Cách chuyển PDF sang Excel: Những phương pháp hiệu quả nhất
Tìm hiểu những cách tốt nhất để chuyển đổi tệp PDF sang bảng tính Excel mà vẫn giữ nguyên dữ liệu và định dạng của bạn.
Bạn có dữ liệu bị "kẹt" trong tệp PDF và cần đưa chúng vào Excel. Đó có thể là báo cáo tài chính, hóa đơn hoặc bảng dữ liệu sản phẩm. Vấn đề là gì? PDF không được thiết kế để chỉnh sửa—chúng được thiết kế để hiển thị đồng nhất ở mọi nơi.
Dưới đây là cách để thực tế đưa dữ liệu đó vào một bảng tính mà bạn có thể làm việc được.
Tại sao chuyển đổi PDF sang Excel lại khó khăn
PDF và bảng tính Excel phục vụ các mục đích hoàn toàn khác nhau. Một tệp PDF bảo tồn bố cục trực quan—về cơ bản nó là một bản in kỹ thuật số. Excel sắp xếp dữ liệu thành các hàng và cột để tính toán và phân tích.
Thử thách nằm ở đâu? PDF không chứa thông tin cấu trúc như các bảng HTML. Không có các thẻ <table>, <tr>, hoặc <td> để báo cho phần mềm biết hàng và cột bắt đầu và kết thúc ở đâu. Trình chuyển đổi phải tự đoán dựa trên vị trí trực quan.
Sự không khớp cơ bản này là lý do tại sao việc chuyển đổi trực tiếp thường tạo ra kết quả lộn xộn: các cột bị gộp lại, số bị biến thành văn bản và định dạng bị lỗi.
Phương pháp 1: Tính năng nhập liệu có sẵn của Microsoft Excel
Nếu bạn có Excel 2019 hoặc mới hơn (bao gồm Microsoft 365), bạn có thể nhập dữ liệu PDF trực tiếp bằng Power Query.
Cách thực hiện
- Mở Excel và vào Data → Get Data → From File → From PDF
- Chọn tệp PDF của bạn
- Power Query sẽ hiển thị các bảng có sẵn—chọn bảng bạn cần
- Nhấp vào Transform Data để làm sạch dữ liệu nhập, hoặc Load để đưa trực tiếp vào bảng tính của bạn
Ưu và nhược điểm
Hoạt động tốt với: Các tệp PDF sạch, cấu trúc tốt với các bảng đơn giản
Gặp khó khăn với: Bố cục phức tạp, các ô bị gộp, bảng trải dài nhiều trang
Lưu ý: Tính năng này không có sẵn trên các phiên bản Excel dành cho Mac.
Phương pháp 2: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat (phiên bản trả phí, không chỉ là Reader) có thể xuất PDF sang định dạng Excel trực tiếp.
Cách thực hiện
- Mở tệp PDF của bạn trong Acrobat
- Vào File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
- Chọn vị trí lưu của bạn
Adobe cũng cung cấp một trình chuyển đổi trực tuyến miễn phí với số lần sử dụng hạn chế.
Ưu và nhược điểm
Hoạt động tốt với: Các tệp PDF được tạo bằng các công cụ của Adobe, tài liệu gốc (không phải bản quét)
Gặp khó khăn với: Tài liệu quét (scan), định dạng phức tạp
Phương pháp 3: Các công cụ chuyển đổi trực tuyến
Một số công cụ trực tuyến miễn phí giúp chuyển đổi PDF sang Excel mà không yêu cầu cài đặt phần mềm.
Các tùy chọn phổ biến
| Công cụ | Tốt nhất cho | Hạn chế |
|---|---|---|
| Smallpdf | Chuyển đổi nhanh | Giới hạn hàng ngày cho bản miễn phí |
| iLovePDF | Xử lý hàng loạt | Giới hạn kích thước tệp |
| PDF2Go | Bảng đơn giản | Có thể gặp khó khăn với bố cục phức tạp |
Lưu ý về quyền riêng tư
Khi sử dụng các trình chuyển đổi trực tuyến, tệp của bạn sẽ được tải lên máy chủ của họ. Đối với dữ liệu tài chính nhạy cảm, hãy cân nhắc các phương pháp ngoại tuyến hoặc các công cụ xử lý tệp cục bộ ngay trong trình duyệt của bạn.
Phương pháp 4: Sao chép và Dán (Thủ công)
Đôi khi cách tiếp cận đơn giản nhất lại hiệu quả—đặc biệt là đối với lượng dữ liệu nhỏ.
Cách thực hiện
- Mở tệp PDF và chọn bảng bằng chuột
- Sao chép (Ctrl+C hoặc Cmd+C)
- Dán vào Excel (Ctrl+V hoặc Cmd+V)
- Sử dụng Data → Text to Columns để sửa các lỗi định dạng
Khi nào cách này hiệu quả
Phương pháp này tốt nhất cho các bảng đơn giản, một trang mà bạn chỉ cần trích xuất nhanh. Hãy chuẩn bị tinh thần dành thời gian để làm sạch kết quả.
Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục
Số bị nhập dưới dạng văn bản
Excel có thể coi các con số của bạn là chuỗi văn bản, điều này làm hỏng các phép tính.
Cách sửa: Chọn cột, vào Data → Text to Columns, nhấp Finish. Hoặc nhân các ô đó với 1 để ép kiểu chuyển đổi.
Các cột bị gộp lại với nhau
Dữ liệu từ nhiều cột kết thúc trong một ô duy nhất.
Cách sửa: Sử dụng Text to Columns với một dấu phân cách (khoảng trắng, dấu phẩy hoặc độ rộng cố định) để tách dữ liệu.
Dữ liệu bị thiếu
Một số nội dung không xuất hiện sau khi chuyển đổi.
Cách sửa: Thử một công cụ chuyển đổi khác—mỗi công cụ xử lý bố cục theo cách khác nhau. Đối với các tệp PDF dạng quét, bạn cần khả năng OCR (nhận dạng ký tự quang học).
Mất định dạng
Màu sắc, phông chữ và viền ô bị biến mất.
Cách sửa: Hầu hết các trình chuyển đổi tập trung vào dữ liệu, không phải định dạng trực quan. Bạn sẽ cần áp dụng lại định dạng thủ công trong Excel.
Mẹo để có kết quả chuyển đổi tốt hơn
Sử dụng PDF gốc khi có thể
Các tệp PDF được tạo kỹ thuật số (từ Word, Excel hoặc phần mềm kế toán) chuyển đổi tốt hơn nhiều so với các tài liệu giấy được quét. Nếu bạn có tùy chọn, hãy yêu cầu phiên bản kỹ thuật số.
Kiểm tra khả năng OCR
Nếu tệp PDF của bạn là một hình ảnh quét, bạn cần một trình chuyển đổi có OCR. Hãy tìm kiếm tính năng này cụ thể—Smallpdf và Adobe Acrobat đều cung cấp tính năng này.
Luôn kiểm tra lại kết quả
Không có trình chuyển đổi nào là hoàn hảo. Sau khi chuyển đổi:
- Kiểm tra xem số lượng hàng và cột có khớp với bản gốc không
- Xác minh một vài con số so với nguồn
- Tìm kiếm dữ liệu bị gộp hoặc bị thiếu
Việc này chỉ mất một phút nhưng giúp tiết kiệm hàng giờ xử lý sự cố sau này.
Xem xét loại tài liệu
Các loại PDF khác nhau cần các phương pháp tiếp cận khác nhau:
| Loại tài liệu | Phương pháp tốt nhất |
|---|---|
| Sao kê ngân hàng | Các trình chuyển đổi tài chính chuyên dụng |
| Hóa đơn | Adobe Acrobat hoặc công cụ trực tuyến |
| Báo cáo dữ liệu | Power Query (có sẵn trong Excel) |
| Tài liệu quét | Các công cụ hỗ trợ OCR |
Khi việc chuyển đổi là chưa đủ
Đôi khi không có trình chuyển đổi nào có thể trích xuất sạch dữ liệu của bạn. Điều này thường xảy ra với:
- Các tài liệu được thiết kế cầu kỳ với bố cục phức tạp
- PDF có dữ liệu trải dài trên nhiều cột không nhất quán
- Tài liệu quét với chất lượng hình ảnh kém
- Các tệp được bảo vệ bằng mật khẩu (hãy xóa bảo vệ trước)
Trong những trường hợp này, nhập thủ công hoặc phần mềm chuyên dụng được thiết kế cho loại tài liệu cụ thể của bạn có thể là lựa chọn đáng tin cậy duy nhất.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể chuyển đổi tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu sang Excel không?
Bạn sẽ cần xóa bảo vệ mật khẩu trước. Nếu bạn biết mật khẩu, hãy mở PDF trong một trình xem như Adobe Reader, in sang PDF mà không có bảo vệ, sau đó chuyển đổi. Nếu bạn không có mật khẩu, hãy liên hệ với người đã tạo tài liệu.
Tại sao các con số của tôi hiển thị dưới dạng văn bản trong Excel?
PDF không phân biệt giữa số và văn bản—tất cả chỉ là các ký tự trên một trang. Khi Excel nhập dữ liệu này, nó có thể mặc định định dạng văn bản. Sử dụng Data → Text to Columns hoặc nhân với 1 để chuyển đổi.
Phương pháp nào cho kết quả chính xác nhất?
Nó phụ thuộc vào tài liệu của bạn. Đối với các tệp PDF gốc có bảng đơn giản, Power Query của Excel thường hoạt động tốt. Đối với các tài liệu phức tạp, Adobe Acrobat hoặc các trình chuyển đổi chuyên dụng có xu hướng hoạt động tốt hơn. Cách duy nhất để biết là thử với tệp cụ thể của bạn.
Tôi có thể chuyển đổi nhiều tệp PDF cùng lúc không?
Có, nhưng các phương pháp sẽ khác nhau. Một số công cụ trực tuyến như iLovePDF hỗ trợ chuyển đổi hàng loạt. Power Query cũng có thể nhập nhiều tệp với một số thiết lập. Để xử lý hàng loạt thường xuyên, phần mềm máy tính như Adobe Acrobat Pro là hiệu quả nhất.
Có cách nào để tự động hóa việc chuyển đổi PDF sang Excel không?
Các kết nối Power Query có thể tự động làm mới khi tệp PDF nguồn cập nhật. Để tự động hóa nâng cao hơn, các công cụ lập trình như Python với các thư viện như Tabula hoặc Camelot có thể xử lý PDF theo lập trình.
Tóm tắt
Chuyển đổi PDF sang Excel không phải lúc nào cũng đơn giản, nhưng bạn có các lựa chọn:
- Excel Power Query cho các bảng đơn giản, cấu trúc tốt
- Adobe Acrobat cho kết quả đáng tin cậy trên các tệp PDF gốc
- Trình chuyển đổi trực tuyến cho các nhu cầu nhanh chóng, không thường xuyên
- Sao chép-dán thủ công cho các đoạn trích nhỏ, đơn giản
Chìa khóa là chọn phương pháp phù hợp với loại tài liệu của bạn—và luôn xác minh kết quả trước khi tin tưởng vào dữ liệu đã chuyển đổi.