如何使用 AI 從 PDF 提取資料
需要從合約、報告或表格中提取結構化資料嗎？以下說明 AI 提取如何運作——將非結構化的 PDF 內容轉換為有組織、可用的資料。
PDF 非常適合保留文件的原始設計。但它們在提供內部資料方面卻非常糟糕。您可以看到表格。您可以看到日期和金額的清單。您可以閱讀合約條款和當事人姓名。但要將這些資訊從 PDF 中提取並放入試算表、資料庫或應用程式？這就是令人痛苦的地方。
複製貼上會得到混亂的文字。表格提取工具在處理複雜佈局時會卡住。OCR 會誤讀字元。手動重新輸入所有內容既緩慢又容易出錯，而且令人沮喪。
AI 提取則不同。它不依賴於文字在頁面上的位置的固定規則，而是像人類一樣閱讀文件——理解上下文、識別關係並輸出結構化資料。本指南將說明其運作方式、何時適合使用以及如何使用。
AI 資料提取實際上做了什麼
傳統的 PDF 提取是根據位置進行的：「獲取座標 (100, 200) 的文字並將其放入 A 欄。」這適用於版面配置永不變更的標準化文件。當格式發生變化時——不同的範本、不同的頁面大小、不同的字體——它就會立即失效。
AI 提取是透過理解來運作的。它閱讀文字，識別文件類型，找出有意義的資料點，並以結構化格式輸出。以下是實際的差異：
傳統方法：
- 定義一個範本，其中包含每個欄位的確切座標
- 在這些座標處提取文字
- 希望文件符合範本
- 當文件不符合時失敗
AI 方法：
- 上傳文件
- AI 閱讀完整內容
- AI 根據上下文（而非位置）識別資料點
- 輸出結構化資料（JSON、CSV、鍵值對）
AI 方法更具彈性，因為它不依賴於確切的格式。合約日期可能出現在一個文件的第 3 行，另一個文件的第 15 行——AI 因為理解日期是什麼以及它在合約中的重要性，所以無論在哪裡都能找到它。
您可以提取的資料類型
AI 提取不僅限於一種資料類型。以下是它可以從不同文件類型中提取的內容：
鍵值對
最常見的提取目標。姓名、日期、地址、金額、參考編號——任何帶有標籤和值的欄位。
- **合約：**生效日期、當事人、合約期限、付款金額
- **發票：**發票號碼、日期、供應商、項目明細、總計
- **收據：**商家、日期、項目、稅金、總計
- **表格：**所有填寫的欄位及其標籤
表格
從 PDF 中提取表格一直很困難，因為您看到的視覺網格在文件的底層結構中並不存在。行和列只是為了看起來像表格而定位的文字。AI 從上下文中理解表格結構，並提取乾淨的行和列。
清單和列舉
項目符號清單、編號項目、巢狀階層——AI 可以識別清單結構並將它們輸出為結構化陣列，保留階層和順序。
摘要和重點
除了提取原始資料外，AI 還可以識別並摘要最重要的資訊。僅從合約中提取關鍵條款、從研究報告中提取主要發現，或從會議記錄中提取行動項目。
財務資料
收入數字、費用細項、季度比較、年增長率——AI 可以識別報告中的財務資料，並將其整理成結構化格式，以便進行分析。
如何使用 PDFSub 提取資料
PDFSub 提供多種 AI 提取工具，每種工具都針對不同的文件類型進行了優化。它們都使用 AI 點數（包含在您的方案中），並且流程簡單明瞭。
一般資料提取
適用於不屬於特定類別的文件——合約、報告、通訊、表格，或任何包含結構化資訊的 PDF。
**步驟 1：**前往 PDFSub 的提取資料工具。
**步驟 2：**上傳您的 PDF 或將其拖放到工具中。PDFSub 首先嘗試直接從 PDF 提取文字（適用於數位文件）。如果文字品質良好，它會將文字傳送給 AI。如果 PDF 是掃描或基於影像的，它會將整個 PDF 傳送進行基於視覺的分析。
**步驟 3：**檢閱提取的資料。AI 會輸出結構化的鍵值對以及它找到的任何表格。您可以複製結果、下載為 JSON，或匯出為適合您工作流程的格式。
發票提取器
針對發票和帳單文件進行了優化。自動識別：
- 發票號碼和日期
- 供應商/賣方資訊
- 客戶/帳單資訊
- 項目明細（描述、數量、單價、總計）
- 稅金金額和總計
- 付款條款和到期日
前往 PDFSub 的發票提取器 進行嘗試。AI 經過調整以識別發票特有的模式，因此在處理發票時比一般提取工具更快、更準確。
表格提取器
專注於從 PDF 中尋找和提取表格。如果您的文件包含表格資料——財務表格、比較圖表、資料網格、排程——此工具會將它們提取為乾淨、結構化的資料。
前往 PDFSub 的表格提取器。該工具首先嘗試基於座標的表格偵測（不使用 AI 點數）。如果結果不佳，您可以啟用 AI 提取來處理更複雜或不規則的表格。
收據掃描器
專為收據設計——那些皺巴巴、印刷不清的紙條，卻對費用報告至關重要。AI 可處理：
- 商家名稱和地點
- 日期和時間
- 個別項目和價格
- 稅金明細
- 總計和付款方式
前往 PDFSub 的收據掃描器。它適用於數位收據（PDF）和掃描/拍攝的收據。
AI 提取與其他方法的比較
AI 提取與傳統方法相比如何？
複製貼上
最簡單的方法——也是最不可靠的。在 PDF 檢視器中選取文字，複製，貼到試算表中。問題：表格失去結構，多欄佈局混亂，頁首頁尾與內文混雜，特殊字元經常損壞。
**結論：**適合擷取單一句子。對於結構化資料無用。
基於規則（範本）的提取
為每個欄位定義確切的座標：「發票號碼位於 X, Y 位置。」對於始終使用相同範本的文件效果絕佳。當範本更改時則完全失效。需要為每種文件類型進行預先設定。
**結論：**非常適合大量標準化文件（例如處理來自同一供應商的 10,000 張發票）。對於不同類型的文件不實用。
OCR（光學字元辨識）
將文字影像轉換為實際文字。對於掃描文件至關重要。但 OCR 只提供原始文字——它不理解資料。您仍然需要自己解析和結構化輸出。OCR 錯誤（將「O」與「0」混淆，「l」與「1」混淆）需要手動驗證。
**結論：**對於掃描文件是必要步驟，但本身並非完整的提取解決方案。
AI 提取
透過上下文理解來閱讀文件。處理各種格式，識別資料關係，並輸出結構化結果。適用於數位和掃描的 PDF。取捨：它使用 AI 處理（點數），因此每份文件的成本高於純文字提取。
**結論：**最適合各種文件類型、複雜佈局，以及您需要在沒有手動設定的情況下獲得結構化輸出的情況。
| 方法 | 處理各種格式 | 結構化輸出 | 準確度 | 每份文件成本 |
|---|---|---|---|---|
| 複製貼上 | 否 | 否 | 低 | 免費 |
| 範本式 | 否 | 是 | 高（符合時） | 低 |
| 僅 OCR | 僅掃描 | 否 | 中 | 低 |
| AI 提取 | 是 | 是 | 高 | 中等 |
從 AI 提取中獲得最佳結果
盡可能使用數位 PDF
數位 PDF（由 Word、InDesign 或其他軟體建立）包含實際的文字資料。AI 可以直接讀取這些文字，這比處理掃描影像更快、更便宜、更準確。如果您可以在數位 PDF 和掃描副本之間選擇，請務必使用數位版本。
每次提取一種文件類型
如果您的 PDF 包含多種文件類型（例如，發票與合約釘在一起），請考慮先分割文件，然後分別從每個部分進行提取。AI 在一次專注於一種文件類型時表現更好。
檢查結果
AI 提取的準確度很高，但並非完美。請務必檢閱提取的資料，特別是：
- 數字和金額——驗證貨幣符號、小數點和逗號是否正確
- 日期——確認格式符合您的預期（是 3 月 1 日還是 1 月 3 日？）
- 姓名和地址——檢查是否有任何字元辨識錯誤
使用正確的工具
PDFSub 為特定文件類型提供專業的提取工具。發票提取器在處理發票時的表現會優於一般提取資料工具，因為它已針對該特定格式進行了優化。同樣，收據掃描器針對收據進行了調整，表格提取器則專注於表格資料。請為您的文件類型使用最適合的工具。
了解 AI 點數
AI 提取使用處理點數，因為它涉及在您的文件上運行 AI 模型。以下是您應該知道的：
- **基於文字的提取成本較低。**當 PDFSub 可以直接從 PDF 中提取良好文字時，它會將該文字傳送給 AI。這比將整個 PDF 作為影像傳送使用的點數更少。
- **基於影像的提取成本更高。**掃描的 PDF 和具有複雜視覺佈局的文件會以影像形式傳送給 AI，這需要更多的處理能力和點數。
- **點數包含在您的方案中。**PDFSub 方案包含 AI 點數。確切數量取決於您的訂閱級別。您可以在儀表板上查看剩餘點數。
- **存在非 AI 選項。**某些提取任務根本不需要 AI。例如，表格提取器的基於座標模式不使用任何點數。基本的文字提取始終是免費的。
常見問題解答
AI 資料提取的準確度如何？
對於格式清晰的數位 PDF，關鍵欄位（如日期、金額和姓名）的準確度通常為 95-99%。掃描文件的準確度略低，因為 OCR 的挑戰——通常為 85-95%，取決於掃描品質。具有重疊元素或不尋常字體的複雜佈局可能會進一步降低準確度。
我可以從受密碼保護的 PDF 中提取資料嗎？
您需要先輸入密碼才能解鎖 PDF。PDFSub 有一個 PDF 解鎖工具可以移除密碼保護（如果您知道密碼）。解鎖後，提取即可正常運作。
AI 提取適用於手寫文件嗎？
對於手寫文字，準確度會顯著下降。AI 可以相當好地辨識清晰的手寫字，但潦草的筆跡、醫療筆記或草書會產生不可靠的結果。印刷文字——即使是品質較差的掃描件——也更可靠。
提取的資料有哪些可用的輸出格式？
PDFSub 以結構化 JSON 的形式輸出提取的資料，並提供格式化的文字檢視。您可以直接複製資料、下載它，或在下游工作流程中使用它。特別是對於表格提取，您可以匯出為 CSV 或 Excel。
這與 PDFSub 的「與 PDF 聊天」工具的區別是什麼？
與 PDF 聊天工具可讓您用自然語言詢問文件內容——「付款條款是什麼？」或「總結第三節。」資料提取更系統化——它一次性從文件中提取所有結構化資料，並以有組織的格式輸出所有內容。使用聊天工具來處理特定問題，使用資料提取工具來獲取全面的結構化輸出。
AI 提取將鎖在 PDF 中的資料轉換為您可以實際使用的內容。您無需複製貼上、手動建立試算表或為每種文件格式設定範本，只需上傳文件即可獲得結構化資料。它適用於合約、發票、收據、報告、表格，以及幾乎任何包含值得提取的資料的文件。
立即在 pdfsub.com/tools/extract-data 試用。