Как импортировать выписку из банка США в QuickBooks (и Xero)
Конвертируйте PDF-выписку из U.S. Bank в формат QBO и импортируйте ее в QuickBooks Online за четыре шага. Тот же рабочий процесс для Xero с использованием OFX. Охватывает раздел ePayments U.S. Bank, парные столбцы "Списания"/"Зачисления" и детализированные сервисные сборы.
У вас есть PDF-выписка из U.S. Bank, и вам нужно загрузить ее в QuickBooks. Возможно, это расчетный счет для бизнеса с большим разделом ePayments. Возможно, в выписке есть длинный блок "Детализированные сервисные сборы" в конце, и вы не хотите вводить по 0,12 доллара за раз. Возможно, вы загружаете историю за год для клиента. PDF структурирован, но плотный, и QuickBooks не принимает его напрямую.
Вот рабочий процесс. Четыре шага. Тот же процесс работает и для Xero - вы просто меняете формат экспорта.
Хотите использовать это руководство в своем блоге? Скопируйте этот код для встраивания:
Почему вы не можете просто загрузить PDF из U.S. Bank
QuickBooks Online принимает загрузку файлов в форматах .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Он не принимает PDF напрямую для импорта из банка - функция загрузки PDF через банковскую ленту предназначена для периодического заполнения пробелов в подключенных учетных записях и с переменным успехом использует OCR.
Xero поддерживает .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. То же ограничение: нет PDF.
Рабочий процесс начинается с конвертации формата. Подробности о форматах см. в нашем руководстве QBO vs CSV vs OFX.
Шаг 1: Скачайте PDF-выписку из U.S. Bank
- Войдите на сайт usbank.com
- Откройте нужный счет
- Нажмите My Accounts -> Statements & Documents
- Выберите период выписки
- Нажмите View / Download PDF
U.S. Bank хранит до 7 лет выписок в этом разделе. Если вы выбрали "Image Statements" (проверьте изображения, встроенные в PDF), файл может быть размером 5-10 МБ вместо 200 КБ, которые занимает текстовая выписка - скачайте оба формата, если они вам нужны.
Шаг 2: Загрузите в PDFSub
Откройте Конвертер банковских выписок PDFSub. Перетащите PDF-выписку из U.S. Bank в область перетаскивания или нажмите, чтобы выбрать файл.
PDFSub автоматически распознает шаблон U.S. Bank. Извлечение данных происходит на стороне сервера, и файл не сохраняется.
Специфичная обработка U.S. Bank, которую PDFSub выполняет автоматически:
- Парные столбцы
Withdrawals(Списания) иDeposits(Зачисления) объединяются в одну сумму со знаком (отрицательная для списаний) - Раздел
ePaymentsобрабатывается так же, какOther Withdrawals(Другие списания) - оба попадают в единый список транзакций - Раздел
Itemized Service Charges(Детализированные сервисные сборы) в конце выписки импортируется как транзакции (каждый сбор записывается отдельной строкой, а не суммируется в общий "Банковские сборы") - Обрабатываются "Image Statements" (PDF с встроенными изображениями чеков) - изображения чеков пропускаются при парсинге, но соответствующие транзакции по чекам сохраняются
- Строки с ежедневным остатком исключаются из списка транзакций
- Формат даты
MM/DDбез года сопоставляется с периодом выписки
Шаг 3: Выберите правильный формат экспорта
После извлечения данных выберите формат, соответствующий месту назначения данных:
| Назначение | Формат | Причина |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Нативный формат, не требуется сопоставление столбцов, автоматическое обнаружение дубликатов |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO через Web Connect, IIF для пакетного импорта |
| Xero | .ofx |
Предпочтительнее CSV - включает метаданные счета и идентификаторы дубликатов |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX предпочтительнее при поддержке |
| Wave | .csv или .ofx |
Оба варианта подходят; OFX обеспечивает обнаружение дубликатов |
| FreshBooks | .csv |
Единственный поддерживаемый формат импорта |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX для современного Quicken, QIF для старых версий |
Далее в этом руководстве мы будем использовать .qbo и .ofx. Нажмите Download в PDFSub и сохраните файл.
Шаг 4a: Импорт .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks перейдите в Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Нажмите Link account в правом верхнем углу
- Выберите Upload from file в нижней части диалогового окна
- Перетащите файл
.qbo - Выберите счет QuickBooks, к которому относится эта выписка
- Подтвердите диапазон дат и нажмите Next
- Просмотрите разобранные транзакции на вкладке For Review
Файл .qbo включает идентификаторы транзакций FITID, поэтому QuickBooks автоматически пропускает дубликаты при повторном импорте.
Ограничения файла: QuickBooks Online ограничивает загрузку до 350 КБ на файл и 1000 транзакций за импорт. Для бизнес-счетов с большим объемом операций разбивайте по месяцам.
Шаг 4b: Импорт .OFX в Xero (Тот же процесс)
- Вернитесь в PDFSub и экспортируйте как
.ofxвместо.qbo - В Xero перейдите в Accounting -> Bank accounts
- Нажмите на соответствующий банковский счет
- Нажмите Manage account -> Import a statement
- Перетащите файл
.ofx - Xero обнаружит формат и разберет транзакции
- Просмотрите и подтвердите
Распространенные ошибки и исправления
"File could not be processed" (Файл не может быть обработан) в QuickBooks. Размер файла превышает 350 КБ или содержит более 1000 транзакций. Разделите по месяцам и повторите импорт.
Сервисные сборы отсутствуют или сгруппированы. U.S. Bank детализирует сервисные сборы (Monthly Maintenance Fee, Returned Item Fee, Overdraft Fee, Stop Payment Fee и т. д.) в специальном разделе в конце выписки. PDFSub записывает каждый сбор как отдельную транзакцию с сохранением исходного описания, поэтому они отображаются индивидуально в QuickBooks, а не как единая сумма "Банковские сборы".
"Image Statement PDF" загружается слишком долго. "Image Statements" включают встроенные изображения чеков и могут занимать 5-10 МБ. PDFSub обрабатывает их, не рендерируя изображения чеков, поэтому время обработки остается в том же диапазоне, что и для чисто текстовых выписок. Выходной файл QBO имеет тот же размер, что и для обычной выписки.
"ePayments" путаются с "Other Withdrawals". U.S. Bank разделяет цифровые платежи в разделе ePayments, отдельно от чеков и снятий в банкоматах. PDFSub объединяет их в один столбец с суммой со знаком при экспорте, что соответствует ожиданиям QuickBooks. Если вам нужно сохранить различие между ePayments и чеками для отчетности, исходный заголовок раздела сохраняется как поле "memo" для каждой транзакции.
Другой банк, кроме U.S. Bank? PDFSub распознает более 20 000 шаблонов банков. Для независимого от программного обеспечения введения в импорт банковских выписок в QuickBooks см. Как импортировать банковские выписки в QuickBooks Online.
Когда у вас уже есть нативная CSV от U.S. Bank (ограниченная история)
U.S. Bank предлагает экспорт CSV из Online Banking -> Transactions -> Download. Особенности:
- Только последние ~24 месяца
- Скрытый лимит в 1500 транзакций для загрузки
- Только поток транзакций - нет начального баланса, нет конечного баланса, нет раздела "Itemized Service Charges", нет таблицы ежедневного баланса
Для аудита, подготовки налоговой отчетности или исторической загрузки рабочий процесс PDF -> PDFSub -> QBO является правильным путем.
Резюме
- Скачайте PDF-выписку из U.S. Bank с usbank.com (до 7 лет; "Image Statements" включают изображения чеков)
- Загрузите ее в Конвертер банковских выписок PDFSub
- Экспортируйте как
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - парные списания/зачисления объединены, детализированные сборы сохранены - Banking -> Upload from file -> готово. Без сопоставления столбцов, автоматическое обнаружение дубликатов
Для полного описания разделов выписки U.S. Bank (раздел ePayments, парные столбцы, детализированные сервисные сборы, "Image Statements") см. подробный разбор Выписка U.S. Bank: объяснение.