Как да импортирате извлечение от Capital One в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от Capital One във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес се прилага и за Xero чрез OFX. Обхваща особеностите на дигиталния подход на Capital One: без изображения на чекове, чисти описания, вградени данни за лихвите.
Имате PDF извлечение от Capital One и то ви трябва в QuickBooks. Може би е сметка 360 Checking с данни за лихвите през цялата година, които сте отлагали. Може би сте управлявали страничен бизнес с лична карта Quicksilver и се нуждаете от категоризирани трансакции за осемнадесет месеца. Може би сметката е закрита и банковите емисии не я достигат. PDF файлът е чист, но QuickBooks не го приема директно.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият процес работи и за Xero - просто сменяте формата за експорт.
Искате да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла от Capital One
QuickBooks Online приема файлове в .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Не приема PDF директно за банкови импорти - функцията за качване на PDF от банкова емисия е за попълване на пропуски при свързани сметки и се свежда до OCR с променливи резултати.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Работният процес започва с конвертиране на формата. За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX.
Стъпка 1: Изтеглете PDF извлечението от Capital One
- Влезте в capitalone.com
- Отворете желаната сметка (360 Checking, 360 Savings, кредитна карта)
- Кликнете Account & Settings -> Statements (или Documents при карти)
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете Download PDF
Capital One съхранява до 7 години извлечения по този начин.
Забележка относно дигиталния подход на Capital One: PDF файловете са чисти. Описанията на трансакциите използват модерно изписване с главни букви ("Whole Foods Mkt"), вместо блоковете с главни букви на търговците, които виждате при Chase или BofA. Заглавката е минимална. Няма изображения на чекове (Capital One е изцяло дигитален и не обработва хартиени чекове). Всичко това прави парсирането по-бързо, но също така означава, че общите OCR инструменти, които очакват традиционни оформления, често пропускат по-чистия формат.
Стъпка 2: Качете в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PDF файла от Capital One в зоната за пускане или кликнете, за да разгледате.
PDFSub автоматично разпознава шаблона на Capital One. За дигитални PDF файлове от Capital One (всички изтеглени директно от capitalone.com), извличането се извършва на сървъра и файлът не се съхранява.
Специфична обработка за Capital One, която PDFSub извършва автоматично:
- Чистите описания с главни букви се запазват както са (без принудително преобразуване в главни букви)
- Липсата на изображения на чекове означава липса на предупреждения за липсващи данни - парсерът знае, че такива не би трябвало да има
- Данните за лихвите с APY и общи суми за годината се улавят като отделно поле, а не се смесват с трансакциите
- Таблицата с дневния баланс се изключва от трансакциите (това е обобщение, а не запис)
- Използва се единична колона със сума (Capital One не разделя тегления/депозити)
- Сметките 360 Performance Savings включват разбивки на APY по нива - улавят се като метаданни
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където отиват данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без картографиране на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV - включва метаданни за сметката и ID на дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX се предпочита, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете Download в PDFSub и запазете файла.
Стъпка 4a: Импортиране на .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (или Transactions -> Bank transactions)
- Кликнете Link account в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла - Изберете QuickBooks сметката, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода на датите и кликнете Next
- Прегледайте парсираните трансакции в раздела For Review
Файлът .qbo включва FITID ID на трансакциите за всеки ред, така че повторните импорти автоматично пропускат дубликати.
Ограничения на файловете: QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 трансакции на импорт. Повечето месечни извлечения от Capital One остават доста под тези лимити.
Стъпка 4b: Импортиране на .OFX в Xero (Същият процес)
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero отидете на Accounting -> Bank accounts
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете Manage account -> Import a statement
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero открива формата и парсира трансакциите
- Прегледайте и потвърдете
Често срещани грешки и решения
"File could not be processed" в QuickBooks. Над 350 KB или повече от 1000 трансакции. Разделете на по-малки части.
Липсват данни за лихвите в трансакциите. Capital One отчита лихвите с вграден APY и разбивка за годината, вместо отделен ред "Interest Paid" като Chase. PDFSub улавя сумата на лихвата като отделна трансакция и запазва стойностите APY/YTD като метаданни при експорта.
Таблицата с дневния баланс е импортирана като трансакции. Не би трябвало да се случва - PDFSub изключва секцията Daily Balance по подразбиране. Ако виждате дневни крайни баланси като редове на трансакции, вероятно сте използвали общ OCR инструмент. Пуснете отново през PDFSub.
Бизнес карти Spark / Spark Cash / Spark Miles. Извлеченията от Capital One Spark имат допълнителни полета (имена на картодържатели, лимити на разходите за карта, обобщение на наградите по категории). PDFSub разпознава формата Spark и запазва информацията за картодържателя като отделно поле. Вижте Обяснение на извлечението от Capital One Spark за пълна специфика на Spark.
Различна банка от Capital One? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. За софтуерно-независим преглед на импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате CSV от Capital One (Ограничена история)
Capital One предлага експорт на CSV от Account Activity. Уловки:
- Само последните ~24 месеца (често 90 дни за кредитни карти)
- Тих лимит от 1000 трансакции при изтегляне
- Само поток от трансакции - без начален баланс, без краен баланс, без данни за лихвите, без дневен баланс
За одит, подготовка на данъци или историческо въвеждане, работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе е правилният път.
Обобщение
- Изтеглете PDF файла от Capital One от capitalone.com (до 7 години)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - запазени чисти описания, уловени данни за лихвите - Banking -> Upload from file -> готово. Без картографиране на колони, автоматично откриване на дубликати
За пълно обяснение на секциите на Capital One (дигитален формат, без изображения на чекове, вградени данни за лихвите), вижте подробния анализ Обяснение на банковото извлечение от Capital One.