วิธีนำเข้าใบแจ้งยอด Wells Fargo ไปยัง QuickBooks (และ Xero)
แปลงใบแจ้งยอด Wells Fargo PDF เป็นรูปแบบ QBO และนำเข้าไปยัง QuickBooks Online ในสี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้ OFX สำหรับ Xero รวมถึงการจัดการคอลัมน์การฝาก/เครดิตและถอน/เดบิตที่จับคู่กัน และการคัดลอกและวางโค้ดสำหรับบล็อกของคุณ
คุณมีใบแจ้งยอด Wells Fargo ในรูปแบบ PDF และต้องการนำเข้าไปยัง QuickBooks อาจเป็นเพราะการเชื่อมต่อธนาคารขัดข้อง บัญชีถูกปิด คุณกำลังเริ่มงานกับลูกค้ากลางปี หรือคุณได้ลองอัปโหลด PDF ในตัวของ QuickBooks แล้วแต่ผลลัพธ์ไม่น่าพอใจ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณจำเป็นต้องมีวิธีแปลง PDF นั้นให้เป็นการนำเข้าที่ QuickBooks (หรือ Xero) ยอมรับได้
นี่คือขั้นตอนการทำงาน สี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้ได้กับ Xero เพียงแค่เปลี่ยนรูปแบบการส่งออก ส่วนที่ยากคือการเลือกรูปแบบที่ถูกต้องและทำความเข้าใจลักษณะเฉพาะของ Wells Fargo (คอลัมน์การฝาก/เครดิตและถอน/เดบิตที่จับคู่กัน ส่วนสรุปยอดคงเหลือรายวัน และการยกเลิก OFX Direct Connect) ที่ทำให้เครื่องมือแปลงทั่วไปสับสน
ต้องการใช้คู่มือนี้ในบล็อกของคุณหรือไม่? คัดลอกโค้ดสำหรับฝังนี้:
ทำไมคุณจึงไม่สามารถอัปโหลด PDF ของ WF ได้โดยตรง
QuickBooks Online รองรับการอัปโหลดไฟล์ในรูปแบบ .qbo, .ofx, .qfx, และ .csv ไม่รองรับ PDF สำหรับการนำเข้าข้อมูลธนาคาร - คุณสมบัติการอัปโหลด PDF ของ Bank Feed ใช้สำหรับการเติมข้อมูลเป็นครั้งคราวสำหรับบัญชีที่เชื่อมต่อ และจะใช้ OCR ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่หลากหลาย
Xero รองรับ .ofx, .csv, .qbo, .qfx, และ .qif ข้อจำกัดเดียวกันคือไม่รองรับ PDF
ดังนั้นขั้นตอนการทำงานจึงเริ่มต้นด้วยการแปลงรูปแบบ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเอง (คัดลอกและวางลงในสเปรดชีต จากนั้นจัดรูปแบบและบันทึกเป็น CSV) หรือใช้เครื่องมือแปลงใบแจ้งยอดธนาคารที่เข้าใจโครงสร้างของใบแจ้งยอด Wells Fargo วิธีใช้เครื่องมือแปลงจะเร็วกว่าและหลีกเลี่ยงขั้นตอนการจับคู่คอลัมน์ภายใน QuickBooks ได้ เพราะไฟล์ .qbo มีข้อมูลเมตาของคอลัมน์อยู่แล้ว
สำหรับรายละเอียดรูปแบบ โปรดดูคู่มือ QBO vs CSV vs OFX ของเรา - แผนผังการตัดสินใจรูปแบบที่ด้านบนจะครอบคลุมทุกแพลตฟอร์มบัญชีในครั้งเดียว
ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดใบแจ้งยอด Wells Fargo PDF
- ลงชื่อเข้าใช้ที่ wellsfargo.com
- เปิดบัญชีที่คุณต้องการ
- ไปที่ Statements & Documents (ใบแจ้งยอดและเอกสาร)
- เลือกช่วงเวลาของใบแจ้งยอด
- คลิก Download PDF (ดาวน์โหลด PDF)
Wells Fargo เก็บใบแจ้งยอดไว้สูงสุด 7 ปี ในลักษณะนี้ ประเภทบัญชีบางประเภทอาจมีระยะเวลาเก็บรักษาที่สั้นกว่า โปรดตรวจสอบรายการวันที่ของใบแจ้งยอดก่อนที่จะสันนิษฐาน
หมายเหตุเกี่ยวกับการดาวน์โหลด CSV ของ Wells Fargo: Wells Fargo มีตัวเลือกการส่งออก CSV โดยตรงจากมุมมอง Account Activity (พวกเขาใช้คำว่า "Comma Delimited") ซึ่งใช้ได้กับกิจกรรมล่าสุด แต่มีข้อจำกัด - ดูคู่มือ Wells Fargo to Excel สำหรับข้อแลกเปลี่ยน
ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยัง PDFSub
เปิด PDFSub's Bank Statement Converter ลากไฟล์ Wells Fargo PDF เข้าไปในพื้นที่วางไฟล์ หรือคลิกเพื่อเรียกดู
PDFSub จะจดจำเทมเพลตของ Wells Fargo ได้โดยอัตโนมัติ สำหรับ PDF ดิจิทัล (ไฟล์ใดๆ ที่คุณดาวน์โหลดโดยตรงจาก wellsfargo.com ไม่ใช่ไฟล์สแกน) การแยกข้อมูลจะทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณผ่านเอนจิ้น Tier 1 ของ PDFSub - ไฟล์จะไม่ถูกส่งออกจากอุปกรณ์ของคุณ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลลูกค้าภายใต้สัญญา
PDFSub จะแสดงรายการธุรกรรมที่แยกออกมาให้คุณดูก่อนที่คุณจะดำเนินการส่งออก เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบบางรายการกับ PDF ต้นฉบับได้
การจัดการเฉพาะของ Wells Fargo ที่ PDFSub ทำโดยอัตโนมัติ:
- คอลัมน์
Deposits / Credits(การฝาก/เครดิต) และWithdrawals / Debits(การถอน/เดบิต) ที่จับคู่กันจะถูกแมปเป็นจำนวนเงินที่มีเครื่องหมายเดียว เครื่องมือทั่วไปที่คาดหวังรูปแบบคอลัมน์เดียว "Withdrawals/Deposits" จะอ่านส่วนหัวที่จับคู่ของ WF ผิด - ส่วน Daily Balance Summary (สรุปยอดคงเหลือรายวัน) ที่ส่วนท้ายของใบแจ้งยอดจะถูกยกเว้นจากรายการธุรกรรม (เป็นเพียงสรุป ไม่ใช่ธุรกรรม) เครื่องมือที่ละเว้นขอบเขตของส่วนต่างๆ จะนำเข้าสิ่งเหล่านี้เป็นธุรกรรมที่ซ้ำกัน
- รายการเช็คที่จ่ายในส่วน Checks Paid (เช็คที่จ่าย) จะถูกเก็บรักษาไว้พร้อมหมายเลขเช็คเป็นฟิลด์อ้างอิง
- คำอธิบายธุรกรรมหลายบรรทัด (เช่น ชื่อผู้ค้าในบรรทัดหนึ่ง ที่อยู่และข้อมูลอ้างอิงในบรรทัดถัดไป) จะถูกรวมเข้าเป็นฟิลด์คำอธิบายเดียว ไม่ใช่แยกเป็นแถว
- Wells Fargo ได้ยกเลิก OFX Direct Connect สำหรับบัญชีส่วนบุคคลในปี 2018 - คุณไม่สามารถดึงข้อมูลผ่านการเชื่อมต่อโดยตรงของ QuickBooks ได้อีกต่อไปสำหรับบัญชีหลายประเภท เวิร์กโฟลว์ PDF -> PDFSub -> .QBO เป็นการทดแทนที่เชื่อถือได้
ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบการส่งออกที่ถูกต้อง
เมื่อข้อมูลถูกแยกออกมาแล้ว ให้เลือกรูปแบบที่ตรงกับปลายทางของข้อมูล:
| ปลายทาง | รูปแบบ | เหตุผล |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
รูปแบบดั้งเดิม ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ |
| QuickBooks Desktop | .qbo หรือ .iif |
QBO ผ่าน Web Connect, IIF สำหรับการนำเข้าแบบกลุ่ม |
| Xero | .ofx |
ดีกว่า CSV - มีข้อมูลเมตาบัญชีและ ID รายการซ้ำ |
| Sage | .csv หรือ .ofx |
OFX ดีกว่าเมื่อรองรับ |
| Wave | .csv หรือ .ofx |
ใช้ได้ทั้งสองแบบ OFX ช่วยให้ตรวจจับรายการซ้ำได้ |
| FreshBooks | .csv |
รูปแบบการนำเข้าเดียวที่รองรับ |
| Quicken | .qfx หรือ .qif |
QFX สำหรับ Quicken รุ่นใหม่, QIF สำหรับเวอร์ชันเก่า |
สำหรับส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ เราจะใช้ .qbo และ .ofx คลิก Download (ดาวน์โหลด) ใน PDFSub และบันทึกไฟล์ไว้ในที่ที่คุณจะหาเจออีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 4a: นำเข้า .QBO ไปยัง QuickBooks Online
- ใน QuickBooks ไปที่ Banking (การธนาคาร) (หรือ Transactions -> Bank transactions (ธุรกรรม -> ธุรกรรมธนาคาร))
- คลิก Link account (เชื่อมโยงบัญชี) ที่มุมขวาบน
- เลือก Upload from file (อัปโหลดจากไฟล์) ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
- ลากไฟล์
.qboเข้าไป (หรือคลิกเพื่อเรียกดู) - เลือกบัญชี QuickBooks ที่ใบแจ้งยอดนี้เป็นของ
- ยืนยันช่วงวันที่และคลิก Next (ถัดไป)
- ตรวจสอบธุรกรรมที่แยกออกมา - จะปรากฏในแท็บ For Review (สำหรับตรวจสอบ)
แค่นั้นเอง เนื่องจาก .qbo เป็นรูปแบบดั้งเดิมของ QuickBooks คุณจึงข้ามขั้นตอนการจับคู่คอลัมน์ที่การนำเข้า CSV บังคับให้คุณทำ ไฟล์นี้มีค่า FITID (Financial Institution Transaction ID) สำหรับทุกธุรกรรม ดังนั้น หากคุณนำเข้าใบแจ้งยอดเดียวกันซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ QuickBooks จะข้ามรายการที่ซ้ำกันไปโดยอัตโนมัติ แทนที่จะเพิ่มเป็นสองเท่า
ข้อจำกัดของไฟล์ที่ควรรู้:
- QuickBooks Online จำกัดการอัปโหลดที่ 350 KB ต่อไฟล์ และ 1,000 ธุรกรรมต่อการนำเข้า
- ใบแจ้งยอด WF รายเดือนส่วนใหญ่จะอยู่ภายใต้ขีดจำกัดนี้ สำหรับบัญชีธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูง หรือการนำเข้าข้อมูลตั้งแต่ต้นปี ให้แบ่งเป็นรายเดือน
ขั้นตอนที่ 4b: นำเข้า .OFX ไปยัง Xero (ขั้นตอนเดียวกัน)
หากคุณทำงานใน Xero แทน QuickBooks สิ่งเดียวที่จะเปลี่ยนแปลงคือรูปแบบไฟล์และเส้นทางเมนู:
- กลับไปที่ PDFSub และส่งออกเป็น
.ofxแทน.qbo - ใน Xero ไปที่ Accounting -> Bank accounts (การบัญชี -> บัญชีธนาคาร)
- คลิกที่บัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้อง
- คลิก Manage account -> Import a statement (จัดการบัญชี -> นำเข้าใบแจ้งยอด)
- ลากไฟล์
.ofxเข้าไป - Xero จะตรวจจับรูปแบบและแยกวิเคราะห์ธุรกรรม
- ตรวจสอบและยืนยัน
Xero เช่นเดียวกับ QuickBooks จะจดจำ ID การตรวจจับรายการซ้ำของ OFX การนำเข้าไฟล์เดียวกันซ้ำนั้นปลอดภัย
ข้อผิดพลาดทั่วไปและการแก้ไข
"File could not be processed" (ไม่สามารถประมวลผลไฟล์ได้) ใน QuickBooks โดยปกติหมายความว่าไฟล์มีขนาดเกิน 350 KB หรือมีธุรกรรมมากกว่า 1,000 รายการ ให้แบ่งใบแจ้งยอดออกเป็นส่วนเล็กๆ (ทีละเดือน) แล้วนำเข้าใหม่
มีธุรกรรมซ้ำปรากฏขึ้น หากมีรายการซ้ำ แสดงว่าคุณอาจนำเข้าไฟล์ .csv (ไม่มีการตรวจจับรายการซ้ำ) แทน .qbo ให้ส่งออกใหม่จาก PDFSub เป็น .qbo แล้วใช้งาน
แถว Daily Balance Summary ถูกนำเข้าเป็นธุรกรรม นี่เป็นความล้มเหลวคลาสสิกของเครื่องมือทั่วไปกับใบแจ้งยอด Wells Fargo PDFSub ถือว่าส่วน DAILY BALANCE SUMMARY เป็นข้อมูลเมตา ไม่ใช่ธุรกรรม หากคุณเห็นแถวสรุปยอดคงเหลือในรายการนำเข้าของคุณ อาจเป็นเพราะคุณใช้เครื่องมืออื่นที่ไม่รู้จักส่วนหัวของส่วนนั้น
ยอดรวมคอลัมน์หายไป ใบแจ้งยอด Wells Fargo มีบรรทัด "Total Deposits/Credits" (ยอดรวมการฝาก/เครดิต) และ "Total Withdrawals/Debits" (ยอดรวมการถอน/เดบิต) ที่ท้ายแต่ละส่วน สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงสรุป ไม่ใช่ธุรกรรม และ PDFSub จะไม่รวมไว้ หากผลลัพธ์ของคุณมีจำนวนแถวน้อยกว่าที่คาดไว้ ให้นับธุรกรรมจริงใน PDF (ไม่รวมบรรทัดยอดรวม) ก่อนที่จะสันนิษฐานว่ามีการแยกวิเคราะห์ผิดพลาด
หมายเลขเช็คหายไป WF จะแสดงรายการเช็คที่จ่ายพร้อมหมายเลขเช็ค PDFSub จะเก็บรักษาไว้ในฟิลด์อ้างอิง หากคุณไม่เห็นในรายการนำเข้าของคุณ ซอฟต์แวร์ปลายทางของคุณอาจไม่ได้แสดงคอลัมน์อ้างอิง - ตรวจสอบการตั้งค่าการมองเห็นคอลัมน์
ธนาคารอื่นที่ไม่ใช่ Wells Fargo? PDFSub จดจำเทมเพลตธนาคารมากกว่า 20,000 รายการ เวิร์กโฟลว์สี่ขั้นตอนเดียวกันนี้ยังคงใช้ได้ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบตามซอฟต์แวร์ โปรดดู QBO vs CSV vs OFX decision tree สำหรับบทนำที่ไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์เกี่ยวกับการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks โปรดดู How to Import Bank Statements into QuickBooks Online
เมื่อคุณมีไฟล์ CSV ดั้งเดิมของ WF อยู่แล้ว (ประวัติจำกัด)
Wells Fargo มีตัวเลือกดาวน์โหลด "Comma Delimited" โดยตรงภายในมุมมอง Account Activity สำหรับบัญชีที่ยังเปิดอยู่ ซึ่งใช้ได้กับข้อมูลล่าสุดที่รวดเร็ว แต่ไม่เหมาะสำหรับงานประวัติศาสตร์หรืองานตรวจสอบ:
- ประวัติจำกัด (โดยทั่วไปคือ 18 เดือนล่าสุดสำหรับบัญชีเช็คและออมทรัพย์; 90 วันสำหรับบัตรเครดิต)
- เฉพาะฟีดธุรกรรม - ไม่มียอดคงเหลือต้นงวด ยอดคงเหลือปลายงวด สรุปค่าธรรมเนียม หรือตารางยอดคงเหลือรายวัน
- รูปแบบ "Comma Delimited" ต้องมีการจับคู่คอลัมน์เมื่อนำเข้าสู่ QuickBooks สูญเสียการตรวจจับรายการซ้ำที่ QBO/OFX ให้มา
สำหรับการทำบัญชีรายเดือนอย่างต่อเนื่อง CSV ดั้งเดิมก็เพียงพอแล้ว สำหรับการตรวจสอบ การเตรียมภาษี หรือการเริ่มต้นงานประวัติศาสตร์ คุณต้องใช้เวิร์กโฟลว์ PDF -> PDFSub -> QBO ข้างต้น หากคุณต้องการแยกข้อมูล WF ไปยัง Excel เพื่อการวิเคราะห์ (ไม่ใช่การนำเข้า) โปรดดูคู่มือ Wells Fargo to Excel ของเรา
สรุป
- ดาวน์โหลด Wells Fargo PDF จาก wellsfargo.com (สูงสุด 7 ปี)
- อัปโหลดไปยัง PDFSub's Bank Statement Converter
- ส่งออกเป็น
.qbo(QuickBooks) หรือ.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> เสร็จสิ้น ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ
เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดใช้เวลาประมาณ 90 วินาทีต่อใบแจ้งยอด เมื่อคุณทำจนคล่องแล้ว คอลัมน์ Deposits/Credits และ Withdrawals/Debits ที่จับคู่กัน, Daily Balance Summary, Checks Paid section - ทั้งหมดจัดการโดยอัตโนมัติ