Как да импортирате извлечение от банкова сметка на U.S. Bank в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от U.S. Bank във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес се прилага и за Xero, като се използва OFX. Обхваща секцията ePayments на U.S. Bank, двойните колони за тегления/депозити и подробните такси за услуги.
Имате PDF извлечение от U.S. Bank и се нуждаете от него в QuickBooks. Може би това е бизнес разплащателна сметка с голяма секция за електронни плащания (ePayments). Може би извлечението има дълъг блок с подробни такси за услуги (Itemized Service Charges) в края и не искате да пренаписвате по 0,12 цента наведнъж. Може би добавяте история за една година за клиент. PDF файлът е структуриран, но плътен, а QuickBooks не го приема директно.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият процес работи и за Xero – просто сменяте формата за експорт.
Искате да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла на U.S. Bank
QuickBooks Online приема файлове за качване във формати .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Той не приема PDF директно за банкови импорти – функцията за качване на PDF чрез банкова връзка е за попълване на пропуски при свързани сметки и се свежда до OCR с променливи резултати.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: няма PDF.
Работният процес започва с конвертиране на формата. За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX.
Стъпка 1: Изтеглете PDF извлечението от U.S. Bank
- Влезте в usbank.com
- Отворете сметката, която ви трябва
- Кликнете My Accounts -> Statements & Documents
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете View / Download PDF
U.S. Bank съхранява до 7 години извлечения по този начин. Ако сте избрали Image Statements (проверете изображенията, вградени в PDF файла), файлът може да бъде 5-10 MB вместо 200 KB, които би било текстово извлечение – изтеглете и двата формата, ако ви трябват.
Стъпка 2: Качете в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PDF файла на U.S. Bank в зоната за пускане или кликнете, за да изберете файл.
PDFSub разпознава шаблона на U.S. Bank автоматично. Извличането се извършва на сървъра и файлът не се съхранява.
Специфична обработка за U.S. Bank, която PDFSub извършва автоматично:
- Двойните колони
Withdrawals(Тегления) иDeposits(Депозити) се съпоставят с една подписана сума (отрицателна за тегления). - Секцията
ePaymentsсе третира по същия начин катоOther Withdrawals(Други тегления) – и двете се включват в унифицирания списък с трансакции. - Секцията
Itemized Service Charges(Подробни такси за услуги) в края на извлечението се импортира като трансакции (всяка такса се записва като отделен ред, а не се обединява в обща сума "Банкови такси"). - Image Statements (PDF файлове с вградени изображения на чекове) се обработват – изображенията на чековете се пропускат при парсиране, но съответните трансакции за чекове се запазват.
- Редовете с дневен баланс се изключват от списъка с трансакции.
- Форматът на датата
MM/DDбез година се съгласува с периода на извлечението.
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където отиват данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV – включва метаданни за сметката и ID на дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX се предпочита, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете Download в PDFSub и запазете файла.
Стъпка 4a: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Кликнете Link account в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла - Изберете QuickBooks сметката, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода на датите и кликнете Next
- Прегледайте парсираните трансакции в раздела For Review
Файлът .qbo включва FITID идентификатори на трансакции, така че QuickBooks пропуска дубликати при повторен импорт автоматично.
Ограничения на файла: QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 трансакции на импорт. За бизнес разплащателни сметки с голям обем, разделете по месеци.
Стъпка 4b: Импортирайте .OFX в Xero (Същият процес)
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero навигирайте до Accounting -> Bank accounts
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете Manage account -> Import a statement
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero разпознава формата и парсира трансакциите
- Прегледайте и потвърдете
Често срещани грешки и корекции
"File could not be processed" в QuickBooks. Над 350 KB или повече от 1000 трансакции. Разделете по месеци и импортирайте отново.
Такси за услуги липсват или са обединени. U.S. Bank изброява таксите за услуги (Monthly Maintenance Fee, Returned Item Fee, Overdraft Fee, Stop Payment Fee и т.н.) в специална секция в края на извлечението. PDFSub записва всяка такса като отделен ред с оригиналното описание, така че те се показват индивидуално в QuickBooks – а не като една обща сума "Банкови такси".
PDF файлът Image Statement се зарежда твърде бавно. Image Statements включват вградени изображения на чекове и могат да бъдат 5-10 MB. PDFSub ги парсира, без да рендира изображенията на чековете, така че времето за обработка остава в същия диапазон като при текстови извлечения. Изходният QBO файл е със същия размер, както би бил за обикновено извлечение.
ePayments се различават от Other Withdrawals. U.S. Bank разделя дигиталните плащания в секцията ePayments, отделно от тегленията от банкомат и чековете. PDFSub обединява тези в една колона с подписана сума при експорт, което съответства на очакванията на QuickBooks. Ако трябва да запазите разграничението между ePayments и чекове за отчети, оригиналният заглавен ред на секцията се записва като поле за бележка (memo) към всяка трансакция.
Различна банка от U.S. Bank? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. За софтуерно-независим преглед на импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате CSV от U.S. Bank (ограничена история)
U.S. Bank предлага CSV експорт от Online Banking -> Transactions -> Download. Ограничения:
- Само последните ~24 месеца
- Тихо ограничение от 1500 трансакции при изтегляне
- Само поток от трансакции – без начален баланс, без краен баланс, без секция "Itemized Service Charges", без таблица с дневен баланс
За одити, подготовка на данъци или историческо въвеждане, работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе е правилният път.
Резюме
- Изтеглете PDF файла от U.S. Bank от usbank.com (до 7 години; Image Statements включват изображения на чекове)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) – обединени Тегления/Депозити, запазени подробни такси - Banking -> Upload from file -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати
За пълно обяснение на секциите на U.S. Bank (секция ePayments, двойни колони, подробни такси за услуги, Image Statements), вижте подробния анализ Извлечение от U.S. Bank обяснено.