Как конвертировать PDF в Excel: рабочие способы

Ваши данные «заперты» в формате PDF, и вам нужно перенести их в Excel. Возможно, это финансовый отчет, счет-фактура или таблица с данными о товарах. Проблема в том, что PDF не предназначен для редактирования — он создан для того, чтобы выглядеть одинаково на любом устройстве.

Вот как на самом деле перенести эти данные в таблицу, с которой можно работать.

Почему конвертация PDF в Excel — это сложно

PDF и таблицы Excel служат совершенно разным целям. PDF сохраняет визуальный макет — по сути, это цифровая распечатка. Excel организует данные в строки и столбцы для вычислений и анализа.

В чем сложность? PDF не содержит структурной информации, как, например, HTML-таблицы. В нем нет тегов <table>, <tr> или <td>, которые подсказывают программе, где начинаются и заканчиваются строки и столбцы. Конвертер должен «угадывать» структуру на основе визуального расположения элементов.

Это фундаментальное различие — причина того, почему прямая конвертация часто выдает неаккуратный результат: столбцы сливаются, числа превращаются в текст, а форматирование сбивается.

Способ 1: Встроенный импорт Microsoft Excel

Если у вас Excel 2019 или более поздняя версия (включая Microsoft 365), вы можете импортировать данные из PDF напрямую с помощью Power Query.

Как это сделать

1. Откройте Excel и перейдите во вкладку Данные → Получить данные → Из файла → Из PDF
2. Выберите ваш PDF-файл
3. Power Query отобразит доступные таблицы — выберите нужную
4. Нажмите Преобразовать данные, чтобы очистить импорт, или Загрузить, чтобы сразу перенести их в таблицу

Плюсы и минусы

Хорошо подходит для: Чистых, хорошо структурированных PDF с простыми таблицами

Плохо справляется с: Сложными макетами, объединенными ячейками, таблицами на несколько страниц

Примечание: Эта функция недоступна в версиях Excel для Mac.

Способ 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (платная версия, а не просто Reader) позволяет экспортировать PDF напрямую в формат Excel.

Как это сделать

1. Откройте PDF в Acrobat
2. Перейдите в Файл → Экспортировать в → Таблица → Книга Microsoft Excel
3. Выберите место для сохранения

Adobe также предлагает бесплатный онлайн-конвертер с ограниченным количеством использований.

Плюсы и минусы

Хорошо подходит для: PDF, созданных в инструментах Adobe, нативных (не сканированных) документов

Плохо справляется с: Отсканированными документами, сложным форматированием

Способ 3: Онлайн-конвертеры

Существует несколько бесплатных онлайн-инструментов, которые конвертируют PDF в Excel без необходимости установки ПО.

Популярные варианты

Инструмент	Лучше всего для	Ограничения
Smallpdf	Быстрой конвертации	Дневные лимиты в бесплатной версии
iLovePDF	Пакетной обработки	Ограничения по размеру файла
PDF2Go	Простых таблиц	Может не справиться со сложным макетом

Вопросы конфиденциальности

При использовании онлайн-конвертеров ваш файл загружается на их серверы. Для конфиденциальных финансовых данных используйте офлайн-методы или инструменты, которые обрабатывают файлы локально в браузере.

Способ 4: Копирование и вставка (вручную)

Иногда самый простой подход оказывается рабочим — особенно для небольших объемов данных.

Как это сделать

1. Откройте PDF и выделите таблицу мышкой
2. Скопируйте (Ctrl+C или Cmd+C)
3. Вставьте в Excel (Ctrl+V или Cmd+V)
4. Используйте Данные → Текст по столбцам, чтобы исправить проблемы с форматированием

Когда это работает

Этот метод лучше всего подходит для простых одностраничных таблиц, когда нужно быстро извлечь данные. Будьте готовы потратить время на «причесывание» результата.

Распространенные проблемы и способы их решения

Числа импортированы как текст

Excel может воспринимать числа как текстовые строки, что делает невозможными расчеты.

Решение: Выделите столбец, перейдите в Данные → Текст по столбцам, нажмите Готово. Или умножьте ячейки на 1, чтобы принудительно изменить формат.

Столбцы объединились

Данные из нескольких столбцов оказываются в одной ячейке.

Решение: Используйте функцию Текст по столбцам с разделителем (пробел, запятая или фиксированная ширина), чтобы разделить данные.

Пропавшие данные

Часть контента не отображается после конвертации.

Решение: Попробуйте другой инструмент — каждый из них обрабатывает макеты по-своему. Для отсканированных PDF вам понадобится функция OCR (оптическое распознавание символов).

Потеря форматирования

Цвета, шрифты и границы ячеек исчезают.

Решение: Большинство конвертеров фокусируются на данных, а не на визуальном оформлении. Вам придется заново применить форматирование в Excel вручную.

Советы для лучших результатов конвертации

Используйте нативные PDF, когда это возможно

PDF, созданные цифровым способом (из Word, Excel или бухгалтерских программ), конвертируются гораздо лучше, чем сканы бумажных документов. Если есть возможность, запрашивайте цифровые версии.

Проверьте наличие функции OCR

Если ваш PDF — это отсканированное изображение, вам нужен конвертер с OCR. Ищите именно эту функцию — она есть в Smallpdf и Adobe Acrobat.

Всегда проверяйте результат

Ни один конвертер не идеален. После конвертации:

• Проверьте, совпадает ли количество строк и столбцов с оригиналом
• Сверьте несколько чисел с источником
• Поищите объединенные или отсутствующие данные

Это займет минуту, но сэкономит часы на исправление ошибок позже.

Учитывайте тип документа

Разные типы PDF требуют разных подходов:

Тип документа	Лучший метод
Банковские выписки	Специализированные финансовые конвертеры
Счета-фактуры	Adobe Acrobat или онлайн-инструменты
Отчеты с данными	Power Query (встроенный в Excel)
Отсканированные документы	Инструменты с поддержкой OCR

Когда конвертации недостаточно

Иногда ни один конвертер не может чисто извлечь данные. Обычно это происходит с:

• Дизайнерскими документами со сложной версткой
• PDF, где данные в разных столбцах расположены непоследовательно
• Скан-копиями с плохим качеством изображения
• Файлами, защищенными паролем (сначала снимите защиту)

В таких случаях единственным надежным вариантом может быть ручной ввод или специализированное ПО, разработанное под конкретный тип документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли конвертировать защищенный паролем PDF в Excel?

Сначала вам нужно снять защиту паролем. Если вы знаете пароль, откройте PDF в программе для просмотра (например, Adobe Reader), выберите «печать в PDF» без защиты, а затем конвертируйте. Если пароля нет, свяжитесь с создателем документа.

Почему мои числа отображаются как текст в Excel?

PDF не различает числа и текст — для него это просто символы на странице. При импорте Excel может по умолчанию применить текстовый формат. Используйте «Текст по столбцам» или умножение на 1 для конвертации.

Какой метод дает самые точные результаты?

Это зависит от документа. Для нативных PDF с простыми таблицами отлично подходит Power Query в Excel. Для сложных документов лучше справляются Adobe Acrobat или специализированные конвертеры. Единственный способ узнать — попробовать на вашем конкретном файле.

Можно ли конвертировать несколько PDF одновременно?

Да, но способы различаются. Некоторые онлайн-сервисы, такие как iLovePDF, поддерживают пакетную конвертацию. Power Query также может импортировать несколько файлов при определенной настройке. Для регулярной пакетной обработки эффективнее всего использовать десктопное ПО, например Adobe Acrobat Pro.

Есть ли способ автоматизировать конвертацию PDF в Excel?

Подключения Power Query могут обновляться автоматически при обновлении исходного PDF. Для более продвинутой автоматизации можно использовать языки программирования, например Python с библиотеками Tabula или Camelot.

Итоги

Конвертация PDF в Excel не всегда проходит гладко, но у вас есть варианты:

• Excel Power Query для простых, структурированных таблиц
• Adobe Acrobat для надежных результатов с нативными PDF
• Онлайн-конвертеры для быстрых разовых задач
• Ручное копирование для небольших и простых фрагментов

Главное — подобрать метод под тип вашего документа и всегда проверять результат, прежде чем использовать данные в работе.