Badilisha Taarifa za Benki ziwe katika Muundo wa QBO
Jinsi ya kubadilisha taarifa za benki za PDF kuwa faili za QBO kwa ajili ya QuickBooks - maelezo ya muundo, ubadilishaji hatua kwa hatua, na kwa nini QBO ni bora kuliko CSV kwa ajili ya kuingiza data.
QBO ni muundo wa faili unaopendelewa na QuickBooks kwa ajili ya kuingiza miamala ya benki. Ni ule unaofanya kazi bila matatizo - hakuna ramani ya nguzo, hakuna kukisia muundo wa tarehe, hakuna maumivu ya kichwa ya marudio. Pakia faili, linganisha na akaunti, na unaanza kuunganisha.
Lakini hapa ndio tatizo: benki yako inakupa taarifa ya PDF, si faili ya QBO. Na QuickBooks haiwezi kusoma PDF.
Mwongozo huu unaeleza muundo wa QBO ni nini hasa, kwa nini ni muhimu kwa watumiaji wa QuickBooks, na jinsi ya kubadilisha taarifa zako za benki za PDF kuwa faili za QBO ambazo zinaingizwa kwa usafi.
Muundo wa QBO ni Nini?
QBO (QuickBooks Web Connect) ni muundo wa faili la data la kifedha lililojengwa juu ya kiwango cha OFX (Open Financial Exchange). Kimsingi ni faili la OFX lenye kiendelezi cha .qbo na lebo maalum za Intuit zilizoongezwa kwa utangamano na QuickBooks.
Muundo huu unatumia alama za SGML (sawa na XML lakini kwa syntax rahisi zaidi) na huhifadhi data ya muamala kwa njia iliyopangwa na inayoweza kusomwa na mashine. Kila faili la QBO linajumuisha:
- Rekodi za muamala - tarehe, kiasi, mlipwaji, memo, na nambari ya hundi kwa kila muamala
- FITIDs - Nambari za kipekee za Muamala wa Taasisi ya Kifedha ambazo huzuia uingizaji wa marudio
- Metadata ya akaunti - nambari ya njia ya benki, nambari ya akaunti, na aina ya akaunti
- Kipindi cha tarehe - kipindi cha taarifa kinachofunikwa na faili
- Sarafu - msimbo wa sarafu (USD, CAD, GBP, n.k.)
Unapoingiza faili la QBO kwenye QuickBooks, yote haya huunganishwa kiotomatiki. Hakuna mgawo wa nguzo. Hakuna upangaji wa tarehe wa mikono. Miamala huonekana kwenye mfumo wako wa benki tayari kwa ajili ya kuainisha na kuunganisha.
Kwa Nini QBO ni Bora Kuliko CSV kwa QuickBooks
QBO na CSV zote zinaweza kuingiza miamala kwenye QuickBooks. Lakini hazilingani.
| Kipengele | QBO | CSV |
|---|---|---|
| Mgawo wa nguzo | Kiotomatiki | Mwongozo - unagawa kila nguzo |
| Utambuzi wa marudio | Ndiyo (kulingana na FITID) | Hapana - kuingiza tena huleta marudio |
| Ushughulikiaji wa tarehe | Sanifu (YYYYMMDD) | Lazima ilingane na eneo lako la QuickBooks |
| Upangaji wa muundo wa muda | Ulioandaliwa - hakuna utata | Lazima kuondoa alama, kurekebisha vitenganishi |
| Metadata ya akaunti | Imejumuishwa | Haipatikani |
| Nambari za hundi | Zimehifadhiwa | Huenda zikapotea |
| QuickBooks Desktop | Usaidizi kamili | Haitegemewii kwa ajili ya kuingiza data ya benki |
| Muda wa kuingiza data | Pakia na umemaliza | Pakia, linganisha nguzo, thibitisha |
Faida kubwa zaidi ni kuzuia marudio. Kila muamala katika faili la QBO una FITID ya kipekee. QuickBooks hukumbuka kila FITID ambayo imewahi kuona - ikiwa utaingiza faili sawa mara mbili kwa bahati mbaya, QuickBooks hupuuza marudio kimyakimya. Kwa CSV, hakuna ulinzi. Ingiza faili sawa mara mbili na utakuwa na maingizo maradufu ya kusafisha.
Kumbuka kuhusu QuickBooks Desktop: Matoleo ya Desktop hayakubali CSV kwa ajili ya kuingiza miamala ya benki kabisa. QBO (kupitia Web Connect) ndiyo njia kuu ya kuingiza data ya benki kwenye QuickBooks Desktop bila kuingiza kwa mikono.
Jinsi QBO Inavyolinganishwa na Miundo Mingine
QBO, OFX, na QFX ni ndugu - wote wanashiriki msingi sawa wa kiwango cha OFX. Tofauti ziko katika programu gani inazisoma:
| Muundo | Kulingana na | Programu Lengo | Kiendelezi |
|---|---|---|---|
| QBO | OFX + lebo za Intuit | QuickBooks | .qbo |
| QFX | OFX + lebo za Intuit | Quicken | .qfx |
| OFX | Kiwango cha wazi | Nyingi (Xero, Wave, n.k.) | .ofx |
| QIF | Miliki ya Intuit | Quicken ya zamani | .qif |
| IIF | Miliki ya Intuit | QuickBooks Desktop pekee | .iif |
Unaweza kuipa jina tena faili la .ofx kuwa .qbo na QuickBooks kawaida italisoma. Nyongeza kuu maalum ya Intuit ni lebo ya INTU.BID - msimbo wa utambulisho wa benki unaomwambia QuickBooks ni taasisi gani ya kifedha faili ilitoka.
QIF imepitwa na wakati. Ni muundo wa maandishi wa mstari-kwa-mstari kutoka 1988 bila vitambulisho vya muamala na bila utambuzi wa marudio. Ikiwa una chaguo, tumia QBO au OFX badala yake kila wakati.
Jinsi ya Kubadilisha Taarifa za Benki kuwa QBO
Njia ya 1: PDFSub (Inapendekezwa)
Njia ya haraka zaidi ya kutoka taarifa ya benki ya PDF hadi faili ya QBO.
- Nenda kwenye Kigeuzi cha Taarifa za Benki cha PDFSub
- Pakia taarifa yako ya benki ya PDF - buruta na uangushe au bofya ili kuvinjari
- PDFSub huchomoa miamala kiotomatiki, ikitambua tarehe, kiasi, na maelezo
- Kagua data iliyochomwa kwenye hakikisho
- Chagua QBO kama muundo wa kutoa
- Pakua faili
PDFSub hutoa faili halali za QBO zenye FITIDs za kipekee, upangaji sahihi wa tarehe, na alama sahihi za deni/kikopo. Inashughulikia taarifa za kurasa nyingi, mizani inayoendelea, na maelezo ya mistari mingi kiotomatiki.
Kigeuzi hufanya kazi na miundo 20,000+ ya benki katika lugha 130+. PDF za kidijitali (zenye msingi wa maandishi) huchakatwa kwenye kivinjari chako - faili haitoki kwenye kompyuta yako.
Mpango wa All-In-One ni $20/mtumiaji/mwezi (kwa mwaka) au $25/mtumiaji/mwezi (kwa mwezi), ukijumuisha kurasa 500 za taarifa za benki kwa kila mtumiaji na jaribio la bila malipo la siku 7.
Njia ya 2: Pakua kutoka kwa Benki Yako
Baadhi ya benki hutoa upakuaji wa QBO au OFX moja kwa moja kutoka kwa bandari yao ya benki mtandaoni.
- Ingia kwenye tovuti ya benki yako
- Nenda kwenye sehemu ya historia ya taarifa au miamala ya akaunti
- Tafuta chaguo la kupakua - inaweza kuandikwa "QuickBooks," "Web Connect," "QBO," au "OFX"
- Chagua kipindi cha tarehe na pakua
Kikwazo: Si benki zote zinazotoa hii, na zinapofanya hivyo, kawaida huwa ni kwa siku 90 zilizopita. Kwa data ya kihistoria, akaunti zilizofungwa, au benki zisizo na chaguo za kupakua, utahitaji Njia ya 1.
Njia ya 3: Badilisha CSV kuwa QBO
Ikiwa tayari una faili la CSV kutoka kwa benki yako, unaweza kulibadilisha kuwa QBO kwa kutumia PDFSub au kigeuzi maalum cha CSV-kwa-QBO. Faida muhimu ni kuongeza FITIDs kwa ajili ya ulinzi wa marudio - kitu ambacho faili za CSV hazijumuishi kawaida.
Kuagiza Faili za QBO kwenye QuickBooks
QuickBooks Online
- Nenda kwenye Banking (au Transactions → Bank Transactions)
- Bofya Upload transactions (au Link account → Upload from file)
- Chagua akaunti ya benki ya kuingiza data - au unda mpya
- Chagua faili yako ya
.qbo - QuickBooks huchanganua faili na kuonyesha hakikisho
- Thibitisha uingizaji data
Miamala huonekana kwenye kichupo cha For Review. Bainisha kila moja, linganisha na maingizo yaliyopo, au unda miamala mipya.
QuickBooks Desktop
- Nenda kwenye File → Utilities → Import → Web Connect Files
- Chagua faili yako ya
.qbo - QuickBooks huthibitisha faili (inahitaji muunganisho wa intaneti)
- Linganisha faili na akaunti ya benki iliyopo au unda mpya
- Miamala huonekana kwenye dirisha la Bank Feeds
Muhimu: QuickBooks Desktop lazima iwe ndani ya miaka 3 ya kutolewa kwake ili kuingiza faili za QBO. Matoleo ya zamani kuliko miaka 3 hupoteza utendaji wa Web Connect.
Masuala ya Kawaida ya Uingizaji wa QBO
"Imeshindwa kuthibitisha taasisi ya kifedha"
Sababu: Lebo ya INTU.BID katika faili la QBO hailingani na benki inayotambulika katika orodha ya Intuit. Hii ni ya kuonekana tu - huathiri lebo ya benki inayoonyeshwa wakati wa kuingiza data lakini haizuii miamala kuingizwa.
Suluhisho: Kubali kidokezo na endelea. Miamala itaingizwa kawaida. Faili za QBO zinazozalishwa na PDFSub hutumia BID chaguo-msingi inayotangamana.
Miamala marudio hupuuza
Sababu: QuickBooks hukumbuka kila FITID ambayo imewahi kuingizwa. Ikiwa unaingiza tena faili (hata baada ya kufuta miamala ya awali), QuickBooks hupuuza kimyakimya miamala yenye FITIDs zilizowahi kuonekana.
Suluhisho: Hii kwa kweli ni kipengele - inazuia marudio ya bahati mbaya. Ikiwa unahitaji kweli kuingiza tena, utahitaji faili yenye FITIDs mpya.
Maandishi maalum husababisha kushindwa kwa uingizaji data
Sababu: Alama za ampersand (&), mabano ya pembe (<, >), au herufi zisizo za ASCII katika majina ya walipwaji au maelezo. Alama hizi zina maana maalum katika SGML na lazima ziandikwe kwa usahihi.
Suluhisho: PDFSub hupanga kwa usalama alama hizi kiotomatiki wakati wa kuzalisha QBO. Ikiwa unafanya kazi na faili la QBO kutoka chanzo kingine, lifungue katika kihariri cha maandishi na ubadilishe & na &.
Kadi ya mkopo inaingizwa kama akaunti ya benki
Sababu: Faili la QBO linatumia lebo za akaunti ya benki (BANKMSGSRSV1) badala ya lebo za kadi ya mkopo (CREDITCARDMSGSRSV1). QuickBooks huunda akaunti kama "Other Current Liability" badala ya kadi ya mkopo.
Suluhisho: Faili la QBO linahitaji kifuniko cha ujumbe sahihi kwa aina ya akaunti. PDFSub hutambua kama taarifa ni kutoka kwa akaunti ya hundi, akaunti ya akiba, au kadi ya mkopo na hutumia muundo unaofaa wa QBO.
Majina ya walipwaji yamekatwa
Sababu: Sehemu za NAME na MEMO za muundo wa QBO zina kiwango cha juu cha herufi 32. Majina marefu ya walipwaji au maelezo hukatwa wakati wa kuingiza data.
Suluhisho: Hili ni kikwazo cha muundo. PDFSub hupunguza majina kwa usafi kwenye mipaka ya maneno wakati wa kuzalisha faili za QBO, ikihifadhi sehemu muhimu zaidi ya maelezo.
Unapohitaji Ubadilishaji wa PDF-kwa-QBO
Milisho ya benki hushughulikia uingizaji mwingi wa miamala ya kila siku. Lakini kuna hali za kawaida ambapo ubadilishaji wa QBO kutoka kwa taarifa za PDF ndio chaguo pekee:
Kukamilisha uhasibu. Mteja mpya hajafanya vitabu vyake kwa miezi. Milisho ya benki huenda nyuma kwa siku 90 zaidi. Unahitaji zingine kutoka kwa taarifa za PDF.
Akaunti zilizofungwa. Akaunti ya biashara ilifungwa mwaka jana. Hakuna milisho ya benki inayopatikana - ni taarifa za PDF tu. Badilisha kuwa QBO na uingize.
Benki za kimataifa. Benki nyingi nje ya Marekani hazitegemei milisho ya benki ya QuickBooks. Taarifa za PDF ndizo kawaida kwa akaunti za nje ya nchi.
Milisho imekatika. Milisho ya benki ilivunjika wakati mteja alipobadilisha nenosiri lake. Miamala ya wiki mbili imekosekana. Pakua taarifa ya PDF kwa kipindi hicho na uibadilishe.
Watumiaji wa QuickBooks Desktop. Desktop haikubali CSV kwa ajili ya kuingiza data ya benki. QBO kupitia Web Connect ndiyo njia ya kuingiza data ya benki bila kuingiza kwa mikono.
Kukimbilia kwa msimu wa kodi. Rundo la taarifa za PDF, mteja mpya, na tarehe ya mwisho ya kuwasilisha. Kubadilisha PDF kuwa QBO ni haraka zaidi kuliko kuandika kila muamala kwa mikono.
Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara
Nini tofauti kati ya QBO na OFX?
QBO kimsingi ni OFX yenye lebo maalum za Intuit (hasa INTU.BID, kitambulisho cha benki). Muundo wa msingi ni sawa. Zote zinasaidia FITIDs kwa ajili ya utambuzi wa marudio, mgawo wa nguzo kiotomatiki, na metadata ya akaunti. QBO imeboreshwa kwa ajili ya QuickBooks; OFX ni kiwango pana kinachokubaliwa na Xero, Wave, na programu zingine za uhasibu.
Je, ninaweza kufungua faili la QBO kuona kilichomo ndani?
Ndiyo. Faili za QBO ni maandishi wazi. Zifungue katika kihariri chochote cha maandishi (Notepad, VS Code, TextEdit) na utaona data ya muamala iliyoandaliwa kwa SGML - tarehe, kiasi, majina ya walipwaji, FITIDs, na taarifa za akaunti.
Je, QuickBooks Online inakubali faili za QBO?
Ndiyo. QuickBooks Online inakubali faili za QBO, OFX, QFX, na CSV. QBO na OFX zinapendekezwa kwa sababu zinajumuisha FITIDs kwa ajili ya kuzuia marudio na hazihitaji mgawo wa nguzo.
Kwa nini siwezi kuingiza tena faili la QBO kwenye QuickBooks?
QuickBooks hufuatilia kila FITID ambayo imewahi kuchakata. Mara tu FITID ya muamala inapokuwa imeonekana, haitaingizwa tena - hata kama ulifuta muamala wa awali. Hii inazuia marudio ya bahati mbaya lakini inaweza kuwa ya kukatisha tamaa ikiwa unahitaji kuingiza tena.
Je, muundo wa QBO ni sawa kwa QuickBooks Online na Desktop?
Ndiyo. Faili sawa ya QBO hufanya kazi kwa QuickBooks Online na QuickBooks Desktop. Mchakato wa uingizaji data hutofautiana (Online hutumia upakuaji wa Banking; Desktop hutumia File → Import → Web Connect), lakini muundo wa faili ni sawa.
Faili la QBO linaweza kuwa na miamala mingapi?
Hakuna kikomo kikali katika vipimo vya muundo, lakini QuickBooks Online hupunguza upakuaji hadi takriban KB 350 kwa kila faili - takriban miamala 1,000–1,500. Kwa uingizaji data mkubwa zaidi, gawanya faili kwa mwezi au robo mwaka.
Je, ninaweza kubadilisha taarifa za kadi ya mkopo kuwa QBO?
Ndiyo. QBO inasaidia akaunti za benki na kadi za mkopo. Muundo wa faili hutofautiana kidogo - kadi za mkopo hutumia CREDITCARDMSGSRSV1 badala ya BANKMSGSRSV1 - lakini mchakato wa ubadilishaji ni sawa. PDFSub hutambua aina ya taarifa na hutoa muundo unaofaa wa QBO.