วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารสหรัฐฯ ไปยัง QuickBooks (และ Xero)

คุณมีใบแจ้งยอดธนาคารสหรัฐฯ แบบ PDF และต้องการนำเข้าไปยัง QuickBooks อาจเป็นบัญชีธุรกิจที่มีส่วน ePayments จำนวนมาก หรือใบแจ้งยอดมีบล็อกค่าธรรมเนียมบริการแบบแจกแจงรายการยาวๆ อยู่ด้านหลัง และคุณไม่ต้องการพิมพ์ใหม่ทีละ 0.12 ดอลลาร์ หรือคุณกำลังนำเข้าประวัติย้อนหลังหนึ่งปีสำหรับลูกค้า ไฟล์ PDF มีโครงสร้างแต่ก็หนาแน่น และ QuickBooks ไม่รับโดยตรง

นี่คือขั้นตอนการทำงาน มีสี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้ได้กับ Xero - คุณเพียงแค่สลับรูปแบบการส่งออก

ต้องการใช้คู่มือนี้ในบล็อกของคุณหรือไม่? คัดลอกโค้ดสำหรับฝังนี้:

---

ทำไมคุณถึงอัปโหลด PDF ของ U.S. Bank ไม่ได้โดยตรง

QuickBooks Online รับไฟล์ที่อัปโหลดในรูปแบบ .qbo, .ofx, .qfx และ .csv โดยตรง ไม่รับ PDF สำหรับการนำเข้าบัญชี - คุณสมบัติการอัปโหลด PDF ของ Bank Feed ใช้สำหรับการเติมช่องว่างเป็นครั้งคราวในบัญชีที่เชื่อมต่อและจะเสื่อมสภาพเป็น OCR ด้วยผลลัพธ์ที่หลากหลาย

Xero รองรับ .ofx, .csv, .qbo, .qfx และ .qif ข้อจำกัดเดียวกัน: ไม่รับ PDF

ขั้นตอนการทำงานเริ่มต้นด้วยการแปลงรูปแบบ สำหรับรายละเอียดรูปแบบ โปรดดู คู่มือ QBO vs CSV vs OFX ของเรา

---

ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลด PDF ของ U.S. Bank

1. ลงชื่อเข้าใช้ที่ usbank.com
2. เปิดบัญชีที่คุณต้องการ
3. คลิก My Accounts -> Statements & Documents
4. เลือกช่วงใบแจ้งยอด
5. คลิก View / Download PDF

U.S. Bank เก็บใบแจ้งยอดได้สูงสุด 7 ปี ที่มีให้ใช้งานด้วยวิธีนี้ หากคุณเลือก Image Statements (ตรวจสอบรูปภาพที่ฝังอยู่ใน PDF) ไฟล์อาจมีขนาด 5-10 MB แทนที่จะเป็น 200 KB ที่ใบแจ้งยอดแบบข้อความจะมี - ดาวน์โหลดทั้งสองรูปแบบหากคุณต้องการ

---

ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยัง PDFSub

เปิด PDFSub's Bank Statement Converter ลากไฟล์ PDF ของ U.S. Bank เข้าไปในพื้นที่วาง หรือคลิกเพื่อเรียกดู

PDFSub จดจำเทมเพลตของ U.S. Bank ได้โดยอัตโนมัติ การแยกข้อมูลจะทำงานบนเซิร์ฟเวอร์และไฟล์จะไม่ถูกเก็บไว้

การจัดการเฉพาะของ U.S. Bank ที่ PDFSub ทำโดยอัตโนมัติ:

• คอลัมน์ Withdrawals และ Deposits ที่จับคู่กันจะถูกแมปเป็นจำนวนเงินที่มีเครื่องหมายเดียว (ติดลบสำหรับการถอน)
• ส่วน ePayments จะถูกจัดการเหมือนกับ Other Withdrawals - ทั้งสองส่วนจะป้อนเข้าสู่รายการธุรกรรมแบบรวม
• ส่วน Itemized Service Charges ที่ส่วนท้ายของใบแจ้งยอดจะถูกนำเข้าเป็นธุรกรรม (ค่าธรรมเนียมแต่ละรายการจะโพสต์เป็นบรรทัดแยกกัน ไม่ได้รวมเป็นยอด "Bank Fees" ทั้งหมด)
• Image Statements (PDF ที่มีรูปภาพเช็คฝังอยู่) จะถูกจัดการ - รูปภาพเช็คจะถูกข้ามไปในระหว่างการแยกวิเคราะห์ แต่ธุรกรรมเช็คที่เกี่ยวข้องจะถูกเก็บไว้
• บรรทัดยอดคงเหลือสิ้นวันจะถูกยกเว้นจากรายการธุรกรรม
• รูปแบบวันที่ MM/DD ที่ไม่มีปีจะถูกกระทบยอดกับช่วงใบแจ้งยอด

---

ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบการส่งออกที่ถูกต้อง

เมื่อข้อมูลถูกแยกออกมาแล้ว ให้เลือกรูปแบบที่ตรงกับปลายทางของข้อมูล:

ปลายทาง	รูปแบบ	เหตุผล
QuickBooks Online	.qbo	รูปแบบดั้งเดิม, ไม่ต้องแมปคอลัมน์, ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ
QuickBooks Desktop	.qbo หรือ .iif	QBO ผ่าน Web Connect, IIF สำหรับการนำเข้าแบบ batch
Xero	.ofx	แนะนำมากกว่า CSV - รวมถึงข้อมูลเมตาของบัญชีและ ID รายการซ้ำ
Sage	.csv หรือ .ofx	OFX แนะนำเมื่อรองรับ
Wave	.csv หรือ .ofx	ทั้งสองแบบใช้ได้; OFX ช่วยให้ตรวจจับรายการซ้ำได้
FreshBooks	.csv	รูปแบบการนำเข้าเดียวที่รองรับ
Quicken	.qfx หรือ .qif	QFX สำหรับ Quicken รุ่นใหม่, QIF สำหรับเวอร์ชันเก่า

สำหรับส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ เราจะใช้ .qbo และ .ofx คลิก Download ใน PDFSub และบันทึกไฟล์

---

ขั้นตอนที่ 4a: นำเข้า .QBO ไปยัง QuickBooks Online

1. ใน QuickBooks ไปที่ Banking (หรือ Transactions -> Bank transactions)
2. คลิก Link account ที่มุมขวาบน
3. เลือก Upload from file ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
4. ลากไฟล์ .qbo เข้าไป
5. เลือกบัญชี QuickBooks ที่ใบแจ้งยอดนี้เป็นของ
6. ยืนยันช่วงวันที่และคลิก Next
7. ตรวจสอบธุรกรรมที่แยกออกมาในแท็บ For Review

ไฟล์ .qbo มี ID ธุรกรรม FITID ดังนั้น QuickBooks จะข้ามรายการซ้ำในการนำเข้าอีกครั้งโดยอัตโนมัติ

ข้อจำกัดของไฟล์: QuickBooks Online จำกัดการอัปโหลดที่ 350 KB ต่อไฟล์ และ 1,000 ธุรกรรมต่อการนำเข้า สำหรับบัญชีธุรกิจที่มีปริมาณมาก ให้แบ่งตามเดือน

---

ขั้นตอนที่ 4b: นำเข้า .OFX ไปยัง Xero (ขั้นตอนเดียวกัน)

1. กลับไปที่ PDFSub และส่งออกเป็น .ofx แทน .qbo
2. ใน Xero ไปที่ Accounting -> Bank accounts
3. คลิกที่บัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้อง
4. คลิก Manage account -> Import a statement
5. ลากไฟล์ .ofx เข้าไป
6. Xero ตรวจจับรูปแบบและแยกวิเคราะห์ธุรกรรม
7. ตรวจสอบและยืนยัน

---

ข้อผิดพลาดทั่วไปและการแก้ไข

"File could not be processed" ใน QuickBooks ไฟล์ใหญ่กว่า 350 KB หรือมีมากกว่า 1,000 ธุรกรรม แบ่งตามเดือนและนำเข้าใหม่

ค่าธรรมเนียมบริการหายไปหรือรวมกัน U.S. Bank แจกแจงค่าธรรมเนียมบริการ (Monthly Maintenance Fee, Returned Item Fee, Overdraft Fee, Stop Payment Fee, etc.) ในส่วนเฉพาะที่ส่วนท้ายของใบแจ้งยอด PDFSub โพสต์ค่าธรรมเนียมแต่ละรายการเป็นธุรกรรมแยกต่างหากพร้อมคำอธิบายเดิมที่เก็บไว้ ดังนั้นจึงปรากฏเป็นรายการแยกกันใน QuickBooks - ไม่ใช่เป็นยอด "Bank Fees" ก้อนเดียว

Image Statement PDF ใช้เวลานานเกินไปในการอัปโหลด Image Statements มีรูปภาพเช็คฝังอยู่และอาจมีขนาด 5-10 MB PDFSub แยกวิเคราะห์ไฟล์เหล่านี้โดยไม่ต้องแสดงรูปภาพเช็ค ดังนั้นเวลาในการประมวลผลจึงอยู่ในช่วงเดียวกับใบแจ้งยอดแบบข้อความล้วน ไฟล์ QBO ที่ส่งออกจะมีขนาดเท่ากับใบแจ้งยอดแบบธรรมดา

ePayments ไม่ตรงกับ Other Withdrawals U.S. Bank แบ่งการชำระเงินดิจิทัลออกเป็นส่วน ePayments แยกจากเช็คและการถอน ATM PDFSub รวมสิ่งเหล่านี้เข้าเป็นคอลัมน์จำนวนเงินที่มีเครื่องหมายเดียวในการส่งออก ซึ่งตรงกับที่ QuickBooks คาดหวัง หากคุณต้องการรักษาความแตกต่างระหว่าง ePayments กับเช็คสำหรับการรายงาน หัวข้อส่วนเดิมจะถูกจับเป็นฟิลด์บันทึกช่วยจำในแต่ละธุรกรรม

ธนาคารอื่นที่ไม่ใช่ U.S. Bank? PDFSub จดจำเทมเพลตธนาคารได้มากกว่า 20,000 รายการ สำหรับคู่มือเบื้องต้นที่ไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์เกี่ยวกับการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks โปรดดู วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks Online

---

เมื่อคุณมี CSV ดั้งเดิมของ U.S. Bank อยู่แล้ว (ประวัติจำกัด)

U.S. Bank มีการส่งออก CSV จาก Online Banking -> Transactions -> Download ข้อควรจำ:

• เพียงประมาณ 24 เดือนล่าสุด
• จำกัด 1,500 ธุรกรรม โดยไม่แจ้งให้ทราบในการดาวน์โหลด
• เฉพาะฟีดธุรกรรม - ไม่มีเงินต้นคงเหลือ, ไม่มีเงินปลายงวด, ไม่มีส่วนค่าธรรมเนียมบริการแบบแจกแจงรายการ, ไม่มีตารางยอดคงเหลือรายวัน

สำหรับการตรวจสอบ, การเตรียมภาษี, หรือการนำเข้าข้อมูลในอดีต, เวิร์กโฟลว์ PDF -> PDFSub -> QBO ด้านบนคือเส้นทางที่ถูกต้อง

---

สรุป

1. ดาวน์โหลด PDF ของ U.S. Bank จาก usbank.com (สูงสุด 7 ปี; Image Statements รวมถึงรูปภาพเช็ค)
2. อัปโหลดไปยัง PDFSub's Bank Statement Converter
3. ส่งออกเป็น .qbo (QuickBooks) หรือ .ofx (Xero, Sage, Wave) - การถอน/เงินฝากที่จับคู่กันถูกรวมเข้าด้วยกัน, ค่าธรรมเนียมแบบแจกแจงรายการถูกเก็บรักษาไว้
4. Banking -> Upload from file -> เสร็จสิ้น ไม่ต้องแมปคอลัมน์, ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ

สำหรับเค้าโครงส่วนต่อส่วนของ U.S. Bank ฉบับเต็ม (ส่วน ePayments, คอลัมน์ที่จับคู่กัน, ค่าธรรมเนียมบริการแบบแจกแจงรายการ, Image Statements) โปรดดูข้อมูลเชิงลึก U.S. Bank statement explained แบบเจาะลึก