Hur du importerar bankkontoutdrag till Xero

Du har en kunds bankkontoutdrag i PDF-format och behöver dem i Xero. Kanske banken inte stöder automatiska kopplingar. Kanske du lägger upp en ny kund och behöver sex månaders historik. Eller kanske du hanterar ett avslutat konto där bankkopplingar aldrig var ett alternativ.

Oavsett situation accepterar Xero inte PDF-bankkontoutdrag direkt. Du behöver få in datan i CSV-, OFX- eller ett annat format som Xero kan läsa — och göra det utan att skada datum, byta debet mot kredit, eller lägga en timme på att formatera om ett kalkylblad.

Den här guiden täcker alla metoder: automatiska bankkopplingar, manuella filimporter och PDF-konvertering. Plus formateringsregler och vanliga fel som lurar även erfarna redovisningskonsulter.

De tre sätten att få in bankdata i Xero

Xero ger dig tre vägar för att få in transaktioner på ett bankkonto. Varje metod har olika styrkor, och de flesta redovisningskonsulter använder alla tre beroende på situationen.

Metod 1: Bankkopplingar (Automatisk anslutning)

Xero ansluter direkt till din bank och hämtar transaktioner automatiskt — oftast dagligen. Detta är den enklaste metoden när den fungerar.

Så fungerar det: Gå till Bokföring > Bankkonton > Lägg till bankkonto, sök efter din bank och auktorisera anslutningen. Xero använder antingen ett direkt bankpartnerskap eller Yodlee (en tredjepartsaggregator) för att hämta transaktioner.

Fungerar utmärkt när:

Banken stöder Xero-kopplingar (de flesta större banker i USA, Storbritannien, Australien och Nya Zeeland gör det)
Du behöver löpande, automatisk import av transaktioner
Du gör avstämning inom några månader från transaktionsdatumet

Fungerar inte när:

Din bank inte stöds (vissa sparbanker, internationella banker)
Du behöver transaktioner från före kopplingsstartdatumet
Kontot är avslutat — bankkopplingar kräver en aktiv anslutning
Yodlee-baserade kopplingar fortsätter att kopplas bort (ett vanligt klagomål, särskilt med banker som använder multifaktorautentisering)

Metod 2: Manuell filuppladdning (OFX, CSV, QFX, QBO, QIF)

Ladda upp en kontoutdragsfil direkt i Xero. Detta fungerar för alla datumintervall och alla banker — så länge du har filen i rätt format.

Format som stöds:

Format	Automatiska kolumner	Dubblettkontroll	Bäst för
OFX	Ja	Ja (FITID)	Rekommenderas
QFX	Ja	Ja (FITID)	Quicken-export
QBO	Ja	Ja (FITID)	QuickBooks-export
CSV	Nej (manuell mappning)	Nej	Universellt alternativ
QIF	Ja	Nej	Äldre Quicken

OFX är det bästa valet för Xero. Den importeras automatiskt utan kolumnmappning, inkluderar transaktions-ID:n (FITID) för dubblettförebyggande och innehåller metadata som kontonummer och transaktionstyper. CSV fungerar men kräver manuell kolumnmappning och saknar dubblettskydd.

Så här laddar du upp: Gå till Bokföring > Bankkonton, välj kontot, klicka på Hantera konto > Importera ett utdrag, välj sedan din fil.

Begränsningar: Maximalt 1 000 transaktioner per fil. Dela upp större filer i flera importer.

Metod 3: Konvertera PDF-kontoutdrag till Xero-redo format

När du bara har PDF-bankkontoutdrag — vilket är oftast för historisk data, avslutade konton och internationella banker — behöver du konvertera dem först.

Steg-för-steg med PDFSub:

Ladda ner ditt kontoutdrags-PDF från banken
Gå till PDFSubs Bankkontoutdragsomvandlare
Ladda upp PDF:en — dra och släpp eller klicka för att bläddra
Granska de extraherade transaktionerna
Ladda ner som OFX (rekommenderas) eller CSV
Importera till Xero med Metod 2 ovan

PDFSub upptäcker datumformat automatiskt, separerar insättningar från uttag och hanterar beskrivningar med flera rader. OFX-utdata inkluderar FITID:er för dubblettkontroll — vilket innebär att du inte av misstag importerar samma transaktioner två gånger.

Steg-för-steg: Importera en fil till Xero

Steg 1: Konvertera din PDF (om nödvändigt)

Om du har ett PDF-bankkontoutdrag, konvertera det med PDFSubs Bankkontoutdragsomvandlare. Välj OFX som utdataformat — det är Xeross föredragna format och hoppar över kolumnmappningssteget helt.

Om din bank redan erbjuder OFX-, QFX- eller CSV-nedladdningar, hoppa över detta steg.

Steg 2: Ladda upp till Xero

Klicka på Bokföring i toppmenyn, sedan Bankkonton
Hitta målkonto och klicka på Hantera konto
Välj Importera ett utdrag
Klicka på Bläddra och välj din fil
Klicka på Importera

Steg 3: Mappa kolumner (endast CSV)

Om du importerar CSV visar Xero en skärm för kolumnmappning:

Tilldela varje kolumn ett Xero-fält: Datum, Belopp, Betalningsmottagare, Beskrivning, Referens
Markera "Importera inte första raden" om din fil har kolumnrubriker
Förhandsgranska transaktionerna på höger sida — verifiera att datum och belopp ser korrekta ut
Klicka på Spara

OFX-, QFX- och QBO-filer hoppar över detta steg helt — kolumner mappas automatiskt.

Steg 4: Granska och stäm av

Importerade transaktioner visas som ej avstämda utdragsrader. För varje transaktion erbjuder Xero tre åtgärder:

Matcha — Länka till en befintlig faktura, leverantörsfaktura eller transaktion i Xero
Skapa — Skapa en ny in- eller utbetalningspost och tilldela kontokoder och momssatser
Överföring — Registrera som en överföring mellan två Xero-bankkonton

Proffstips: Ställ in bankregler för att automatisera återkommande transaktioner. Regler matchar mönster i betalningsmottagare eller beskrivning och förifyller kontokod och momssats. Detta kan minska avstämningstiden med 30–50 %.

Steg 5: Verifiera ditt saldo

Efter avstämning, jämför Xeross bankkontosaldo med ditt faktiska bankkontosaldo. Om de inte stämmer, använd rapporten Bankavstämningsöversikt för att identifiera avvikelser.

OFX vs. CSV: Vilket format för Xero?

Om du har ett val, använd alltid OFX. Här är varför:

Funktion	OFX/QFX/QBO	CSV
Kolumnmappning	Automatisk	Manuell (första importen)
Dubblettkontroll	Ja (FITID-baserad)	Nej
Datumformat	Inbäddat i filen	Måste matcha Xero-regionen
Beloppsformat	Strukturerat	Måste vara en kolumn, inga symboler
Kontometadata	Inkluderat	Ej tillgängligt
Importtid	Ladda upp och klart	Ladda upp, mappa, verifiera
Risk för fel	Låg	Hög (formateringsfallgropar)

Använd CSV när: Din bank endast tillhandahåller CSV, du behöver redigera transaktioner före import (ta bort dubbletter, lägga till kategorier), eller du vill använda Xeross förkodade CSV-format för automatisk kategorisering.

Använd OFX när: Du har möjlighet. Det är enklare, säkrare och snabbare.

CSV-formateringsregler för Xero

Om du måste använda CSV, här är de exakta kraven. Ett felaktigt fält kan orsaka att hela importen misslyckas.

Obligatoriska kolumner

Kolumn	Obligatorisk	Max längd	Anteckningar
Datum	Ja	—	Måste matcha din Xero-orgs region
Belopp	Ja	—	En kolumn: positiv = in, negativ = ut
Betalningsmottagare	Nej	255 tecken	Används för kontaktmatchning
Beskrivning	Nej	500 tecken	Transaktionsdetaljer
Referens	Nej	255 tecken	Checknummer, ID:n

Datumformat (regionsberoende)

Dina CSV-datum måste matcha din Xero-organisations regionala inställning:

Amerikanska organisationer: MM/DD/ÅÅÅÅ
Brittiska/Australiska/Nya Zeeländska organisationer: DD/MM/ÅÅÅÅ
Universellt (fungerar alltid): ÅÅÅÅ-MM-DD

Kontrollera din inställning: Inställningar > Allmänna inställningar > Region.

Tvåsiffriga år (01/12/20) och textmånader (01 nov 2022) accepteras inte. Framtida datum avvisas.

Beloppsformateringsregler

Använd en enda Belopp-kolumn — positiv för pengar in, negativ för pengar ut
Inga valutatecken ($, €, £)
Inga kommatecken som tusentalsavgränsare — använd 1234.56 inte 1.234,56
Punkt som decimalavgränsare — använd 47.99 inte 47,99
Inga negativa tal inom parentes — använd -47.99 inte (47.99)
Inga transaktioner med nollbelopp — Xero avvisar rader med $0.00

Strukturella regler

Inga tomma rader någonstans i filen
Inga avslutande kommatecken i slutet av rader
Inga sidfotsrader med summor eller saldon
Konsekvent antal kolumner i alla rader
UTF-8-kodning (viktigt för accenterade tecken)
Maximalt 1 000 transaktioner per fil

Vanligt misstag: Många banker exporterar separata kolumner för Debet och Kredit. Xero kräver en enda Belopp-kolumn. Du behöver slå ihop dem före import — insättningar positiva, uttag negativa. PDFSub hanterar detta automatiskt.

Vanliga importfel (och hur du åtgärdar dem)

"Filen innehåller inte giltiga utdragsdata"

Orsak: Tomma rader, avslutande mellanslag eller osynliga tecken i CSV:n. Utlöses också av semikolon-separerade filer (vanligt när Excel i europeisk lokal sparar CSV).

Åtgärd: Öppna filen i en textredigerare (inte Excel). Ta bort tomma rader. Kontrollera att kommatecken — inte semikolon — separerar fälten. Spara som UTF-8.

"Datumformatet känns inte igen"

Orsak: Dina CSV-datum matchar inte din Xero-organisations regionala inställning. 01/03/2026 är 3 januari i amerikanskt format men 1 mars i brittiskt format.

Åtgärd: Kontrollera din Xero-region (Inställningar > Allmänna inställningar) och formatera datum för att matcha. Eller använd ISO-format (ÅÅÅÅ-MM-DD) som fungerar överallt.

Transaktioner importeras med fel tecken (debiter som krediter)

Orsak: Tecknens konvention i din CSV är omvänd. Detta händer ofta med kreditkortsutdrag, där köp är positiva (du är skyldig mer) men Xero förväntar sig dem som negativa (pengar ut).

Åtgärd: Multiplicera Belopp-kolumnen med -1 i Excel före import. Eller konvertera med PDFSub, som automatiskt identifierar utdragstyp och tillämpar rätt teckenkonvention.

Dubbletter av transaktioner efter import

Orsak: Du importerade en fil som täcker datum som redan finns i Xero från en bankkoppling eller tidigare import. Xero tar inte automatiskt bort dubbletter från CSV-importer.

Åtgärd: Använd rapporten Dubbletter av utdragsrader (Rapporter > Alla rapporter > Dubbletter av utdragsrader) för att identifiera och ta bort dubbletter. För att förhindra detta, kontrollera datumintervallet för befintliga transaktioner före import.

"Beloppet måste vara numeriskt"

Orsak: Valutatecken ($), kommatecken som tusentalsavgränsare eller parenteser för negativa belopp i Belopp-kolumnen.

Åtgärd: Ta bort all formatering från Belopp-kolumnen. Värden ska vara rena siffror: 47.99 eller -47.99.

När du behöver manuell import (Bankkopplingar räcker inte till)

Bankkopplingar är bra för den dagliga bokföringen, men det finns vanliga scenarier där manuell import är det enda alternativet:

Ny kundinläggning. Kundens bokföring har inte gjorts på månader (eller år). Bankkopplingar täcker vanligtvis de senaste 30–90 dagarna. Du behöver hela historiken från PDF-kontoutdrag.

Avslutade konton. Ett gammalt företagskonto som har avslutats. Ingen bankkoppling möjlig — anslutningen kräver ett aktivt konto. Men PDF-kontoutdragen finns i pärmarna.

Internationella banker. Banker utanför USA, Storbritannien och ANZ som inte stöder Xeross nätverk för bankkopplingar. Kunden skickar PDF-kontoutdrag per e-post varje månad.

Luckor i bankkopplingar. Yodlee-baserade kopplingen kopplades bort i två veckor eftersom kundens MFA-token löpte ut. Nu behöver du fylla på saknade transaktioner från en PDF-nedladdning.

Årsavslutning. Skattesäsong. En hög med PDF-bankkontoutdrag på ditt skrivbord. Kunden har aldrig ställt in bankkopplingar och du behöver 12 månader i Xero före april.

Migrering från annan plattform. Flytt från QuickBooks, Sage eller ett annat system. Historisk bankdata behöver föras över till Xero, och den gamla plattformens export kan bara finnas som CSV eller PDF.

För alla dessa kan PDFSubs Bankkontoutdragsomvandlare konvertera PDF-kontoutdrag till OFX eller CSV som Xero kan importera direkt. Den fungerar med över 20 000 bankformat på 133 språk, och Tier 1-extraktionen bearbetar digitala PDF:er i din webbläsare utan att ladda upp filen.

Vanliga frågor

Kan jag importera bankkontoutdrag som är äldre än 90 dagar till Xero?

Ja, genom manuell import. Bankkopplingar täcker vanligtvis de senaste 30–90 dagarna, men du kan ladda upp CSV- eller OFX-filer för vilket datumintervall som helst. Konvertera äldre PDF-kontoutdrag med PDFSub, ladda sedan upp filen.

Vilket filformat är bäst för Xero bankimporter?

OFX är det bästa formatet för Xero. Det importeras automatiskt utan kolumnmappning, inkluderar transaktions-ID:n för dubblettkontroll och eliminerar formateringsfel. CSV fungerar men kräver manuell kolumnmappning och noggrann formatering.

Varför avvisar Xero min CSV-fil?

De vanligaste orsakerna: datum matchar inte din organisations regionala inställning, belopp innehåller valutatecken eller kommatecken som tusentalsavgränsare, det finns tomma rader i filen, eller filen använder semikolon istället för kommatecken (europeisk Excel). Öppna filen i en textredigerare för att inspektera och åtgärda dessa problem.

Kan jag importera bankkontoutdrag från internationella banker till Xero?

Ja. Konvertera PDF-kontoutdraget till OFX eller CSV med ett verktyg som PDFSub (som stöder 133 språk och över 20 000 banker), ladda sedan upp filen. Se till att valutan för de importerade transaktionerna matchar bankkontots valutainställning i Xero.

Hur undviker jag dubbletter av transaktioner vid import?

Använd OFX-format istället för CSV. OFX-filer inkluderar unika transaktions-ID:n (FITID) som Xero använder för att upptäcka dubbletter. För CSV-importer, kontrollera datumintervallet för befintliga transaktioner först och undvik överlappande perioder. Efter import, kör rapporten Dubbletter av utdragsrader för att fånga upp eventuella dubbletter.

Stöder Xero separata kolumner för Debet och Kredit i CSV?

Nej. Xero kräver en enda Belopp-kolumn där positiva värden representerar pengar in och negativa värden representerar pengar ut. Om din bank tillhandahåller separata kolumner måste du slå ihop dem före import. PDFSub hanterar detta automatiskt — den identifierar utdragslayouten och ger en enda kolumn med signerade belopp.

Kan jag ångra en import av bankkontoutdrag i Xero?

Ja. Gå till Bokföring > Bankkonton, klicka på kontot, sedan fliken Bankkontoutdrag. Välj det importerade utdraget och klicka på Ta bort. Detta tar bort alla importerade utdragsrader (men inte några avstämda transaktioner — de måste avstämmas först).

Prova PDFSub gratis i 7 dagar — full tillgång till Bankkontoutdragsomvandlaren och 77+ andra PDF-verktyg. Avbryt när som helst.