วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดบัญชี Chase ไปยัง QuickBooks (และ Xero)

คุณมีใบแจ้งยอด PDF ของ Chase และต้องการนำเข้าไปยัง QuickBooks บางทีบัญชีอาจถูกปิดและไม่สามารถดึงข้อมูลย้อนหลังได้ บางทีคุณกำลังเริ่มดูแลลูกค้ากลางปีและต้องการข้อมูลย้อนหลังสิบแปดเดือน บางทีคุณลองอัปโหลด PDF ในตัวของ QuickBooks แล้วแต่ไฟล์ถูกปฏิเสธ ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณต้องการวิธีเปลี่ยน PDF นั้นให้เป็นการนำเข้าที่ QuickBooks (หรือ Xero) ยอมรับได้

นี่คือขั้นตอนการทำงาน สี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้ได้กับ Xero - คุณแค่สลับรูปแบบการส่งออก ส่วนที่ยากคือการเลือกรูปแบบที่ถูกต้องและทราบถึงลักษณะเฉพาะของ Chase ที่ทำให้เครื่องมือทั่วไปติดขัด

ต้องการใช้คู่มือนี้ในบล็อกของคุณหรือไม่? คัดลอกโค้ดสำหรับฝังนี้:

---

ทำไมคุณจึงไม่สามารถอัปโหลด PDF ของ Chase ได้โดยตรง

QuickBooks Online รองรับการอัปโหลดไฟล์ในรูปแบบ .qbo, .ofx, .qfx, และ .csv ไม่รองรับ PDF สำหรับการนำเข้าธนาคาร - คุณสมบัติการอัปโหลด PDF ของ bank-feed ใช้สำหรับการเติมข้อมูลเป็นครั้งคราวในบัญชีที่เชื่อมต่อและจะแปลงเป็น OCR โดยมีผลลัพธ์ที่หลากหลาย

Xero รองรับ .ofx, .csv, .qbo, .qfx, และ .qif ข้อจำกัดเดียวกัน: ไม่รองรับ PDF

ดังนั้นขั้นตอนการทำงานจึงเริ่มต้นด้วยการแปลงรูปแบบ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเอง (คัดลอกและวางลงในสเปรดชีต จากนั้นจัดรูปแบบและบันทึกเป็น CSV) หรือใช้ตัวแปลงใบแจ้งยอดธนาคารที่ทราบโครงสร้างของใบแจ้งยอด Chase วิธีใช้ตัวแปลงจะเร็วกว่าและหลีกเลี่ยงขั้นตอนการจับคู่คอลัมน์ภายใน QuickBooks ได้ เพราะไฟล์ .qbo มีข้อมูลเมตาของคอลัมน์

สำหรับรายละเอียดรูปแบบ โปรดดู คู่มือ QBO vs CSV vs OFX ของเรา - แผนผังการตัดสินใจรูปแบบที่ด้านบนจะครอบคลุมทุกแพลตฟอร์มบัญชีในครั้งเดียว

---

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลด PDF ของ Chase

1. ลงชื่อเข้าใช้ที่ chase.com
2. เปิดบัญชีที่คุณต้องการ
3. ไปที่ Statements & Documents
4. เลือกช่วงเวลาของใบแจ้งยอด
5. คลิก Download PDF

Chase เก็บใบแจ้งยอดไว้สูงสุด 7 ปี ในลักษณะนี้ - มากกว่าหน้าต่าง 90 วันที่ bank feeds ส่วนใหญ่ให้คุณ หากคุณต้องการข้อมูลย้อนหลัง นี่คือแหล่งข้อมูลของคุณ

หมายเหตุเกี่ยวกับใบแจ้งยอดบัตรเครดิต Chase: ใบแจ้งยอดจะพิมพ์บนกระดาษขนาด Legal (8.5 x 14) ไม่ใช่ Letter เครื่องมือ PDF ทั่วไปที่สันนิษฐานว่าเป็น Letter จะมีปัญหา PDFSub จัดการขนาด Legal โดยอัตโนมัติ หากคุณใช้เครื่องมืออื่นและแถวถูกตัดออก ขนาดหน้าคือสาเหตุที่เป็นไปได้

---

ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยัง PDFSub

เปิด ตัวแปลงใบแจ้งยอดธนาคารของ PDFSub ลาก PDF ของ Chase เข้าไปในพื้นที่วางไฟล์ หรือคลิกเพื่อเรียกดู

PDFSub จะจดจำเทมเพลตของ Chase ได้โดยอัตโนมัติ สำหรับ PDF ดิจิทัลของ Chase (อะไรก็ตามที่คุณดาวน์โหลดโดยตรงจาก chase.com ไม่ใช่สำเนาที่สแกน) การแยกข้อมูลจะทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณผ่านเอนจินระดับ 1 ของ PDFSub - ไฟล์จะไม่ไปไหนเลย นั่นเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลลูกค้าภายใต้สัญญา

PDFSub จะแสดงรายการธุรกรรมที่แยกออกมาให้คุณดูก่อนที่คุณจะตัดสินใจส่งออก เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบบางแถวกับ PDF ต้นฉบับได้

การจัดการเฉพาะของ Chase ที่ PDFSub ทำโดยอัตโนมัติ:

• คอลัมน์ Withdrawals (ถอน) และ Deposits (ฝาก) แยกกันจะถูกจับคู่กับจำนวนเงินที่มีเครื่องหมายเดียว (ติดลบสำหรับการถอน)
• รายละเอียดธุรกรรมหลายบรรทัด ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") จะถูกรวมเป็นฟิลด์คำอธิบายเดียว ไม่ใช่แยกเป็นแถว
• บรรทัดยอดคงเหลือสิ้นวันจะถูกยกเว้นจากรายการธุรกรรม (เหล่านี้เป็นสรุป ไม่ใช่ธุรกรรม)
• หัวข้อกลุ่มธุรกรรม ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") ใช้เพื่ออนุมานเครื่องหมายและหมวดหมู่ แต่จะไม่ถูกนำเข้าเป็นธุรกรรม
• รูปแบบวันที่ MM/DD ที่ไม่มีปีจะถูกตรวจสอบกับช่วงเวลาของใบแจ้งยอดเพื่อเติมปี

---

ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบการส่งออกที่ถูกต้อง

เมื่อข้อมูลถูกแยกออกมาแล้ว ให้เลือกรูปแบบที่ตรงกับปลายทางของข้อมูล:

ปลายทาง	รูปแบบ	เหตุผล
QuickBooks Online	.qbo	รูปแบบดั้งเดิม ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ
QuickBooks Desktop	.qbo หรือ .iif	QBO ผ่าน Web Connect, IIF สำหรับการนำเข้าแบบ batch
Xero	.ofx	แนะนำมากกว่า CSV - มีข้อมูลเมตาบัญชีและ ID รายการซ้ำ
Sage	.csv หรือ .ofx	แนะนำ OFX เมื่อรองรับ
Wave	.csv หรือ .ofx	ทั้งสองแบบใช้ได้ OFX ช่วยให้ตรวจจับรายการซ้ำได้
FreshBooks	.csv	รูปแบบการนำเข้าเดียวที่รองรับ
Quicken	.qfx หรือ .qif	QFX สำหรับ Quicken รุ่นใหม่, QIF สำหรับรุ่นเก่า

สำหรับส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ เราจะใช้ .qbo และ .ofx คลิก Download ใน PDFSub และบันทึกไฟล์ในที่ที่คุณจะหาเจออีกครั้ง

---

ขั้นตอนที่ 4a: นำเข้า .QBO ไปยัง QuickBooks Online

1. ใน QuickBooks ไปที่ Banking (หรือ Transactions -> Bank transactions)
2. คลิก Link account ที่มุมขวาบน
3. เลือก Upload from file ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
4. ลากไฟล์ .qbo เข้าไป (หรือคลิกเพื่อเรียกดู)
5. เลือกบัญชี QuickBooks ที่ใบแจ้งยอดนี้เป็นของ
6. ยืนยันช่วงวันที่และคลิก Next
7. ตรวจสอบรายการธุรกรรมที่แยกออกมา - รายการจะปรากฏในแท็บ For Review

แค่นั้นเอง เนื่องจาก .qbo เป็นรูปแบบดั้งเดิมของ QuickBooks คุณจึงข้ามขั้นตอนการจับคู่คอลัมน์ที่การนำเข้า CSV บังคับให้คุณทำ ไฟล์นี้มีค่า FITID (Financial Institution Transaction ID) สำหรับทุกธุรกรรม ดังนั้นหากคุณนำเข้าใบแจ้งยอดเดียวกันซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ QuickBooks จะข้ามรายการซ้ำโดยไม่แจ้งให้ทราบแทนที่จะเพิ่มเป็นสองเท่า

ข้อจำกัดของไฟล์ที่ควรรู้:

• QuickBooks Online จำกัดการอัปโหลดที่ 350 KB ต่อไฟล์ และ 1,000 รายการต่อการนำเข้า
• สำหรับใบแจ้งยอด Chase รายเดือนส่วนใหญ่ก็เพียงพอแล้ว สำหรับบัญชีธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูงหรือข้อมูลตั้งแต่ต้นปีถึงปัจจุบัน ให้แบ่งการนำเข้าตามเดือน

---

ขั้นตอนที่ 4b: นำเข้า .OFX ไปยัง Xero (ขั้นตอนเดียวกัน)

หากคุณทำงานใน Xero แทน QuickBooks สิ่งเดียวที่เปลี่ยนแปลงคือรูปแบบไฟล์และเส้นทางเมนู:

1. กลับไปที่ PDFSub และส่งออกเป็น .ofx แทน .qbo
2. ใน Xero ไปที่ Accounting -> Bank accounts
3. คลิกที่บัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้อง
4. คลิก Manage account -> Import a statement
5. ลากไฟล์ .ofx เข้าไป
6. Xero จะตรวจจับรูปแบบและแยกวิเคราะห์ธุรกรรม
7. ตรวจสอบและยืนยัน

Xero เช่นเดียวกับ QuickBooks จดจำ ID การตรวจจับรายการซ้ำของ OFX ได้ การนำเข้าไฟล์เดียวกันซ้ำนั้นปลอดภัย

---

ข้อผิดพลาดทั่วไปและการแก้ไข

"File could not be processed" ใน QuickBooks โดยปกติหมายความว่าไฟล์มีขนาดเกิน 350 KB หรือมีมากกว่า 1,000 รายการ ให้แบ่งใบแจ้งยอดออกเป็นส่วนเล็กๆ (ทีละเดือน) แล้วนำเข้าใหม่

รายการซ้ำปรากฏขึ้น หากมีรายการซ้ำ แสดงว่าคุณอาจนำเข้าไฟล์ .csv (ไม่มีการตรวจจับรายการซ้ำ) แทน .qbo ให้ส่งออกใหม่จาก PDFSub เป็น .qbo แล้วใช้งาน

วันที่ถูกแยกวิเคราะห์เป็นปีผิด ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต Chase ใช้ MM/DD โดยไม่มีปีในแต่ละบรรทัด และปีจะอนุมานจากช่วงเวลาของใบแจ้งยอด หากคุณแปลงช่วงเวลาหลายเดือนที่คาบเกี่ยวข้ามปี (เช่น ธันวาคมเข้าสู่มกราคม) ให้ตรวจสอบธุรกรรมเดือนธันวาคมเพื่อให้แน่ใจว่าปีเปลี่ยนถูกต้อง

ธุรกรรมหายไป ตรวจสอบ "DAILY BALANCE SUMMARY" หรือตารางสรุปที่คล้ายกันใน PDF ของคุณ - บัญชีธุรกิจ Chase บางบัญชีมีสิ่งเหล่านี้ PDFSub ถือว่าสิ่งเหล่านี้เป็นสรุป (ไม่ใช่ธุรกรรม) ซึ่งถูกต้อง แต่หากผลลัพธ์ของคุณดูเหมือนขาดหายไป ให้ลองนับจำนวนธุรกรรมใน PDF ก่อนเพื่อยืนยัน

ธนาคารอื่นที่ไม่ใช่ Chase? PDFSub จดจำเทมเพลตธนาคารกว่า 20,000+ รายการ ขั้นตอนการทำงานสี่ขั้นตอนเดียวกันนี้ยังคงใช้ได้ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบตามซอฟต์แวร์ โปรดดู แผนผังการตัดสินใจ QBO vs CSV vs OFX สำหรับบทนำเกี่ยวกับรูปแบบที่ไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์เกี่ยวกับการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks โปรดดู วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks Online.

---

เมื่อคุณมี CSV ดั้งเดิมของ Chase อยู่แล้ว (ประวัติจำกัด)

Chase มีการส่งออก CSV โดยตรงภายใน Account Activity -> Download สำหรับบัญชีที่ยังเปิดและใช้งานอยู่ ซึ่งมีข้อจำกัดบางประการที่ทำให้ผู้คนสับสน:

• ย้อนหลังได้เพียงประมาณ 24 เดือน (มักจะเป็น 90 วันสำหรับบัตรเครดิต)
• จำกัด 1,000 รายการ โดยไม่มีการแจ้งเตือน - Chase จะตัดไฟล์โดยไม่แจ้งให้ทราบหากคุณเกินขีดจำกัด
• เป็นฟีดธุรกรรม ไม่ใช่ใบแจ้งยอดอย่างเป็นทางการ - ไม่มียอดคงเหลือต้นงวด, ไม่มีรายการสรุปค่าธรรมเนียม, ไม่มีตารางยอดคงเหลือรายวัน

สำหรับการลงบัญชีรายเดือนอย่างต่อเนื่อง CSV ดั้งเดิมก็เพียงพอแล้ว สำหรับการตรวจสอบบัญชี, การเตรียมภาษี, หรือการเริ่มต้นดูแลลูกค้าในอดีต คุณต้องใช้ขั้นตอน PDF -> PDFSub -> QBO ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ CSV ของ Chase รวมอยู่และไม่รวมอยู่ โปรดดู คู่มือแปลงใบแจ้งยอดธนาคาร Chase เป็น Excel ของเรา

---

สรุป

1. ดาวน์โหลด PDF ของ Chase จาก chase.com (สูงสุด 7 ปี)
2. อัปโหลดไปยัง ตัวแปลงใบแจ้งยอดธนาคารของ PDFSub
3. ส่งออกเป็น .qbo (QuickBooks) หรือ .ofx (Xero, Sage, Wave)
4. Banking -> Upload from file -> เสร็จสิ้น ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ

ขั้นตอนทั้งหมดใช้เวลาประมาณ 90 วินาทีต่อใบแจ้งยอด เมื่อคุณทำจนคล่องแล้ว เมื่อเทียบกับ 25 นาทีต่อใบแจ้งยอดที่การกระทบยอดด้วยตนเองมักจะใช้ เวลาที่ประหยัดได้นั้นเห็นได้ชัดเจน