কীভাবে একটি চেজ ব্যাংক স্টেটমেন্ট QuickBooks-এ (এবং Xero-তে) ইম্পোর্ট করবেন
একটি চেজ পিডিএফ স্টেটমেন্টকে QBO ফরম্যাটে রূপান্তর করুন এবং চারটি ধাপে QuickBooks Online-এ ইম্পোর্ট করুন। একই ওয়ার্কফ্লো Xero-র জন্য OFX ব্যবহার করে। চেজ-নির্দিষ্ট কলাম হ্যান্ডলিং এবং আপনার ব্লগের জন্য একটি কপি-পেস্ট এমবেড অন্তর্ভুক্ত।
আপনার কাছে একটি চেজ পিডিএফ স্টেটমেন্ট আছে এবং আপনার এটি QuickBooks-এর মধ্যে প্রয়োজন। হতে পারে অ্যাকাউন্টটি বন্ধ হয়ে গেছে এবং ব্যাংক ফিডগুলি সেখানে পৌঁছাতে পারছে না। হতে পারে আপনি বছরের মাঝামাঝি সময়ে একজন ক্লায়েন্টকে অনবোর্ড করছেন এবং আপনার আঠারো মাসের ইতিহাস প্রয়োজন। হতে পারে আপনি QuickBooks-এর বিল্ট-ইন পিডিএফ আপলোড চেষ্টা করেছেন এবং এটি ফাইলটি প্রত্যাখ্যান করেছে। কারণ যাই হোক না কেন: আপনার সেই পিডিএফকে একটি পরিষ্কার ইম্পোর্টে পরিণত করার একটি উপায় প্রয়োজন যা QuickBooks (বা Xero) আসলে গ্রহণ করে।
এটি হল ওয়ার্কফ্লো। চারটি ধাপ। একই ফ্লো Xero পরিচালনা করে - আপনি কেবল এক্সপোর্ট ফরম্যাট পরিবর্তন করেন। কঠিন অংশটি হল সঠিক ফরম্যাট নির্বাচন করা এবং চেজ-নির্দিষ্ট খুঁটিনাটিগুলি জানা যা সাধারণ সরঞ্জামগুলিকে আটকে দেয়।
আপনার ব্লগে এই গাইডটি ব্যবহার করতে চান? এই এমবেড কোডটি কপি করুন:
কেন আপনি কেবল চেজ পিডিএফ আপলোড করতে পারবেন না
QuickBooks Online .qbo, .ofx, .qfx, এবং .csv ফরম্যাটে ফাইল আপলোড গ্রহণ করে। এটি ব্যাংক ইম্পোর্টের জন্য পিডিএফ গ্রহণ করে না - ব্যাংক-ফিড পিডিএফ আপলোড বৈশিষ্ট্যটি সংযুক্ত অ্যাকাউন্টগুলিতে মাঝে মাঝে গ্যাপ পূরণের জন্য এবং মিশ্র ফলাফলের সাথে ওসিআর-এ নীরবে অবনমিত হয়।
Xero .ofx, .csv, .qbo, .qfx, এবং .qif সমর্থন করে। একই সীমাবদ্ধতা: পিডিএফ নয়।
সুতরাং ওয়ার্কফ্লো একটি ফরম্যাট রূপান্তর দিয়ে শুরু হয়। আপনি এটি ম্যানুয়ালি করতে পারেন (স্প্রেডশীটে পেস্ট-এন্ড-প্রে, তারপর CSV হিসাবে ফরম্যাট এবং সেভ করুন) অথবা একটি ব্যাংক স্টেটমেন্ট কনভার্টার দিয়ে যা একটি চেজ স্টেটমেন্টের কাঠামো জানে। কনভার্টার পদ্ধতি দ্রুততর এবং QuickBooks-এর মধ্যে কলাম-ম্যাপিং ধাপটি এড়িয়ে যায় কারণ .qbo ফাইলগুলিতে কলাম মেটাডেটা অন্তর্ভুক্ত থাকে।
ফরম্যাট বিবরণের জন্য, আমাদের QBO বনাম CSV বনাম OFX গাইড দেখুন - উপরের ফরম্যাট ডিসিশন ট্রি এক নজরে প্রতিটি অ্যাকাউন্টিং প্ল্যাটফর্মকে কভার করে।
ধাপ ১: চেজ পিডিএফ ডাউনলোড করুন
১. chase.com এ সাইন ইন করুন ২. আপনার প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্টটি খুলুন ৩. Statements & Documents এ যান ৪. স্টেটমেন্ট পিরিয়ড নির্বাচন করুন ৫. Download PDF ক্লিক করুন
চেজ এই উপায়ে ৭ বছর পর্যন্ত স্টেটমেন্ট উপলব্ধ রাখে - ব্যাংক ফিডগুলির বেশিরভাগ ৯০ দিনের উইন্ডোর চেয়ে অনেক বেশি। আপনার যদি ঐতিহাসিক ডেটার প্রয়োজন হয়, তবে এটি আপনার উৎস।
চেজ ক্রেডিট কার্ড স্টেটমেন্টের উপর একটি নোট: এগুলি লিগ্যাল-সাইজ পেজে (৮.৫ x ১৪) প্রিন্ট করা হয়, লেটার নয়। এটি সাধারণ পিডিএফ সরঞ্জামগুলিকে আটকে দেয় যা লেটার-সাইজ অনুমান করে। PDFSub স্বয়ংক্রিয়ভাবে লিগ্যাল-সাইজ পরিচালনা করে; আপনি যদি অন্য কোনও সরঞ্জাম ব্যবহার করেন এবং কাটা সারি পান তবে পেজ সাইজ সম্ভবত কারণ।
ধাপ ২: PDFSub-এ আপলোড করুন
PDFSub-এর ব্যাংক স্টেটমেন্ট কনভার্টার খুলুন। ড্রপ জোনে চেজ পিডিএফ টেনে আনুন বা ব্রাউজ করতে ক্লিক করুন।
PDFSub স্বয়ংক্রিয়ভাবে চেজ টেমপ্লেট সনাক্ত করে। ডিজিটাল চেজ পিডিএফগুলির জন্য (chase.com থেকে ডাউনলোড করা যেকোনো কিছু, স্ক্যান করা প্রিন্টআউট নয়), PDFSub-এর টায়ার ১ ইঞ্জিনের মাধ্যমে আপনার ব্রাউজারে সম্পূর্ণ এক্সট্রাকশন চলে - ফাইলটি আপনার ডিভাইস ছেড়ে যায় না। যখন আপনি ক্লায়েন্ট ডেটা নিয়ে কাজ করেন তখন এটি গুরুত্বপূর্ণ।
আপনি এক্সপোর্ট করার আগে PDFSub আপনাকে পার্স করা লেনদেনগুলি দেখায়, তাই আপনি মূল পিডিএফ-এর সাথে কয়েকটি সারি স্পট-চেক করতে পারেন।
PDFSub স্বয়ংক্রিয়ভাবে যে চেজ-নির্দিষ্ট হ্যান্ডলিং করে:
- পৃথক
WithdrawalsএবংDepositsকলামগুলি একটি একক সাইন করা পরিমাণে ম্যাপ করা হয় (প্রত্যাহারের জন্য ঋণাত্মক) - মাল্টি-লাইন লেনদেনের বিবরণ ("AMAZON.COM*RT4D2 / SEATTLE WA") একটি একক বিবরণের ক্ষেত্রে যুক্ত করা হয়, আলাদা সারিতে বিভক্ত করা হয় না
- দৈনিক শেষ ব্যালেন্স লাইনগুলি লেনদেনের তালিকা থেকে বাদ দেওয়া হয় (এগুলি সারাংশ, লেনদেন নয়)
- লেনদেন গ্রুপিং হেডার ("DEPOSITS AND ADDITIONS", "ATM & DEBIT CARD WITHDRAWALS", "ELECTRONIC WITHDRAWALS", "FEES") সাইন এবং বিভাগ অনুমান করতে ব্যবহৃত হয় তবে লেনদেন হিসাবে আমদানি করা হয় না
- বছরের তথ্য পূরণ করার জন্য
MM/DDতারিখ ফরম্যাট স্টেটমেন্ট পিরিয়ডের সাথে মেলানো হয়
ধাপ ৩: সঠিক এক্সপোর্ট ফরম্যাট নির্বাচন করুন
ডেটা এক্সট্রাক্ট হয়ে গেলে, যেখানে ডেটা যাচ্ছে তার সাথে মেলে এমন ফরম্যাটটি বেছে নিন:
| গন্তব্য | ফরম্যাট | কেন |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
নেটিভ ফরম্যাট, কোনও কলাম ম্যাপিং নেই, স্বয়ংক্রিয় ডুপ্লিকেট সনাক্তকরণ |
| QuickBooks Desktop | .qbo বা .iif |
ওয়েব কানেক্টের মাধ্যমে QBO, ব্যাচ ইম্পোর্টের জন্য IIF |
| Xero | .ofx |
CSV-এর চেয়ে পছন্দের - অ্যাকাউন্ট মেটাডেটা এবং ডুপ্লিকেট আইডি অন্তর্ভুক্ত করে |
| Sage | .csv বা .ofx |
সমর্থিত হলে OFX পছন্দের |
| Wave | .csv বা .ofx |
যেকোনো একটি কাজ করে; OFX আপনাকে ডুপ্লিকেট সনাক্তকরণ দেয় |
| FreshBooks | .csv |
শুধুমাত্র সমর্থিত ইম্পোর্ট ফরম্যাট |
| Quicken | .qfx বা .qif |
আধুনিক Quicken-এর জন্য QFX, পুরানো সংস্করণের জন্য QIF |
এই গাইডের বাকি অংশের জন্য, আমরা .qbo এবং .ofx ব্যবহার করব। PDFSub-এ Download ক্লিক করুন এবং ফাইলটি এমন কোথাও সেভ করুন যেখানে আপনি এটি আবার খুঁজে পেতে পারেন।
ধাপ ৪ক: QuickBooks Online-এ .QBO ইম্পোর্ট করুন
১. QuickBooks-এ, Banking (বা Transactions -> Bank transactions) এ যান
২. উপরের ডানদিকে Link account ক্লিক করুন
৩. ডায়ালগের নীচে Upload from file নির্বাচন করুন
৪. .qbo ফাইলটি টেনে আনুন (বা ব্রাউজ করতে ক্লিক করুন)
৫. এই স্টেটমেন্টটি যে QuickBooks অ্যাকাউন্টের অন্তর্গত তা নির্বাচন করুন
৬. তারিখের পরিসীমা নিশ্চিত করুন এবং Next ক্লিক করুন
৭. পার্স করা লেনদেনগুলি পর্যালোচনা করুন - সেগুলি For Review ট্যাবে প্রদর্শিত হয়
এইতো। যেহেতু .qbo QuickBooks-এর নেটিভ ফরম্যাট, আপনি কলাম-ম্যাপিং ধাপটি এড়িয়ে যান যা CSV ইম্পোর্ট আপনাকে করতে বাধ্য করে। ফাইলটিতে প্রতিটি লেনদেনের জন্য FITID (Financial Institution Transaction ID) মান অন্তর্ভুক্ত থাকে, তাই আপনি যদি দুর্ঘটনাক্রমে একই স্টেটমেন্ট পুনরায় ইম্পোর্ট করেন, QuickBooks সবকিছু দ্বিগুণ করার পরিবর্তে নীরবে ডুপ্লিকেটগুলি এড়িয়ে যায়।
জানার জন্য ফাইলের সীমা:
- QuickBooks Online প্রতি ফাইলে 350 KB এবং প্রতি ইম্পোর্টে 1,000 লেনদেন পর্যন্ত সীমাবদ্ধ করে
- বেশিরভাগ মাসিক চেজ স্টেটমেন্টের জন্য এটি ঠিক আছে। বছরের শুরু থেকে বা উচ্চ ভলিউমের ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্টগুলির জন্য, মাস অনুসারে ইম্পোর্ট ভাগ করুন।
ধাপ ৪খ: Xero-তে .OFX ইম্পোর্ট করুন (একই ফ্লো)
আপনি যদি QuickBooks-এর পরিবর্তে Xero-তে কাজ করেন, তবে একমাত্র পরিবর্তন হল ফাইলের ফরম্যাট এবং মেনুর পথ:
১. PDFSub-এ ফিরে যান এবং .qbo-এর পরিবর্তে .ofx হিসাবে এক্সপোর্ট করুন
২. Xero-তে, Accounting -> Bank accounts এ নেভিগেট করুন
৩. সংশ্লিষ্ট ব্যাংক অ্যাকাউন্টে ক্লিক করুন
৪. Manage account -> Import a statement ক্লিক করুন
৫. .ofx ফাইলটি টেনে আনুন
৬. Xero ফরম্যাট সনাক্ত করে এবং লেনদেনগুলি পার্স করে
৭. পর্যালোচনা এবং নিশ্চিত করুন
Xero, QuickBooks-এর মতো, OFX ডুপ্লিকেট-শনাক্তকরণ আইডিগুলি সনাক্ত করে। একই ফাইল পুনরায় ইম্পোর্ট করা নিরাপদ।
সাধারণ ত্রুটি এবং সমাধান
QuickBooks-এ "File could not be processed"। সাধারণত এর মানে হল ফাইলটি 350 KB-এর বেশি বা এতে 1,000 টির বেশি লেনদেন রয়েছে। স্টেটমেন্টটিকে ছোট ছোট অংশে ভাগ করুন (একবারে এক মাস) এবং পুনরায় ইম্পোর্ট করুন।
ডুপ্লিকেট লেনদেন প্রদর্শিত হচ্ছে। যদি ডুপ্লিকেট দেখা যায়, আপনি সম্ভবত .qbo-এর পরিবর্তে একটি .csv ফাইল ইম্পোর্ট করেছেন (কোনও ডুপ্লিকেট সনাক্তকরণ নেই)। PDFSub থেকে .qbo হিসাবে পুনরায় এক্সপোর্ট করুন এবং সেটি ব্যবহার করুন।
ভুল বছরের তারিখ পার্স করা হয়েছে। চেজ ক্রেডিট কার্ড স্টেটমেন্টগুলিতে প্রতিটি লাইনে বছর ছাড়া MM/DD ব্যবহার করা হয় এবং স্টেটমেন্ট পিরিয়ড থেকে বছর অনুমান করা হয়। যদি আপনি একটি বছর সীমানা অতিক্রমকারী একাধিক মাসের পিরিয়ড রূপান্তর করেন (যেমন, ডিসেম্বর থেকে জানুয়ারি), তবে বছরটি সঠিকভাবে পরিবর্তিত হয়েছে কিনা তা নিশ্চিত করতে ডিসেম্বরের লেনদেনগুলি স্পট-চেক করুন।
হারিয়ে যাওয়া লেনদেন। আপনার পিডিএফ-এ "DAILY BALANCE SUMMARY" বা অনুরূপ সারাংশ টেবিলগুলি পরীক্ষা করুন - কিছু চেজ ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট এগুলি অন্তর্ভুক্ত করে। PDFSub এগুলিকে সারাংশ (লেনদেন নয়) হিসাবে বিবেচনা করে, যা সঠিক, তবে আপনার আউটপুট সংক্ষিপ্ত দেখালে, নিশ্চিত করতে প্রথমে পিডিএফ-এ লেনদেন গণনা করুন।
চেজ ছাড়া অন্য ব্যাংক? PDFSub 20,000+ ব্যাংক টেমপ্লেট সনাক্ত করে। একই চার-ধাপের ওয়ার্কফ্লো প্রযোজ্য। ফরম্যাট-বাই-সফটওয়্যার নির্দেশিকাগুলির জন্য, QBO বনাম CSV বনাম OFX ডিসিশন ট্রি দেখুন। QuickBooks-এ ব্যাংক স্টেটমেন্ট ইম্পোর্টের উপর একটি সফটওয়্যার-নিরপেক্ষ প্রাইমারির জন্য, How to Import Bank Statements into QuickBooks Online দেখুন।
যখন আপনার কাছে ইতিমধ্যেই চেজের নেটিভ CSV আছে (সীমিত ইতিহাস)
চেজ অ্যাকাউন্ট অ্যাক্টিভিটি -> ডাউনলোড-এর মধ্যে সরাসরি CSV এক্সপোর্ট অফার করে অ্যাকাউন্টগুলির জন্য যা এখনও খোলা এবং সক্রিয়। এতে কিছু সমস্যা আছে যা মানুষকে ভোগায়:
- শুধুমাত্র শেষ প্রায় ২৪ মাস (ক্রেডিট কার্ডের জন্য প্রায়শই ৯০ দিন)
- একটি নীরব ১,০০০-লেনদেন সীমা - চেজ সতর্কবার্তা ছাড়াই ফাইলটি ছেঁটে ফেলে যদি আপনি এটি অতিক্রম করেন
- এটি একটি লেনদেন ফিড, অফিসিয়াল স্টেটমেন্ট নয় - কোনও খোলার ব্যালেন্স নেই, কোনও ক্লোজিং ব্যালেন্স নেই, কোনও ফি সারাংশ নেই, কোনও দৈনিক ব্যালেন্স টেবিল নেই
চলমান মাস-থেকে-মাস বুককিপিংয়ের জন্য নেটিভ CSV ঠিক আছে। অডিট, ট্যাক্স প্রস্তুতি, বা ঐতিহাসিক অনবোর্ডিংয়ের জন্য, আপনার উপরের পিডিএফ -> PDFSub -> QBO ওয়ার্কফ্লো প্রয়োজন। চেজের CSV কী এবং কী অন্তর্ভুক্ত করে না সে সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, আমাদের Chase to Excel guide দেখুন।
সারাংশ
১. chase.com থেকে চেজ পিডিএফ ডাউনলোড করুন (৭ বছর পর্যন্ত)
২. PDFSub-এর ব্যাংক স্টেটমেন্ট কনভার্টার-এ আপলোড করুন
৩. .qbo (QuickBooks) বা .ofx (Xero, Sage, Wave) হিসাবে এক্সপোর্ট করুন
৪. Banking -> Upload from file -> সম্পন্ন। কোনও কলাম ম্যাপিং নেই, স্বয়ংক্রিয় ডুপ্লিকেট সনাক্তকরণ
পুরো ওয়ার্কফ্লো একবার হয়ে গেলে প্রতি স্টেটমেন্টে প্রায় ৯০ সেকেন্ড সময় লাগে। ম্যানুয়াল রিকনসিলিয়েশনের জন্য সাধারণত প্রতি স্টেটমেন্টে ২৫ মিনিট সময় লাগে তার তুলনায়, হিসাব দ্রুত মিলে যায়।