Как да импортирате извлечение от PNC Bank в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от PNC във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес се прилага и за Xero с OFX. Обхваща под-сметки на Virtual Wallet, колони за получаване/разход, обобщение на дейността и метаданни от PNC Bill Pay.
Имате PDF извлечение от PNC и се нуждаете от него в QuickBooks. Може би това е извлечение от Virtual Wallet, което обединява три под-сметки (Spend, Reserve, Growth) в един PDF и трябва да бъдат съпоставени с три отделни сметки в QuickBooks. Може би това е извлечение от бизнес текуща сметка с голям обем трансакции и блок за PNC Bill Pay. PDF файлът е добре организиран, но QuickBooks не го приема директно.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият процес се прилага и за Xero - просто сменяте формата за експорт.
Искате ли да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла от PNC
QuickBooks Online приема файлове за качване във формати .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Той не приема PDF директно за банкови импорти - функцията за качване на PDF от банкова връзка е за попълване на пропуски в свързани сметки и се преобразува в OCR с променливи резултати.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Работният процес започва с конвертиране на формата. За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX.
Стъпка 1: Изтеглете PDF файла от PNC
- Влезте в pnc.com
- Отворете сметката, която ви е необходима (Virtual Wallet или бизнес текуща сметка)
- Кликнете върху Online Statements -> View / Download
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете върху Download PDF
PNC съхранява до 7 години извлечения по този начин. За клиент на Virtual Wallet, един PDF файл включва активността за всичките три под-сметки (Spend, Reserve, Growth) - те споделят един и същ номер на извлечение, но имат отделни блокове с трансакции.
Стъпка 2: Качете във PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PNC PDF файла в зоната за пускане или кликнете, за да разгледате.
PDFSub разпознава шаблона на PNC автоматично. Извличането се извършва от страна на сървъра и файлът не се съхранява.
Специфична обработка за PNC, която PDFSub извършва автоматично:
- Под-сметките на Virtual Wallet (Spend, Reserve, Growth) се разделят на отделни експортни файлове - по един QBO файл за всяка под-сметка
- Заглавията на колоните
ReceiveиSpend(вместо Deposits/Withdrawals) се съпоставят със стандартния формат със знакови стойности - Обобщението на дейността (
Activity Snapshot) в ясен текст в горната част се изключва от трансакциите (това е преглед в маркетингов стил, а не данни) - Трансакциите от PNC Bill Pay запазват името на получателя И номера на потвърждението в полето за описание
- Редовете с дневен краен баланс се изключват от списъка с трансакции
- Форматът на датата
MM/DDбез година се съгласува с периода на извлечението
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където ще отидат данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Нативен формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV - включва метаданни за сметката и идентификатори на дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX се предпочита, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете върху Download в PDFSub и запазете файла.
Стъпка 4a: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Кликнете върху Link account в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла - Изберете сметката в QuickBooks, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода на датите и кликнете върху Next
- Прегледайте анализираните трансакции в раздела For Review
Ако сте конвертирали извлечение от Virtual Wallet, повторете за всеки от трите разделени файла - по един за Spend, Reserve и Growth. Всеки се съпоставя със собствената си сметка в QuickBooks.
Файлът .qbo включва FITID идентификатори на трансакции, така че QuickBooks автоматично пропуска дубликати при повторен импорт.
Ограничения на файловете: QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 трансакции на импорт. Разделянето на Virtual Wallet поддържа отделните файлове далеч под двете ограничения.
Стъпка 4b: Импортирайте .OFX в Xero (Същият процес)
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero навигирайте до Accounting -> Bank accounts
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете върху Manage account -> Import a statement
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero разпознава формата и анализира трансакциите
- Прегледайте и потвърдете
Често срещани грешки и решения
"File could not be processed" в QuickBooks. Над 350 KB или повече от 1000 трансакции. Разделете по месеци и импортирайте отново.
Трансакции от Virtual Wallet се показват в грешна под-сметка. Ако сте импортирали PNC Virtual Wallet QBO файл, но трансакциите се показват под грешна под-сметка, проверете дали PDFSub е създал три отделни файла (именувани с наставките -spend, -reserve, -growth). Всеки трябва да бъде импортиран в съответната сметка в QuickBooks.
Activity Snapshot се показва като трансакции. Това не трябва да се случва - PDFSub изключва секцията Activity Snapshot по подразбиране. Ако виждате редове с обобщение в ясен текст като трансакции, вероятно сте използвали общ OCR инструмент. Пуснете отново през PDFSub.
Номерата на потвърждение от PNC Bill Pay са премахнати. PDFSub запазва номера на потвърждението в полето за описание като CONF: 123456789 след името на получателя. Ако не го виждате, проверете дали сте използвали .qbo или .ofx (не .csv, който може да съкрати по-дълги описания в някои последващи инструменти).
Различна банка от PNC? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. За софтуерно-независимо въведение в импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате CSV файл от PNC (Ограничена история)
PNC предлага експорт на CSV от Online Banking -> Account Activity. Съображения:
- Само последните ~24 месеца
- Тих лимит от 2000 трансакции при изтегляне
- За Virtual Wallet, CSV файлът е за всяка под-сметка (трябва да експортирате Spend, Reserve, Growth поотделно)
- Само поток от трансакции - без начален баланс, без краен баланс, без Activity Snapshot
За одит, подготовка на данъци или историческо въвеждане, работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе е правилният път.
Обобщение
- Изтеглете PNC PDF от pnc.com (до 7 години; Virtual Wallet включва всичките три под-сметки в един PDF)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - Virtual Wallet се разделя автоматично, колоните Receive/Spend се обединяват - Banking -> Upload from file -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати
За пълното оформление на PNC по секции (под-сметки на Virtual Wallet, колони Receive/Spend, Activity Snapshot, метаданни от Bill Pay), вижте задълбочения анализ PNC bank statement explained.