如何使用 AI 從 PDF 提取資料

PDF 非常適合保留文件原有的設計樣貌。但它們在讓你取回內部資料方面卻非常糟糕。你可以看到一個表格。你可以看到一連串的日期和金額。你可以閱讀合約條款和簽約方名稱。但要將這些資訊取出 PDF 並放入試算表、資料庫或應用程式？這就是問題所在。

複製貼上會得到混亂的文字。表格提取工具在處理複雜佈局時會卡住。OCR 會誤讀字元。手動重新輸入所有內容既緩慢又容易出錯，而且令人沮喪。

AI 提取則不同。它不依賴於文字在頁面上的固定位置規則，而是像人類一樣閱讀文件 — 理解上下文、識別關係，並輸出結構化資料。本指南將說明其運作方式、適用時機以及如何使用。

AI 資料提取的實際運作方式

傳統的 PDF 提取是根據位置進行的：「將座標 (100, 200) 的文字放入 A 欄」。這適用於佈局永不變更的標準化文件。一旦格式發生變化 — 不同的範本、不同的頁面大小、不同的字體 — 它就會立即失效。

AI 提取是透過理解來運作。它閱讀文字，識別文件類型，找出有意義的資料點，並以結構化格式輸出。以下是實際的差異：

傳統方法：

定義一個範本，包含每個欄位的確切座標
提取這些座標的文字
希望文件符合範本
當文件不符時失敗

AI 方法：

上傳文件
AI 閱讀完整內容
AI 根據上下文（而非位置）識別資料點
輸出結構化資料 (JSON、CSV、鍵值對)

AI 方法更具彈性，因為它不依賴於精確的格式。合約日期可能出現在一個文件的第 3 行，另一個文件的第 15 行 — AI 兩種情況都能找到，因為它理解什麼是日期以及它在合約中的重要性。

可提取的資料類型

AI 提取不僅限於一種資料。以下是它可以從不同文件類型中提取的內容：

鍵值對

最常見的提取目標。名稱、日期、地址、金額、參考編號 — 任何帶有標籤和值的欄位。

合約： 生效日期、簽約方、合約期限、付款金額
發票： 發票號碼、日期、供應商、項目明細、總計
收據： 商家、日期、項目、稅金、總計
表格： 所有填寫的欄位及其標籤

表格

從 PDF 中提取表格非常困難，因為你看到的視覺網格在文件的底層結構中並不存在。列和欄只是為了看起來像表格而定位的文字。AI 從上下文中理解表格結構，並提取乾淨的列和欄。

清單和列舉

項目符號清單、編號項目、巢狀階層 — AI 可以識別清單結構並將其輸出為結構化陣列，保留階層和順序。

摘要和重點

除了提取原始資料外，AI 還可以識別並摘要最重要的資訊。從合約中僅提取關鍵條款，從研究報告中提取主要發現，或從會議記錄中提取行動項目。

財務資料

收入數字、費用明細、季度比較、年增長率 — AI 可以識別報告中的財務資料，並將其組織成適合分析的結構化格式。

如何使用 PDFSub 提取資料

PDFSub 提供多種 AI 提取工具，每種工具都針對不同的文件類型進行了優化。它們都使用 AI 點數（包含在您的方案中），並且流程非常簡單。

一般資料提取

適用於不屬於特定類別的文件 — 合約、報告、通訊、表格，或任何包含結構化資訊的 PDF。

步驟 1： 前往 PDFSub 的提取資料工具。

步驟 2： 上傳您的 PDF 或將其拖放到工具中。PDFSub 首先嘗試直接從 PDF 提取文字（適用於數位文件）。如果文字品質良好，它會將文字傳送給 AI。如果 PDF 是掃描或基於影像的，它會將整個 PDF 傳送進行視覺分析。

步驟 3： 檢閱提取的資料。AI 會輸出結構化的鍵值對以及它找到的任何表格。您可以複製結果、下載為 JSON，或匯出為適合您工作流程的格式。

發票提取器

專為發票和帳單文件優化。自動識別：

發票號碼和日期
供應商/賣方資訊
客戶/帳單資訊
項目明細（描述、數量、單價、總計）
稅金金額和總計
付款條款和到期日

前往 PDFSub 的發票提取器進行嘗試。AI 已針對識別發票特定模式進行調整，因此在處理發票時比一般提取工具更快、更準確。

表格提取器

專注於從 PDF 中尋找和提取表格。如果您的文件包含表格資料 — 財務表格、比較圖表、資料網格、時間表 — 此工具會將它們提取為乾淨、結構化的資料。

前往 PDFSub 的表格提取器。該工具首先嘗試基於座標的表格偵測（不使用 AI 點數）。如果結果不佳，您可以啟用 AI 提取來處理更複雜或不規則的表格。

收據掃描器

專為收據設計 — 那些皺巴巴、印刷不清的紙條，卻對報銷報告至關重要。AI 可處理：

商家名稱和地點
日期和時間
個別項目和價格
稅金明細
總計和付款方式

前往 PDFSub 的收據掃描器。它適用於數位收據 (PDF) 和掃描/拍攝的收據。

AI 提取與其他方法的比較

AI 提取與傳統方法相比如何？

複製貼上

最簡單的方法 — 也是最不可靠的。在 PDF 檢視器中選取文字，複製，然後貼到試算表中。問題：表格會失去結構，多欄佈局會變得混亂，頁眉和頁腳會與內文混雜，特殊字元經常會損壞。

結論： 適合複製單一句子。對結構化資料無用。

基於規則 (範本) 的提取

定義每個欄位的確切座標：「發票號碼位於 X, Y 位置」。對於始終使用相同範本的文件效果完美。一旦範本更改，就會完全失效。需要為每種文件類型進行預先設定。

結論： 非常適合大量標準化文件（例如處理同一供應商的 10,000 張發票）。對於多樣化的文件類型不實用。

OCR (光學字元辨識)

將文字影像轉換為實際文字。對於掃描文件至關重要。但 OCR 只提供原始文字 — 它不理解資料。您仍然需要自己解析和Structuring 輸出。而且 OCR 錯誤（將 "O" 誤認為 "0"，"l" 誤認為 "1"）需要手動驗證。

結論： 掃描文件必需的步驟，但本身並非完整的提取解決方案。

AI 提取

透過上下文理解來閱讀文件。處理多樣化的格式，識別資料關係，並輸出結構化結果。適用於數位和掃描的 PDF。權衡：它使用 AI 處理（點數），因此每份文件的成本高於純文字提取。

結論： 最適合多樣化的文件類型、複雜的佈局，以及當您需要結構化輸出而無需手動設定時。

方法	處理多樣化格式	結構化輸出	準確度	每份文件成本
複製貼上	否	否	低	免費
範本式	否	是	高 (符合時)	低
僅 OCR	僅掃描	否	中	低
AI 提取	是	是	高	中等

從 AI 提取中獲得最佳結果

盡可能使用數位 PDF

數位 PDF（由 Word、InDesign 或其他軟體建立）包含實際的文字資料。AI 可以直接讀取這些文字，這比處理掃描影像更快、更便宜、更準確。如果您需要在數位 PDF 和掃描副本之間選擇，請務必使用數位版本。

每次提取一種文件類型

如果您的 PDF 包含多種文件類型（例如，將發票與合約釘在一起），請考慮先分割文件，然後分別從每個部分進行提取。AI 在能夠專注於一種文件類型時表現更好。

檢查結果

AI 提取的準確度很高，但並非完美。請務必檢閱提取的資料，特別是：

數字和金額 — 驗證貨幣符號、小數點和逗號是否正確
日期 — 確認格式符合您的預期（是 3 月 1 日還是 1 月 3 日？)
名稱和地址 — 檢查是否有任何字元識別錯誤

使用正確的工具

PDFSub 為特定文件類型提供了專門的提取工具。發票提取器在處理發票時的表現會優於一般提取資料工具，因為它已針對該特定格式進行了優化。同樣，收據掃描器針對收據進行了調整，表格提取器則專注於表格資料。請使用您文件類型可用的最專門的工具。

了解 AI 點數

AI 提取會使用處理點數，因為它涉及在您的文件上運行 AI 模型。以下是您應該了解的內容：

基於文字的提取成本較低。 當 PDFSub 可以直接從 PDF 中提取良好文字時，它會將該文字傳送給 AI。這比傳送整個 PDF 作為影像使用的點數更少。
基於影像的提取成本更高。 掃描的 PDF 和具有複雜視覺佈局的文件會以影像形式傳送給 AI，這需要更多的處理能力和點數。
點數包含在您的方案中。 PDFSub 方案包含 AI 點數。確切數量取決於您的訂閱級別。您可以在儀表板上查看剩餘點數。
存在非 AI 的替代方案。 某些提取任務根本不需要 AI。例如，表格提取器的基於座標模式不使用任何點數。基本的文字提取始終是免費的。

常見問題

AI 資料提取的準確度如何？

對於格式清晰的數位 PDF，關鍵欄位（如日期、金額和名稱）的準確度通常為 95-99%。由於 OCR 的挑戰，掃描文件的準確度略低 — 通常為 85-95%，具體取決於掃描品質。具有重疊元素或異常字體的複雜佈局可能會進一步降低準確度。

我可以從受密碼保護的 PDF 中提取資料嗎？

您需要先輸入密碼才能解鎖 PDF。PDFSub 擁有一個 PDF 解鎖工具，可以移除密碼保護（如果您知道密碼）。解鎖後，提取功能即可正常運作。

AI 提取對手寫文件有效嗎？

對於手寫文字，準確度會顯著下降。AI 可以相當好地辨識清晰的手寫字，但潦草的字跡、醫療筆記或草書會產生不可靠的結果。印刷文字 — 即使是品質較差的掃描件 — 也更可靠。

提取的資料有哪些輸出格式？

PDFSub 以結構化 JSON 的形式輸出提取的資料，並提供格式化的文字檢視。您可以直接複製資料、下載它，或在下游工作流程中使用它。特別是對於表格提取，您可以匯出為 CSV 或 Excel。

這與 PDFSub 的「與 PDF 聊天」工具的區別是什麼？

「與 PDF 聊天」工具讓您可以用自然語言詢問文件內容 — 「付款條款是什麼？」或「總結第 3 部分。」資料提取則更系統化 — 它一次性從文件中提取所有結構化資料，並以有組織的格式輸出所有內容。請使用「聊天」來回答特定問題，並使用「資料提取」來獲取全面的結構化輸出。

AI 提取將鎖在 PDF 中的資料轉變為您可以實際使用的內容。無需複製貼上、手動建立試算表，或為每種文件格式設定範本，您只需上傳文件即可獲得結構化資料。它適用於合約、發票、收據、報告、表格，以及幾乎任何包含值得提取資料的文件。

請在 pdfsub.com/tools/extract-data 試用。