên tệp PDF trước để xác nhận.

Ngân hàng khác BofA? PDFSub nhận diện hơn 20.000 mẫu ngân hàng. Quy trình bốn bước tương tự được áp dụng. Để được hướng dẫn về định dạng theo phần mềm, hãy xem cây quyết định QBO vs CSV vs OFX. Để có bản giới thiệu không phụ thuộc vào phần mềm về việc nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks, hãy xem Cách nhập sao kê ngân hàng vào QuickBooks Online.

---

Khi bạn đã có Xuất Hoạt động Gốc của BofA (Lịch sử Hạn chế)

Bank of America cung cấp tính năng tải xuống trực tiếp hoạt động giao dịch bên trong chế độ xem Account Activity (Hoạt động Tài khoản) cho các tài khoản còn mở và đang hoạt động. Nó hoạt động tốt cho dữ liệu gần đây, nhanh chóng nhưng không phù hợp cho công việc kiểm toán hoặc lịch sử:

• Lịch sử hạn chế (thường là 18-24 tháng gần nhất cho tài khoản thanh toán, 90 ngày cho thẻ tín dụng)
• Chỉ luồng giao dịch - không có số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, tóm tắt phí hoặc bảng số dư hàng ngày
• Các tùy chọn định dạng khác nhau tùy thuộc vào loại tài khoản và dòng sản phẩm

Đối với việc ghi sổ kế toán hàng tháng liên tục, bản tải xuống gốc là ổn. Đối với kiểm toán, chuẩn bị thuế hoặc thiết lập lịch sử, bạn cần quy trình PDF -> PDFSub -> QBO ở trên. Nếu bạn cũng cần trích xuất dữ liệu BofA vào Excel để phân tích (không phải nhập), hãy xem hướng dẫn BofA sang Excel của chúng tôi.

---

Tóm tắt

1. Tải xuống PDF BofA từ bankofamerica.com (tối đa 7 năm)
2. Tải lên Công cụ chuyển đổi sao kê ngân hàng của PDFSub
3. Xuất dưới dạng .qbo (QuickBooks) hoặc .ofx (Xero, Sage, Wave)
4. Banking -> Upload from file -> hoàn tất. Không cần ánh xạ cột, tự động phát hiện trùng lặp.

Toàn bộ quy trình mất khoảng 90 giây cho mỗi sao kê sau khi bạn đã thực hiện một lần. Các khoản Trừ, Cộng, Séc đã thanh toán, Số dư hàng ngày, sao kê gộp - tất cả đều được xử lý tự động.