วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคาร HSBC UK ไปยัง QuickBooks (และ Xero)
แปลงใบแจ้งยอด PDF ของ HSBC UK เป็นรูปแบบ QBO และนำเข้าไปยัง QuickBooks Online (หรือ Xero) ในสี่ขั้นตอน ครอบคลุมรหัส Sort Code ของสหราชอาณาจักร, เครื่องหมาย DR/CR, วันที่แบบ DD/MM/YYYY และบัญชีสกุลเงินต่างประเทศของ HSBC Premier
คุณมีใบแจ้งยอด PDF ของ HSBC UK และต้องการนำเข้าไปยัง QuickBooks หรือ Xero อาจเป็นบัญชีธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณธุรกรรมรายเดือน หรืออาจเป็นใบแจ้งยอด HSBC Premier ที่มีบัญชีย่อยหลายสกุลเงิน (GBP, EUR, USD) ที่ต้องแยกออก หรือคุณอาจเป็นนักบัญชีในสหราชอาณาจักรที่กำลังเริ่มต้นกับลูกค้า ไฟล์ PDF มีโครงสร้าง แต่โดยค่าเริ่มต้น QuickBooks และ Xero ใช้รูปแบบตามมาตรฐานสหรัฐอเมริกาและต้องการการจัดการที่รอบคอบสำหรับรูปแบบของสหราชอาณาจักร
นี่คือขั้นตอนการทำงาน มีสี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้สามารถใช้กับ Xero ได้เช่นกัน เพียงแค่เปลี่ยนรูปแบบการส่งออก
ต้องการใช้คู่มือนี้ในบล็อกของคุณหรือไม่? คัดลอกโค้ดสำหรับฝังนี้:
ทำไมคุณจึงไม่สามารถอัปโหลด PDF ของ HSBC UK ได้โดยตรง
QuickBooks Online รองรับการอัปโหลดไฟล์ในรูปแบบ .qbo, .ofx, .qfx และ .csv ไม่รองรับ PDF โดยตรงสำหรับการนำเข้าข้อมูลธนาคาร
Xero (เป็นที่นิยมในสหราชอาณาจักร) รองรับ .ofx, .csv, .qbo, .qfx และ .qif ข้อจำกัดเดียวกันคือไม่รองรับ PDF
ขั้นตอนการทำงานเริ่มต้นด้วยการแปลงรูปแบบ สำหรับรายละเอียดรูปแบบ โปรดดู คู่มือ QBO เทียบกับ CSV เทียบกับ OFX ของเรา
ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลด PDF ของ HSBC UK
- ลงชื่อเข้าใช้ที่ hsbc.co.uk (ส่วนบุคคล) หรือ business.hsbc.uk (ธุรกิจ)
- เปิดบัญชีที่คุณต้องการ
- คลิก My documents -> Statements
- เลือกช่วงเวลาของใบแจ้งยอด
- คลิก Download (PDF)
HSBC UK เก็บใบแจ้งยอดไว้ให้ใช้งานได้นานถึง 7 ปี ในลักษณะนี้
หมายเหตุเกี่ยวกับบัญชี HSBC Premier และ Global Money ที่มีหลายสกุลเงิน: บัญชีเดียวอาจมีเงินคงเหลือย่อยในสกุล GBP, EUR, USD และสกุลเงินอื่น ๆ ไฟล์ PDF จะรวมธุรกรรมของแต่ละสกุลเงินไว้ในบล็อกแยกกัน โดยทั่วไปแต่ละสกุลเงินจะจับคู่กับบัญชี QuickBooks / Xero แยกต่างหาก (เนื่องจากสกุลเงินหลักสำหรับไฟล์ QuickBooks จะถูกกำหนดไว้)
ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยัง PDFSub
เปิด PDFSub's Bank Statement Converter ลากไฟล์ PDF ของ HSBC UK ไปยังพื้นที่วางไฟล์ หรือคลิกเพื่อเลือก
PDFSub จะจดจำเทมเพลตของ HSBC UK ได้โดยอัตโนมัติ การตรวจจับภาษาท้องถิ่นจะเลือกใช้รูปแบบของสหราชอาณาจักร (วันที่ DD/MM/YYYY, สกุลเงิน GBP เป็นค่าเริ่มต้น, รูปแบบ Sort Code) โดยไม่ต้องกำหนดค่าด้วยตนเอง การแยกข้อมูลจะทำงานบนเซิร์ฟเวอร์และไฟล์จะไม่ถูกจัดเก็บ
การจัดการเฉพาะสำหรับ HSBC UK ที่ PDFSub ทำโดยอัตโนมัติ:
- วันที่ DD/MM/YYYY จะถูกแยกวิเคราะห์อย่างถูกต้อง (ไม่สลับเป็น MM/DD เหมือนเครื่องมือที่ใช้เฉพาะในสหรัฐอเมริกา)
- Sort Code (XX-XX-XX) จะถูกเก็บไว้ในส่วนหัวของการส่งออก - QuickBooks และ Xero ถือว่านี่เป็นข้อมูลเมตาของบัญชี
- เครื่องหมาย DR / CR ที่อยู่ถัดจากจำนวนเงินจะถูกแปลงเป็นจำนวนเงินที่มีเครื่องหมาย (
+สำหรับ CR,-สำหรับ DR) - ตัวเลขที่มีตัวคั่นหลักพันโดยใช้จุลภาคหรือจุดจะถูกแยกวิเคราะห์อย่างถูกต้อง (รูปแบบสหราชอาณาจักร:
1,234.56) - บัญชี Premier ที่มีหลายสกุลเงินจะถูกแยกออกเป็นไฟล์ส่งออกแยกต่างหาก - ไฟล์ละหนึ่งสกุลเงิน (GBP, EUR, USD)
- รหัส IBAN และ BIC จะถูกบันทึกเป็นข้อมูลเมตาหากมีอยู่ในส่วนหัวของใบแจ้งยอด
- บรรทัดยอดยกมา (B/F) และยอดยกไป (C/F) จะถูกยกเว้นจากรายการธุรกรรม
ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบการส่งออกที่เหมาะสม
| ปลายทาง | รูปแบบ | เหตุผล |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
รูปแบบดั้งเดิม, ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์, ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ |
| QuickBooks Desktop | .qbo หรือ .iif |
QBO ผ่าน Web Connect, IIF สำหรับการนำเข้าแบบกลุ่ม |
| Xero (UK) | .ofx |
แนะนำ - รวมถึงข้อมูลเมตาของบัญชีและ ID รายการซ้ำ; CSV ต้องจับคู่คอลัมน์ |
| Sage (UK) | .csv หรือ .ofx |
CSV เป็นที่นิยมที่สุดสำหรับ Sage 50, OFX สำหรับ Sage Business Cloud |
| FreeAgent | .ofx หรือ .csv |
OFX แนะนำสำหรับ FreeAgent |
| FreshBooks | .csv |
รูปแบบการนำเข้าที่รองรับเพียงรูปแบบเดียว |
สำหรับนักบัญชีในสหราชอาณาจักร Xero เป็นปลายทางที่พบบ่อยที่สุด ดังนั้น .ofx จึงมักเป็นตัวเลือกที่ถูกต้อง สำหรับการตั้งค่า QuickBooks ในสหราชอาณาจักรที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของ HMRC ให้ใช้ .qbo
ขั้นตอนที่ 4a: นำเข้าไฟล์ .QBO ไปยัง QuickBooks Online
- ใน QuickBooks ไปที่ Banking (หรือ Transactions -> Bank transactions)
- คลิก Link account ที่มุมขวาบน
- เลือก Upload from file ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
- ลากไฟล์
.qboเข้าไป - เลือกบัญชี QuickBooks ที่ใบแจ้งยอดนี้เกี่ยวข้อง
- ยืนยันช่วงวันที่และคลิก Next
- ตรวจสอบรายการธุรกรรมที่แยกวิเคราะห์แล้วในแท็บ For Review
สำหรับบัญชี Premier ที่มีหลายสกุลเงิน ให้ทำซ้ำสำหรับไฟล์ที่แยกตามสกุลเงินแต่ละรายการ (หนึ่งไฟล์สำหรับ GBP, EUR, USD)
ข้อจำกัดของไฟล์: QuickBooks Online จำกัดการอัปโหลดที่ 350 KB ต่อไฟล์ และ 1,000 รายการต่อการนำเข้าหนึ่งครั้ง
ขั้นตอนที่ 4b: นำเข้าไฟล์ .OFX ไปยัง Xero (ขั้นตอนเดียวกัน)
- กลับไปที่ PDFSub และส่งออกเป็น
.ofxแทน.qbo - ใน Xero ไปที่ Accounting -> Bank accounts
- คลิกที่บัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้อง
- คลิก Manage account -> Import a statement
- ลากไฟล์
.ofxเข้าไป - Xero จะตรวจจับรูปแบบและแยกวิเคราะห์รายการธุรกรรม
- ตรวจสอบและยืนยัน
Xero UK จัดการสกุลเงิน GBP ได้โดยตรง สำหรับบัญชีย่อย EUR/USD ใน HSBC Premier คุณจะต้องมีบัญชีธนาคาร Xero แยกต่างหากในสกุลเงินที่ตรงกัน
ข้อผิดพลาดทั่วไปและการแก้ไข
วันที่ถูกแยกวิเคราะห์เป็นรูปแบบที่ไม่ถูกต้อง หากรายการธุรกรรมของคุณแสดงผลผิดลำดับหรือ QuickBooks ปฏิเสธวันที่ว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ไฟล์อาจถูกส่งออกด้วยรูปแบบวันที่ของสหรัฐอเมริกา PDFSub ใช้ DD/MM/YYYY ของสหราชอาณาจักรสำหรับใบแจ้งยอด HSBC UK เป็นค่าเริ่มต้น ให้ส่งออกใหม่จาก PDFSub โดยเลือก Date format: DD/MM/YYYY อย่างชัดเจน
จำนวนเงินผิดพลาดไป 100 หรือ 1000 เท่า รูปแบบของสหราชอาณาจักรใช้ 1,234.56 (จุลภาคเป็นตัวคั่นหลักพัน, จุดเป็นตัวคั่นทศนิยม) เครื่องมือการนำเข้าบางตัวตีความผิดพลาดเป็น 1234.56 หรือ 1.234,56 (รูปแบบยุโรป) PDFSub จะปรับให้เป็นรูปแบบทศนิยมเดียวเมื่อส่งออก หากคุณเห็นจำนวนเงินที่น่าสงสัย ให้ตรวจสอบว่าคุณใช้ .qbo หรือ .ofx (ซึ่งรวมตัวคั่นทศนิยมที่ชัดเจน) แทน .csv
เครื่องหมาย DR/CR แสดงในคำอธิบาย PDFSub ควรแปลงเครื่องหมาย DR (เดบิต) และ CR (เครดิต) เป็นจำนวนเงินที่มีเครื่องหมายเมื่อส่งออก หากคุณเห็นข้อความ "DR" หรือ "CR" ในช่องคำอธิบายของ QuickBooks ให้ส่งออกใหม่โดยเลือก Convert DR/CR to signed amounts
ข้อผิดพลาดในการนำเข้าหลายสกุลเงิน QuickBooks Online ต้องการให้เปิดใช้งาน Multi-currency (Settings -> Account & Settings -> Advanced -> Currency) ก่อนที่คุณจะสามารถนำเข้าธุรกรรมที่ไม่ใช่สกุลเงิน GBP ได้ เปิดใช้งานสิ่งนี้ก่อนนำเข้าไฟล์ที่แยกตามสกุลเงิน EUR หรือ USD จากใบแจ้งยอด Premier
ธนาคารอื่นที่ไม่ใช่ HSBC? PDFSub จดจำเทมเพลตธนาคารกว่า 20,000 รายการ รวมถึงธนาคารใหญ่ 5 แห่งของสหราชอาณาจักร (HSBC, Barclays, Lloyds, NatWest, Santander UK) และสถาบันการเงินส่วนใหญ่ สำหรับข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับรูปแบบการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks ที่ไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์ โปรดดู วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks Online.
เมื่อคุณมีไฟล์ CSV ดั้งเดิมของ HSBC UK อยู่แล้ว (ประวัติจำกัด)
HSBC UK มีการส่งออก CSV จาก Online Banking -> Statements ข้อควรทราบ:
- มีเพียงประมาณ 24 เดือนล่าสุดเท่านั้น
- สำหรับบัญชี Premier ที่มีหลายสกุลเงิน ไฟล์ CSV จะแยกตามสกุลเงิน (คุณต้องส่งออก GBP, EUR, USD แยกกัน)
- มีเฉพาะรายการธุรกรรม - ไม่มี ยอดเปิดบัญชี, ยอดปิดบัญชี, หรือเครื่องหมาย Balance B/F หรือ C/F
- Sort Code อาจไม่มีอยู่ในส่วนหัวของ CSV
สำหรับการตรวจสอบบัญชี การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ HMRC หรือการเริ่มต้นใช้งานในอดีต เวิร์กโฟลว์ PDF -> PDFSub -> QBO ข้างต้นคือเส้นทางที่ถูกต้อง
สรุป
- ดาวน์โหลด PDF ของ HSBC UK จาก hsbc.co.uk (สูงสุด 7 ปี; บัญชี Premier รวมถึงยอดคงเหลือย่อยทุกสกุลเงิน)
- อัปโหลดไปยัง PDFSub's Bank Statement Converter
- ส่งออกเป็น
.qbo(QuickBooks UK) หรือ.ofx(Xero, FreeAgent, Sage Business Cloud) - จัดการวันที่ของสหราชอาณาจักรและเครื่องหมาย DR/CR, บัญชี Premier แยกตามสกุลเงิน - Banking -> Upload from file -> เสร็จสิ้น ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์, ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ
สำหรับเค้าโครงแต่ละส่วนของ HSBC UK ฉบับสมบูรณ์ (Sort Code, เครื่องหมาย DR/CR, วันที่ DD/MM/YYYY, บัญชีหลายสกุลเงิน) โปรดดูรายละเอียดเชิงลึกใน HSBC UK bank statement explained