วิธีแปลง PDF เป็น Excel: วิธีที่ได้ผลจริง
เรียนรู้วิธีที่ดีที่สุดในการแปลงไฟล์ PDF เป็นสเปรดชีต Excel พร้อมรักษาข้อมูลและรูปแบบของคุณ
คุณมีข้อมูลที่ถูกล็อกอยู่ใน PDF และต้องการนำไปใช้ใน Excel อาจเป็นรายงานทางการเงิน ใบแจ้งหนี้ หรือตารางข้อมูลผลิตภัณฑ์ ปัญหาคือ? PDF ไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อการแก้ไข แต่ถูกออกแบบมาเพื่อให้แสดงผลเหมือนกันทุกที่
นี่คือวิธีที่จะนำข้อมูลนั้นไปใส่ในสเปรดชีตที่คุณสามารถทำงานด้วยได้จริง
ทำไมการแปลง PDF เป็น Excel จึงเป็นเรื่องยาก
PDF และสเปรดชีต Excel มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง PDF ใช้เพื่อรักษาเค้าโครงภาพ ซึ่งก็คือการพิมพ์ดิจิทัลนั่นเอง Excel จัดระเบียบข้อมูลเป็นแถวและคอลัมน์เพื่อการคำนวณและการวิเคราะห์
ความท้าทายคืออะไร? PDF ไม่มีข้อมูลโครงสร้างเหมือนตาราง HTML ไม่มีแท็ก <table>, <tr>, หรือ <td> ที่บอกซอฟต์แวร์ว่าแถวและคอลัมน์เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ใด ตัวแปลงต้องคาดเดาจากตำแหน่งที่มองเห็น
ความไม่ตรงกันพื้นฐานนี้คือสาเหตุที่การแปลงโดยตรงมักให้ผลลัพธ์ที่ยุ่งเหยิง: คอลัมน์รวมกัน ตัวเลขกลายเป็นข้อความ และรูปแบบผิดเพี้ยนไป
วิธีที่ 1: การนำเข้าข้อมูลในตัวของ Microsoft Excel
หากคุณมี Excel 2019 หรือใหม่กว่า (รวมถึง Microsoft 365) คุณสามารถนำเข้าข้อมูล PDF ได้โดยตรงโดยใช้ Power Query
วิธีดำเนินการ
- เปิด Excel แล้วไปที่ Data → Get Data → From File → From PDF
- เลือกไฟล์ PDF ของคุณ
- Power Query จะแสดงตารางที่มีอยู่—เลือกตารางที่คุณต้องการ
- คลิก Transform Data เพื่อแก้ไขข้อมูลที่นำเข้า หรือ Load เพื่อนำเข้าโดยตรงไปยังสเปรดชีตของคุณ
ข้อดีและข้อเสีย
เหมาะสำหรับ: PDF ที่สะอาด มีโครงสร้างดี และมีตารางที่ไม่ซับซ้อน
มีปัญหาเมื่อ: เค้าโครงซับซ้อน เซลล์รวมกัน ตารางหลายหน้า
หมายเหตุ: คุณสมบัตินี้ไม่มีใน Excel เวอร์ชัน Mac
วิธีที่ 2: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat (เวอร์ชันเสียเงิน ไม่ใช่แค่ Reader) สามารถส่งออก PDF เป็นรูปแบบ Excel ได้โดยตรง
วิธีดำเนินการ
- เปิด PDF ของคุณใน Acrobat
- ไปที่ File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
- เลือกตำแหน่งที่จะบันทึก
Adobe ยังมี ตัวแปลงออนไลน์ฟรี ที่จำกัดการใช้งาน
ข้อดีและข้อเสีย
เหมาะสำหรับ: PDF ที่สร้างด้วยเครื่องมือของ Adobe เอกสารต้นฉบับ (ไม่ใช่เอกสารสแกน)
มีปัญหาเมื่อ: เอกสารสแกน รูปแบบซับซ้อน
วิธีที่ 3: ตัวแปลงออนไลน์
เครื่องมือออนไลน์ฟรีหลายตัวสามารถแปลง PDF เป็น Excel ได้โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์
ตัวเลือกยอดนิยม
| เครื่องมือ | เหมาะสำหรับที่สุด | ข้อจำกัด |
|---|---|---|
| Smallpdf | การแปลงอย่างรวดเร็ว | จำกัดจำนวนครั้งต่อวันในระดับฟรี |
| iLovePDF | การประมวลผลเป็นชุด | จำกัดขนาดไฟล์ |
| PDF2Go | ตารางธรรมดา | อาจมีปัญหาเมื่อเจอเค้าโครงที่ซับซ้อน |
ข้อควรพิจารณาด้านความเป็นส่วนตัว
เมื่อใช้ตัวแปลงออนไลน์ ไฟล์ของคุณจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา สำหรับข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน ควรพิจารณาวิธีการแบบออฟไลน์หรือเครื่องมือที่ประมวลผลไฟล์ในเบราว์เซอร์ของคุณโดยตรง
วิธีที่ 4: คัดลอกและวาง (ด้วยตนเอง)
บางครั้งวิธีที่ง่ายที่สุดก็ใช้ได้ผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลจำนวนน้อย
วิธีดำเนินการ
- เปิด PDF และเลือกตารางด้วยเมาส์
- คัดลอก (Ctrl+C หรือ Cmd+C)
- วางใน Excel (Ctrl+V หรือ Cmd+V)
- ใช้ Data → Text to Columns เพื่อแก้ไขปัญหาการจัดรูปแบบ
เมื่อวิธีนี้ใช้ได้ผล
วิธีนี้เหมาะที่สุดสำหรับตารางหน้าเดียวที่ไม่ซับซ้อน ซึ่งคุณต้องการดึงข้อมูลอย่างรวดเร็ว คาดว่าจะต้องใช้เวลาในการจัดรูปแบบผลลัพธ์
ปัญหาทั่วไปและวิธีแก้ไข
ตัวเลขนำเข้าเป็นข้อความ
Excel อาจจัดการตัวเลขของคุณเป็นสตริงข้อความ ซึ่งจะทำให้การคำนวณผิดพลาด
วิธีแก้ไข: เลือกคอลัมน์ ไปที่ Data → Text to Columns แล้วคลิก Finish หรือคูณเซลล์ด้วย 1 เพื่อบังคับการแปลง
คอลัมน์รวมกัน
ข้อมูลจากหลายคอลัมน์ไปรวมอยู่ในเซลล์เดียว
วิธีแก้ไข: ใช้ Text to Columns โดยใช้ตัวคั่น (เว้นวรรค, จุลภาค หรือความกว้างคงที่) เพื่อแยกข้อมูล
ข้อมูลหายไป
เนื้อหาบางส่วนไม่ปรากฏในการแปลง
วิธีแก้ไข: ลองใช้เครื่องมือแปลงอื่น—แต่ละเครื่องมือจัดการเค้าโครงแตกต่างกัน สำหรับ PDF ที่สแกน คุณต้องมีความสามารถ OCR (Optical Character Recognition)
รูปแบบหายไป
สี แบบอักษร และเส้นขอบเซลล์หายไป
วิธีแก้ไข: ตัวแปลงส่วนใหญ่จะเน้นที่ข้อมูล ไม่ใช่รูปแบบภาพ คุณจะต้องใช้รูปแบบใหม่ด้วยตนเองใน Excel
เคล็ดลับเพื่อให้ได้ผลลัพธ์การแปลงที่ดีขึ้น
ใช้ PDF ต้นฉบับเมื่อเป็นไปได้
PDF ที่สร้างขึ้นแบบดิจิทัล (จาก Word, Excel หรือซอฟต์แวร์บัญชี) จะแปลงได้ดีกว่าเอกสารที่สแกนจากกระดาษ หากคุณมีทางเลือก ให้ขอเวอร์ชันดิจิทัล
ตรวจสอบความสามารถ OCR
หาก PDF ของคุณเป็นรูปภาพที่สแกน คุณต้องใช้ตัวแปลงที่มี OCR มองหาคุณสมบัตินี้โดยเฉพาะ—Smallpdf และ Adobe Acrobat มีคุณสมบัตินี้ทั้งคู่
ตรวจสอบผลลัพธ์เสมอ
ไม่มีตัวแปลงใดสมบูรณ์แบบ หลังจากแปลงแล้ว:
- ตรวจสอบว่าจำนวนแถวและคอลัมน์ตรงกับต้นฉบับหรือไม่
- ตรวจสอบตัวเลขสองสามตัวเทียบกับต้นฉบับ
- มองหาข้อมูลที่รวมกันหรือหายไป
ขั้นตอนนี้ใช้เวลาเพียงครู่เดียว แต่ช่วยประหยัดเวลาในการแก้ไขปัญหาได้หลายชั่วโมง
พิจารณาประเภทเอกสาร
PDF ประเภทต่างๆ ต้องการวิธีการที่แตกต่างกัน:
| ประเภทเอกสาร | วิธีที่ดีที่สุด |
|---|---|
| ใบแจ้งยอดธนาคาร | ตัวแปลงทางการเงินเฉพาะทาง |
| ใบแจ้งหนี้ | Adobe Acrobat หรือเครื่องมือออนไลน์ |
| รายงานข้อมูล | Power Query (มีใน Excel) |
| เอกสารสแกน | เครื่องมือที่รองรับ OCR |
เมื่อการแปลงไม่เพียงพอ
บางครั้งไม่มีตัวแปลงใดสามารถดึงข้อมูลของคุณออกมาได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งมักเกิดขึ้นกับ:
- เอกสารที่ออกแบบมาอย่างซับซ้อนพร้อมเค้าโครงที่ซับซ้อน
- PDF ที่มีข้อมูลกระจายอยู่ในหลายคอลัมน์อย่างไม่สม่ำเสมอ
- เอกสารสแกนที่มีคุณภาพของภาพต่ำ
- ไฟล์ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน (ต้องลบรหัสผ่านก่อน)
ในกรณีเหล่านี้ การป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่ออกแบบมาสำหรับประเภทเอกสารของคุณอาจเป็นทางเลือกเดียวที่เชื่อถือได้
คำถามที่พบบ่อย
ฉันสามารถแปลง PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่านเป็น Excel ได้หรือไม่?
คุณจะต้องลบรหัสผ่านก่อน หากคุณทราบรหัสผ่าน ให้เปิด PDF ในโปรแกรมดู เช่น Adobe Reader พิมพ์เป็น PDF โดยไม่มีการป้องกัน จากนั้นจึงแปลง หากคุณไม่ทราบรหัสผ่าน ให้ติดต่อผู้ที่สร้างเอกสาร
ทำไมตัวเลขของฉันจึงแสดงเป็นข้อความใน Excel?
PDF ไม่ได้แยกความแตกต่างระหว่างตัวเลขและข้อความ—ทั้งหมดเป็นเพียงอักขระบนหน้ากระดาษ เมื่อ Excel นำเข้าข้อมูลนี้ อาจตั้งค่าเริ่มต้นเป็นรูปแบบข้อความ ใช้ Data → Text to Columns หรือคูณด้วย 1 เพื่อแปลง
วิธีใดให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำที่สุด?
ขึ้นอยู่กับเอกสารของคุณ สำหรับ PDF ต้นฉบับที่มีตารางธรรมดา Power Query ของ Excel มักจะทำงานได้ดี สำหรับเอกสารที่ซับซ้อน Adobe Acrobat หรือตัวแปลงเฉพาะทางมักจะทำงานได้ดีกว่า วิธีเดียวที่จะทราบคือการลองใช้ไฟล์เฉพาะของคุณ
ฉันสามารถแปลง PDF หลายไฟล์พร้อมกันได้หรือไม่?
ได้ แต่มีหลายวิธี เครื่องมือออนไลน์บางตัว เช่น iLovePDF รองรับการแปลงเป็นชุด Power Query ยังสามารถนำเข้าไฟล์หลายไฟล์ได้ด้วยการตั้งค่าบางอย่าง สำหรับการประมวลผลเป็นชุดเป็นประจำ ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป เช่น Adobe Acrobat Pro จะมีประสิทธิภาพมากที่สุด
มีวิธีทำให้การแปลง PDF เป็น Excel เป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่?
การเชื่อมต่อ Power Query สามารถรีเฟรชได้โดยอัตโนมัติเมื่อ PDF ต้นฉบับอัปเดต สำหรับระบบอัตโนมัติที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น เครื่องมือโปรแกรม เช่น Python พร้อมไลบรารี เช่น Tabula หรือ Camelot สามารถประมวลผล PDF ได้แบบโปรแกรม
สรุป
การแปลง PDF เป็น Excel อาจไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่คุณมีทางเลือก:
- Excel Power Query สำหรับตารางที่เรียบง่ายและมีโครงสร้างดี
- Adobe Acrobat เพื่อผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้บน PDF ต้นฉบับ
- ตัวแปลงออนไลน์ สำหรับความต้องการเร่งด่วนและไม่บ่อยครั้ง
- การคัดลอกและวางด้วยตนเอง สำหรับการดึงข้อมูลขนาดเล็กและไม่ซับซ้อน
กุญแจสำคัญคือการจับคู่วิธีการของคุณกับประเภทเอกสารของคุณ—และตรวจสอบผลลัพธ์เสมอ ก่อนที่จะเชื่อถือข้อมูลที่แปลงแล้ว