วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดบัญชี Bank of America ไปยัง QuickBooks (และ Xero)
แปลงใบแจ้งยอด PDF ของ Bank of America เป็นรูปแบบ QBO และนำเข้าสู่ QuickBooks Online ในสี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้ OFX สำหรับ Xero รวมถึงการจัดการ Subtractions / Additions เฉพาะของ BofA และโค้ดสำหรับฝังในบล็อกของคุณ
คุณมีใบแจ้งยอด PDF ของ Bank of America และต้องการนำเข้าไปยัง QuickBooks ระบบ Bank Feed หยุดทำงาน บัญชีถูกปิด คุณกำลังเริ่มใช้งานลูกค้าในช่วงกลางปี หรือคุณลองอัปโหลด PDF ในตัวของ QuickBooks แล้วผลลัพธ์ออกมาแย่ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณต้องการวิธีแปลง PDF นั้นให้เป็นการนำเข้าที่สะอาดซึ่ง QuickBooks (หรือ Xero) ยอมรับได้
นี่คือขั้นตอนการทำงาน สี่ขั้นตอน ขั้นตอนเดียวกันนี้รองรับ Xero - เพียงแค่เปลี่ยนรูปแบบการส่งออก ส่วนที่ยากคือการเลือกรูปแบบที่ถูกต้องและทำความคุ้นเคยกับลักษณะเฉพาะของ BofA (คำศัพท์ Subtractions เทียบกับ Additions, ส่วน Checks Paid แยกต่างหาก, ใบแจ้งยอดแบบรวมที่รวมหลายบัญชี) ที่ทำให้เครื่องมือแปลงทั่วไปสับสน
ต้องการใช้คู่มือนี้ในบล็อกของคุณหรือไม่? คัดลอกโค้ดสำหรับฝังนี้:
ทำไมคุณถึงแค่อัปโหลด PDF ของ BofA ไม่ได้
QuickBooks Online รองรับการอัปโหลดไฟล์ในรูปแบบ .qbo, .ofx, .qfx, และ .csv ไม่รองรับ PDF สำหรับการนำเข้าธนาคาร - คุณสมบัติการอัปโหลด PDF ของ Bank Feed มีไว้สำหรับการเติมช่องว่างเป็นครั้งคราวในบัญชีที่เชื่อมต่อ และจะเสื่อมสภาพเป็น OCR โดยมีผลลัพธ์ที่หลากหลาย
Xero รองรับ .ofx, .csv, .qbo, .qfx, และ .qif ข้อจำกัดเดียวกัน: ไม่รองรับ PDF
ดังนั้นขั้นตอนการทำงานจึงเริ่มต้นด้วยการแปลงรูปแบบ คุณสามารถทำได้ด้วยตนเอง (คัดลอกและวางลงในสเปรดชีต จากนั้นจัดรูปแบบและบันทึกเป็น CSV) หรือใช้เครื่องมือแปลงใบแจ้งยอดธนาคารที่ทราบโครงสร้างของใบแจ้งยอด Bank of America วิธีใช้เครื่องมือแปลงจะเร็วกว่าและหลีกเลี่ยงขั้นตอนการจับคู่คอลัมน์ภายใน QuickBooks เนื่องจากไฟล์ .qbo มีข้อมูลเมตาของคอลัมน์
สำหรับรายละเอียดรูปแบบ โปรดดู คู่มือ QBO เทียบกับ CSV เทียบกับ OFX ของเรา - แผนผังการตัดสินใจรูปแบบที่ด้านบนจะครอบคลุมทุกแพลตฟอร์มการบัญชีในครั้งเดียว
ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลด PDF ของ BofA
- ลงชื่อเข้าใช้ที่ bankofamerica.com
- เปิดบัญชีที่คุณต้องการ
- ไปที่ Statements & Documents
- เลือกช่วงใบแจ้งยอด
- คลิก Download PDF
Bank of America เก็บใบแจ้งยอดไว้สูงสุด 7 ปี ในลักษณะนี้ บัญชีเก่าอาจมีการเก็บรักษาที่สั้นกว่า โปรดตรวจสอบรายการวันที่ของใบแจ้งยอดก่อนที่จะสันนิษฐาน
หากคุณมี บัญชีแบบรวม (เช่น บัญชีเช็คและบัญชีออมทรัพย์ในใบแจ้งยอดเดียว) PDF จะรวมทั้งสองบัญชีไว้ในเอกสารเดียวพร้อมส่วนแยกต่างหาก PDFSub รู้จักการแบ่งส่วนและให้คุณเลือกว่าจะส่งออกเป็นไฟล์แยกกันหรือรวมกัน
ขั้นตอนที่ 2: อัปโหลดไปยัง PDFSub
เปิด PDFSub's Bank Statement Converter ลาก PDF ของ BofA เข้าไปในโซนวาง หรือคลิกเพื่อเรียกดู
PDFSub จะจดจำเทมเพลตของ BofA โดยอัตโนมัติ สำหรับ PDF ดิจิทัล (อะไรก็ตามที่คุณดาวน์โหลดโดยตรงจาก bankofamerica.com ไม่ใช่สำเนาที่สแกน) การแยกจะทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณผ่านเอนจิ้นระดับ 1 ของ PDFSub - ไฟล์จะไม่ไปไหนจากอุปกรณ์ของคุณ นั่นเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณทำงานกับข้อมูลลูกค้าภายใต้จดหมายข้อตกลง
PDFSub จะแสดงรายการธุรกรรมที่แยกออกมาให้คุณดูก่อนที่คุณจะทำการส่งออก ดังนั้นคุณสามารถตรวจสอบสองสามแถวกับ PDF ต้นฉบับได้
การจัดการเฉพาะของ BofA ที่ PDFSub ทำโดยอัตโนมัติ:
- คอลัมน์
SubtractionsและAdditionsจะถูกจับคู่เป็นจำนวนเงินที่มีเครื่องหมายเดียว (ติดลบสำหรับ subtractions) เครื่องมือทั่วไปที่คาดหวังหัวข้อ "Withdrawals/Deposits" จะไม่พบสิ่งนี้เลย - ส่วน Checks Paid ที่แยกต่างหาก (พร้อมรูปภาพเช็คที่ถูกตัดทอน) จะถูกจัดการเป็นธุรกรรม ไม่ใช่รูปภาพ หมายเลขเช็คจะถูกเก็บไว้เป็นฟิลด์อ้างอิง
- ตารางสรุป Daily Balance ที่ท้ายใบแจ้งยอดจะถูกยกเว้นจากรายการธุรกรรม (เป็นเพียงสรุป ไม่ใช่ธุรกรรม)
- ใบแจ้งยอดแบบรวม ที่รวมหลายบัญชีใน PDF เดียวจะถูกแยกอย่างถูกต้อง - คุณสามารถส่งออกแต่ละบัญชีแยกกันหรือรวมกันได้
- คำอธิบายธุรกรรมหลายบรรทัด (เช่น ชื่อผู้ค้าในบรรทัดหนึ่ง ที่อยู่และอ้างอิงในบรรทัดถัดไป) จะถูกรวมเป็นฟิลด์คำอธิบายเดียว ไม่ใช่แยกเป็นแถวต่างหาก
ขั้นตอนที่ 3: เลือกรูปแบบการส่งออกที่ถูกต้อง
เมื่อข้อมูลถูกแยกออกมาแล้ว ให้เลือกรูปแบบที่ตรงกับปลายทางของข้อมูล:
| ปลายทาง | รูปแบบ | เหตุผล |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
รูปแบบดั้งเดิม ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ |
| QuickBooks Desktop | .qbo หรือ .iif |
QBO ผ่าน Web Connect, IIF สำหรับการนำเข้าแบบกลุ่ม |
| Xero | .ofx |
ดีกว่า CSV - รวมถึงข้อมูลเมตาบัญชีและ ID รายการซ้ำ |
| Sage | .csv หรือ .ofx |
OFX ดีกว่าเมื่อรองรับ |
| Wave | .csv หรือ .ofx |
ใช้ได้ทั้งสองแบบ OFX ช่วยให้คุณตรวจจับรายการซ้ำได้ |
| FreshBooks | .csv |
รูปแบบการนำเข้าเดียวที่รองรับ |
| Quicken | .qfx หรือ .qif |
QFX สำหรับ Quicken รุ่นใหม่, QIF สำหรับเวอร์ชันเก่า |
สำหรับส่วนที่เหลือของคู่มือนี้ เราจะใช้ .qbo และ .ofx คลิก Download ใน PDFSub และบันทึกไฟล์ไว้ในที่ที่คุณจะหาเจออีกครั้ง
ขั้นตอนที่ 4a: นำเข้า .QBO ไปยัง QuickBooks Online
- ใน QuickBooks ไปที่ Banking (หรือ Transactions -> Bank transactions)
- คลิก Link account ที่มุมขวาบน
- เลือก Upload from file ที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ
- ลากไฟล์
.qboเข้าไป (หรือคลิกเพื่อเรียกดู) - เลือกบัญชี QuickBooks ที่ใบแจ้งยอดนี้เป็นของ
- ยืนยันช่วงวันที่และคลิก Next
- ตรวจสอบธุรกรรมที่แยกออกมา - จะปรากฏในแท็บ For Review
แค่นั้นเอง เนื่องจาก .qbo เป็นรูปแบบดั้งเดิมของ QuickBooks คุณจึงข้ามขั้นตอนการจับคู่คอลัมน์ที่การนำเข้า CSV บังคับให้คุณทำ ไฟล์นี้มีค่า FITID (Financial Institution Transaction ID) สำหรับทุกธุรกรรม ดังนั้นหากคุณนำเข้าใบแจ้งยอดเดียวกันซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ QuickBooks จะข้ามรายการซ้ำไปโดยอัตโนมัติโดยไม่เพิ่มจำนวนเป็นสองเท่า
ข้อจำกัดของไฟล์ที่ควรรู้:
- QuickBooks Online จำกัดการอัปโหลดที่ 350 KB ต่อไฟล์ และ 1,000 ธุรกรรมต่อการนำเข้า
- ใบแจ้งยอด BofA รายเดือนส่วนใหญ่มีขนาดต่ำกว่านี้ สำหรับบัญชีธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูงหรือการนำเข้าตั้งแต่ต้นปีถึงปัจจุบัน ให้แบ่งตามเดือน
ขั้นตอนที่ 4b: นำเข้า .OFX ไปยัง Xero (ขั้นตอนเดียวกัน)
หากคุณทำงานใน Xero แทน QuickBooks สิ่งเดียวที่เปลี่ยนแปลงคือรูปแบบไฟล์และเส้นทางเมนู:
- กลับไปที่ PDFSub และส่งออกเป็น
.ofxแทน.qbo - ใน Xero ไปที่ Accounting -> Bank accounts
- คลิกที่บัญชีธนาคารที่เกี่ยวข้อง
- คลิก Manage account -> Import a statement
- ลากไฟล์
.ofxเข้าไป - Xero จะตรวจจับรูปแบบและแยกธุรกรรม
- ตรวจสอบและยืนยัน
Xero เช่นเดียวกับ QuickBooks จดจำ ID การตรวจจับรายการซ้ำของ OFX การนำเข้าไฟล์เดียวกันซ้ำนั้นปลอดภัย
ข้อผิดพลาดทั่วไปและการแก้ไข
"File could not be processed" ใน QuickBooks โดยปกติหมายความว่าไฟล์มีขนาดเกิน 350 KB หรือมีมากกว่า 1,000 ธุรกรรม ให้แบ่งใบแจ้งยอดออกเป็นส่วนเล็กๆ (ทีละเดือน) แล้วนำเข้าใหม่
ธุรกรรมซ้ำปรากฏขึ้น หากมีรายการซ้ำ แสดงว่าคุณอาจนำเข้าไฟล์ .csv (ไม่มีการตรวจจับรายการซ้ำ) แทน .qbo ให้ส่งออกใหม่จาก PDFSub เป็น .qbo แล้วใช้งาน
ใบแจ้งยอดแบบรวมถูกนำเข้าบัญชีเดียวทั้งที่คุณต้องการแยก เมื่อ PDFSub ตรวจพบใบแจ้งยอดหลายบัญชี มันจะเสนอให้แยก หากคุณพลาดการแจ้งเตือนนั้น ให้ลองอัปโหลด PDF ใหม่และเลือก "Split by account" ก่อนส่งออก
รายการเช็คที่จ่ายปรากฏเป็นรายการซ้ำกับรายการธุรกรรมหลัก สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อเครื่องมือทั่วไปนำเข้าทั้งรายการธุรกรรมและส่วน Checks Paid PDFSub จะทำการขจัดรายการซ้ำเหล่านี้โดยอัตโนมัติตามหมายเลขเช็ค หากคุณเห็นสิ่งนี้ คุณอาจกำลังใช้เครื่องมืออื่น
ธุรกรรมหายไป ตรวจสอบตาราง Daily Balance ที่ท้ายใบแจ้งยอด - การเปลี่ยนแปลงยอดคงเหลือระหว่างวันควรเท่ากับผลรวมของธุรกรรมสำหรับวันนั้น หากยอดรวมไม่ตรงกัน เครื่องมือของคุณอาจพลาดส่วนใดส่วนหนึ่ง นับจำนวนธุรกรรมใน PDF ก่อนเพื่อยืนยัน
ธนาคารอื่นที่ไม่ใช่ BofA? PDFSub จดจำเทมเพลตธนาคารกว่า 20,000 รายการ ขั้นตอนการทำงานสี่ขั้นตอนเดียวกันนี้ยังคงใช้ได้ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับรูปแบบตามซอฟต์แวร์ โปรดดู แผนผังการตัดสินใจ QBO เทียบกับ CSV เทียบกับ OFX สำหรับบทนำเกี่ยวกับรูปแบบที่ไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์เกี่ยวกับการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks โปรดดู วิธีนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารไปยัง QuickBooks Online.
เมื่อคุณมีรายการส่งออกกิจกรรมดั้งเดิมของ BofA อยู่แล้ว (ประวัติจำกัด)
Bank of America มีการดาวน์โหลดโดยตรงสำหรับกิจกรรมธุรกรรมภายในมุมมอง Account Activity สำหรับบัญชีที่ยังเปิดและใช้งานอยู่ วิธีนี้ใช้ได้กับข้อมูลล่าสุดที่รวดเร็ว แต่ไม่เหมาะสำหรับงานประวัติหรือการตรวจสอบ:
- ประวัติจำกัด (โดยทั่วไปคือ 18-24 เดือนล่าสุดสำหรับบัญชีเช็ค, 90 วันสำหรับบัตรเครดิต)
- เฉพาะฟีดธุรกรรม - ไม่มียอดคงเหลือต้นงวด, ยอดคงเหลือปลายงวด, สรุปค่าธรรมเนียม หรือตารางยอดคงเหลือรายวัน
- ตัวเลือกรูปแบบแตกต่างกันไปตามประเภทบัญชีและกลุ่มผลิตภัณฑ์
สำหรับการทำบัญชีรายเดือนอย่างต่อเนื่อง การดาวน์โหลดดั้งเดิมก็เพียงพอแล้ว สำหรับการตรวจสอบบัญชี, การเตรียมภาษี, หรือการเริ่มใช้งานในอดีต คุณต้องใช้ขั้นตอน PDF -> PDFSub -> QBO ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น หากคุณต้องการแยกข้อมูล BofA เป็น Excel เพื่อการวิเคราะห์ (ไม่ใช่การนำเข้า) โปรดดู คู่มือ BofA เป็น Excel ของเรา
สรุป
- ดาวน์โหลด PDF ของ BofA จาก bankofamerica.com (สูงสุด 7 ปี)
- อัปโหลดไปยัง PDFSub's Bank Statement Converter
- ส่งออกเป็น
.qbo(QuickBooks) หรือ.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> เสร็จสิ้น ไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ ตรวจจับรายการซ้ำอัตโนมัติ
ขั้นตอนทั้งหมดใช้เวลาประมาณ 90 วินาทีต่อใบแจ้งยอดเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว Subtractions, Additions, Checks Paid, Daily Balance, ใบแจ้งยอดแบบรวม - ทั้งหมดจัดการโดยอัตโนมัติ