Πώς να Εισαγάγετε ένα Στιγμιότυπο Κατάστασης της Chase Bank στο QuickBooks (και στο Xero)
Μετατρέψτε ένα PDF κατάστασης της Chase σε μορφή QBO και εισαγάγετέ το στο QuickBooks Online σε τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή εργασίας λειτουργεί και για το Xero με OFX. Περιλαμβάνει χειρισμό στηλών ειδικά για την Chase και έναν κώδικα ενσωμάτωσης για το blog σας.
Έχετε ένα PDF κατάστασης της Chase και το χρειάζεστε στο QuickBooks. Ίσως ο λογαριασμός έχει κλείσει και οι τραπεζικές συνδέσεις δεν μπορούν να τον φτάσουν. Ίσως κάνετε onboarding έναν πελάτη στα μέσα του έτους και χρειάζεστε ιστορικό δεκαοκτώ μηνών. Ίσως δοκιμάσατε τη λειτουργία μεταφόρτωσης PDF του QuickBooks και απέρριψε το αρχείο. Όποιος κι αν είναι ο λόγος: χρειάζεστε έναν τρόπο να μετατρέψετε αυτό το PDF σε μια καθαρή εισαγωγή που το QuickBooks (ή το Xero) δέχεται πραγματικά.
Αυτή είναι η ροή εργασίας. Τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή χειρίζεται και το Xero - απλώς αλλάζετε τη μορφή εξαγωγής. Το δύσκολο κομμάτι είναι η επιλογή της σωστής μορφής και η γνώση των ιδιαιτεροτήτων της Chase που μπερδεύουν τα γενικά εργαλεία.
Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό στο blog σας; Αντιγράψτε αυτόν τον κώδικα ενσωμάτωσης:
Γιατί δεν μπορείτε απλώς να ανεβάσετε το PDF της Chase
Το QuickBooks Online δέχεται μεταφορτώσεις αρχείων σε μορφές .qbo, .ofx, .qfx και .csv. Δεν δέχεται PDF για τραπεζικές εισαγωγές - η λειτουργία μεταφόρτωσης PDF τραπεζικής σύνδεσης είναι για περιστασιακή συμπλήρωση κενών σε συνδεδεμένους λογαριασμούς και υποβαθμίζεται σιωπηλά σε OCR με ανάμεικτα αποτελέσματα.
Το Xero υποστηρίζει .ofx, .csv, .qbo, .qfx και .qif. Ίσιος περιορισμός: κανένα PDF.
Έτσι, η ροή εργασίας ξεκινά με μια μετατροπή μορφής. Μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα (επικόλληση και προσευχή σε ένα υπολογιστικό φύλλο, στη συνέχεια μορφοποίηση και αποθήκευση ως CSV) ή με έναν μετατροπέα τραπεζικών καταστάσεων που γνωρίζει τη δομή μιας κατάστασης Chase. Η προσέγγιση του μετατροπέα είναι ταχύτερη και αποφεύγει το βήμα αντιστοίχισης στηλών μέσα στο QuickBooks, επειδή τα αρχεία .qbo περιλαμβάνουν τα μεταδεδομένα των στηλών.
Για λεπτομέρειες μορφής, δείτε τον οδηγό μας QBO vs CSV vs OFX - το δέντρο αποφάσεων μορφής στην κορυφή καλύπτει κάθε λογιστική πλατφόρμα με μια ματιά.
Βήμα 1: Λήψη του PDF της Chase
- Συνδεθείτε στο chase.com
- Ανοίξτε τον λογαριασμό που χρειάζεστε
- Μεταβείτε στις Statements & Documents (Καταστάσεις & Έγγραφα)
- Επιλέξτε την περίοδο της κατάστασης
- Κάντε κλικ στο Download PDF (Λήψη PDF)
Η Chase διατηρεί έως και 7 χρόνια διαθέσιμων καταστάσεων με αυτόν τον τρόπο - πολύ περισσότερο από το παράθυρο 90 ημερών που σας δίνουν οι περισσότερες τραπεζικές συνδέσεις. Αν χρειάζεστε ιστορικά δεδομένα, αυτή είναι η πηγή σας.
Μια σημείωση για τις καταστάσεις πιστωτικών καρτών της Chase: εκτυπώνονται σε σελίδες νομικού μεγέθους (8,5 x 14), όχι σε μέγεθος επιστολής. Αυτό μπερδεύει τα γενικά εργαλεία PDF που υποθέτουν μέγεθος επιστολής. Το PDFSub χειρίζεται αυτόματα το νομικό μέγεθος. αν χρησιμοποιείτε διαφορετικό εργαλείο και οι γραμμές κόβονται, το μέγεθος της σελίδας είναι η πιθανή αιτία.
Βήμα 2: Μεταφόρτωση στο PDFSub
Ανοίξτε τον Μετατροπέα Τραπεζικών Καταστάσεων του PDFSub. Σύρετε το PDF της Chase στην περιοχή απόθεσης ή κάντε κλικ για να περιηγηθείτε.
Το PDFSub αναγνωρίζει αυτόματα το πρότυπο της Chase. Για ψηφιακά PDF της Chase (οτιδήποτε κατεβάσατε απευθείας από το chase.com, όχι σκαναρισμένη εκτύπωση), η εξαγωγή εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας μέσω της μηχανής Επιπέδου 1 του PDFSub - το αρχείο δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας. Αυτό έχει σημασία όταν εργάζεστε με δεδομένα πελατών υπό επιστολή ανάθεσης.
Το PDFSub σας δείχνει τις αναλυμένες συναλλαγές πριν δεσμευτείτε για εξαγωγή, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε μερικές γραμμές σε σύγκριση με το αρχικό PDF.
Χειρισμός ειδικά για την Chase που κάνει αυτόματα το PDFSub:
- Ξεχωριστές στήλες
ΑναλήψεωνκαιΚαταθέσεωναντιστοιχίζονται σε ένα ενιαίο υπογεγραμμένο ποσό (αρνητικό για αναλήψεις) - Περιγραφές συναλλαγών πολλαπλών γραμμών ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") ενώνονται σε ένα ενιαίο πεδίο περιγραφής, όχι χωρισμένες σε ξεχωριστές γραμμές
- Γραμμές ημερήσιου υπολοίπου κλεισίματος εξαιρούνται από τη λίστα συναλλαγών (αυτές είναι περιλήψεις, όχι συναλλαγές)
- Επικεφαλίδες ομαδοποίησης συναλλαγών ("ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΘΗΚΕΣ", "ΑΝΑΛΗΨΕΙΣ ΑΠΟ ΑΤΜ & ΧΡΕΩΣΤΙΚΕΣ ΚΑΡΤΕΣ", "ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΑΝΑΛΗΨΕΙΣ", "ΧΡΕΩΣΕΙΣ") χρησιμοποιούνται για την εξαγωγή του προσήμου και της κατηγορίας, αλλά δεν εισάγονται ως συναλλαγές
- Η μορφή ημερομηνίας
MM/DDχωρίς έτος αντιστοιχίζεται με την περίοδο της κατάστασης για να συμπληρωθεί το έτος
Βήμα 3: Επιλέξτε τη Σωστή Μορφή Εξαγωγής
Μόλις εξαχθούν τα δεδομένα, επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει με τον προορισμό των δεδομένων:
| Προορισμός | Μορφή | Γιατί |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Εγγενής μορφή, χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματος εντοπισμός διπλοτύπων |
| QuickBooks Desktop | .qbo ή .iif |
QBO μέσω Web Connect, IIF για μαζικές εισαγωγές |
| Xero | .ofx |
Προτιμάται έναντι του CSV - περιλαμβάνει μεταδεδομένα λογαριασμού και αναγνωριστικά διπλοτύπων |
| Sage | .csv ή .ofx |
Προτιμάται το OFX όταν υποστηρίζεται |
| Wave | .csv ή .ofx |
Και τα δύο λειτουργούν. Το OFX προσφέρει εντοπισμό διπλοτύπων |
| FreshBooks | .csv |
Μόνη υποστηριζόμενη μορφή εισαγωγής |
| Quicken | .qfx ή .qif |
QFX για σύγχρονο Quicken, QIF για παλαιότερες εκδόσεις |
Για το υπόλοιπο αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε .qbo και .ofx. Κάντε κλικ στο Download (Λήψη) στο PDFSub και αποθηκεύστε το αρχείο κάπου που μπορείτε να το βρείτε ξανά.
Βήμα 4α: Εισαγωγή του .QBO στο QuickBooks Online
- Στο QuickBooks, μεταβείτε στο Banking (Τραπεζική) (ή Transactions -> Bank transactions (Συναλλαγές -> Τραπεζικές συναλλαγές))
- Κάντε κλικ στο Link account (Σύνδεση λογαριασμού) στην επάνω δεξιά γωνία
- Επιλέξτε Upload from file (Μεταφόρτωση από αρχείο) στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου
- Σύρετε το αρχείο
.qbo(ή κάντε κλικ για περιήγηση) - Επιλέξτε τον λογαριασμό QuickBooks στον οποίο ανήκει αυτή η κατάσταση
- Επιβεβαιώστε το εύρος ημερομηνιών και κάντε κλικ στο Next (Επόμενο)
- Ελέγξτε τις αναλυμένες συναλλαγές - εμφανίζονται στην καρτέλα For Review (Για έλεγχο)
Αυτό είναι όλο. Επειδή το .qbo είναι η εγγενής μορφή του QuickBooks, παραλείπετε το βήμα αντιστοίχισης στηλών που σας αναγκάζουν οι εισαγωγές CSV. Το αρχείο περιλαμβάνει τιμές FITID (Αναγνωριστικό Συναλλαγής Χρηματοπιστωτικού Ιδρύματος) για κάθε συναλλαγή, οπότε αν εισαγάγετε κατά λάθος ξανά την ίδια κατάσταση, το QuickBooks παραλείπει σιωπηλά τα διπλότυπα αντί να τα διπλασιάζει όλα.
Όρια αρχείων που πρέπει να γνωρίζετε:
- Το QuickBooks Online περιορίζει τις μεταφορτώσεις σε 350 KB ανά αρχείο και 1.000 συναλλαγές ανά εισαγωγή
- Για τις περισσότερες μηνιαίες καταστάσεις Chase αυτό είναι εντάξει. Για λογαριασμούς από την αρχή του έτους ή επιχειρηματικούς λογαριασμούς με υψηλό όγκο, χωρίστε την εισαγωγή ανά μήνα
Βήμα 4β: Εισαγωγή του .OFX στο Xero (Ίδια Ροή)
Αν εργάζεστε στο Xero αντί για το QuickBooks, το μόνο που αλλάζει είναι η μορφή του αρχείου και η διαδρομή του μενού:
- Επιστρέψτε στο PDFSub και εξαγάγετε ως
.ofxαντί για.qbo - Στο Xero, μεταβείτε στο Accounting -> Bank accounts (Λογιστική -> Τραπεζικοί λογαριασμοί)
- Κάντε κλικ στον σχετικό τραπεζικό λογαριασμό
- Κάντε κλικ στο Manage account -> Import a statement (Διαχείριση λογαριασμού -> Εισαγωγή κατάστασης)
- Σύρετε το αρχείο
.ofx - Το Xero ανιχνεύει τη μορφή και αναλύει τις συναλλαγές
- Ελέγξτε και επιβεβαιώστε
Το Xero, όπως και το QuickBooks, αναγνωρίζει τα αναγνωριστικά εντοπισμού διπλοτύπων του OFX. Η επανεισαγωγή του ίδιου αρχείου είναι ασφαλής.
Κοινά Σφάλματα και Διορθώσεις
"Το αρχείο δεν μπόρεσε να επεξεργαστεί" στο QuickBooks. Συνήθως σημαίνει ότι το αρχείο είναι πάνω από 350 KB ή περιέχει περισσότερες από 1.000 συναλλαγές. Χωρίστε την κατάσταση σε μικρότερα κομμάτια (έναν μήνα τη φορά) και επανεισαγάγετε.
Εμφανίζονται διπλότυπες συναλλαγές. Αν εμφανιστούν διπλότυπα, πιθανότατα εισαγάγατε ένα αρχείο .csv (χωρίς εντοπισμό διπλοτύπων) αντί για .qbo. Εξαγάγετε ξανά από το PDFSub ως .qbo και χρησιμοποιήστε αυτό.
Οι ημερομηνίες αναλύονται με λάθος έτος. Οι καταστάσεις πιστωτικών καρτών της Chase χρησιμοποιούν MM/DD χωρίς έτος σε κάθε γραμμή, και το έτος προκύπτει από την περίοδο της κατάστασης. Αν μετατρέψατε μια περίοδο πολλαπλών μηνών που διέσχιζε ένα όριο έτους (π.χ., Δεκέμβριο σε Ιανουάριο), ελέγξτε τις συναλλαγές του Δεκεμβρίου για να βεβαιωθείτε ότι το έτος άλλαξε σωστά.
Λείπουν συναλλαγές. Ελέγξτε για "DAILY BALANCE SUMMARY" (ΣΥΝΟΨΗ ΗΜΕΡΗΣΙΟΥ ΥΠΟΛΟΙΠΟΥ) ή παρόμοιους πίνακες περιλήψεων στο PDF σας - ορισμένοι επιχειρηματικοί λογαριασμοί της Chase τους περιλαμβάνουν. Το PDFSub τους αντιμετωπίζει ως περιλήψεις (όχι συναλλαγές), κάτι που είναι σωστό, αλλά αν η έξοδός σας φαίνεται σύντομη, μετρήστε πρώτα τις συναλλαγές στο PDF για να επιβεβαιώσετε.
Διαφορετική τράπεζα από την Chase; Το PDFSub αναγνωρίζει πάνω από 20.000 πρότυπα τραπεζών. Η ίδια ροή εργασίας τεσσάρων βημάτων ισχύει. Για καθοδήγηση μορφής ανά λογισμικό, δείτε το δέντρο αποφάσεων QBO vs CSV vs OFX. Για μια ανεξάρτητη από το λογισμικό εισαγωγή τραπεζικών καταστάσεων στο QuickBooks, δείτε Πώς να εισαγάγετε τραπεζικές καταστάσεις στο QuickBooks Online.
Όταν έχετε ήδη το εγγενές CSV της Chase (Περιορισμένο Ιστορικό)
Η Chase προσφέρει μια απευθείας εξαγωγή CSV μέσα από το Account Activity -> Download για λογαριασμούς που είναι ακόμα ανοιχτοί και ενεργοί. Έχει μερικές παγίδες που μπερδεύουν τους ανθρώπους:
- Μόνο τους τελευταίους ~24 μήνες (συχνά 90 ημέρες για πιστωτικές κάρτες)
- Ένα σιωπηλό όριο 1.000 συναλλαγών - η Chase κόβει το αρχείο χωρίς προειδοποίηση αν το υπερβείτε
- Είναι ροή συναλλαγών, όχι η επίσημη κατάσταση - χωρίς αρχικό υπόλοιπο, χωρίς τελικό υπόλοιπο, χωρίς σύνοψη χρεώσεων, χωρίς πίνακα ημερήσιου υπολοίπου
Για τη συνεχή μηνιαία λογιστική, το εγγενές CSV είναι εντάξει. Για έλεγχο, φορολογική προετοιμασία ή ιστορική ενσωμάτωση, χρειάζεστε τη ροή PDF -> PDFSub -> QBO παραπάνω. Για περισσότερα σχετικά με το τι περιλαμβάνει και τι όχι το CSV της Chase, δείτε τον οδηγό μας Chase σε Excel.
Περίληψη
- Κατεβάστε το PDF της Chase από το chase.com (έως 7 χρόνια)
- Ανεβάστε το στον Μετατροπέα Τραπεζικών Καταστάσεων του PDFSub
- Εξαγάγετε ως
.qbo(QuickBooks) ή.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> ολοκληρώθηκε. Χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματος εντοπισμός διπλοτύπων
Ολόκληρη η ροή εργασίας διαρκεί περίπου 90 δευτερόλεπτα ανά κατάσταση μόλις την κάνετε μία φορά. Σε σύγκριση με τα 25 λεπτά ανά κατάσταση που συνήθως διαρκεί η χειροκίνητη συμφωνία, τα μαθηματικά βγαίνουν γρήγορα.