U heeft een spreadsheet gemaakt. De cijfers kloppen, de opmaak ziet er netjes uit. Vervolgens stuurt u het .xlsx-bestand en ziet de ontvanger een puinhoop - kolommen die zijn afgesneden, grafieken die verschoven zijn, voorwaardelijke opmaak die ontbreekt.

Spreadsheets zijn het slechtste bestandstype om direct te delen. De versie van Excel en de schermresolutie van elke ontvanger kunnen bepalen hoe het document wordt weergegeven. Converteren naar PDF vergrendelt de lay-out.

Hier leest u hoe u Excel naar PDF converteert met behoud van tabellen en zonder dat kolommen aan de rand verdwijnen.

How to convert Excel to PDF - preserving tables, formatting, and print layout

Waarom Excel naar PDF converteren?

Consistente lay-out. Een spreadsheet die er perfect uitziet op uw 27-inch monitor, is mogelijk onleesbaar op een laptop. PDF's definiëren exacte paginadimensies en kolombreedtes.

Voorkom bewerkingen. Wanneer u een spreadsheet deelt, kan de ontvanger formules wijzigen of rijen verwijderen. Een PDF is een vergrendelde momentopname.

Professioneel delen. Financiële rapporten, facturen en budgetoverzichten zien er professioneler uit als PDF. De meeste belanghebbenden verwachten een PDF voor formele documenten.

Klaar om af te drukken. Een PDF zorgt ervoor dat het document wordt afgedrukt zoals bedoeld - geen afgesneden kolommen of lege pagina's.

Methode 1: PDFSub (Online)

Ga naar PDFSub's Excel naar PDF-converter
Upload uw .xls of .xlsx-bestand
Het bestand wordt server-side verwerkt door de PDFSub Engine in een veilige, geïsoleerde omgeving
Download uw geconverteerde PDF

PDFSub verwerkt werkbladen met meerdere tabbladen, grafieken, voorwaardelijke opmaak en samengevoegde cellen. Werkt vanaf elk apparaat.

Methode 2: Microsoft Excel (Desktop)

Op Windows: Klik op Bestand > Opslaan als, kies PDF, klik op Opties om te selecteren welke tabbladen moeten worden opgenomen (Actief blad, Gehele werkmap of Selectie), en klik vervolgens op Opslaan.

Op Mac: Klik op Bestand > Opslaan als, selecteer PDF in de vervolgkeuzelijst met formaten en klik vervolgens op Opslaan.

Belangrijk: Excel converteert alleen het afdrukbare gebied. Brede spreadsheets worden over pagina's verdeeld of afgesneden. Stel eerst uw afdrukindeling in.

Methode 3: Google Spreadsheets

Klik op Bestand > Downloaden > PDF-document (.pdf)
Pas papierformaat, oriëntatie, marges en schaal aan in het dialoogvenster
Klik op Exporteren

Google Spreadsheets biedt redelijke controle over de lay-out, maar ondersteunt niet alle Excel-opmaakfuncties.

Het probleem met de afdrukindeling oplossen

De grootste uitdaging is niet de conversie - het is ervoor zorgen dat brede spreadsheets op een pagina passen.

Stel uw afdrukbereik in. Selecteer de gewenste cellen, ga naar Pagina-indeling > Afdrukbereik > Afdrukbereik instellen. Zonder dit neemt Excel elke cel met gegevens op.

Kies de juiste oriëntatie. Staand voor smalle spreadsheets (6-8 kolommen). Liggend voor bredere.

Schaal om aan te passen. Ga naar Pagina-indeling > Schalen om aan te passen, stel Breedte in op 1 pagina, Hoogte op Automatisch. Wees voorzichtig - zeer brede bladen kunnen onleesbaar worden bij het verkleinen.

Herhaal koprijen. Gebruik voor lange spreadsheets Pagina-indeling > Titels afdrukken en stel in dat rijen bovenaan worden herhaald. Zonder dit heeft pagina twee geen kolomlabels.

Pagina-einden beheren. Gebruik Beeld > Pagina-einde-voorvertoning en sleep de blauwe lijnen om te bepalen waar pagina's worden gesplitst.

Grafieken, Formules en Werkmappen met meerdere tabbladen

Grafieken worden goed geconverteerd - ze worden weergegeven als vectorafbeeldingen en blijven scherp. Interactieve elementen (filters, slicers) worden afgevlakt tot hun huidige staat.

Formules worden niet behouden. De PDF bevat de berekende waarden, niet de formules. Dit is meestal wat u wilt.

Werkmappen met meerdere tabbladen kunnen worden geëxporteerd als één PDF met elk blad als een sectie. Gebruik in Excel Opties > Gehele werkmap bij het opslaan. Controleer de afdrukindeling van elk blad afzonderlijk - ze kunnen verschillende oriëntaties hebben.

Veelgestelde vragen

Kan ik Excel naar PDF converteren zonder Excel geïnstalleerd te hebben?

Ja. PDFSub's Excel naar PDF-converter verwerkt de conversie server-side. Upload uw bestand vanaf elk apparaat met een browser. Google Spreadsheets kan ook exporteren naar PDF als u eerst naar Google Drive uploadt.

Waarom worden mijn kolommen afgesneden?

Uw spreadsheet is breder dan de pagina. Schakel over naar liggende oriëntatie, stel een afdrukbereik in voor alleen de benodigde kolommen, of schaal om aan te passen (Pagina-indeling > Schalen om aan te passen > Breedte: 1 pagina).

Behoudt de PDF formules?

Nee. PDF's bevatten de berekende waarden, niet de formules. Een cel met de tekst $1.250,00 van een SOM-formule verschijnt als statische tekst $1.250,00.

Hoe converteer ik slechts één blad uit een werkmap met meerdere tabbladen?

Zorg ervoor dat alleen het gewenste tabblad is geselecteerd voordat u exporteert. Controleer in het dialoogvenster Opslaan als of "Actief blad" is geselecteerd in plaats van "Gehele werkmap."

Kan ik grote Excel-bestanden (50 MB+) converteren?

Ja, hoewel grote bestanden langer duren. De belangrijkste zorg is de lay-out - een spreadsheet met 10.000 rijen produceert een zeer lange PDF. Overweeg filteren of het instellen van een afdrukbereik om alleen op te nemen wat u nodig heeft.

Spreadsheets zijn om met gegevens te werken. PDF's zijn om ze te delen. Het correct instellen van de afdrukindeling zorgt ervoor dat uw tabellen en grafieken precies zo aankomen als bedoeld.

Probeer PDFSub's Excel naar PDF-converter