Si të konvertoni PDF në Excel: Metoda që funksionojnë vërtet

Keni të dhëna të bllokuara në një PDF dhe ju nevojiten në Excel. Ndoshta është një raport financiar, një faturë, ose një tabelë me të dhëna produktesh. Problemi? PDF-të nuk janë krijuar për modifikim—ato janë krijuar për të dukur njësoj kudo.

Ja si t'i nxirrni ato të dhëna në një spreadsheet me të cilin mund të punoni.

Pse konvertimi PDF në Excel është i vështirë

PDF-të dhe spreadsheet-et Excel shërbejnë qëllimeve krejtësisht të ndryshme. Një PDF ruan pamjen vizuale—në thelb është një printim dixhital. Excel organizon të dhënat në rreshta dhe kolona për llogaritje dhe analizë.

Sfida? PDF-të nuk përmbajnë informacion strukturor siç bëjnë tabelat HTML. Nuk ka tagje <table>, <tr>, ose <td> që i tregojnë softuerit ku fillojnë dhe mbarojnë rreshtat dhe kolonat. Konvertuesi duhet të hamendësojë bazuar në pozicionimin vizual.

Ky mospërputhje themelore është arsyeja pse konvertimi direkt shpesh prodhon rezultate të çrregullta: kolonat bashkohen, numrat dalin si tekst, dhe formatimi prishet.

Metoda 1: Importimi i integruar i Microsoft Excel

Nëse keni Excel 2019 ose më të ri (përfshirë Microsoft 365), mund të importoni të dhëna PDF drejtpërdrejt duke përdorur Power Query.

Si ta bëni

1. Hapni Excel dhe shkoni te Data → Get Data → From File → From PDF
2. Zgjidhni skedarin tuaj PDF
3. Power Query shfaq tabelat e disponueshme—zgjidhni atë që ju nevojitet
4. Klikoni Transform Data për të pastruar importin, ose Load për ta sjellë drejtpërdrejt në spreadsheet-in tuaj

Përparësitë dhe të Metat

Funksionon mirë për: PDF-të e pastra, të strukturuara mirë me tabela të thjeshta

Vështirësi ka me: Pamje komplekse, qeliza të bashkuara, tabela me shumë faqe

Shënim: Kjo veçori nuk është e disponueshme në versionet Mac të Excel.

Metoda 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (versioni me pagesë, jo vetëm Reader) mund të eksportojë PDF në formatin Excel drejtpërdrejt.

Si ta bëni

1. Hapni PDF-në tuaj në Acrobat
2. Shkoni te File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
3. Zgjidhni vendndodhjen e ruajtjes

Adobe ofron gjithashtu një konvertues online falas me përdorim të kufizuar.

Përparësitë dhe të Metat

Funksionon mirë për: PDF-të e krijuara me mjete Adobe, dokumente origjinale (jo të skanuara)

Vështirësi ka me: Dokumente të skanuara, formatim kompleks

Metoda 3: Konvertuesit Online

Disa mjete online falas konvertojnë PDF në Excel pa kërkuar instalim softueri.

Opsione Popullore

Mjet	Më i miri për	Kufizime
Smallpdf	Konvertim të shpejtë	Limite ditore në nivelin falas
iLovePDF	Përpunim grupesh	Limite madhësie skedari
PDF2Go	Tabela të thjeshta	Mund të ketë vështirësi me pamje komplekse

Konsideratë për Privatësinë

Kur përdorni konvertues online, skedari juaj ngarkohet në serverët e tyre. Për të dhëna financiare sensitive, konsideroni metoda offline ose mjete që përpunojnë skedarët lokalisht në shfletuesin tuaj.

Metoda 4: Kopjo dhe Ngjit (Manuale)

Ndonjëherë qasja më e thjeshtë funksionon—sidomos për sasi të vogla të dhënash.

Si ta bëni

1. Hapni PDF-në dhe zgjidhni tabelën me miun
2. Kopjoni (Ctrl+C ose Cmd+C)
3. Ngjitni në Excel (Ctrl+V ose Cmd+V)
4. Përdorni Data → Text to Columns për të rregulluar problemet e formatimit

Kur funksionon kjo

Kjo metodë është më e mira për tabela të thjeshta, një-faqëshe ku ju nevojitet vetëm një nxjerrje e shpejtë. Pritni të kaloni kohë duke pastruar rezultatet.

Probleme të zakonshme dhe si t'i rregulloni ato

Numrat e importuar si tekst

Excel mund t'i trajtojë numrat tuaj si vargje tekstesh, gjë që prish llogaritjet.

Rregullim: Zgjidhni kolonën, shkoni te Data → Text to Columns, klikoni Finish. Ose shumëzoni qelizat me 1 për të detyruar konvertimin.

Kolonat e bashkuara

Të dhënat nga disa kolona përfundojnë në një qelizë të vetme.

Rregullim: Përdorni Text to Columns me një ndarës (hapësirë, presje, ose gjerësi fikse) për të ndarë të dhënat.

Të dhëna të humbura

Disa përmbajtje nuk shfaqen në konvertim.

Rregullim: Provoni një mjet tjetër konvertimi—secili trajton pamjet ndryshe. Për PDF-të e skanuara, ju nevojitet aftësi OCR (optical character recognition).

Formatim i humbur

Ngjyrat, shkronjat dhe bordurat e qelizave zhduken.

Rregullim: Shumica e konvertuesve fokusohen te të dhënat, jo te formatimi vizual. Do t'ju duhet të aplikoni formatimin manualisht në Excel.

Këshilla për rezultate më të mira konvertimi

Përdorni PDF origjinale kur është e mundur

PDF-të e krijuara në mënyrë dixhitale (nga Word, Excel, ose softuer kontabël) konvertohen shumë më mirë se dokumentet e skanuara nga letra. Nëse keni mundësinë, kërkoni versione dixhitale.

Kontrolloni për aftësi OCR

Nëse PDF-ja juaj është një imazh i skanuar, ju nevojitet një konvertues me OCR. Kërkoni specifikisht këtë veçori—Smallpdf dhe Adobe Acrobat të dy e ofrojnë atë.

Gjithmonë verifikoni rezultatin

Asnjë konvertues nuk është perfekt. Pas konvertimit:

• Kontrolloni që numri i rreshtave dhe kolonave përputhet me origjinalin
• Verifikoni disa numra krahasuar me burimin
• Kërkoni të dhëna të bashkuara ose të humbura

Kjo merr një minutë dhe kursen orë të tëra të zgjidhjes së problemeve më vonë.

Konsideroni llojin e dokumentit

Lloje të ndryshme PDF-sh kërkojnë qasje të ndryshme:

Lloji i dokumentit	Metoda më e mirë
Deklarata bankare	Konvertues financiarë të specializuar
Fatura	Adobe Acrobat ose mjete online
Raporte të dhënash	Power Query (i integruar në Excel)
Dokumente të skanuara	Mjete me aftësi OCR

Kur konvertimi nuk mjafton

Ndonjëherë asnjë konvertues nuk mund t'i nxjerrë pastër të dhënat tuaja. Kjo ndodh zakonisht me:

• Dokumente me dizenjo të lartë me pamje komplekse
• PDF-të me të dhëna që shtrihen në kolona të shumta në mënyrë të paqëndrueshme
• Dokumente të skanuara me cilësi të dobët imazhi
• Skedarë të mbrojtur me fjalëkalim (hiqni mbrojtjen më parë)

Në këto raste, hyrja manuale ose softueri i specializuar i krijuar për llojin tuaj specifik të dokumentit mund të jetë opsioni i vetëm i besueshëm.

Pyetjet e shpeshta

A mund të konvertoj një PDF të mbrojtur me fjalëkalim në Excel?

Do t'ju duhet të hiqni mbrojtjen me fjalëkalim më parë. Nëse e dini fjalëkalimin, hapni PDF-në në një shikues si Adobe Reader, shtypni në PDF pa mbrojtje, pastaj konvertoni. Nëse nuk e keni fjalëkalimin, kontaktoni atë që krijoi dokumentin.

Pse numrat e mi shfaqen si tekst në Excel?

PDF-të nuk bëjnë dallim midis numrave dhe tekstit—të gjitha janë thjesht karaktere në një faqe. Kur Excel i importon këto të dhëna, mund të zgjedhë formatimin e tekstit si parazgjedhje. Përdorni Data → Text to Columns ose shumëzoni me 1 për të konvertuar.

Cila metodë jep rezultatet më të sakta?

Varet nga dokumenti juaj. Për PDF-të origjinale me tabela të thjeshta, Power Query i Excel shpesh funksionon mirë. Për dokumente komplekse, Adobe Acrobat ose konvertuesit e specializuar zakonisht performojnë më mirë. E vetmja mënyrë për të ditur është të provoni skedarin tuaj specifik.

A mund të konvertoj disa PDF në të njëjtën kohë?

Po, por metodat ndryshojnë. Disa mjete online si iLovePDF mbështesin konvertimin grupesh. Power Query gjithashtu mund të importojë skedarë të shumtë me pak konfigurim. Për përpunim të rregullt grupesh, softueri desktop si Adobe Acrobat Pro është më efikasi.

A ka një mënyrë për të automatizuar konvertimin PDF në Excel?

Lidhjet e Power Query mund të rifreskohen automatikisht kur përditësohet PDF-ja burimore. Për automatizim më të avancuar, mjete programimi si Python me biblioteka si Tabula ose Camelot mund të përpunojnë PDF-të në mënyrë programore.

Përmbledhje

Konvertimi i PDF në Excel nuk është gjithmonë i thjeshtë, por keni opsione:

• Excel Power Query për tabela të thjeshta, të strukturuara mirë
• Adobe Acrobat për rezultate të besueshme në PDF origjinale
• Konvertuesit online për nevoja të shpejta, rastësore
• Kopjo-ngjit manual për nxjerrje të vogla, të thjeshta

Çelësi është të përshtatni metodën tuaj me llojin e dokumentit—dhe gjithmonë të verifikoni rezultatet para se t'u besoni të dhënave të konvertuara.