PDFSub so với DocuSign: Bạn có cần công cụ ký điện tử 25 USD/tháng không?
Điểm khác biệt của PDFSub
Công cụ ký điện tử của PDFSub rất đơn giản. Mở một tệp PDF, thêm chữ ký của bạn bằng cách vẽ, gõ hoặc tải lên hình ảnh, đặt nó vào tài liệu và tải xuống tệp PDF đã ký. Không có quy trình làm việc đa bên. Không có việc gửi tài liệu cho người khác ký thông qua nền tảng. Đây là một công cụ để bạn đặt chữ ký của mình lên tài liệu.
Nghe có vẻ hạn chế – và đúng là vậy, so với DocuSign. Nhưng đối với một số trường hợp sử dụng đáng ngạc nhiên, đây chính xác là thứ bạn cần.
Ký các tài liệu đã nhận. Ai đó gửi cho bạn một hợp đồng qua email và nói "ký và gửi lại". Bạn không cần một nền tảng quy trình làm việc cho việc này. Bạn cần đặt chữ ký của mình vào trang 7 và gửi lại qua email.
Tài liệu nội bộ. Bạn đang phê duyệt báo cáo chi phí, ký duyệt kế hoạch dự án hoặc thêm chữ ký của bạn vào biểu mẫu công ty. Những việc này không cần dấu vết kiểm toán hoặc định tuyến đa bên. Chúng cần một chữ ký và dấu thời gian.
Hợp đồng cho người làm nghề tự do và doanh nghiệp nhỏ. Bạn gửi 3-5 hợp đồng mỗi tháng. Bạn không cần mẫu hoặc gửi hàng loạt. Bạn cần ký, tải xuống và đính kèm vào email.
Chữ ký một lần. Hợp đồng thuê, giấy phép, mẫu đồng ý y tế - các tài liệu bạn ký một lần và lưu lại. Việc trả 25 đô la mỗi tháng cho đặc quyền ký một tài liệu là khó biện minh.
Giá trị rộng hơn của PDFSub
Nơi PDFSub khác biệt nhất so với DocuSign là việc ký điện tử chỉ là một trong nhiều công cụ. Gói đăng ký PDFSub bắt đầu từ 15 đô la mỗi tháng bao gồm:
- Hơn 78 công cụ PDF (hợp nhất, tách, nén, chuyển đổi, thêm watermark, xóa thông tin, và hơn thế nữa)
- Các tính năng hỗ trợ AI (tóm tắt, dịch sang hơn 130 ngôn ngữ, trò chuyện với tài liệu, trích xuất dữ liệu)
- Chuyển đổi sao kê ngân hàng (Excel, CSV, OFX, QBO)
- Xử lý trên trình duyệt cho các công cụ cơ bản (tệp vẫn ở trên thiết bị của bạn)
- OCR cho tài liệu quét
Nếu quy trình làm việc của bạn liên quan đến các tệp PDF ngoài việc chỉ ký chúng, cách tiếp cận tất cả trong một có nghĩa là ít gói đăng ký hơn và một giao diện duy nhất cho mọi thứ.
Bảng so sánh trung thực
| Tính năng | PDFSub | DocuSign |
|---|---|---|
| Vẽ/gõ/tải lên chữ ký | Có | Có |
| Quy trình ký đa bên | Không | Có |
| Gửi để ký (định tuyến) | Không | Có |
| Mẫu và gửi hàng loạt | Không | Có |
| Dấu vết kiểm toán với chứng chỉ | Cơ bản | Toàn diện |
| Xác minh danh tính | Không | Có (KBA, SMS, kiểm tra ID) |
| Tích hợp CRM | Không | Salesforce, HubSpot, v.v. |
| API cho nhà phát triển | Không | Có (tài liệu đầy đủ) |
| Công cụ PDF bổ sung | Bao gồm hơn 78 công cụ | Yêu cầu phần mềm riêng |
| Tính năng AI cho tài liệu | Có (tóm tắt, dịch, trò chuyện) | Hạn chế |
| Quyền riêng tư trên trình duyệt | Có (công cụ cơ bản) | Không (dựa trên đám mây) |
| Chứng nhận SOC 2 | Sẵn sàng SOC 2 (chưa được chứng nhận) | Đã được chứng nhận SOC 2 Loại II |
| Giá khởi điểm | Từ 15 đô la/tháng | Từ 10 đô la/tháng (Cá nhân) |
| Giá theo người dùng cho nhóm | Có sẵn | 25-65 đô la/người dùng/tháng |
Nơi DocuSign Thắng Thế Rõ Ràng
Các ngành được quản lý. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, dịch vụ tài chính hoặc chính phủ, các chứng nhận tuân thủ và dấu vết kiểm toán của DocuSign không phải là tùy chọn - chúng là yêu cầu. PDFSub đã sẵn sàng SOC 2 nhưng chưa được chứng nhận SOC 2 Loại II. Đối với các tổ chức cần tuân thủ được chứng nhận, DocuSign là lựa chọn an toàn hơn.
Ký số lượng lớn. Nếu bạn gửi hơn 50 tài liệu để ký mỗi tháng và cần theo dõi những tài liệu nào đang chờ xử lý, nhắc nhở người ký và báo cáo tỷ lệ hoàn thành, công cụ quy trình làm việc của DocuSign được thiết kế chuyên biệt cho việc này. Cố gắng thực hiện việc này thủ công với bất kỳ công cụ ký điện tử cơ bản nào sẽ rất khó khăn.
Hợp đồng đa bên. Giao dịch bất động sản, tài liệu M&A, thỏa thuận hợp tác - bất cứ thứ gì mà nhiều bên cần ký theo một thứ tự cụ thể có giá trị pháp lý. Định tuyến tuần tự và chứng chỉ hoàn thành của DocuSign cung cấp cơ sở pháp lý mà việc đặt chữ ký đơn giản không thể có.
Tích hợp nhà phát triển. Nếu bạn đang xây dựng phần mềm cần kích hoạt quy trình ký một cách lập trình, API của DocuSign là tiêu chuẩn ngành. Nó trưởng thành, được tài liệu hóa đầy đủ và được hỗ trợ bởi hầu hết các nền tảng CRM và quy trình làm việc.
Nơi PDFSub Thắng Thế Rõ Ràng
Nhu cầu ký đơn giản. Nếu bạn ký 1-10 tài liệu mỗi tháng và không cần định tuyến, mẫu hoặc chứng nhận tuân thủ, việc trả tiền cho DocuSign giống như thuê xe tải để đi mua tạp hóa. Công cụ ký điện tử của PDFSub xử lý trường hợp sử dụng này mà không cần gói đăng ký riêng.
Công việc xử lý tài liệu ngoài việc ký. Nếu bạn cũng cần hợp nhất các tệp PDF, nén chúng để gửi qua email, chuyển đổi chúng sang Word, dịch chúng hoặc trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, PDFSub gói gọn tất cả những điều này vào một gói đăng ký duy nhất. Với DocuSign, bạn vẫn cần các công cụ riêng biệt cho mọi thứ khác.
Người dùng quan tâm đến quyền riêng tư. Các công cụ PDF cơ bản của PDFSub xử lý tệp trong trình duyệt của bạn - tài liệu không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn. DocuSign xử lý mọi thứ trên đám mây. Đối với các tài liệu nhạy cảm mà bạn muốn giảm thiểu rủi ro, xử lý trên trình duyệt là một lợi thế đáng kể. (Lưu ý: Các tính năng AI của PDFSub yêu cầu xử lý phía máy chủ, với tính năng xóa tự động.)
Cá nhân và nhóm nhỏ quan tâm đến ngân sách. Một người làm nghề tự do cần ký hợp đồng và đôi khi hợp nhất, nén hoặc chuyển đổi tệp PDF sẽ nhận được nhiều giá trị hơn từ một gói đăng ký PDFSub duy nhất so với gói Cá nhân của DocuSign chỉ bao gồm việc ký.
Cách tiếp cận kết hợp
Đây là điều mà hầu hết các bài so sánh sẽ không cho bạn biết: đối với nhiều nhóm, câu trả lời đúng là cả hai.
Nếu nhóm bán hàng của bạn gửi 200 hợp đồng mỗi tháng thông qua quy trình làm việc tích hợp với Salesforce, họ cần DocuSign (hoặc một nền tảng ký điện tử doanh nghiệp tương đương). Nhưng nhóm tiếp thị ký một thỏa thuận nhà cung cấp mỗi quý và thường xuyên hợp nhất các báo cáo PDF thì không cần tài khoản DocuSign. Họ cần PDFSub.
Việc trả tiền cho công cụ phù hợp ở cấp độ phù hợp cho mỗi nhóm gần như luôn rẻ hơn so với việc đưa mọi người vào cùng một nền tảng doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký điện tử của PDFSub có giá trị pháp lý không?
Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý ở hầu hết các khu vực pháp lý theo các luật như ESIGN (Hoa Kỳ) và eIDAS (EU). PDFSub cho phép bạn đặt chữ ký lên tài liệu PDF, đây là chữ ký điện tử hợp lệ cho hầu hết các mục đích hàng ngày. Tuy nhiên, nó không cung cấp mức độ dấu vết kiểm toán, chứng chỉ hoàn thành hoặc xác minh danh tính như DocuSign cung cấp. Đối với các hợp đồng có giá trị cao hoặc các ngành được quản lý, hãy tham khảo ý kiến của nhóm pháp lý của bạn về mức độ tuân thủ chữ ký điện tử bạn cần.
Tôi có thể gửi tài liệu cho người khác ký thông qua PDFSub không?
Không. Công cụ ký điện tử của PDFSub dùng để thêm chữ ký của riêng bạn vào tệp PDF. Nếu bạn cần gửi tài liệu cho người khác, yêu cầu họ ký từ xa và theo dõi trạng thái, bạn cần một nền tảng quy trình làm việc như DocuSign, HelloSign hoặc PandaDoc.
Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi chỉ ký một vài tài liệu mỗi tháng?
Đây chính là trường hợp sử dụng mà PDFSub hợp lý hơn. Nếu bạn ký 1-5 tài liệu mỗi tháng, chức năng ký được bao gồm trong gói đăng ký cũng bao gồm hàng chục tác vụ PDF khác. Gói Cá nhân của DocuSign với giá 10-15 đô la mỗi tháng cung cấp cho bạn 5 phong bì và không gì khác.
DocuSign có đáng giá cho một doanh nghiệp nhỏ không?
Điều đó phụ thuộc vào khối lượng và độ phức tạp của việc ký của bạn. Nếu bạn thường xuyên gửi hợp đồng cho các bên bên ngoài và cần theo dõi, nhắc nhở và mẫu, gói Tiêu chuẩn của DocuSign (25 đô la/người dùng/tháng hàng năm) thực sự hữu ích và việc tiết kiệm thời gian sẽ biện minh cho chi phí. Nếu bạn chủ yếu tự ký tài liệu và đôi khi gửi một tài liệu để ký, thì mức giá đó khó biện minh khi có các giải pháp thay thế đơn giản hơn.
Tôi có thể sử dụng các công cụ khác của PDFSub cùng với DocuSign không?
Tuyệt đối có thể. Nhiều người dùng giữ DocuSign cho quy trình ký của họ và sử dụng PDFSub cho mọi thứ khác - hợp nhất, nén, chuyển đổi, dịch và trích xuất dữ liệu từ tệp PDF. Hai công cụ này phục vụ các mục đích khác nhau và bổ sung cho nhau rất tốt.
Điểm mấu chốt
DocuSign là nền tảng quy trình làm việc chữ ký điện tử tốt nhất hiện có. Nếu bạn cần những gì nó cung cấp -- ký kết đa bên, mẫu, chứng nhận tuân thủ, tích hợp CRM và dấu vết kiểm toán -- không có công cụ nào đơn giản hơn có thể thay thế nó. Nó xứng đáng với danh tiếng của mình.
Nhưng hầu hết mọi người không cần tất cả những điều đó. Họ chỉ cần ký một tệp PDF. Đối với nhiệm vụ đó, và đối với hàng chục nhiệm vụ PDF khác phát sinh trong công việc hàng ngày, PDFSub cung cấp một bộ công cụ rộng hơn với mức giá thấp hơn. Tính năng ký điện tử đơn giản hơn, đúng vậy. Nhưng khi "đơn giản" có nghĩa là "ký cái này và tiếp tục", đó không phải là một hạn chế -- đó chính là mục đích.
Hãy thử cách tiếp cận phù hợp với quy trình làm việc thực tế của bạn. Nếu bạn thấy mình ước có tính năng định tuyến và mẫu, DocuSign luôn sẵn sàng. Nếu bạn thấy mình ước có thể hợp nhất, nén và dịch các tài liệu bạn đang ký, PDFSub đang chờ bạn.
