क्विकबुक्स (और ज़ीरो) में चेज़ बैंक स्टेटमेंट कैसे इम्पोर्ट करें

आपके पास चेज़ पीडीएफ स्टेटमेंट है और आपको इसे क्विकबुक्स में डालने की आवश्यकता है। शायद खाता बंद हो गया है और बैंक फ़ीड उस तक नहीं पहुंच सकते। शायद आप किसी क्लाइंट को मध्य-वर्ष में ऑनबोर्ड कर रहे हैं और आपको अठारह महीने का इतिहास चाहिए। शायद आपने क्विकबुक्स के अंतर्निहित पीडीएफ अपलोड का प्रयास किया और उसने फ़ाइल को अस्वीकार कर दिया। कारण चाहे जो भी हो: आपको उस पीडीएफ को एक साफ इम्पोर्ट में बदलने का एक तरीका चाहिए जो क्विकबुक्स (या ज़ीरो) वास्तव में स्वीकार करता है।

यह वर्कफ़्लो है। चार चरण। वही प्रवाह ज़ीरो को भी संभालता है - आप बस एक्सपोर्ट फॉर्मेट को स्वैप करते हैं। कठिन हिस्सा सही फॉर्मेट चुनना और चेज़-विशिष्ट बारीकियों को जानना है जो सामान्य टूल को बाधित करते हैं।

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आप चेज़ पीडीएफ को सीधे क्यों अपलोड नहीं कर सकते

क्विकबुक्स ऑनलाइन .qbo, .ofx, .qfx, और .csv फॉर्मेट में फ़ाइल अपलोड स्वीकार करता है। यह बैंक इम्पोर्ट के लिए पीडीएफ स्वीकार नहीं करता है - बैंक-फ़ीड पीडीएफ अपलोड सुविधा कनेक्टेड खातों पर कभी-कभी गैप भरने के लिए है और मिश्रित परिणामों के साथ ओसीआर (OCR) में चुपचाप खराब हो जाती है।

ज़ीरो .ofx, .csv, .qbo, .qfx, और .qif का समर्थन करता है। वही बाधा: कोई पीडीएफ नहीं।

इसलिए वर्कफ़्लो फॉर्मेट रूपांतरण से शुरू होता है। आप इसे मैन्युअल रूप से (स्प्रेडशीट में पेस्ट-एंड-प्रे, फिर फॉर्मेट करें और CSV के रूप में सहेजें) या बैंक स्टेटमेंट कन्वर्टर के साथ कर सकते हैं जो चेज़ स्टेटमेंट की संरचना को जानता है। कन्वर्टर दृष्टिकोण तेज है और क्विकबुक्स के अंदर कॉलम-मैपिंग चरण से बचाता है क्योंकि .qbo फ़ाइलें कॉलम मेटाडेटा शामिल करती हैं।

फॉर्मेट विवरण के लिए, हमारा QBO बनाम CSV बनाम OFX गाइड देखें - शीर्ष पर फॉर्मेट निर्णय ट्री एक नज़र में हर अकाउंटिंग प्लेटफॉर्म को कवर करता है।

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चरण 1: चेज़ पीडीएफ डाउनलोड करें

1. chase.com पर साइन इन करें
2. वह खाता खोलें जिसकी आपको आवश्यकता है
3. स्टेटमेंट्स और दस्तावेज़ पर जाएं
4. स्टेटमेंट अवधि चुनें
5. पीडीएफ डाउनलोड करें पर क्लिक करें

चेज़ इस तरह से 7 साल तक के स्टेटमेंट उपलब्ध रखता है - अधिकांश बैंक फ़ीड द्वारा दिए जाने वाले 90-दिन की खिड़की से कहीं अधिक। यदि आपको ऐतिहासिक डेटा की आवश्यकता है, तो यह आपका स्रोत है।

चेज़ क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट पर एक नोट: वे लीगल-साइज़ पेज (8.5 x 14) पर प्रिंट होते हैं, लेटर साइज़ पर नहीं। यह सामान्य पीडीएफ टूल को बाधित करता है जो लेटर-साइज़ मानते हैं। PDFSub स्वचालित रूप से लीगल-साइज़ को संभालता है; यदि आप किसी भिन्न टूल का उपयोग कर रहे हैं और कटी हुई पंक्तियाँ प्राप्त कर रहे हैं, तो पेज साइज़ संभावित कारण है।

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चरण 2: PDFSub पर अपलोड करें

PDFSub का बैंक स्टेटमेंट कन्वर्टर खोलें। ड्रॉप ज़ोन में चेज़ पीडीएफ को ड्रैग करें या ब्राउज़ करने के लिए क्लिक करें।

PDFSub स्वचालित रूप से चेज़ टेम्पलेट को पहचानता है। डिजिटल चेज़ पीडीएफ (चेज़.कॉम से डाउनलोड की गई कोई भी चीज़, स्कैन की गई प्रिंटआउट नहीं) के लिए, निष्कर्षण पूरी तरह से आपके ब्राउज़र में PDFSub के टियर 1 इंजन के माध्यम से चलता है - फ़ाइल कभी भी आपके डिवाइस को नहीं छोड़ती है। यह तब मायने रखता है जब आप किसी एंगेजमेंट लेटर के तहत क्लाइंट डेटा के साथ काम कर रहे हों।

निर्यात के लिए प्रतिबद्ध होने से पहले PDFSub आपको पार्स किए गए लेनदेन दिखाता है, ताकि आप मूल पीडीएफ के मुकाबले कुछ पंक्तियों की जांच कर सकें।

चेज़-विशिष्ट हैंडलिंग जो PDFSub स्वचालित रूप से करता है:

• अलग Withdrawals और Deposits कॉलम को एक हस्ताक्षरित राशि में मैप किया जाता है (निकासी के लिए नकारात्मक)
• बहु-पंक्ति लेनदेन विवरण ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") को एक विवरण फ़ील्ड में जोड़ा जाता है, अलग-अलग पंक्तियों में विभाजित नहीं किया जाता है
• दैनिक अंतिम शेष रेखाओं को लेनदेन सूची से बाहर रखा गया है (ये सारांश हैं, लेनदेन नहीं)
• लेनदेन समूहीकरण हेडर ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") का उपयोग संकेत और श्रेणी का अनुमान लगाने के लिए किया जाता है लेकिन लेनदेन के रूप में आयात नहीं किया जाता है
• वर्ष के बिना MM/DD की तारीख प्रारूप को वर्ष भरने के लिए स्टेटमेंट अवधि के मुकाबले सुलझाया जाता है

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चरण 3: सही एक्सपोर्ट फॉर्मेट चुनें

एक बार डेटा निकालने के बाद, उस फॉर्मेट को चुनें जो उस जगह से मेल खाता हो जहाँ डेटा जा रहा है:

गंतव्य	फॉर्मेट	क्यों
क्विकबुक्स ऑनलाइन	.qbo	मूल फॉर्मेट, कोई कॉलम मैपिंग नहीं, स्वचालित डुप्लिकेट पहचान
क्विकबुक्स डेस्कटॉप	.qbo या .iif	वेब कनेक्ट के माध्यम से QBO, बैच इम्पोर्ट के लिए IIF
ज़ीरो	.ofx	CSV से बेहतर - खाता मेटाडेटा और डुप्लिकेट आईडी शामिल हैं
सेज	.csv या .ofx	जब समर्थित हो तो OFX को प्राथमिकता दी जाती है
वेव	.csv या .ofx	दोनों काम करते हैं; OFX आपको डुप्लिकेट पहचान देता है
फ्रेशबुक्स	.csv	केवल समर्थित इम्पोर्ट फॉर्मेट
क्विकन	.qfx या .qif	आधुनिक क्विकन के लिए QFX, पुराने संस्करणों के लिए QIF

इस गाइड के बाकी हिस्सों के लिए, हम .qbo और .ofx का उपयोग करेंगे। PDFSub में डाउनलोड पर क्लिक करें और फ़ाइल को ऐसी जगह सहेजें जहाँ आप इसे फिर से ढूंढ सकें।

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चरण 4a: .QBO को क्विकबुक्स ऑनलाइन में इम्पोर्ट करें

1. क्विकबुक्स में, बैंकिंग (या लेनदेन -> बैंक लेनदेन) पर जाएं
2. ऊपरी दाएं कोने में खाता लिंक करें पर क्लिक करें
3. डायलॉग के नीचे फ़ाइल से अपलोड करें चुनें
4. .qbo फ़ाइल को अंदर ड्रैग करें (या ब्राउज़ करने के लिए क्लिक करें)
5. वह क्विकबुक्स खाता चुनें जिससे यह स्टेटमेंट संबंधित है
6. दिनांक सीमा की पुष्टि करें और अगला पर क्लिक करें
7. पार्स किए गए लेनदेन की समीक्षा करें - वे समीक्षा के लिए टैब में दिखाई देते हैं

बस। क्योंकि .qbo क्विकबुक्स का मूल फॉर्मेट है, आप कॉलम-मैपिंग चरण को छोड़ देते हैं जो CSV इम्पोर्ट आपको करने के लिए मजबूर करते हैं। फ़ाइल में प्रत्येक लेनदेन के लिए FITID (वित्तीय संस्थान लेनदेन आईडी) मान शामिल हैं, इसलिए यदि आप गलती से एक ही स्टेटमेंट को फिर से इम्पोर्ट करते हैं, तो क्विकबुक्स सब कुछ दोगुना करने के बजाय चुपचाप डुप्लिकेट को छोड़ देता है।

जानने योग्य फ़ाइल सीमाएँ:

• क्विकबुक्स ऑनलाइन प्रति फ़ाइल 350 KB और प्रति इम्पोर्ट 1,000 लेनदेन तक सीमित है
• अधिकांश मासिक चेज़ स्टेटमेंट के लिए यह ठीक है। वर्ष-दर-तारीख या उच्च मात्रा वाले व्यावसायिक खातों के लिए, महीने के अनुसार इम्पोर्ट को विभाजित करें

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चरण 4b: .OFX को ज़ीरो में इम्पोर्ट करें (समान प्रवाह)

यदि आप क्विकबुक्स के बजाय ज़ीरो में काम कर रहे हैं, तो एकमात्र चीज जो बदलती है वह है फ़ाइल फॉर्मेट और मेनू पथ:

1. PDFSub पर वापस जाएं और .qbo के बजाय .ofx के रूप में एक्सपोर्ट करें
2. ज़ीरो में, अकाउंटिंग -> बैंक खाते पर नेविगेट करें
3. संबंधित बैंक खाते पर क्लिक करें
4. खाता प्रबंधित करें -> स्टेटमेंट इम्पोर्ट करें पर क्लिक करें
5. .ofx फ़ाइल को ड्रैग करें
6. ज़ीरो फॉर्मेट का पता लगाता है और लेनदेन को पार्स करता है
7. समीक्षा करें और पुष्टि करें

क्विकबुक्स की तरह, ज़ीरो भी OFX डुप्लिकेट-डिटेक्शन आईडी को पहचानता है। एक ही फ़ाइल को फिर से इम्पोर्ट करना सुरक्षित है।

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सामान्य त्रुटियाँ और सुधार

क्विकबुक्स में "फ़ाइल को प्रोसेस नहीं किया जा सका"। आमतौर पर इसका मतलब है कि फ़ाइल 350 KB से अधिक है या इसमें 1,000 से अधिक लेनदेन हैं। स्टेटमेंट को छोटे हिस्सों में (एक बार में एक महीना) विभाजित करें और फिर से इम्पोर्ट करें।

डुप्लिकेट लेनदेन दिखाई दे रहे हैं। यदि डुप्लिकेट दिखाई देते हैं, तो आपने शायद .qbo के बजाय .csv फ़ाइल (कोई डुप्लिकेट पहचान नहीं) इम्पोर्ट की है। PDFSub से .qbo के रूप में फिर से एक्सपोर्ट करें और उसका उपयोग करें।

गलत वर्ष के रूप में पार्स की गई तारीखें। चेज़ क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट प्रत्येक पंक्ति पर वर्ष के बिना MM/DD का उपयोग करते हैं, और वर्ष को स्टेटमेंट अवधि से अनुमानित किया जाता है। यदि आपने एक बहु-माह अवधि को परिवर्तित किया है जो एक वर्ष सीमा को पार करती है (जैसे, दिसंबर से जनवरी), तो यह सुनिश्चित करने के लिए दिसंबर के लेनदेन की जांच करें कि वर्ष सही ढंग से बदला है।

लापता लेनदेन। अपने पीडीएफ में "DAILY BALANCE SUMMARY" या इसी तरह की सारांश तालिकाओं की जांच करें - कुछ चेज़ व्यावसायिक खातों में ये शामिल होते हैं। PDFSub उन्हें सारांश (लेनदेन नहीं) के रूप में मानता है, जो सही है, लेकिन यदि आपका आउटपुट छोटा दिखता है, तो पहले लेनदेन की संख्या की पुष्टि करें।

चेज़ से अलग बैंक? PDFSub 20,000+ बैंक टेम्पलेट को पहचानता है। वही चार-चरणीय वर्कफ़्लो लागू होता है। फॉर्मेट-बाय-सॉफ़्टवेयर मार्गदर्शन के लिए, QBO बनाम CSV बनाम OFX निर्णय ट्री देखें। क्विकबुक्स में बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट पर सॉफ़्टवेयर-अज्ञेयवादी प्राइमर के लिए, क्विकबुक्स ऑनलाइन में बैंक स्टेटमेंट कैसे इम्पोर्ट करें देखें।

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जब आपके पास पहले से ही चेज़ का मूल CSV हो (सीमित इतिहास)

चेज़ उन खातों के लिए खाता गतिविधि -> डाउनलोड के अंदर एक सीधा CSV एक्सपोर्ट प्रदान करता है जो अभी भी खुले और सक्रिय हैं। इसमें कुछ कैच हैं जो लोगों को परेशान करते हैं:

• केवल पिछले ~24 महीने (अक्सर क्रेडिट कार्ड के लिए 90 दिन)
• एक मूक 1,000-लेनदेन कैप - चेज़ चेतावनी के बिना फ़ाइल को छोटा कर देता है यदि आप इसे पार करते हैं
• यह एक लेनदेन फ़ीड है, आधिकारिक स्टेटमेंट नहीं - कोई प्रारंभिक शेष नहीं, कोई अंतिम शेष नहीं, कोई शुल्क सारांश नहीं, कोई दैनिक शेष तालिका नहीं

चल रहे महीने-दर-महीने बहीखाता के लिए मूल CSV ठीक है। ऑडिट, टैक्स तैयारी, या ऐतिहासिक ऑनबोर्डिंग के लिए, आपको ऊपर दिए गए PDF -> PDFSub -> QBO वर्कफ़्लो की आवश्यकता है। चेज़ के CSV में क्या शामिल है और क्या नहीं, इस पर अधिक जानकारी के लिए, हमारा चेज़ से एक्सेल गाइड देखें।

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सारांश

1. चेज़.कॉम से चेज़ पीडीएफ डाउनलोड करें (7 साल तक)
2. इसे PDFSub के बैंक स्टेटमेंट कन्वर्टर पर अपलोड करें
3. .qbo (क्विकबुक्स) या .ofx (ज़ीरो, सेज, वेव) के रूप में एक्सपोर्ट करें
4. बैंकिंग -> फ़ाइल से अपलोड करें -> हो गया। कोई कॉलम मैपिंग नहीं, स्वचालित डुप्लिकेट पहचान

पूरा वर्कफ़्लो एक बार हो जाने के बाद प्रति स्टेटमेंट लगभग 90 सेकंड लेता है। मैन्युअल सुलह में आमतौर पर प्रति स्टेटमेंट लगने वाले 25 मिनट की तुलना में, गणित तेजी से काम करता है।