نحوه وارد کردن صورتحساب بانک چیس به QuickBooks (و Xero)
تبدیل صورتحساب PDF چیس به فرمت QBO و وارد کردن آن به QuickBooks Online در چهار مرحله. همین گردش کار برای Xero با فرمت OFX نیز صدق میکند. شامل مدیریت ستونهای مخصوص چیس و کد جاسازی برای وبلاگ شما.
شما یک صورتحساب PDF از چیس دارید و نیاز دارید آن را در QuickBooks وارد کنید. شاید حساب بسته شده باشد و فیدهای بانکی به آن دسترسی نداشته باشند. شاید در اواسط سال در حال راهاندازی یک مشتری جدید باشید و به هجده ماه سابقه نیاز داشته باشید. شاید قابلیت آپلود PDF داخلی QuickBooks را امتحان کرده باشید و فایل رد شده باشد. هر دلیلی که داشته باشد: شما به راهی برای تبدیل آن PDF به یک فایل قابل قبول برای QuickBooks (یا Xero) نیاز دارید.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین گردش کار برای Xero نیز کار میکند - فقط فرمت خروجی را تغییر میدهید. بخش دشوار، انتخاب فرمت مناسب و دانستن نکات خاص چیس است که ابزارهای عمومی را با مشکل مواجه میکند.
میخواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی زیر را کپی کنید:
چرا نمیتوانید PDF چیس را مستقیماً آپلود کنید
QuickBooks Online فایلها را در فرمتهای .qbo، .ofx، .qfx و .csv قبول میکند. PDF را برای وارد کردن صورتحساب بانکی قبول نمیکند - قابلیت آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن گپهای گاهبهگاه در حسابهای متصل است و به صورت خاموش با نتایج متغیر از OCR استفاده میکند.
Xero از .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی میکند. محدودیت مشابه: PDF را قبول نمیکند.
بنابراین گردش کار با تبدیل فرمت شروع میشود. میتوانید این کار را به صورت دستی انجام دهید (کپی و چسباندن در یک صفحه گسترده، سپس فرمتبندی و ذخیره به صورت CSV) یا با یک مبدل صورتحساب بانکی که ساختار صورتحساب چیس را میشناسد. رویکرد مبدل سریعتر است و مرحله نگاشت ستون در QuickBooks را حذف میکند زیرا فایلهای .qbo حاوی فراداده ستون هستند.
برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید - درخت تصمیمگیری فرمت در بالا تمام پلتفرمهای حسابداری را در یک نگاه پوشش میدهد.
مرحله ۱: دانلود PDF چیس
۱. در chase.com وارد شوید. ۲. حسابی را که نیاز دارید باز کنید. ۳. به Statements & Documents (صورتحسابها و اسناد) بروید. ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید. ۵. روی Download PDF (دانلود PDF) کلیک کنید.
چیس تا ۷ سال صورتحساب را به این روش در دسترس نگه میدارد - بسیار بیشتر از پنجره ۹۰ روزه که اکثر فیدهای بانکی به شما میدهند. اگر به دادههای تاریخی نیاز دارید، این منبع شماست.
نکته در مورد صورتحسابهای کارت اعتباری چیس: آنها در صفحات با اندازه قانونی (۸.۵ × ۱۴ اینچ) چاپ میشوند، نه اندازه استاندارد نامه. این موضوع ابزارهای عمومی PDF را که اندازه نامه را فرض میکنند، با مشکل مواجه میکند. PDFSub به طور خودکار اندازه قانونی را مدیریت میکند؛ اگر از ابزار دیگری استفاده میکنید و ردیفهای بریده شده دریافت میکنید، اندازه صفحه علت احتمالی است.
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF چیس را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub به طور خودکار قالب چیس را تشخیص میدهد. برای PDFهای دیجیتال چیس (هر چیزی که مستقیماً از chase.com دانلود کردهاید، نه یک نسخه اسکن شده)، استخراج به طور کامل در مرورگر شما از طریق موتور سطح ۱ PDFSub اجرا میشود - فایل هرگز از دستگاه شما خارج نمیشود. این موضوع زمانی مهم است که شما با دادههای مشتری تحت یک نامه تعهد کار میکنید.
PDFSub تراکنشهای تجزیه شده را قبل از اینکه به صادرات متعهد شوید به شما نشان میدهد، بنابراین میتوانید چند ردیف را با PDF اصلی بررسی کنید.
مدیریت مخصوص چیس که PDFSub به طور خودکار انجام میدهد:
- ستونهای جداگانه
Withdrawals(برداشتها) وDeposits(سپردهها) به یک مبلغ امضا شده واحد نگاشت میشوند (منفی برای برداشتها). - توضیحات تراکنش چند خطی ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") به یک فیلد توضیحات واحد پیوسته میشوند، نه اینکه در ردیفهای جداگانه شکسته شوند.
- خطوط مانده پایان روز از لیست تراکنشها حذف میشوند (اینها خلاصهها هستند، نه تراکنش).
- سرتیترهای گروهبندی تراکنش ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") برای استنباط علامت و دسته استفاده میشوند اما به عنوان تراکنش وارد نمیشوند.
- فرمت تاریخ
MM/DDبدون سال با دوره صورتحساب تطبیق داده میشود تا سال پر شود.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
پس از استخراج دادهها، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد دادهها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | دلیل |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری |
| QuickBooks Desktop | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دستهای |
| Xero | .ofx |
ترجیح داده شده به CSV - شامل فراداده حساب و شناسههای تکراری |
| Sage | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ترجیح داده میشود |
| Wave | .csv یا .ofx |
هر دو کار میکنند؛ OFX شناسایی موارد تکراری را فراهم میکند |
| FreshBooks | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| Quicken | .qfx یا .qif |
QFX برای Quicken مدرن، QIF برای نسخههای قدیمیتر |
برای بقیه این راهنما، از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی Download (دانلود) در PDFSub کلیک کنید و فایل را در جایی که بتوانید دوباره آن را پیدا کنید، ذخیره کنید.
مرحله ۴الف: وارد کردن .QBO به QuickBooks Online
۱. در QuickBooks، به Banking (بانکداری) (یا Transactions -> Bank transactions (تراکنشها -> تراکنشهای بانکی)) بروید.
۲. روی Link account (اتصال حساب) در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.
۳. Upload from file (آپلود از فایل) را در پایین کادر گفتگو انتخاب کنید.
۴. فایل .qbo را بکشید و رها کنید (یا برای مرور کلیک کنید).
۵. حساب QuickBooks را که این صورتحساب به آن تعلق دارد، انتخاب کنید.
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی Next (بعدی) کلیک کنید.
۷. تراکنشهای تجزیه شده را مرور کنید - آنها در تب For Review (برای بررسی) ظاهر میشوند.
همین. از آنجایی که .qbo فرمت بومی QuickBooks است، مرحله نگاشت ستون را که وارد کردن CSV شما را مجبور به انجام آن میکند، رد میکنید. این فایل حاوی مقادیر FITID (شناسه تراکنش موسسه مالی) برای هر تراکنش است، بنابراین اگر به طور تصادفی همان صورتحساب را دوباره وارد کنید، QuickBooks به طور خاموش موارد تکراری را نادیده میگیرد به جای اینکه همه چیز را دو برابر کند.
محدودیتهای فایل که باید بدانید:
- QuickBooks Online آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر وارد کردن محدود میکند.
- برای اکثر صورتحسابهای ماهانه چیس این کافی است. برای حسابهای سال به تاریخ یا حسابهای تجاری با حجم بالا، وارد کردن را ماه به ماه تقسیم کنید.
مرحله ۴ب: وارد کردن .OFX به Xero (گردش کار مشابه)
اگر به جای QuickBooks در Xero کار میکنید، تنها چیزی که تغییر میکند فرمت فایل و مسیر منو است:
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo، فرمت .ofx را صادر کنید.
۲. در Xero، به Accounting -> Bank accounts (حسابداری -> حسابهای بانکی) بروید.
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید.
۴. روی Manage account -> Import a statement (مدیریت حساب -> وارد کردن صورتحساب) کلیک کنید.
۵. فایل .ofx را بکشید و رها کنید.
۶. Xero فرمت را تشخیص داده و تراکنشها را تجزیه میکند.
۷. مرور و تأیید کنید.
Xero، مانند QuickBooks، شناسههای تشخیص موارد تکراری OFX را تشخیص میدهد. وارد کردن مجدد همان فایل بیخطر است.
خطاها و رفعهای رایج
"File could not be processed" (فایل پردازش نشد) در QuickBooks. معمولاً به این معنی است که فایل بیش از ۳۵۰ کیلوبایت است یا بیش از ۱۰۰۰ تراکنش دارد. صورتحساب را به بخشهای کوچکتر (یک ماه در هر بار) تقسیم کرده و دوباره وارد کنید.
ظاهر شدن تراکنشهای تکراری. اگر موارد تکراری ظاهر شدند، احتمالاً فایل .csv (بدون تشخیص موارد تکراری) را به جای .qbo وارد کردهاید. از PDFSub با فرمت .qbo دوباره صادر کرده و از آن استفاده کنید.
تاریخها به عنوان سال اشتباه تجزیه شدهاند. صورتحسابهای کارت اعتباری چیس از MM/DD بدون سال در هر خط استفاده میکنند و سال از دوره صورتحساب استنباط میشود. اگر یک دوره چند ماهه را که از مرز سال عبور کرده است (مثلاً دسامبر به ژانویه) تبدیل کردهاید، تراکنشهای دسامبر را برای اطمینان از اینکه سال به درستی تغییر کرده است، بررسی کنید.
تراکنشهای گمشده. جداول "DAILY BALANCE SUMMARY" (خلاصه مانده روزانه) یا مشابه آن را در PDF خود بررسی کنید - برخی از حسابهای تجاری چیس اینها را شامل میشوند. PDFSub آنها را به عنوان خلاصهها (نه تراکنش) در نظر میگیرد که صحیح است، اما اگر خروجی شما کم به نظر میرسد، ابتدا تعداد تراکنشها را در PDF بشمارید تا تأیید کنید.
بانک متفاوت از چیس؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ قالب بانکی را تشخیص میدهد. همین گردش کار چهار مرحلهای اعمال میشود. برای راهنمایی فرمت بر اساس نرمافزار، به درخت تصمیمگیری QBO در مقابل CSV در مقابل OFX مراجعه کنید. برای مقدمهای مستقل از نرمافزار در مورد وارد کردن صورتحساب بانکی به QuickBooks، نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی به QuickBooks Online را ببینید.
زمانی که CSV بومی چیس را دارید (تاریخچه محدود)
چیس یک صادرات CSV مستقیم را در "Account Activity -> Download" برای حسابهای باز و فعال ارائه میدهد. این گزینه چند اشکال دارد که مردم را به دردسر میاندازد:
- فقط حدود ۲۴ ماه گذشته (اغلب ۹۰ روز برای کارتهای اعتباری).
- یک سقف ۱۰۰۰ تراکنشی خاموش - چیس فایل را بدون هشدار قطع میکند اگر از آن فراتر روید.
- این یک فید تراکنش است، نه صورتحساب رسمی - بدون مانده افتتاحیه، بدون مانده اختتامیه، بدون خلاصه کارمزد، بدون جدول مانده روزانه.
برای حسابداری ماه به ماه جاری، CSV بومی خوب است. برای حسابرسی، تهیه مالیات، یا راهاندازی تاریخی، به گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO در بالا نیاز دارید. برای اطلاعات بیشتر در مورد آنچه CSV چیس شامل میشود و نمیشود، راهنمای تبدیل صورتحساب بانکی چیس به اکسل ما را ببینید.
خلاصه
۱. PDF چیس را از chase.com دانلود کنید (تا ۷ سال).
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید.
۳. به صورت .qbo (QuickBooks) یا .ofx (Xero, Sage, Wave) صادر کنید.
۴. Banking -> Upload from file -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری.
کل گردش کار حدود ۹۰ ثانیه در هر صورتحساب طول میکشد پس از اینکه یک بار آن را انجام دادید. در مقایسه با ۲۵ دقیقه در هر صورتحساب که تطبیق دستی معمولاً طول میکشد، محاسبات به سرعت انجام میشود.