Πώς να Εισαγάγετε ένα Δελτίο Wells Fargo στο QuickBooks (και Xero)
Μετατρέψτε ένα δελτίο PDF της Wells Fargo σε μορφή QBO και εισαγάγετέ το στο QuickBooks Online σε τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή εργασίας χρησιμοποιεί OFX για το Xero. Περιλαμβάνει τον χειρισμό των στηλών Καταθέσεις/Πιστώσεις και Αναλήψεις/Χρεώσεις και ένα ενσωματωμένο αντίγραφο-επικόλληση για το blog σας.
Έχετε ένα δελτίο PDF της Wells Fargo και το χρειάζεστε στο QuickBooks. Ίσως οι τραπεζικές συνδέσεις να έχουν σταματήσει, ο λογαριασμός να έχει κλείσει, να εντάσσετε έναν πελάτη στα μέσα του έτους, ή να δοκιμάσατε την ενσωματωμένη μεταφόρτωση PDF του QuickBooks και να είχατε μέτρια αποτελέσματα. Όποιος κι αν είναι ο λόγος: χρειάζεστε έναν τρόπο να μετατρέψετε αυτό το PDF σε μια καθαρή εισαγωγή που το QuickBooks (ή το Xero) να δέχεται πραγματικά.
Αυτή είναι η ροή εργασίας. Τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή χειρίζεται και το Xero - απλώς αλλάξτε τη μορφή εξαγωγής. Το δύσκολο κομμάτι είναι η επιλογή της σωστής μορφής και η γνώση των ιδιαιτεροτήτων της Wells Fargo (στήλες Καταθέσεις/Πιστώσεις και Αναλήψεις/Χρεώσεις, η ενότητα Περίληψη Ημερήσιου Υπολοίπου, η διακοπείσα OFX Direct Connect) που μπερδεύουν τα γενικά εργαλεία μετατροπής.
Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό στο blog σας; Αντιγράψτε αυτόν τον κώδικα ενσωμάτωσης:
Γιατί Δεν Μπορείτε Απλά να Ανεβάσετε το PDF της WF
Το QuickBooks Online δέχεται μεταφορτώσεις αρχείων σε μορφές .qbo, .ofx, .qfx και .csv. Δεν δέχεται PDF για τραπεζικές εισαγωγές - η λειτουργία μεταφόρτωσης PDF τραπεζικής ροής είναι για περιστασιακή συμπλήρωση κενών σε συνδεδεμένους λογαριασμούς και υποβαθμίζεται σιωπηλά σε OCR με μέτρια αποτελέσματα.
Το Xero υποστηρίζει .ofx, .csv, .qbo, .qfx και .qif. Ίδιος περιορισμός: κανένα PDF.
Έτσι, η ροή εργασίας ξεκινά με μετατροπή μορφής. Μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα (επικόλληση και προσευχή σε ένα υπολογιστικό φύλλο, στη συνέχεια μορφοποίηση και αποθήκευση ως CSV) ή με έναν μετατροπέα τραπεζικών δελτίων που γνωρίζει τη δομή ενός δελτίου Wells Fargo. Η προσέγγιση του μετατροπέα είναι ταχύτερη και αποφεύγει το βήμα αντιστοίχισης στηλών μέσα στο QuickBooks, επειδή τα αρχεία .qbo περιλαμβάνουν τα μεταδεδομένα των στηλών.
Για λεπτομέρειες μορφής, δείτε τον οδηγό μας QBO vs CSV vs OFX - το δέντρο αποφάσεων μορφής στην κορυφή καλύπτει κάθε λογιστική πλατφόρμα με μια ματιά.
Βήμα 1: Λήψη του PDF της Wells Fargo
- Συνδεθείτε στο wellsfargo.com
- Ανοίξτε τον λογαριασμό που χρειάζεστε
- Μεταβείτε στις Δελτία & Έγγραφα
- Επιλέξτε την περίοδο του δελτίου
- Κάντε κλικ στο Λήψη PDF
Η Wells Fargo διατηρεί έως και 7 χρόνια δελτίων διαθέσιμα με αυτόν τον τρόπο. Ορισμένοι τύποι λογαριασμών ενδέχεται να έχουν μικρότερη διατήρηση. ελέγξτε τη λίστα ημερομηνιών δελτίων πριν υποθέσετε.
Σημείωση σχετικά με τη λήψη CSV της Wells Fargo: Η Wells Fargo προσφέρει απευθείας εξαγωγή CSV από την προβολή Δραστηριότητας Λογαριασμού (την ονομάζουν "Comma Delimited"). Λειτουργεί για πρόσφατη δραστηριότητα, αλλά έχει περιορισμούς - δείτε τον οδηγό Wells Fargo σε Excel για τις ανταλλαγές.
Βήμα 2: Μεταφόρτωση στο PDFSub
Ανοίξτε τον Μετατροπέα Δελτίων Τράπεζας του PDFSub. Σύρετε το PDF της Wells Fargo στην περιοχή απόθεσης ή κάντε κλικ για περιήγηση.
Το PDFSub αναγνωρίζει αυτόματα το πρότυπο της Wells Fargo. Για ψηφιακά PDF (οτιδήποτε κατεβάσατε απευθείας από το wellsfargo.com, όχι σκαναρισμένη εκτύπωση), η εξαγωγή εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας μέσω της μηχανής Επιπέδου 1 του PDFSub - το αρχείο δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας. Αυτό έχει σημασία όταν εργάζεστε με δεδομένα πελατών υπό επιστολή ανάθεσης.
Το PDFSub σας δείχνει τις αναλυμένες συναλλαγές πριν δεσμευτείτε για εξαγωγή, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε μερικές γραμμές σε σχέση με το αρχικό PDF.
Χειρισμός ειδικά για τη Wells Fargo που κάνει αυτόματα το PDFSub:
- Οι συνδυασμένες στήλες
Καταθέσεις / ΠιστώσειςκαιΑναλήψεις / Χρεώσειςαντιστοιχίζονται σε ένα ενιαίο υπογεγραμμένο ποσό. Τα γενικά εργαλεία που περιμένουν διάταξη μιας στήλης "Αναλήψεις/Καταθέσεις" διαβάζουν λανθασμένα τις συνδυασμένες κεφαλίδες της WF. - Η ενότητα Περίληψη Ημερήσιου Υπολοίπου στο τέλος του δελτίου αποκλείεται από τη λίστα συναλλαγών (είναι περίληψη, όχι συναλλαγές). Εργαλεία που αγνοούν τα όρια ενοτήτων εισάγουν αυτές τις διπλές συναλλαγές.
- Οι συναλλαγές ελέγχου στην ενότητα Πληρωμές Επιταγών διατηρούνται με τους αριθμούς επιταγών ως πεδίο αναφοράς.
- Οι περιγραφές συναλλαγών πολλαπλών γραμμών (π.χ., όνομα εμπόρου σε μια γραμμή, τοποθεσία και αναφορά στην επόμενη) συνενώνονται σε ένα πεδίο περιγραφής, όχι σε ξεχωριστές γραμμές.
- Η Wells Fargo διέκοψε την OFX Direct Connect για προσωπικούς λογαριασμούς το 2018 - δεν μπορείτε πλέον να λαμβάνετε δεδομένα μέσω της απευθείας σύνδεσης του QuickBooks για πολλούς τύπους λογαριασμών. Η ροή εργασίας PDF -> PDFSub -> .QBO είναι η αξιόπιστη αντικατάσταση.
Βήμα 3: Επιλέξτε τη Σωστή Μορφή Εξαγωγής
Μόλις εξαχθούν τα δεδομένα, επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει στον προορισμό των δεδομένων:
| Προορισμός | Μορφή | Γιατί |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Εγγενής μορφή, χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματη ανίχνευση διπλοτύπων |
| QuickBooks Desktop | .qbo ή .iif |
QBO μέσω Web Connect, IIF για μαζικές εισαγωγές |
| Xero | .ofx |
Προτιμότερο από το CSV - περιλαμβάνει μεταδεδομένα λογαριασμού και αναγνωριστικά διπλοτύπων |
| Sage | .csv ή .ofx |
Προτιμάται το OFX όταν υποστηρίζεται |
| Wave | .csv ή .ofx |
Και τα δύο λειτουργούν. Το OFX παρέχει ανίχνευση διπλοτύπων |
| FreshBooks | .csv |
Μόνο υποστηριζόμενη μορφή εισαγωγής |
| Quicken | .qfx ή .qif |
QFX για σύγχρονο Quicken, QIF για παλαιότερες εκδόσεις |
Για το υπόλοιπο αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε .qbo και .ofx. Κάντε κλικ στο Λήψη στο PDFSub και αποθηκεύστε το αρχείο κάπου που μπορείτε να το βρείτε ξανά.
Βήμα 4α: Εισαγωγή του .QBO στο QuickBooks Online
- Στο QuickBooks, μεταβείτε στο Τραπεζική (ή Συναλλαγές -> Τραπεζικές συναλλαγές)
- Κάντε κλικ στο Σύνδεση λογαριασμού στην επάνω δεξιά γωνία
- Επιλέξτε Μεταφόρτωση από αρχείο στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου
- Σύρετε το αρχείο
.qbo(ή κάντε κλικ για περιήγηση) - Επιλέξτε τον λογαριασμό QuickBooks στον οποίο ανήκει αυτό το δελτίο
- Επιβεβαιώστε το εύρος ημερομηνιών και κάντε κλικ στο Επόμενο
- Ελέγξτε τις αναλυμένες συναλλαγές - εμφανίζονται στην καρτέλα Για Έλεγχο
Αυτό ήταν. Επειδή το .qbo είναι η εγγενής μορφή του QuickBooks, παραλείπετε το βήμα αντιστοίχισης στηλών που σας αναγκάζουν οι εισαγωγές CSV. Το αρχείο περιλαμβάνει τιμές FITID (Αναγνωριστικό Συναλλαγής Χρηματοπιστωτικού Ιδρύματος) για κάθε συναλλαγή, οπότε αν εισαγάγετε κατά λάθος το ίδιο δελτίο ξανά, το QuickBooks παραλείπει σιωπηλά τα διπλότυπα αντί να διπλασιάζει τα πάντα.
Περιορισμοί αρχείων που πρέπει να γνωρίζετε:
- Το QuickBooks Online περιορίζει τις μεταφορτώσεις σε 350 KB ανά αρχείο και 1.000 συναλλαγές ανά εισαγωγή
- Τα περισσότερα μηνιαία δελτία WF εμπίπτουν σε αυτό. Για επαγγελματικούς λογαριασμούς με μεγάλο όγκο συναλλαγών ή εισαγωγές από την αρχή του έτους, χωρίστε ανά μήνα
Βήμα 4β: Εισαγωγή του .OFX στο Xero (Ίδια Ροή)
Αν εργάζεστε στο Xero αντί για το QuickBooks, το μόνο που αλλάζει είναι η μορφή του αρχείου και η διαδρομή του μενού:
- Επιστρέψτε στο PDFSub και εξαγάγετε ως
.ofxαντί για.qbo - Στο Xero, μεταβείτε στο Λογιστική -> Τραπεζικοί λογαριασμοί
- Κάντε κλικ στον σχετικό τραπεζικό λογαριασμό
- Κάντε κλικ στο Διαχείριση λογαριασμού -> Εισαγωγή δελτίου
- Σύρετε το αρχείο
.ofx - Το Xero ανιχνεύει τη μορφή και αναλύει τις συναλλαγές
- Ελέγξτε και επιβεβαιώστε
Το Xero, όπως και το QuickBooks, αναγνωρίζει τα αναγνωριστικά ανίχνευσης διπλοτύπων του OFX. Η επανεισαγωγή του ίδιου αρχείου είναι ασφαλής.
Κοινά Σφάλματα και Διορθώσεις
"Το αρχείο δεν μπόρεσε να επεξεργαστεί" στο QuickBooks. Συνήθως σημαίνει ότι το αρχείο είναι πάνω από 350 KB ή περιέχει περισσότερες από 1.000 συναλλαγές. Χωρίστε το δελτίο σε μικρότερα κομμάτια (έναν μήνα τη φορά) και επανεισαγάγετέ το.
Εμφανίζονται διπλές συναλλαγές. Αν εμφανιστούν διπλότυπα, πιθανότατα εισαγάγατε ένα αρχείο .csv (χωρίς ανίχνευση διπλοτύπων) αντί για .qbo. Εξαγάγετε ξανά από το PDFSub ως .qbo και χρησιμοποιήστε αυτό.
Γραμμές Περίληψης Ημερήσιου Υπολοίπου εισήχθησαν ως συναλλαγές. Αυτή είναι μια κλασική αποτυχία γενικού εργαλείου στα δελτία της Wells Fargo. Το PDFSub αντιμετωπίζει την ενότητα ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΗΜΕΡΗΣΙΟΥ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ ως μεταδεδομένα, όχι ως συναλλαγές. Αν βλέπετε γραμμές περίληψης υπολοίπου στην εισαγωγή σας, ίσως χρησιμοποιείτε ένα διαφορετικό εργαλείο που δεν αναγνωρίζει την κεφαλίδα της ενότητας.
Λείπουν σύνολα στηλών. Τα δελτία της Wells Fargo περιλαμβάνουν γραμμές "Σύνολο Καταθέσεων/Πιστώσεων" και "Σύνολο Αναλήψεων/Χρεώσεων" στο κάτω μέρος κάθε ενότητας. Αυτές είναι περιλήψεις, όχι συναλλαγές, και το PDFSub τις αποκλείει. Αν η έξοδός σας έχει λιγότερες γραμμές από τις αναμενόμενες, μετρήστε τις πραγματικές συναλλαγές στο PDF (εξαιρώντας τις γραμμές συνόλου) πριν υποθέσετε σφάλμα ανάλυσης.
Λείπουν αριθμοί επιταγών. Η WF παραθέτει τις επιταγές που πληρώθηκαν με τον αριθμό επιταγής. Το PDFSub διατηρεί αυτά σε ένα πεδίο αναφοράς. Αν δεν τα βλέπετε στην εισαγωγή σας, το λογισμικό προορισμού σας ενδέχεται να μην εμφανίζει τη στήλη αναφοράς - ελέγξτε τις ρυθμίσεις ορατότητας στηλών.
Διαφορετική τράπεζα από τη Wells Fargo; Το PDFSub αναγνωρίζει πάνω από 20.000 πρότυπα τραπεζών. Η ίδια ροή εργασίας τεσσάρων βημάτων ισχύει. Για καθοδήγηση μορφής ανά λογισμικό, δείτε το δέντρο αποφάσεων QBO vs CSV vs OFX. Για μια ανεξάρτητη από το λογισμικό εισαγωγή τραπεζικών δελτίων στο QuickBooks, δείτε Πώς να Εισαγάγετε Τραπεζικά Δελτία στο QuickBooks Online.
Όταν Έχετε Ήδη την Εγγενή Εξαγωγή CSV της WF (Περιορισμένο Ιστορικό)
Η Wells Fargo προσφέρει μια απευθείας λήψη "Comma Delimited" μέσα στην προβολή Δραστηριότητας Λογαριασμού για λογαριασμούς που είναι ακόμα ανοιχτοί. Λειτουργεί για γρήγορα, πρόσφατα δεδομένα, αλλά όχι για ιστορικές ή ελεγκτικές εργασίες:
- Περιορισμένο ιστορικό (συνήθως τους τελευταίους 18 μήνες για ταμειακές και ταμιευτήρια. 90 ημέρες για πιστωτικές κάρτες)
- Μόνο ροή συναλλαγών - χωρίς αρχικό υπόλοιπο, τελικό υπόλοιπο, περίληψη χρεώσεων ή πίνακα ημερήσιου υπολοίπου
- Η μορφή "Comma Delimited" απαιτεί αντιστοίχιση στηλών κατά την εισαγωγή στο QuickBooks. χάνει την ανίχνευση διπλοτύπων που παρέχουν τα QBO/OFX
Για τη συνεχή μηνιαία λογιστική, το εγγενές CSV είναι εντάξει. Για έλεγχο, προετοιμασία φόρων ή ιστορική ενσωμάτωση, χρειάζεστε τη ροή εργασίας PDF -> PDFSub -> QBO παραπάνω. Αν χρειάζεστε επίσης να εξαγάγετε δεδομένα WF στο Excel για ανάλυση (όχι εισαγωγή), δείτε τον οδηγό μας Wells Fargo σε Excel.
Περίληψη
- Λήψη του PDF της Wells Fargo από το wellsfargo.com (έως 7 χρόνια)
- Μεταφόρτωσή του στον Μετατροπέα Δελτίων Τράπεζας του PDFSub
- Εξαγωγή ως
.qbo(QuickBooks) ή.ofx(Xero, Sage, Wave) - Τραπεζική -> Μεταφόρτωση από αρχείο -> ολοκληρώθηκε. Χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματη ανίχνευση διπλοτύπων
Ολόκληρη η ροή εργασίας διαρκεί περίπου 90 δευτερόλεπτα ανά δελτίο, αφού το κάνετε μία φορά. Οι συνδυασμένες στήλες Καταθέσεις/Πιστώσεις και Αναλήψεις/Χρεώσεις, η Περίληψη Ημερήσιου Υπολοίπου, η ενότητα Πληρωμές Επιταγών - όλα χειρίζονται αυτόματα.