نحوه وارد کردن صورتحساب Wells Fargo به QuickBooks (و Xero)
تبدیل صورتحساب PDF Wells Fargo به فرمت QBO و وارد کردن آن به QuickBooks Online در چهار مرحله. همین گردش کار از OFX برای Xero استفاده می کند. شامل مدیریت ستون های جفت شده سپرده ها/اعتبارات و برداشت ها/بدهی ها و یک کپی پیست برای وبلاگ شما می باشد.
شما یک صورتحساب PDF Wells Fargo دارید و به آن در QuickBooks نیاز دارید. شاید فیدهای بانکی قدیمی شده باشند، حساب بسته شده باشد، در اواسط سال در حال راه اندازی یک مشتری هستید، یا نتایج متوسطی از آپلود PDF داخلی QuickBooks دریافت کرده اید. هر دلیلی که باشد: شما به راهی برای تبدیل آن PDF به یک واردات تمیز که QuickBooks (یا Xero) واقعاً قبول می کند، نیاز دارید.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین جریان Xero را نیز مدیریت می کند - فقط فرمت خروجی را عوض کنید. بخش دشوار، انتخاب فرمت مناسب و دانستن نکات خاص Wells Fargo (ستون های جفت شده سپرده ها/اعتبارات و برداشت ها/بدهی ها، بخش خلاصه مانده روزانه، اتصال مستقیم OFX که متوقف شده است) است که ابزارهای تبدیل عمومی را گیج می کند.
می خواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی را کپی کنید:
چرا نمی توانید PDF WF را آپلود کنید
QuickBooks Online فایل ها را در فرمت های .qbo، .ofx، .qfx و .csv می پذیرد. برای وارد کردن بانک، PDF را نمی پذیرد - ویژگی آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن شکاف های گاه به گاه در حساب های متصل است و به طور خاموش به OCR با نتایج متغیر تبدیل می شود.
Xero از .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی می کند. همان محدودیت: بدون PDF.
بنابراین گردش کار با تبدیل فرمت شروع می شود. می توانید این کار را به صورت دستی انجام دهید (کپی و چسباندن در یک صفحه گسترده، سپس فرمت بندی و ذخیره به عنوان CSV) یا با یک مبدل صورتحساب بانکی که ساختار صورتحساب Wells Fargo را می داند. رویکرد مبدل سریعتر است و مرحله نگاشت ستون در QuickBooks را از بین می برد زیرا فایل های .qbo حاوی فراداده ستون هستند.
برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید - درخت تصمیم فرمت در بالا تمام پلتفرم های حسابداری را در یک نگاه پوشش می دهد.
مرحله ۱: دانلود PDF Wells Fargo
۱. در wellsfargo.com وارد شوید ۲. حسابی را که نیاز دارید باز کنید ۳. به صورتحساب ها و اسناد (Statements & Documents) بروید ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید ۵. روی دانلود PDF (Download PDF) کلیک کنید
Wells Fargo تا ۷ سال صورتحساب را به این روش در دسترس نگه می دارد. برخی از انواع حساب ها ممکن است دوره نگهداری کوتاه تری داشته باشند؛ قبل از فرض، لیست تاریخ صورتحساب را بررسی کنید.
نکته ای در مورد دانلود CSV Wells Fargo: Wells Fargo یک خروجی CSV مستقیم از نمای فعالیت حساب (آنها آن را "Comma Delimited" می نامند) ارائه می دهد. این برای فعالیت اخیر کار می کند اما محدودیت هایی دارد - برای بده بستان ها، راهنمای Wells Fargo به Excel را ببینید.
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF Wells Fargo را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub به طور خودکار قالب Wells Fargo را تشخیص می دهد. برای PDF های دیجیتال (هر چیزی که مستقیماً از wellsfargo.com دانلود کرده اید، نه یک نسخه اسکن شده)، استخراج کاملاً در مرورگر شما از طریق موتور سطح ۱ PDFSub اجرا می شود - فایل هرگز دستگاه شما را ترک نمی کند. این زمانی مهم است که شما با داده های مشتری تحت یک نامه تعهد کار می کنید.
PDFSub تراکنش های تجزیه شده را قبل از اینکه به خروجی متعهد شوید به شما نشان می دهد، بنابراین می توانید چند ردیف را در مقابل PDF اصلی بررسی کنید.
مدیریت خاص Wells Fargo که PDFSub به طور خودکار انجام می دهد:
- ستون های جفت شده
سپرده ها / اعتبارات (Deposits / Credits)وبرداشت ها / بدهی ها (Withdrawals / Debits)به یک مبلغ امضا شده واحد نگاشت می شوند. ابزارهای عمومی که انتظار طرح تک ستونی "برداشت ها/سپرده ها" را دارند، هدرهای جفت شده WF را اشتباه می خوانند. - بخش خلاصه مانده روزانه (Daily Balance Summary) در انتهای صورتحساب از لیست تراکنش ها حذف می شود (این یک خلاصه است، نه تراکنش). ابزارهایی که مرزهای بخش را نادیده می گیرند، اینها را به عنوان تراکنش های تکراری وارد می کنند.
- تراکنش های چک در بخش چک های پرداخت شده (Checks Paid) با شماره چک به عنوان فیلد مرجع حفظ می شوند.
- توضیحات تراکنش چند خطی (به عنوان مثال، نام فروشنده در یک خط، مکان و مرجع در خط بعدی) به یک فیلد توضیحات واحد پیوسته می شوند، نه اینکه در ردیف های جداگانه تقسیم شوند.
- Wells Fargo اتصال مستقیم OFX را برای حساب های شخصی در سال ۲۰۱۸ متوقف کرد - شما دیگر نمی توانید داده ها را از طریق اتصال مستقیم QuickBooks برای بسیاری از انواع حساب ها دریافت کنید. گردش کار PDF -> PDFSub -> .QBO جایگزین قابل اعتماد است.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
هنگامی که داده ها استخراج شدند، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد داده ها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | چرا |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار تکراری |
| QuickBooks Desktop | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای واردات دسته ای |
| Xero | .ofx |
نسبت به CSV ترجیح داده می شود - شامل فراداده حساب و شناسه های تکراری است |
| Sage | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ترجیح داده می شود |
| Wave | .csv یا .ofx |
هر دو کار می کنند؛ OFX تشخیص تکراری را به شما می دهد |
| FreshBooks | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| Quicken | .qfx یا .qif |
QFX برای Quicken مدرن، QIF برای نسخه های قدیمی تر |
برای بقیه این راهنما، از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی دانلود (Download) در PDFSub کلیک کرده و فایل را در جایی که بتوانید دوباره آن را پیدا کنید، ذخیره کنید.
مرحله ۴الف: وارد کردن .QBO به QuickBooks Online
۱. در QuickBooks، به بانکداری (Banking) (یا تراکنش ها -> تراکنش های بانکی (Transactions -> Bank transactions)) بروید
۲. روی اتصال حساب (Link account) در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید
۳. آپلود از فایل (Upload from file) را در پایین کادر گفتگو انتخاب کنید
۴. فایل .qbo را بکشید (یا برای مرور کلیک کنید)
۵. حساب QuickBooks که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی بعدی (Next) کلیک کنید
۷. تراکنش های تجزیه شده را بررسی کنید - آنها در تب برای بررسی (For Review) ظاهر می شوند
همین. از آنجایی که .qbo فرمت بومی QuickBooks است، مرحله نگاشت ستون را که واردات CSV شما را مجبور به طی کردن آن می کند، رد می کنید. فایل حاوی مقادیر FITID (شناسه تراکنش موسسه مالی) برای هر تراکنش است، بنابراین اگر به طور تصادفی همان صورتحساب را دوباره وارد کنید، QuickBooks به طور خودکار تکراری ها را نادیده می گیرد به جای اینکه همه چیز را دو برابر کند.
محدودیت های فایل که باید بدانید:
- QuickBooks Online آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر واردات محدود می کند.
- اکثر صورتحساب های ماهانه WF زیر این حد هستند. برای حساب های تجاری با حجم تراکنش بالا یا واردات سال به سال، بر اساس ماه تقسیم کنید.
مرحله ۴ب: وارد کردن .OFX به Xero (گردش کار مشابه)
اگر به جای QuickBooks در Xero کار می کنید، تنها چیزی که تغییر می کند فرمت فایل و مسیر منو است:
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo با فرمت .ofx خروجی بگیرید
۲. در Xero، به حسابداری -> حساب های بانکی (Accounting -> Bank accounts) بروید
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید
۴. روی مدیریت حساب -> وارد کردن صورتحساب (Manage account -> Import a statement) کلیک کنید
۵. فایل .ofx را بکشید
۶. Xero فرمت را تشخیص داده و تراکنش ها را تجزیه می کند
۷. بررسی و تأیید کنید
Xero، مانند QuickBooks، شناسه های تشخیص تکراری OFX را تشخیص می دهد. وارد کردن مجدد همان فایل ایمن است.
خطاها و رفع های رایج
"پردازش فایل امکان پذیر نبود" در QuickBooks. معمولاً به این معنی است که فایل بیش از ۳۵۰ کیلوبایت است یا بیش از ۱۰۰۰ تراکنش دارد. صورتحساب را به بخش های کوچکتر (یک ماه در یک زمان) تقسیم کرده و دوباره وارد کنید.
ظاهر شدن تراکنش های تکراری. اگر تکراری ها ظاهر می شوند، احتمالاً یک فایل .csv (بدون تشخیص تکراری) را به جای .qbo وارد کرده اید. از PDFSub به عنوان .qbo خروجی بگیرید و از آن استفاده کنید.
ردیف های خلاصه مانده روزانه به عنوان تراکنش وارد می شوند. این یک شکست کلاسیک ابزار عمومی در صورتحساب های Wells Fargo است. PDFSub بخش خلاصه مانده روزانه را به عنوان فراداده، نه تراکنش، در نظر می گیرد. اگر ردیف های خلاصه مانده را در واردات خود می بینید، ممکن است از ابزار دیگری استفاده می کنید که سربرگ بخش را تشخیص نمی دهد.
مجموع ستون های گمشده. صورتحساب های Wells Fargo شامل خطوط "مجموع سپرده ها/اعتبارات" و "مجموع برداشت ها/بدهی ها" در پایین هر بخش هستند. اینها خلاصه هستند، نه تراکنش، و PDFSub آنها را حذف می کند. اگر خروجی شما ردیف های کمتری نسبت به انتظار دارد، قبل از فرض خطای تجزیه، تعداد تراکنش های واقعی را در PDF (بدون احتساب خطوط مجموع) بشمارید.
شماره چک های گمشده. WF چک های پرداخت شده را با شماره چک لیست می کند. PDFSub اینها را در یک فیلد مرجع حفظ می کند. اگر آنها را در واردات خود نمی بینید، نرم افزار مقصد شما ممکن است ستون مرجع را نمایش ندهد - تنظیمات دید ستون را بررسی کنید.
بانک متفاوت از Wells Fargo؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ قالب بانکی را تشخیص می دهد. همین گردش کار چهار مرحله ای اعمال می شود. برای راهنمایی فرمت بر اساس نرم افزار، درخت تصمیم QBO در مقابل CSV در مقابل OFX را ببینید. برای مقدمه ای مستقل از نرم افزار در مورد واردات صورتحساب بانکی به QuickBooks، نحوه وارد کردن صورتحساب های بانکی به QuickBooks Online را ببینید.
زمانی که خروجی CSV بومی WF را دارید (تاریخچه محدود)
Wells Fargo یک دانلود مستقیم "Comma Delimited" را در نمای فعالیت حساب برای حساب های هنوز باز ارائه می دهد. این برای داده های اخیر و سریع کار می کند اما برای کارهای تاریخی یا حسابرسی نه:
- تاریخچه محدود (معمولاً ۱۸ ماه گذشته برای حساب های جاری و پس انداز؛ ۹۰ روز برای کارت های اعتباری)
- فقط فید تراکنش - بدون مانده اولیه، مانده نهایی، خلاصه کارمزد، یا جدول مانده روزانه
- فرمت "Comma Delimited" هنگام وارد کردن به QuickBooks نیاز به نگاشت ستون دارد؛ تشخیص تکراری را که QBO/OFX ارائه می دهد، از دست می دهد.
برای حسابداری ماه به ماه جاری، CSV بومی خوب است. برای حسابرسی، تهیه مالیات، یا راه اندازی تاریخی، به گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO در بالا نیاز دارید. اگر همچنین نیاز به استخراج داده های WF به Excel برای تجزیه و تحلیل (نه واردات) دارید، راهنمای Wells Fargo به Excel ما را ببینید.
خلاصه
۱. PDF Wells Fargo را از wellsfargo.com دانلود کنید (تا ۷ سال)
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید
۳. به عنوان .qbo (QuickBooks) یا .ofx (Xero، Sage، Wave) خروجی بگیرید
۴. بانکداری -> آپلود از فایل -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار تکراری
کل گردش کار پس از انجام یک بار، حدود ۹۰ ثانیه در هر صورتحساب طول می کشد. ستون های جفت شده سپرده ها/اعتبارات و برداشت ها/بدهی ها، خلاصه مانده روزانه، بخش چک های پرداخت شده - همه به طور خودکار مدیریت می شوند.