So importieren Sie Kontoauszüge in Xero

Sie haben die Kontoauszüge eines Mandanten im PDF-Format und benötigen sie in Xero. Vielleicht unterstützt die Bank keine automatischen Feeds. Vielleicht nehmen Sie einen neuen Mandanten auf und benötigen sechs Monate Historie. Oder vielleicht haben Sie es mit einem geschlossenen Konto zu tun, bei dem Bank-Feeds nie eine Option waren.

Was auch immer die Situation ist, Xero akzeptiert keine PDF-Kontoauszüge direkt. Sie müssen diese Daten in CSV, OFX oder ein anderes Format bringen, das Xero lesen kann – und das, ohne Daten zu beschädigen, Soll von Haben zu vertauschen oder eine Stunde mit der Formatierung einer Tabelle zu verbringen.

Diese Anleitung behandelt jede Methode: automatische Bank-Feeds, manuelle Dateiimporte und PDF-Konvertierung. Plus die Formatierungsregeln und häufigen Fehler, die selbst erfahrene Buchhalter stolpern lassen.

Die drei Wege, Bankdaten in Xero zu erhalten

Xero bietet Ihnen drei Wege, Transaktionen auf ein Bankkonto zu übertragen. Jeder hat unterschiedliche Stärken, und die meisten Buchhalter nutzen letztendlich alle drei, je nach Situation.

Methode 1: Bank-Feeds (Automatische Verbindung)

Xero verbindet sich direkt mit Ihrer Bank und ruft Transaktionen automatisch ab – normalerweise täglich. Dies ist der einfachste Ansatz, wenn er funktioniert.

So funktioniert's: Gehen Sie zu Buchhaltung > Bankkonten > Bankkonto hinzufügen, suchen Sie Ihre Bank und autorisieren Sie die Verbindung. Xero verwendet entweder eine direkte Bankpartnerschaft oder Yodlee (einen Drittanbieter-Aggregator), um Transaktionen abzurufen.

Funktioniert gut, wenn:

Die Bank Xero-Feeds unterstützt (die meisten großen Banken in den USA, Großbritannien, Australien und Neuseeland tun dies)
Sie fortlaufende, freihändige Transaktionsimporte benötigen
Sie die Transaktionen innerhalb weniger Monate nach dem Transaktionsdatum abgleichen

Funktioniert nicht, wenn:

Ihre Bank nicht unterstützt wird (einige Kreditgenossenschaften, internationale Banken)
Sie Transaktionen von vor dem Startdatum des Feeds benötigen
Das Konto geschlossen ist – Bank-Feeds erfordern eine aktive Verbindung
Yodlee-basierte Feeds immer wieder getrennt werden (eine häufige Beschwerde, insbesondere bei Banken mit Multi-Faktor-Authentifizierung)

Methode 2: Manueller Datei-Upload (OFX, CSV, QFX, QBO, QIF)

Laden Sie eine Auszugsdatei direkt in Xero hoch. Dies funktioniert für jeden Datumsbereich und jede Bank – solange Sie die Datei im richtigen Format haben.

Unterstützte Formate:

Format	Spalten automatisch zugeordnet	Duplikaterkennung	Am besten geeignet für
OFX	Ja	Ja (FITID)	Empfohlen
QFX	Ja	Ja (FITID)	Quicken-Exporte
QBO	Ja	Ja (FITID)	QuickBooks-Exporte
CSV	Nein (manuelle Zuordnung)	Nein	Universelle Fallback-Lösung
QIF	Ja	Nein	Ältere Quicken-Versionen

OFX ist die beste Wahl für Xero. Es wird automatisch ohne Spaltenzuordnung importiert, enthält Transaktions-IDs (FITIDs) zur Duplikatvermeidung und überträgt Metadaten wie Kontonummern und Transaktionstypen.

So laden Sie hoch: Gehen Sie zu Buchhaltung > Bankkonten, wählen Sie das Konto aus, klicken Sie auf Konto verwalten > Auszug importieren und wählen Sie dann Ihre Datei aus.

Limits: Maximal 1.000 Transaktionen pro Datei. Teilen Sie größere Dateien in mehrere Importe auf.

Methode 3: PDF-Auszüge in Xero-fähige Formate konvertieren

Wenn Sie nur PDF-Kontoauszüge haben – was meistens für historische Daten, geschlossene Konten und internationale Banken gilt –, müssen Sie diese zuerst konvertieren.

Schritt-für-Schritt mit PDFSub:

Laden Sie Ihren Auszug-PDF von der Bank herunter
Gehen Sie zu PDFSubs Konverter für Kontoauszüge
Laden Sie die PDF hoch – per Drag & Drop oder Klick zum Durchsuchen
Überprüfen Sie die extrahierten Transaktionen
Laden Sie als OFX (empfohlen) oder CSV herunter
Importieren Sie in Xero mit Methode 2 oben

PDFSub erkennt Datumsformate automatisch, trennt Einzahlungen von Auszahlungen und verarbeitet mehrzeilige Beschreibungen. Die OFX-Ausgabe enthält FITIDs zur Duplikaterkennung – Sie importieren also nicht versehentlich dieselben Transaktionen zweimal.

Schritt-für-Schritt: Eine Datei in Xero importieren

Schritt 1: Ihre PDF konvertieren (falls erforderlich)

Wenn Sie einen PDF-Kontoauszug haben, konvertieren Sie ihn mit PDFSubs Konverter für Kontoauszüge. Wählen Sie OFX als Ausgabeformat – es ist das bevorzugte Format von Xero und überspringt den Schritt der Spaltenzuordnung vollständig.

Wenn Ihre Bank bereits OFX-, QFX- oder CSV-Downloads anbietet, überspringen Sie diesen Schritt.

Schritt 2: In Xero hochladen

Klicken Sie im oberen Menü auf Buchhaltung und dann auf Bankkonten
Suchen Sie das Ziel-Bankkonto und klicken Sie auf Konto verwalten
Wählen Sie Auszug importieren
Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie Ihre Datei aus
Klicken Sie auf Importieren

Schritt 3: Spalten zuordnen (nur CSV)

Wenn Sie CSV importieren, zeigt Xero einen Bildschirm zur Spaltenzuordnung an:

Ordnen Sie jede Spalte einem Xero-Feld zu: Datum, Betrag, Zahlungsempfänger, Beschreibung, Referenz
Aktivieren Sie "Erste Zeile nicht importieren", wenn Ihre Datei Spaltenüberschriften enthält
Vorschau der Transaktionen auf der rechten Seite – überprüfen Sie, ob Daten und Beträge korrekt aussehen
Klicken Sie auf Speichern

OFX-, QFX- und QBO-Dateien überspringen diesen Schritt vollständig – die Spalten werden automatisch zugeordnet.

Schritt 4: Überprüfen und Abgleichen

Importierte Transaktionen erscheinen als nicht abgeglichene Auszugszeilen. Für jede Transaktion bietet Xero drei Aktionen an:

Abgleichen – Verknüpfen mit einer vorhandenen Rechnung, einem Beleg oder einer Transaktion in Xero
Erstellen – Erstellen eines neuen Ausgaben- oder Geldeingangseintrags, Zuweisen von Kontonummern und Steuersätzen
Übertragen – Als Überweisung zwischen zwei Xero-Bankkonten erfassen

Profi-Tipp: Richten Sie Bankregeln ein, um wiederkehrende Transaktionen zu automatisieren. Regeln gleichen Muster im Zahlungsempfänger oder in der Beschreibung ab und füllen die Kontonummer und den Steuersatz vorab aus. Dies kann die Abgleichzeit um 30–50 % reduzieren.

Schritt 5: Ihr Guthaben überprüfen

Vergleichen Sie nach dem Abgleich den Saldo des Xero-Bankkontos mit dem tatsächlichen Saldo Ihres Kontoauszugs. Wenn sie nicht übereinstimmen, verwenden Sie den Bericht Bankabgleichsübersicht, um Abweichungen zu identifizieren.

OFX vs. CSV: Welches Format für Xero?

Wenn Sie die Wahl haben, verwenden Sie immer OFX. Hier ist der Grund:

Merkmal	OFX/QFX/QBO	CSV
Spaltenzuordnung	Automatisch	Manuell (erster Import)
Duplikaterkennung	Ja (FITID-basiert)	Nein
Datumsformat	In Datei eingebettet	Muss mit Xero-Region übereinstimmen
Betragsformat	Strukturiert	Muss eine Spalte sein, keine Symbole
Konto-Metadaten	Enthalten	Nicht verfügbar
Importgeschwindigkeit	Hochladen und fertig	Hochladen, zuordnen, überprüfen
Fehlerrisiko	Niedrig	Hoch (Formatierungspannen)

Verwenden Sie CSV, wenn: Ihre Bank nur CSV anbietet, Sie Transaktionen vor dem Import bearbeiten müssen (Duplikate entfernen, Kategorien hinzufügen) oder Sie das vorkodierte CSV-Format von Xero für die automatische Kategorisierung verwenden möchten.

Verwenden Sie OFX, wenn: Sie die Option haben. Es ist einfacher, sicherer und schneller.

CSV-Formatierungsregeln für Xero

Wenn Sie unbedingt CSV verwenden müssen, hier sind die genauen Anforderungen. Ein falsches Feld kann dazu führen, dass der gesamte Import fehlschlägt.

Erforderliche Spalten

Spalte	Erforderlich	Max. Länge	Hinweise
Datum	Ja	—	Muss mit der Region Ihrer Xero-Organisation übereinstimmen
Betrag	Ja	—	Eine Spalte: positiv = rein, negativ = raus
Zahlungsempfänger	Nein	255 Zeichen	Wird für die Kontaktzuordnung verwendet
Beschreibung	Nein	500 Zeichen	Transaktionsdetails
Referenz	Nein	255 Zeichen	Schecks, IDs

Datumsformat (Regionsabhängig)

Ihre CSV-Daten müssen mit der regionalen Einstellung Ihrer Xero-Organisation übereinstimmen:

US-Organisationen: MM/TT/JJJJ
UK/AU/NZ-Organisationen: TT/MM/JJJJ
Universell (funktioniert immer): JJJJ-MM-TT

Überprüfen Sie Ihre Einstellung: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Region.

Zweistellige Jahreszahlen (01/12/20) und Monatsnamen in Textform (01 Nov 2022) werden nicht akzeptiert. Zukünftige Daten werden abgelehnt.

Betragsformatierungsregeln

Verwenden Sie eine einzige Betragsspalte – positiv für Geldeingang, negativ für Geldausgang
Keine Währungssymbole ($, €, £)
Keine Komma-Tausendertrennzeichen – verwenden Sie 1234,56 nicht 1.234,56 (Beachten Sie: Im Deutschen ist das Komma das Dezimaltrennzeichen und der Punkt das Tausendertrennzeichen. Hier wird die Regel für Xero-CSV-Importe beschrieben, die oft englische Konventionen erfordert. Die Anpassung hier ist wichtig.)
Punkt als Dezimaltrennzeichen – verwenden Sie 47.99 nicht 47,99 (Siehe vorheriger Punkt)
Keine negativen Zahlen in Klammern – verwenden Sie -47,99 nicht (47,99)
Keine Transaktionen mit Nullbetrag – Xero lehnt Zeilen mit $0.00 ab

Strukturregeln

Keine leeren Zeilen irgendwo in der Datei
Keine nachgestellten Kommas am Ende von Zeilen
Keine Fußzeilen mit Summen oder Salden
Konsistente Spaltenanzahl über alle Zeilen hinweg
UTF-8-Kodierung (wichtig für Akzente)
Maximal 1.000 Transaktionen pro Datei

Häufiger Fehler: Viele Banken exportieren separate Spalten für Soll und Haben. Xero benötigt eine einzige Betragsspalte. Sie müssen diese vor dem Import zusammenführen – Einzahlungen positiv, Auszahlungen negativ. PDFSub erledigt dies automatisch.

Häufige Importfehler (und wie man sie behebt)

"Die Datei enthält keine gültigen Auszugsdaten"

Ursache: Leere Zeilen, nachgestellte Leerzeichen oder unsichtbare Zeichen in der CSV. Wird auch durch Semikolon-getrennte Dateien ausgelöst (häufig, wenn Excel mit europäischer Locale CSV speichert).

Behebung: Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor (nicht Excel). Entfernen Sie leere Zeilen. Überprüfen Sie, ob Kommas – nicht Semikolons – die Felder trennen. Speichern Sie als UTF-8.

"Datumsformat nicht erkannt"

Ursache: Ihre CSV-Daten entsprechen nicht der regionalen Einstellung Ihrer Xero-Organisation. 01/03/2026 ist im US-Format der 1. März, im britischen Format jedoch der 3. Januar.

Behebung: Überprüfen Sie Ihre Xero-Region (Einstellungen > Allgemeine Einstellungen) und formatieren Sie die Daten entsprechend. Oder verwenden Sie das ISO-Format (JJJJ-MM-TT), das überall funktioniert.

Transaktionen werden mit falschen Vorzeichen importiert (Soll als Haben)

Ursache: Die Vorzeichenkonvention in Ihrer CSV ist invertiert. Dies geschieht häufig bei Kreditkartenabrechnungen, bei denen Einkäufe positiv sind (Sie schulden mehr), Xero sie aber als negativ erwartet (Geldabgang).

Behebung: Multiplizieren Sie die Betragsspalte in Excel mit -1, bevor Sie importieren. Oder konvertieren Sie mit PDFSub, das den Auszugstyp automatisch erkennt und die richtige Vorzeichenkonvention anwendet.

Doppelte Transaktionen nach dem Import

Ursache: Sie haben eine Datei importiert, die Daten abdeckt, die bereits in Xero aus einem Bank-Feed oder einem früheren Import vorhanden sind. Xero entfernt Duplikate aus CSV-Importen nicht automatisch.

Behebung: Verwenden Sie den Bericht Doppelte Auszugszeilen (Berichte > Alle Berichte > Doppelte Auszugszeilen), um Duplikate zu identifizieren und zu löschen. Um dies zu verhindern, überprüfen Sie den Datumsbereich der vorhandenen Transaktionen, bevor Sie importieren.

"Betrag muss numerisch sein"

Ursache: Währungssymbole ($), Komma-Tausendertrennzeichen oder Buchhaltungsformat-Klammer-Negative in der Betragsspalte.

Behebung: Entfernen Sie alle Formatierungen aus der Betragsspalte. Werte sollten reine Zahlen sein: 47.99 oder -47.99.

Wann Sie einen manuellen Import benötigen (Bank-Feeds reichen nicht aus)

Bank-Feeds sind großartig für die tägliche Buchführung, aber es gibt gängige Szenarien, in denen ein manueller Import die einzige Option ist:

Onboarding neuer Mandanten. Die Bücher des Mandanten wurden monate- (oder jahrelang) nicht geführt. Bank-Feeds decken normalerweise die letzten 30–90 Tage ab. Sie benötigen die vollständige Historie aus PDF-Auszügen.

Geschlossene Konten. Ein altes Geschäftskonto, das geschlossen wurde. Kein Bank-Feed möglich – die Verbindung erfordert ein aktives Konto. Aber die PDF-Auszüge liegen im Aktenschrank.

Internationale Banken. Banken außerhalb der USA, Großbritanniens und Australiens/Neuseelands, die das Bank-Feed-Netzwerk von Xero nicht unterstützen. Der Mandant sendet Ihnen monatlich PDF-Auszüge per E-Mail.

Lücken in Bank-Feeds. Der Yodlee-basierte Feed wurde zwei Wochen lang getrennt, weil das MFA-Token des Mandanten abgelaufen ist. Jetzt müssen Sie die fehlenden Transaktionen aus einem PDF-Download auffüllen.

Jahresabschluss. Steuersaison. Ein Stapel PDF-Kontoauszüge auf Ihrem Schreibtisch. Der Mandant hat keine Bank-Feeds eingerichtet und Sie benötigen bis April 12 Monate in Xero.

Migration von einer anderen Plattform. Umzug von QuickBooks, Sage oder einem anderen System. Historische Bankdaten müssen in Xero übernommen werden, und die Exporte der alten Plattform sind möglicherweise nur als CSV oder PDF verfügbar.

Für all diese Fälle konvertiert PDFSubs Konverter für Kontoauszüge PDF-Auszüge in OFX oder CSV, die Xero direkt importieren kann. Er funktioniert mit über 20.000 Bankformaten in 133 Sprachen, und die Tier-1-Extraktion verarbeitet digitale PDFs in Ihrem Browser, ohne die Datei hochzuladen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich Kontoauszüge, die älter als 90 Tage sind, in Xero importieren?

Ja, durch manuellen Import. Bank-Feeds decken normalerweise die letzten 30–90 Tage ab, aber Sie können CSV- oder OFX-Dateien für jeden beliebigen Datumsbereich hochladen. Konvertieren Sie ältere PDF-Auszüge mit PDFSub und importieren Sie dann die Datei.

Welches Dateiformat ist am besten für Xero-Bankimporte?

OFX ist das beste Format für Xero. Es wird automatisch ohne Spaltenzuordnung importiert, enthält Transaktions-IDs zur Duplikaterkennung und eliminiert Formatierungsfehler. CSV funktioniert, erfordert jedoch eine manuelle Spaltenzuordnung und sorgfältige Formatierung.

Warum lehnt Xero meine CSV-Datei ab?

Die häufigsten Ursachen: Daten stimmen nicht mit der regionalen Einstellung Ihrer Organisation überein, Beträge enthalten Währungssymbole oder Komma-Trennzeichen, es gibt leere Zeilen in der Datei oder die Datei verwendet Semikolons anstelle von Kommas (europäisches Excel). Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor, um diese Probleme zu überprüfen und zu beheben.

Kann ich Kontoauszüge von internationalen Banken in Xero importieren?

Ja. Konvertieren Sie den PDF-Auszug mit einem Tool wie PDFSub (das 133 Sprachen und über 20.000 Banken unterstützt) in OFX oder CSV und importieren Sie dann die Datei. Stellen Sie sicher, dass die Währung der importierten Transaktionen mit der Währungseinstellung des Bankkontos in Xero übereinstimmt.

Wie vermeide ich doppelte Transaktionen beim Import?

Verwenden Sie das OFX-Format anstelle von CSV. OFX-Dateien enthalten eindeutige Transaktions-IDs (FITIDs), die Xero zur Erkennung von Duplikaten verwendet. Überprüfen Sie für CSV-Importe zuerst den Datumsbereich der vorhandenen Transaktionen und vermeiden Sie überlappende Zeiträume. Führen Sie nach dem Import den Bericht "Doppelte Auszugszeilen" aus, um Duplikate zu finden.

Unterstützt Xero separate Soll- und Haben-Spalten in CSV?

Nein. Xero benötigt eine einzige Betragsspalte, in der positive Werte für Geldeingang und negative Werte für Geldausgang stehen. Wenn Ihre Bank separate Spalten bereitstellt, müssen Sie diese vor dem Import zusammenführen. PDFSub erledigt dies automatisch – es erkennt das Auszugsformat und gibt eine einzige Spalte mit vorzeichenbehaftetem Betrag aus.

Kann ich einen Bankauszug-Import in Xero rückgängig machen?

Ja. Gehen Sie zu Buchhaltung > Bankkonten, klicken Sie auf das Konto, dann auf den Reiter Kontoauszüge. Wählen Sie den importierten Auszug aus und klicken Sie auf Löschen. Dadurch werden alle importierten Auszugszeilen entfernt (aber keine abgeglichenen Transaktionen – diese müssen zuerst abgeglichen werden).

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