Как да импортирате извлечение от банкова сметка на HSBC UK в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от HSBC UK във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online (или Xero) в четири стъпки. Обхваща британски сортировъчни кодове, маркери DR/CR, дати ДД/ММ/ГГГГ и мултивалутни сметки на HSBC Premier.
Имате PDF извлечение от HSBC UK и се нуждаете от него в QuickBooks или Xero. Може би това е текуща сметка за малък бизнес с месечен обем. Може би това е извлечение от HSBC Premier с мултивалутни под-сметки (GBP, EUR, USD), които трябва да бъдат разделени. Може би сте базиран в Обединеното кралство счетоводител, който въвежда нов клиент. PDF файлът е структуриран, но QuickBooks и Xero използват американски конвенции по подразбиране и се нуждаят от внимателно боравене за британските формати.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият процес работи и за Xero - просто сменяте формата за експортиране.
Искате ли да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла на HSBC UK
QuickBooks Online приема качване на файлове във формат .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Той не приема PDF директно за банкови импорти.
Xero (популярен във Великобритания) поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Рабочият процес започва с конвертиране на формата. За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX.
Стъпка 1: Изтеглете PDF файла от HSBC UK
- Влезте в hsbc.co.uk (лични) или business.hsbc.uk (бизнес)
- Отворете сметката, която ви трябва
- Кликнете My documents -> Statements
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете Download (PDF)
HSBC UK съхранява до 7 години извлечения, достъпни по този начин.
Забележка относно мултивалутните сметки на HSBC Premier и Global Money: една сметка може да има под-баланси в GBP, EUR, USD и други валути. PDF файлът включва транзакциите на всяка валута в отделен блок. Всяка валута обикновено съответства на отделна сметка в QuickBooks / Xero (тъй като базовата валута за файла на QuickBooks е фиксирана).
Стъпка 2: Качете в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PDF файла от HSBC UK в зоната за пускане или кликнете, за да прегледате.
PDFSub автоматично разпознава шаблона на HSBC UK. Автоматичното разпознаване на локала улавя британските конвенции (дати ДД/ММ/ГГГГ, GBP по подразбиране, формат на сортировъчен код) без нужда от ръчна конфигурация. Извличането се извършва от страна на сървъра и файлът не се съхранява.
Специфична обработка за HSBC UK, която PDFSub извършва автоматично:
- Датите ДД/ММ/ГГГГ се анализират правилно (не се обръщат на ММ/ДД, както биха направили инструменти само за САЩ)
- Сортировъчният код (XX-XX-XX) се запазва в заглавката на експорта - QuickBooks и Xero третират това като метаданни на сметката
- Маркерите DR / CR до сумите се конвертират в знакови суми (
+за CR,-за DR) - Числата с разделители за хиляди, използващи запетая или точка, се анализират правилно (британска конвенция:
1,234.56) - Мултивалутните сметки Premier се разделят на отделни експортни файлове - по един за всяка валута (GBP, EUR, USD)
- IBAN и BIC кодовете се улавят като метаданни, ако присъстват в заглавката на извлечението
- Редовете за начален баланс (B/F) и краен баланс (C/F) се изключват от транзакциите
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero (UK) | .ofx |
Предпочитан - включва метаданни на сметката и ID на дубликати; CSV изисква съпоставяне на колони |
| Sage (UK) | .csv или .ofx |
CSV е най-често срещан за Sage 50, OFX за Sage Business Cloud |
| FreeAgent | .ofx или .csv |
OFX е предпочитан за FreeAgent |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
За британски счетоводители, Xero е най-честата дестинация, така че .ofx обикновено е правилният избор. За QuickBooks UK, съвместими с HMRC, използвайте .qbo.
Стъпка 4a: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Кликнете Link account в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла - Изберете сметката в QuickBooks, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода на датите и кликнете Next
- Прегледайте анализираните транзакции в раздела For Review
За мултивалутни сметки Premier, повторете за всеки файл, разделен по валута (по един за GBP, EUR, USD).
Ограничения на файловете: QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 транзакции на импорт.
Стъпка 4b: Импортирайте .OFX в Xero (Същият процес)
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero навигирайте до Accounting -> Bank accounts
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете Manage account -> Import a statement
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero разпознава формата и анализира транзакциите
- Прегледайте и потвърдете
Xero UK обработва GBP нативно. За под-сметки в EUR/USD на HSBC Premier, ще ви трябват отделни банкови сметки в Xero в съответната валута.
Често срещани грешки и корекции
Датите са анализирани в грешен формат. Ако транзакциите ви се показват в грешен ред или QuickBooks отхвърля датите като невалидни, файлът може да е бил експортиран с американски формат за дата. PDFSub използва британския ДД/ММ/ГГГГ за извлечения от HSBC UK по подразбиране. Експортирайте отново от PDFSub с изрично избрана опция Date format: DD/MM/YYYY.
Сумите са грешни със фактор 100 или 1000. Британската конвенция използва 1,234.56 (запетая като разделител за хиляди, точка като десетичен разделител). Някои инструменти за импорт неправилно интерпретират това като 1234.56 или 1.234,56 (европейска конвенция). PDFSub нормализира до един десетичен формат при експорт. Ако видите подозрителни суми, проверете дали сте използвали .qbo или .ofx (които включват изрични десетични маркери) вместо .csv.
Маркерите DR/CR се показват в описанието. PDFSub трябва да конвертира маркерите DR (дебит) и CR (кредит) в знакови суми при експорт. Ако видите текст "DR" или "CR" в полето за описание на QuickBooks, експортирайте отново с отметка на Convert DR/CR to signed amounts.
Грешки при импорт на мултивалутни сметки. QuickBooks Online изисква мултивалутната функционалност да бъде активирана (Settings -> Account & Settings -> Advanced -> Currency), преди да можете да импортирате транзакции, които не са в GBP. Активирайте това ПРЕДИ импортирането на файловете за EUR или USD от сметка Premier.
Различна банка от HSBC? PDFSub разпознава над 20 000 шаблона на банки, включително "Голямата петорка" на Великобритания (HSBC, Barclays, Lloyds, NatWest, Santander UK) и повечето строителни дружества. За общ преглед, независим от софтуера, относно импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате нативния CSV от HSBC UK (Ограничена история)
HSBC UK предлага експорт на CSV от Online Banking -> Statements. Проблеми:
- Само последните ~24 месеца
- За Premier мултивалутни сметки, CSV файлът е за всяка валута (трябва да експортирате GBP, EUR, USD отделно)
- Само поток от транзакции - без начален баланс, без краен баланс, без маркери за начален или краен баланс
- Сортировъчният код може да липсва от заглавката на CSV файла
За одит, съответствие с HMRC или историческо въвеждане, процесът PDF -> PDFSub -> QBO по-горе е правилният път.
Резюме
- Изтеглете PDF файла от HSBC UK от hsbc.co.uk (до 7 години; сметките Premier включват всички под-баланси по валути)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks UK) или.ofx(Xero, FreeAgent, Sage Business Cloud) - британски дати и DR/CR маркери се обработват, Premier се разделя по валута - Banking -> Upload from file -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати
За пълно обяснение на оформлението на извлеченията на HSBC UK по секции (сортировъчен код, DR/CR маркери, дати ДД/ММ/ГГГГ, мултивалутни сметки), вижте подробния анализ HSBC UK bank statement explained.