כיצד לייבא דוח חשבון מבנק Chase ל-QuickBooks (וגם ל-Xero)
המר דוח PDF מבנק Chase לפורמט QBO וייבא אותו ל-QuickBooks Online בארבעה שלבים. אותו תהליך עבודה מתאים גם ל-Xero עם פורמט OFX. כולל טיפול בעמודות ספציפיות ל-Chase והטמעת קוד להעתקה לבלוג שלך.
יש לך דוח PDF מבנק Chase ואתה צריך להכניס אותו ל-QuickBooks. אולי החשבון נסגר ואין אפשרות לקבל נתונים דרך ה-bank feeds. אולי אתה מתחיל לעבוד עם לקוח באמצע השנה וצריך היסטוריה של שמונה עשר חודשים. אולי ניסית את העלאת ה-PDF המובנית של QuickBooks והיא דחתה את הקובץ. מכל סיבה שהיא: אתה צריך דרך להפוך את ה-PDF הזה לייבוא נקי ש-QuickBooks (או Xero) יקבלו.
זהו תהליך העבודה. ארבעה שלבים. אותו תהליך עובד גם עבור Xero - פשוט מחליפים את פורמט הייצוא. החלק הקשה הוא לבחור את הפורמט הנכון ולדעת את הניואנסים הספציפיים ל-Chase שגורמים לכלים גנריים להיתקע.
רוצה להשתמש במדריך הזה בבלוג שלך? העתק את קוד ההטמעה הזה:
למה אי אפשר פשוט להעלות את ה-PDF של Chase?
QuickBooks Online מקבל העלאות קבצים בפורמטים .qbo, .ofx, .qfx, ו-.csv. הוא אינו מקבל PDF לייבוא בנק - תכונת העלאת ה-PDF של ה-bank feed מיועדת למילוי פערים מזדמנים בחשבונות מחוברים ומשתמשת ב-OCR עם תוצאות מעורבות.
Xero תומך ב-.ofx, .csv, .qbo, .qfx, ו-.qif. אותה מגבלה: אין PDF.
לכן תהליך העבודה מתחיל בהמרת פורמט. אפשר לעשות זאת ידנית (העתק-הדבק לגיליון אלקטרוני, ואז עיצוב ושמירה כ-CSV) או באמצעות ממיר דוחות בנק שמכיר את מבנה הדוח של Chase. גישת הממיר מהירה יותר ומונעת את שלב מיפוי העמודות בתוך QuickBooks מכיוון שקבצי .qbo כוללים את מטא-דאטה של העמודות.
לפרטים על הפורמטים, עיין במדריך שלנו QBO לעומת CSV לעומת OFX - עץ ההחלטות של הפורמטים בחלק העליון מכסה כל פלטפורמת הנהלת חשבונות במבט אחד.
שלב 1: הורדת ה-PDF של Chase
- היכנס ל-chase.com
- פתח את החשבון הדרוש
- עבור אל Statements & Documents
- בחר את תקופת הדוח
- לחץ על Download PDF
Chase שומר זמינים עד 7 שנים של דוחות בדרך זו - הרבה יותר מחלון 90 הימים שרוב ה-bank feeds מספקים. אם אתה זקוק לנתונים היסטוריים, זה המקור שלך.
הערה לגבי דוחות כרטיסי אשראי של Chase: הם מודפסים על דפי Legal Size (8.5 x 14), לא Letter. זה מבלבל כלים גנריים ל-PDF שמתיימרים לגודל Letter. PDFSub מטפל אוטומטית בגודל Legal; אם אתה משתמש בכלי אחר ומקבל שורות חתוכות, גודל הדף הוא הגורם הסביר.
שלב 2: העלאה ל-PDFSub
פתח את ממיר דוחות בנק של PDFSub. גרור את ה-PDF של Chase לאזור הגרירה או לחץ כדי לדפדף.
PDFSub מזהה אוטומטית את תבנית Chase. עבור דוחות Chase דיגיטליים (כל מה שהורדת ישירות מ-chase.com, לא סריקה מודפסת), החילוץ מתבצע כולו בדפדפן שלך דרך מנוע Tier 1 של PDFSub - הקובץ לעולם לא עוזב את המכשיר שלך. זה חשוב כשאתה עובד עם נתוני לקוח תחת הסכם התקשרות.
PDFSub מציג לך את העסקאות המנותחות לפני שאתה מתחייב לייצוא, כך שתוכל לבדוק מספר שורות מול ה-PDF המקורי.
טיפול ספציפי ל-Chase ש-PDFSub מבצע אוטומטית:
- עמודות נפרדות של
Withdrawalsו-Depositsממופות לסכום חתום יחיד (שלילי למשיכות) - תיאורי עסקאות מרובות שורות ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") מצורפים לשדה תיאור אחד, ולא מחולקים לשורות נפרדות
- שורות יתרת סיום יומיות מוצאות מהרשימה (אלו סיכומים, לא עסקאות)
- כותרות קיבוץ עסקאות ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") משמשות להסקת סימן וקטגוריה אך אינן מיובאות כעסקאות
- פורמט תאריך
MM/DDללא שנה מסונכרן מול תקופת הדוח כדי למלא את השנה
שלב 3: בחירת פורמט הייצוא הנכון
לאחר שהנתונים נחלצו, בחר את הפורמט המתאים ליעד הנתונים:
| יעד | פורמט | למה |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
פורמט מקורי, אין צורך במיפוי עמודות, זיהוי כפילויות אוטומטי |
| QuickBooks Desktop | .qbo או .iif |
QBO דרך Web Connect, IIF לייבוא אצווה |
| Xero | .ofx |
מועדף על CSV - כולל מטא-דאטה של חשבון ומזהי כפילויות |
| Sage | .csv או .ofx |
OFX מועדף כאשר נתמך |
| Wave | .csv או .ofx |
שניהם עובדים; OFX מספק זיהוי כפילויות |
| FreshBooks | .csv |
פורמט הייבוא היחיד הנתמך |
| Quicken | .qfx או .qif |
QFX עבור Quicken מודרני, QIF עבור גרסאות ישנות יותר |
להמשך המדריך, נשתמש ב-.qbo ו-.ofx. לחץ על Download ב-PDFSub ושמור את הקובץ במקום שתוכל למצוא אותו שוב.
שלב 4א: ייבוא ה-.QBO ל-QuickBooks Online
- ב-QuickBooks, עבור אל Banking (או Transactions -> Bank transactions)
- לחץ על Link account בפינה הימנית העליונה
- בחר Upload from file בתחתית הדיאלוג
- גרור את קובץ ה-
.qboפנימה (או לחץ כדי לדפדף) - בחר את חשבון QuickBooks אליו שייך הדוח
- אשר את טווח התאריכים ולחץ על Next
- סקור את העסקאות המנותחות - הן מופיעות בלשונית For Review
זה הכל. מכיוון ש-.qbo הוא הפורמט המקורי של QuickBooks, אתה מדלג על שלב מיפוי העמודות שייבוא CSV מחייב אותך לעבור. הקובץ כולל ערכי FITID (Financial Institution Transaction ID) עבור כל עסקה, כך שאם תייבא בטעות את אותו הדוח שוב, QuickBooks ידלג בשקט על הכפילויות במקום להכפיל הכל.
מגבלות קבצים שכדאי לדעת:
- QuickBooks Online מגביל העלאות ל-350 KB לקובץ ו-1,000 עסקאות לייבוא
- עבור רוב דוחות Chase חודשיים זה בסדר. עבור חשבונות עסקיים עם נפח גבוה או נתונים משנה עד תאריך, פצל את הייבוא לפי חודש
שלב 4ב: ייבוא ה-.OFX ל-Xero (אותו תהליך)
אם אתה עובד ב-Xero במקום QuickBooks, הדבר היחיד שמשתנה הוא פורמט הקובץ ונתיב התפריט:
- חזור ל-PDFSub וייצא כ-
.ofxבמקום.qbo - ב-Xero, נווט אל Accounting -> Bank accounts
- לחץ על חשבון הבנק הרלוונטי
- לחץ על Manage account -> Import a statement
- גרור את קובץ ה-
.ofxפנימה - Xero יזהה את הפורמט וינתח את העסקאות
- סקור ואשר
Xero, כמו QuickBooks, מזהה את מזהי זיהוי הכפילויות של OFX. ייבוא חוזר של אותו קובץ בטוח.
שגיאות נפוצות ותיקונים
"File could not be processed" ב-QuickBooks. בדרך כלל אומר שהקובץ גדול מ-350 KB או מכיל יותר מ-1,000 עסקאות. פצל את הדוח לחלקים קטנים יותר (חודש אחד בכל פעם) וייבא מחדש.
עסקאות כפולות מופיעות. אם מופיעות כפילויות, כנראה ייבאת קובץ .csv (ללא זיהוי כפילויות) במקום .qbo. ייצא מחדש מ-PDFSub כ-.qbo והשתמש בו.
תאריכים מנותחים כשנה הלא נכונה. דוחות כרטיסי אשראי של Chase משתמשים ב-MM/DD ללא שנה בכל שורה, והשנה נגזרת מתקופת הדוח. אם המרת תקופה של מספר חודשים שחצתה גבול שנה (למשל, דצמבר לינואר), בדוק את עסקאות דצמבר כדי לוודא שהשנה השתנתה כראוי.
עסקאות חסרות. בדוק אם יש טבלאות סיכום כמו "DAILY BALANCE SUMMARY" ב-PDF שלך - חלק מחשבונות העסקים של Chase כוללים אותן. PDFSub מתייחס אליהן כאל סיכומים (לא עסקאות), וזה נכון, אך אם הפלט שלך נראה קצר, ספור עסקאות ב-PDF תחילה כדי לאשר.
בנק שונה מ-Chase? PDFSub מזהה למעלה מ-20,000 תבניות בנק. אותו תהליך עבודה של ארבעה שלבים חל. להדרכה לפי תוכנה, עיין בעץ ההחלטות QBO לעומת CSV לעומת OFX. להקדמה כללית על ייבוא דוחות בנק ל-QuickBooks, עיין בכיצד לייבא דוחות בנק ל-QuickBooks Online.
כאשר יש לך כבר CSV מקורי של Chase (היסטוריה מוגבלת)
Chase מציע ייצוא CSV ישיר בתוך Account Activity -> Download לחשבונות שעדיין פתוחים ופעילים. יש לו כמה מלכודות שאנשים נופלים אליהן:
- רק כ-24 החודשים האחרונים (לרוב 90 יום עבור כרטיסי אשראי)
- מגבלת 1,000 עסקאות שקטה - Chase מקצץ את הקובץ ללא אזהרה אם חרגת ממנה
- זהו פיד עסקאות, לא הדוח הרשמי - אין יתרת פתיחה, אין יתרת סגירה, אין סיכום עמלות, אין טבלת יתרות יומיות
עבור הנהלת חשבונות שוטפת חודש בחודשו, ה-CSV המקורי בסדר. עבור ביקורת, הכנת מס, או onboarding היסטורי, אתה זקוק לתהליך PDF -> PDFSub -> QBO שלמעלה. למידע נוסף על מה ש-CSV של Chase כולל ומה לא, עיין במדריך שלנו Chase ל-Excel.
סיכום
- הורד את ה-PDF של Chase מ-chase.com (עד 7 שנים)
- העלה אותו לממיר דוחות בנק של PDFSub
- ייצא כ-
.qbo(QuickBooks) או.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> בוצע. אין מיפוי עמודות, זיהוי כפילויות אוטומטי
כל תהליך העבודה לוקח כ-90 שניות לדוח לאחר שעשית אותו פעם אחת. בהשוואה ל-25 דקות לדוח שייקח התאמה ידנית, החישוב מהיר.