Как да импортирате извлечение от Bank of America в QuickBooks (и Xero)
Конвертирайте PDF извлечение от Bank of America във формат QBO и го импортирайте в QuickBooks Online в четири стъпки. Същият работен процес използва OFX за Xero. Включва специфична за BofA обработка на изваждания/добавяния и копиране/поставяне за вашия блог.
Имате PDF извлечение от Bank of America и ви трябва в QuickBooks. Банковите връзки спряха да работят, сметката е закрита, клиентът ви се присъединява по средата на годината или сте опитали вграденото качване на PDF в QuickBooks и резултатът е бил пълен хаос. Каквато и да е причината: имате нужда от начин да превърнете този PDF в чисто импортиране, което QuickBooks (или Xero) действително приема.
Това е работният процес. Четири стъпки. Същият поток обработва и Xero – просто сменете експортния формат. Трудната част е изборът на правилния формат и познаването на специфичните особености на BofA (терминология за изваждания срещу добавяния, отделен раздел за платени чекове, пакетни извлечения, които комбинират няколко сметки), които объркват общите инструменти за конвертиране.
Искате ли да използвате това ръководство във вашия блог? Копирайте този код за вграждане:
Защо не можете просто да качите PDF файла от BofA?
QuickBooks Online приема файлове във формати .qbo, .ofx, .qfx и .csv. Не приема PDF за банкови импорти – функцията за качване на PDF чрез банкова връзка е за попълване на пропуски при свързани сметки и се свежда до OCR с променливи резултати.
Xero поддържа .ofx, .csv, .qbo, .qfx и .qif. Същото ограничение: без PDF.
Така че работният процес започва с конвертиране на формата. Можете да го направите ръчно (копиране и поставяне в електронна таблица, след което форматиране и запазване като CSV) или с конвертор на банкови извлечения, който познава структурата на извлечение от Bank of America. Подходът с конвертор е по-бърз и избягва стъпката на съпоставяне на колони в QuickBooks, тъй като .qbo файловете включват метаданните на колоните.
За подробности относно форматите, вижте нашето ръководство QBO срещу CSV срещу OFX – дървото за вземане на решения за формати в горната част обхваща всяка счетоводна платформа с един поглед.
Стъпка 1: Изтеглете PDF файла от BofA
- Влезте в bankofamerica.com
- Отворете сметката, която ви трябва
- Отидете на Statements & Documents (Извлечения и документи)
- Изберете периода на извлечението
- Кликнете Download PDF (Изтегляне на PDF)
Bank of America съхранява до 7 години извлечения по този начин. По-стари сметки може да имат по-кратък срок на съхранение; проверете списъка с дати на извлеченията, преди да приемете.
Ако имате пакетна сметка (напр. разплащателна и спестовна в едно извлечение), PDF файлът включва и двете сметки в един документ с отделни секции. PDFSub разпознава разделите и ви позволява да ги експортирате като отделни файлове или комбинирани.
Стъпка 2: Качете файла в PDFSub
Отворете Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Плъзнете PDF файла от BofA в зоната за пускане или кликнете, за да потърсите.
PDFSub автоматично разпознава шаблона на BofA. За дигитални PDF файлове (всичко, което сте изтеглили директно от bankofamerica.com, а не сканирано копие), извличането се извършва изцяло във вашия браузър чрез двигателя от Ниво 1 на PDFSub – файлът никога не напуска вашето устройство. Това е важно, когато работите с клиентски данни по договор.
PDFSub ви показва парсираните трансакции, преди да потвърдите експорта, така че можете да проверите няколко реда спрямо оригиналния PDF.
Специфична за BofA обработка, която PDFSub извършва автоматично:
- Колоните
Subtractions(Изваждания) иAdditions(Добавяния) се съпоставят към една подписана сума (отрицателна за изваждания). Общите инструменти, които очакват заглавия "Withdrawals/Deposits" (Тегления/Депозити), пропускат това напълно. - Отделният раздел Checks Paid (Платени чекове) (с орязани изображения на чекове) се третира като трансакции, а не като изображения. Номерът на чека се запазва като поле за справка.
- Обобщаващата таблица Daily Balance (Дневна салдо) в края на извлечението се изключва от списъка с трансакции (това е обобщение, а не трансакции).
- Пакетни извлечения, които комбинират няколко сметки в един PDF, се разделят правилно – можете да експортирате всяка сметка поотделно или обединено.
- Описанията на трансакциите на няколко реда (напр. име на търговец на един ред, местоположение и референция на следващия) се свързват в едно поле за описание, а не се разделят на отделни редове.
Стъпка 3: Изберете правилния формат за експорт
След като данните бъдат извлечени, изберете формата, който съответства на мястото, където отиват данните:
| Дестинация | Формат | Защо |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Роден формат, без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати |
| QuickBooks Desktop | .qbo или .iif |
QBO чрез Web Connect, IIF за пакетни импорти |
| Xero | .ofx |
Предпочитан пред CSV – включва метаданни за сметката и ID на дубликати |
| Sage | .csv или .ofx |
OFX е предпочитан, когато се поддържа |
| Wave | .csv или .ofx |
И двата работят; OFX осигурява откриване на дубликати |
| FreshBooks | .csv |
Единственият поддържан формат за импорт |
| Quicken | .qfx или .qif |
QFX за модерен Quicken, QIF за по-стари версии |
За останалата част от това ръководство ще използваме .qbo и .ofx. Кликнете Download (Изтегляне) в PDFSub и запазете файла някъде, където можете да го намерите отново.
Стъпка 4а: Импортирайте .QBO в QuickBooks Online
- В QuickBooks отидете на Banking (Банкиране) (или Transactions -> Bank transactions (Трансакции -> Банкови трансакции))
- Кликнете Link account (Свързване на сметка) в горния десен ъгъл
- Изберете Upload from file (Качване от файл) в долната част на диалоговия прозорец
- Плъзнете
.qboфайла (или кликнете, за да потърсите) - Изберете QuickBooks сметката, към която принадлежи това извлечение
- Потвърдете периода от дати и кликнете Next (Напред)
- Прегледайте парсираните трансакции – те се появяват в раздела For Review (За преглед)
Това е. Тъй като .qbo е родният формат на QuickBooks, пропускате стъпката на съпоставяне на колони, която CSV импортите ви принуждават да направите. Файлът включва FITID (Financial Institution Transaction ID – ID на трансакция от финансовата институция) за всяка трансакция, така че ако случайно импортирате отново същото извлечение, QuickBooks тихо пропуска дубликатите, вместо да удвоява всичко.
Ограничения на файла, които трябва да знаете:
- QuickBooks Online ограничава качванията до 350 KB на файл и 1000 трансакции на импорт
- Повечето месечни извлечения от BofA са доста под това. За бизнес сметки с голям обем трансакции или импорти от началото на годината, разделете по месеци
Стъпка 4б: Импортирайте .OFX в Xero (Същият процес)
Ако работите в Xero вместо в QuickBooks, единственото нещо, което се променя, е форматът на файла и пътят в менюто:
- Върнете се в PDFSub и експортирайте като
.ofxвместо.qbo - В Xero отидете на Accounting -> Bank accounts (Счетоводство -> Банкови сметки)
- Кликнете върху съответната банкова сметка
- Кликнете Manage account -> Import a statement (Управление на сметка -> Импортиране на извлечение)
- Плъзнете
.ofxфайла - Xero открива формата и парсира трансакциите
- Прегледайте и потвърдете
Xero, подобно на QuickBooks, разпознава OFX ID за откриване на дубликати. Повторното импортиране на същия файл е безопасно.
Често срещани грешки и корекции
"Файлът не може да бъде обработен" в QuickBooks. Обикновено означава, че файлът е над 350 KB или съдържа повече от 1000 трансакции. Разделете извлечението на по-малки части (един месец наведнъж) и импортирайте отново.
Появяват се дублирани трансакции. Ако се появят дубликати, вероятно сте импортирали .csv файл (без откриване на дубликати) вместо .qbo. Експортирайте отново от PDFSub като .qbo и използвайте него.
Пакетно извлечение е импортирано в една сметка, когато сте искали и двете отделно. Когато PDFSub открие извлечение с няколко сметки, той предлага да ги раздели. Ако сте пропуснали тази подкана, качете отново PDF файла и изберете "Split by account" (Разделяне по сметка), преди да експортирате.
Платените чекове се показват като дубликати на основния списък с трансакции. Това се случва, когато общ инструмент импортира както списъка с трансакции, така и раздела Checks Paid. PDFSub автоматично премахва дубликатите по номер на чек; ако виждате това, вероятно използвате различен инструмент.
Липсващи трансакции. Проверете таблицата Daily Balance в края на извлечението – промяната на салдото между дните трябва да е равна на сумата от трансакциите за този ден. Ако сумите не съвпадат, вашият инструмент вероятно е пропуснал секция. Първо пребройте трансакциите в PDF файла, за да потвърдите.
Различна банка от BofA? PDFSub разпознава над 20 000 банкови шаблона. Прилага се същият четиристепенен работен процес. За насоки относно форматите за софтуер, вижте дървото за вземане на решения QBO срещу CSV срещу OFX. За общ преглед на импортирането на банкови извлечения в QuickBooks, вижте Как да импортирате банкови извлечения в QuickBooks Online.
Когато вече имате оригиналния експорт на активността от BofA (Ограничена история)
Bank of America предлага директно изтегляне на активността на трансакциите в изгледа Account Activity за сметки, които са все още отворени и активни. Работи за бързи, скорошни данни, но не и за историческа или одитна работа:
- Ограничена история (обикновено последните 18-24 месеца за разплащателни сметки, 90 дни за кредитни карти)
- Само поток от трансакции – без начално салдо, крайно салдо, обобщение на таксите или таблица с дневна салдо
- Опциите за формат варират в зависимост от типа сметка и продуктовата линия
За текущо месечно счетоводство, оригиналното изтегляне е достатъчно. За одит, подготовка на данъци или историческо въвеждане, ви е необходим работният процес PDF -> PDFSub -> QBO по-горе. Ако също така трябва да извлечете данни от BofA в Excel за анализ (не за импорт), вижте нашето ръководство BofA към Excel.
Обобщение
- Изтеглете PDF файла от BofA от bankofamerica.com (до 7 години)
- Качете го в Конвертора на банкови извлечения на PDFSub
- Експортирайте като
.qbo(QuickBooks) или.ofx(Xero, Sage, Wave) - Банкиране -> Качване от файл -> готово. Без съпоставяне на колони, автоматично откриване на дубликати
Целият работен процес отнема около 90 секунди на извлечение, след като сте го направили веднъж. Изваждания, Добавяния, Платени чекове, Дневна салдо, пакетни извлечения – всичко се обработва автоматично.