Как да импортирате извлечение от Citi Bank в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от Citibank във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес се прилага и за Xero с OFX. Покрива специфични за Citi FX детайли, описания на няколко реда и комбинирани банкови + картови извлечения.
Имате PDF извлечение от Citi и то ви трябва в QuickBooks. Може би това е комбинирано извлечение Citigold, което смесва дейност по разплащателна и кредитна карта. Може би има шест месеца международни трансакции с FX детайли на всеки ред. Може би затваряте счетоводството за клиент-експат, който има Citi сметки на три континента. PDF файлът е плътен и QuickBooks не го приема директно.
Ето работния процес. Четири стъпки. Същият процес работи и за Xero - просто сменяте експортния формат. Трудната част е да изберете правилния формат и да знаете специфичните за Citi особености, които объркват общите инструменти.
Искате ли да използвате това ръководство в блога си? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла от Citi?
QuickBooks Online приема файлове във формати .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Той не приема PDF директно за банкови импорти - функцията за качване на PDF от банкова връзка е за попълване на пропуски в свързани сметки и се преобразува в OCR с променливи резултати.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Работният процес започва с конвертиране на формата. Можете да го направите ръчно (копиране и поставяне в електронна таблица, след това форматиране и запазване като CSV) или с конвертор на банкови извлечения, който познава структурата на извлечение от Citi. Подходът с конвертор е по-бърз и избягва стъпката на съпоставяне на колони в QuickBooks, тъй като .qbo файловете включват метаданните на колоните.
За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX - дървото за вземане на решения за формати в горната част обхваща всяка счетоводна платформа с един поглед.
Стъпка 1: Изтеглете PDF файла от Citi
- Влезте в citi.com (или citibankonline.com)
- Отворете сметката, която ви трябва (разплащателна, спестовна, кредитна карта или комбинирано извлечение Citigold)
- Отидете на Statements & Documents (за банкови сметки) или Statements (за карти)
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете върху Download PDF
Citi съхранява до 7 години извлечения по този начин - много повече от 90-дневния прозорец, който повечето банкови връзки предоставят.
Забележка относно комбинираните извлечения Citigold и Citi Priority: един PDF файл може да съдържа дейност по разплащателна, спестовна, брокерска И кредитна карта за едно домакинство. Всяка сметка в този PDF файл трябва да бъде съпоставена към отделна QuickBooks сметка при импортиране. PDFSub разпознава комбинирания формат и автоматично разделя експорта по сметки.
Стъпка 2: Качете файла в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете Citi PDF файла в зоната за пускане или кликнете, за да прегледате.
PDFSub автоматично разпознава шаблона на Citi. За дигитални Citi PDF файлове (всичко, което сте изтеглили директно от citi.com, а не сканирано копие), извличането се извършва на сървъра чрез двигателя от Ниво 1 на PDFSub и файлът никога не се съхранява.
PDFSub ви показва парсираните трансакции, преди да потвърдите експорта, така че можете да проверите няколко реда спрямо оригиналния PDF.
Специфична обработка за Citi, която PDFSub извършва автоматично:
- Запазва се единична колона за сума със знак (Citi използва една колона с положителни/отрицателни знаци, а не отделни Тегления/Депозити)
- Описанията на чуждестранни трансакции на няколко реда („HOTEL TOKYO JP / orig: JPY 42,500 / rate: 149.12 JPY/USD / FX fee: $5.70“) се обединяват в едно описание, като оригиналната валута се запазва в отделно поле
- Комбинираните извлечения (Citigold, Citi Priority) се разделят по сметки при експорт - един QBO файл за всяка разплащателна/спестовна/картова сметка
- Разбивката на баланса по APR нива в извлеченията на кредитни карти се изключва от списъка с трансакции (това са обобщени изчисления, а не трансакции)
- Форматът на датата се съгласува с периода на извлечението - картите използват
MM/DDбез година, банковите сметки използватMM/DD/YYYY
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където отиват данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV - включва метаданни за сметката и ID за дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX се предпочита, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете върху Download в PDFSub и запазете файла някъде, където можете да го намерите отново.
Стъпка 4a: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Кликнете върху Link account в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла (или кликнете, за да прегледате) - Изберете QuickBooks сметката, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода на датите и кликнете върху Next
- Прегледайте парсираните трансакции - те се появяват в раздела For Review
Ако сте конвертирали комбинирано извлечение Citigold, повторете стъпки 4-7 за всеки разделен файл (по един за всяка сметка в оригиналния PDF).
Тъй като .qbo е родният формат на QuickBooks, пропускате стъпката на съпоставяне на колони, която импортите на CSV ви принуждават да преминете. Файлът включва FITID (Financial Institution Transaction ID) стойности за всяка трансакция, така че ако случайно импортирате повторно същото извлечение, QuickBooks тихо пропуска дубликатите, вместо да удвоява всичко.
Ограничения на файловете, които трябва да знаете:
- QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 трансакции на импорт
- За повечето месечни извлечения от Citi това е добре. За комбинирани извлечения Citigold с интензивна картодържателна дейност, подходът за разделяне по сметки обикновено поддържа всеки файл доста под лимита
Стъпка 4b: Импортирайте .OFX в Xero (Същият работен процес)
Ако работите в Xero вместо в QuickBooks, единственото нещо, което се променя, е форматът на файла и пътеката в менюто:
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero отидете на Accounting -> Bank accounts
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете върху Manage account -> Import a statement
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero разпознава формата и парсира трансакциите
- Прегледайте и потвърдете
Xero, подобно на QuickBooks, разпознава OFX ID за откриване на дубликати. Повторното импортиране на същия файл е безопасно.
Често срещани грешки и корекции
"Файлът не може да бъде обработен" в QuickBooks. Обикновено означава, че файлът е над 350 KB или съдържа повече от 1000 трансакции. Разделете извлечението на по-малки части (по един месец) и импортирайте отново.
FX детайлите са загубени при импорта. Citi показва оригиналната сума в чужда валута, курса на преобразуване и FX таксата в описанията на трансакциите на няколко реда. PDFSub запазва оригиналната валута като отделно поле в QBO експорта; FX таксата се записва като отделен ред. Ако видите обединени или липсващи FX детайли, експортирайте отново от PDFSub с активирана опция Preserve foreign currency fields в настройките на конвертора.
Дублиращи се трансакции между разделени комбинирани извлечения. Ако сте импортирали комбинирано извлечение Citigold и виждате дубликати, може би сте импортирали един и същ QBO файл в два различни QuickBooks акаунта. PDFSub именува разпределените файлове по сметки (напр. citigold-checking-2026-04.qbo, citigold-savings-2026-04.qbo, citigold-mastercard-2026-04.qbo) - проверете дали всеки е импортиран в правилната сметка.
Разбивката на APR нивата се появява като трансакции. В извлеченията на Citi кредитни карти, таблицата за изчисляване на дневния баланс показва дневни баланси, разбити по APR нива (напр. Стандартни покупки, Промоционални оферти, Парични аванси). Това не са трансакции. PDFSub ги изключва по подразбиране.
Различна банка от Citi? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. Прилага се същият четиристепенен работен процес. За софтуерно-независим преглед на импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате родния CSV от Citi (Ограничена история)
Citi предлага директен CSV експорт в секция Account Activity за сметки, които са все още отворени и активни. Уловки:
- Само последните ~24 месеца (често 90 дни за кредитни карти)
- Скрит лимит от 1000 трансакции при изтегляне
- CSV файлът е поток от трансакции, а не официалното извлечение - без начален баланс, без краен баланс, без обобщение на таксите, без разбивка на APR нивата
За текущото месечно счетоводство, родният CSV е достатъчен. За одит, подготовка на данъци, FX отчитане или историческо въвеждане, ви е необходим работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе.
Обобщение
- Изтеглете Citi PDF от citi.com (до 7 години; комбинираните извлечения Citigold включват разплащателни, спестовни и картови сметки заедно)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - комбинираните извлечения се разделят автоматично по сметки - Banking -> Upload from file -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати, запазени FX детайли
Целият работен процес отнема около 90 секунди на извлечение, след като сте го направили веднъж. За повече информация относно разположението на секциите в Citi (FX детайли, обвивки на няколко реда, формат на комбинирани продукти, разбивка на APR нивата), вижте задълбочения анализ Citi bank statement explained.